Doppelte Buchhaltung für die Immobilienverwaltung einer Wohnung oder Renditeliegenschaft

Diese Vorlage enthält einen Kontenplan, der speziell auf die Schweizer Immobilienbranche abgestimmt ist. Sie eignet sich hervorragend für alle, die ihre Immobilienbuchhaltung als doppelte Buchhaltung führen möchten.

Bei der doppelten Buchhaltung betrifft jede Buchung mindestens zwei Konten: eines im Soll und eines im Haben. Auf diese Weise wird jeder Geschäftsvorfall vollständig erfasst, und die Bilanz sowie die Erfolgsrechnung bleiben stets aktuell.

Für Eigentümer einer Liegenschaft fallen verschiedene Kosten an:

• Gewisse Kosten können den Mietern als Nebenkosten weiterverrechnet werden, sofern die gesetzlichen und vertraglichen Voraussetzungen erfüllt sind (z.B. Heizungs-, Wasser- und Gemeinschaftskosten).
• Andere Kosten gehen hingegen zulasten des Eigentümers und dürfen den Mietern nicht weiterverrechnet werden.

Während des Jahres leisten die Mieter Akontozahlungen für die Nebenkosten, um die von ihnen zu tragenden Kosten zu decken. Wenn ein Mieter eine Akontozahlung nicht leistet, erfasst das Programm den geschuldeten Betrag trotzdem, sodass dieser in den Konten sichtbar bleibt.

Die Kosten werden anteilsmässig auf die Mieter verteilt. In der Schweiz dienen häufig die Wohnfläche (in Quadratmetern) oder das Raumvolumen (in Kubikmetern) der Wohnungen als Verteilerschlüssel. Jeder Mieter trägt somit einen der Grösse seiner Wohnung entsprechenden Kostenanteil. Der vom Mieter zu tragende Betrag ist im Mietvertrag festgelegt.

Am Jahresende werden die geleisteten Akontozahlungen mit den tatsächlichen Kosten verglichen:

• Entsprechen die Akontozahlungen genau den tatsächlichen Kosten, ergibt sich keine Differenz.
• Sind die Akontozahlungen niedriger als die tatsächlichen Kosten, muss der Mieter die Differenz nachzahlen.

• Übersteigen die Akontozahlungen die tatsächlichen Kosten, wird dem Mieter die Differenz zurückerstattet.

Beim Vergleich der Akontozahlungen der Mieter mit den vom Eigentümer während des Jahres getragenen, weiterverrechenbaren Nebenkosten kann eine Differenz entstehen. Diese wird im Rahmen der Nebenkostenabrechnung ermittelt und auf die einzelnen Mieter aufgeteilt. Daraus ergeben sich entweder Nachzahlungen der Mieter oder Rückerstattungen an die Mieter. Mit der Buchung dieser Beträge werden die Differenzen auf den Mieterkonten erfasst. Nach Eingang der Nachzahlungen beziehungsweise Auszahlung der Rückerstattungen entsprechen die Zahlungen der Mieter den ihnen verrechneten Jahreskosten.

Für diesen Vergleich wird ein separates Konto mit der Bezeichnung Jahresabrechnung verwendet. Dieses Konto wird während des Jahres nicht verwendet. Es dient bei den Abschlussbuchungen dazu, die weiterverrechenbaren Nebenkosten und die Akontozahlungen gegenüberzustellen und die Differenz zu ermitteln.

Diese Vorlage ist speziell für die Verwaltung einer Wohnung oder Renditeliegenschaft mit doppelter Buchhaltung vorgesehen. Wenn Sie nicht sicher sind, ob diese Vorlage für Ihre Bedürfnisse geeignet ist, finden Sie weitere Informationen in der Einführung zu den Vorlagen für Renditeliegenschaften.

In den folgenden Abschnitten finden Sie die häufigsten Buchungsbeispiele für diese Vorlage.

Häufige Buchungsbeispiele

Für jede Buchung müssen mindestens zwei Konten angegeben werden: eines in der Spalte Soll und eines in der Spalte Haben, entsprechend den Regeln der doppelten Buchhaltung.
Die zu verwendenden Konten finden Sie in der Tabelle Konten. Diese enthält die Konten der Bilanz und der Erfolgsrechnung, gegliedert in Aktiven, Passiven, Aufwand und Ertrag.

