Contabilità in partita doppia per Amministrazione di un condominio (PPP)

Questo modello presenta un piano dei conti ideato e adattato per il settore immobiliare svizzero.

È un’ottima soluzione per chi vuole tenere la contabilità immobiliare con il metodo della partita doppia.

I condomini hanno delle spese comuni (ad esempio manutenzioni, pulizie, bollette) che devono essere pagate dai proprietari.
Durante l’anno, i proprietari versano degli acconti, cioè dei pagamenti anticipati per coprire queste spese.

Alla fine dell’anno si verifica se:

• gli acconti versati coprono tutte le spese,
• oppure se manca ancora qualcosa da pagare,
• oppure se i proprietari hanno pagato più del necessario.

Queste differenze si chiamano conguagli: possono essere importi ancora da versare oppure somme da restituire.

Il risultato finale è che tutte le spese dell’anno corrispondono esattamente alla somma dei versamenti dei proprietari. Per questo motivo, un condominio non genera utile né perdita.

Se un proprietario non paga un acconto, il programma registra comunque l’importo richiesto, così rimane visibile nei conti.

Le spese vengono divise tra i proprietari in base alle regole del condominio. In Svizzera il criterio più usato è quello dei millesimi: l’intero condominio vale 1000 millesimi e a ciascun proprietario spetta una quota proporzionale.

Infine, i condomini possono anche decidere di raccogliere soldi per le ristrutturazioni future. Queste somme formano il fondo di rinnovamento, che viene conservato finché non serve e registrato nella tabella Conti.

Questo è un modello specifico. Se non sei sicuro da dove iniziare, leggi l’introduzione ai modelli per condomini.

Ecco le registrazioni di esempio più comuni che fanno uso di questo modello.

Registrazioni di esempio comuni

 Guarda le registrazioni di esempio specifiche per contabilizzare:

• Richiesta di acconto al proprietario
• L’incasso dell'acconto dal proprietario
• La registrazione delle spese pagate
• Richiesta dei conguagli
• L'incasso di un conguaglio
• Il calcolo dei conguagli emessi ai proprietari
• Richiesta del fondo di rinnovamento
• L’incasso del fondo di rinnovamento
• La gestione degli arrotondamenti
• La verifica della suddivisione delle spese ai proprietari

Scopri le basi su come tenere una contabilità immobiliare.

Richiesta di acconto al proprietario

Gli importi degli acconti ai proprietari devono essere calcolati sulla base delle ripartizioni previste dal condominio che normalmente sono composte da coefficienti millesimali.
Inserisci la registrazione per la richiesta di acconto ai comproprietari:

1. Nella colonna del Conto Dare inserisci il conto del comproprietario.
2. Nella colonna del Conto Avere inserisci il conto degli incassi da spese condominiali.

Incasso dell'acconto dal proprietario

Quando incassi un acconto, il movimento compare solo nel Bilancio. Nel Conto Economico non cambia nulla, perché l’acconto era già stato registrato quando l’hai richiesto.

1. Nella colonna del Conto Dare inserisci il conto contabile banca, contanti o altro mezzo, con cui hai incassato l’importo.
2. Nella colonna del Conto Avere inserisci il conto contabile del comproprietario.

Registrazione delle spese pagate

Registra le spese pagate dal condominio nei costi del Conto Economico.

1. Nella colonna del Conto Dare inserisci il conto contabile della spesa posizionata in conto economico.
2. Nella colonna del Conto Avere inserisci il conto contabile di liquidità, banca, cassa o altro mezzo, con cui è stata pagata la spesa dal condominio.

Richiesta dei conguagli ai proprietari

Quando ottieni i singoli importi di conguaglio da richiedere a ogni comproprietario addebitali in contabilità nel seguente modo:

1. Nella colonna del Conto Dare inserisci il conto contabile del comproprietario.
2. Nella colonna del Conto Avere inserisci il conto contabile degli incassi da spese condominiali.

Se l’importo di conguaglio spese è a favore del comproprietario procedi al contrario:

1. Nella colonna del Conto Dare inserisci il conto contabile degli incassi da spese condominiali.
2. Nella colonna del Conto Avere inserisci il conto contabile del comproprietario.

Dopo l’addebito dei singoli importi di conguaglio spese ai comproprietari non deve esserci più un utile o una perdita.

Se non si azzera completamente l’utile o la perdita segui la sezione Gestisci gli arrotondamenti del risultato di esercizio e quella di Verifica della ripartizione delle spese ai comproprietari.

Incasso di un conguaglio

Quando incassi un conguaglio spese già emesso al comproprietario registra l’incasso nel seguente modo:

1. Nella colonna del Conto Dare inserisci il conto contabile di liquidità, banca, cassa o altro mezzo, con cui hai incassato il conguaglio spese.
2. Nella colonna del Conto Avere inserisci il conto contabile del comproprietario che ha versato il conguaglio spese.

Come calcolare i conguagli ai proprietari

Alla fine dell’anno si calcola la differenza tra tutte le spese sostenute e tutti gli acconti versati dai proprietari. Questa differenza rappresenta il totale dei conguagli da ripartire tra i proprietari.

Quando registri in contabilità tutti i conguagli, l’utile o la perdita del condominio si azzera: i versamenti dei proprietari risultano uguali alle spese effettive.

La suddivisione delle spese segue sempre le regole stabilite dal condominio.
In genere, in Svizzera, si usa il criterio dei millesimi: l’intero condominio vale 1000 millesimi, e ogni proprietario paga una quota proporzionale ai millesimi che possiede.

Richiesta del fondo di rinnovamento

Il fondo di rinnovamento è una somma di denaro messa da parte per le future ristrutturazioni del condominio. In contabilità si trova nella tabella Conti.

Di solito questo fondo viene depositato su un conto bancario dedicato. Il saldo di questo conto bancario deve sempre essere uguale al saldo del conto di accantonamento registrato in contabilità, compresi eventuali interessi maturati.

In Svizzera, il fondo di rinnovamento viene chiesto ai proprietari in base ai millesimi. L’assemblea del condominio decide ogni anno l’importo da versare.

Quando conosci gli importi da richiedere a ciascun proprietario, devi registrarli nella tabella Registrazioni seguendo queste modalità:

1. Nella colonna del Conto Dare inserisci il conto contabile del comproprietario.
2. Nella colonna del Conto Avere inserisci il conto contabile del fondo di rinnovamento posto in Bilancio.
3. Nella colonna Importo inserisci l'importo da richiedere al comproprietario in base alla ripartizione.

Incasso del fondo di rinnovamento

Quando incassi una quota del fondo da un proprietario registra l’incasso nel seguente modo:

1. Nella colonna del Conto Dare inserisci il conto contabile di liquidità, banca, cassa o altro mezzo, su cui hai incassato la quota.
2. Nella colonna del Conto Avere inserisci il conto contabile del comproprietario che lo ha versato.

Gestisci gli arrotondamenti

Quando registri i conguagli in contabilità, può capitare che restino pochi centesimi di utile o di perdita.

Questo accade perché l’importo è così piccolo che non può essere diviso in modo uguale tra tutti i proprietari.

In questi casi, sposta la differenza rimasta (utile o perdita) in un conto dei costi. In questo modo la differenza viene arrotondata e l’utile o la perdita si azzera.

Verifica della suddivisione delle spese ai proprietari

Un metodo semplice per controllare se le spese sono state divise correttamente tra i proprietari è guardare se l’utile o la perdita finale del condominio si azzera:

• Se rimane solo una piccola differenza (utile o perdita trascurabile), le spese sono state divise in modo corretto e puoi sistemare la differenza guardando la sezione Gestisci gli arrotondamenti del risultato di esercizio.
• Se invece rimane un importo positivo o negativo importante, significa che le spese non sono state suddivise correttamente. In questo caso è necessario ricontrollare i calcoli e i coefficienti usati per la ripartizione dei conguagli.
• Se, dopo aver registrato i conguagli, l’utile o la perdita si azzera, vuol dire che le spese sono state divise in modo corretto e che non hai dimenticato nessun importo.