Die folgenden Beispiele vermitteln Ihnen die Grundlagen der Immobilienbuchhaltung. Alle Buchungsbeispiele werden in der Tabelle Buchungen erfasst.

Die Buchungen in der doppelten Buchhaltung folgen einer logischen Reihenfolge, die den verschiedenen Phasen der Verwaltung einer Renditeliegenschaft entspricht. Während des Jahres werden die Mietforderungen, Zahlungseingänge und Kosten gebucht. Am Ende der Abrechnungsperiode erfolgen die Abschlussbuchungen. Dabei werden die Kosten und Akontozahlungen auf das Konto Jahresabrechnung übertragen, um die Differenz zu ermitteln. Anschliessend werden die Nachzahlungen oder Rückerstattungen für die einzelnen Mieter gebucht und abgewickelt. Zum Schluss werden allfällige verbleibende Differenzen überprüft und die korrekte Kostenverteilung kontrolliert. 

Die Buchungsbeispiele sind nach folgenden Phasen gegliedert:

1. Buchungen während des Jahres

• Mietforderungen an die Mieter
• Eingang der Mietzahlungen
• Buchung der bezahlten Kosten 

2. Abschlussbuchungen

• Einführung in die Abschlussbuchungen für die jährliche Nebenkostenabrechnung
• Übertrag der Kosten auf das Konto Jahresabrechnung
• Übertrag der Akontozahlungen für Nebenkosten auf das Konto Jahresabrechnung
• Nebenkostenabrechnung für die Mieter erstellen
• Nachzahlungen von den Mietern anfordern
• Zahlungseingänge und Rückerstattungen aus der Nebenkostenabrechnung erfassen 

3. Kontrollbuchungen

• Rundungsdifferenzen im Konto Jahresabrechnung ausgleichen
• Kostenverteilung auf die Mieter überprüfen

Buchungen während des Jahres

Mietforderungen an die Mieter

Der Mietbetrag, der jedem Mieter normalerweise zu Beginn des Monats in Rechnung gestellt wird, besteht aus zwei Teilen: dem Mietzins, der für den Eigentümer einen Ertrag darstellt, und einer Akontozahlung für die Nebenkosten, mit der die vom Eigentümer vorgestreckten Kosten gedeckt werden sollen.

Auch wenn diese Beträge gemeinsam in Rechnung gestellt werden, müssen sie in der Tabelle Buchungen separat erfasst werden, da sie buchhalterisch unterschiedlich behandelt werden.

So buchen Sie den Mietzins:

1. Geben Sie in der Spalte KtSoll das Konto des Mieters ein.
2. Geben Sie in der Spalte KtHaben das Ertragskonto für die Mietzinseinnahmen ein.

So buchen Sie die Akontozahlung für die Nebenkosten:

1. Geben Sie in der Spalte KtSoll das Konto des Mieters ein.
2. Geben Sie in der Spalte KtHaben das Konto für die Akontozahlungen der Mieter für vorgestreckte Nebenkosten ein.

Sie können die beiden Beträge für jeden Mieter auch in einer einzigen Buchung auf mehreren Zeilen (Sammelbuchung) erfassen, wie im Beispiel für Mieter 1 (Zeilen 2–4) gezeigt.

Eingang der Mietzahlungen

Die Mietzahlung umfasst in der Regel sowohl den Mietzins zugunsten des Eigentümers als auch die Akontozahlung für die vom Eigentümer vorgestreckten Nebenkosten. Erfassen Sie den Zahlungseingang in der Tabelle Buchungen wie folgt:

1. Geben Sie in der Spalte KtSoll das Bankkonto, das Kassenkonto oder das Konto eines anderen Zahlungsmittels ein, über das Sie die Zahlung erhalten haben.
2. Geben Sie in der Spalte KtHaben das Konto des Mieters ein, der die Zahlung geleistet hat.
3. Geben Sie in der Spalte Betrag den tatsächlich erhaltenen Gesamtbetrag ein, der sowohl den Mietzins als auch die geleistete Akontozahlung für Nebenkosten umfasst.

Wenn der Mieter weniger als den geschuldeten Betrag bezahlt hat, können Sie den noch offenen Betrag einfach auf seinem Konto in der Tabelle Konten in der Ansicht Basis überprüfen.

Mietzahlungseingänge kontrollieren

Mit der Erweiterung zur Kontrolle der Mietzahlungseingänge können Sie die eingegangenen Mietzahlungen einfach überprüfen. Sie sehen, ob die Mietforderungen in der Buchhaltung erfasst wurden, welche Mieter vollständig oder teilweise bezahlt haben und welche Zahlungen noch offen sind. Bei Bedarf können Sie auch eine Jahresprognose der Mieteinnahmen für die von Ihnen verwalteten Wohnungen erstellen.

Buchung der bezahlten Kosten

Erfassen Sie in der Tabelle Buchungen sowohl die Kosten, die der Eigentümer für die Mieter vorgestreckt hat, als auch die Kosten, die er selbst tragen muss. 

Die vom Eigentümer vorgestreckten Kosten, die zulasten der Mieter gehen, werden in der Bilanz als Vorschüsse erfasst. Sie stellen keinen Aufwand für den Eigentümer dar, da sie ihm von den Mietern zurückerstattet werden.

So buchen Sie die für die Mieter vorgestreckten Nebenkosten:

1. Geben Sie in der Spalte KtSoll das Konto für die vorgestreckten Nebenkosten ein, also ein Aktivkonto der Bilanz.
2. Geben Sie in der Spalte KtHaben das Bankkonto, das Kassenkonto oder das Konto eines anderen Zahlungsmittels ein, über das die Kosten bezahlt wurden.

Kosten, die der Eigentümer bezahlt und den Mietern nicht weiterverrechnen darf, gehen zulasten des Eigentümers und werden ihm von den Mietern nicht zurückerstattet. Sie werden als Aufwand in der Erfolgsrechnung erfasst, da sie einen tatsächlichen Aufwand für den Eigentümer darstellen.

1. Geben Sie in der Spalte KtSoll das entsprechende Aufwandskonto der Erfolgsrechnung ein.
2. Geben Sie in der Spalte KtHaben das entsprechende Flüssigmittelkonto ein, also das Bankkonto, das Kassenkonto oder das Konto eines anderen Zahlungsmittels, über das die Kosten bezahlt wurden.

Abschlussbuchungen

Einführung in die Abschlussbuchungen für die jährliche Nebenkostenabrechnung

Am Ende der Abrechnungsperiode werden Abschlussbuchungen vorgenommen, um die Nachzahlungen oder Rückerstattungen aus der Nebenkostenabrechnung für die Mieter korrekt zu berechnen. Zunächst muss festgelegt werden, welche vom Eigentümer vorgestreckten Kosten zur abzuschliessenden Abrechnungsperiode gehören.

Die Abrechnungsperiode stimmt nicht immer mit dem Kalenderjahr überein. Sie kann beispielsweise vom 1. Juli 2025 bis zum 30. Juni 2026 dauern. Deshalb werden nur diejenigen in der Bilanz erfassten vorgestreckten Kosten in die Nebenkostenabrechnung einbezogen, die zur betreffenden Abrechnungsperiode gehören.

Diese Kosten werden auf das Konto Jahresabrechnung übertragen. Dieses Konto dient dazu, die Kosten den Akontozahlungen gegenüberzustellen und den Endsaldo zu ermitteln. Dieser entspricht der Differenz, die auf die Mieter verteilt werden muss.

Kosten, die erst eine spätere Abrechnungsperiode betreffen, verbleiben in der Bilanz und werden in der Nebenkostenabrechnung der entsprechenden Periode berücksichtigt.

Kosten auf das Konto Jahresabrechnung übertragen

Nachdem Sie festgelegt haben, welche Kosten den Mietern für die betreffende Abrechnungsperiode weiterverrechnet werden müssen, übertragen Sie diese Beträge auf das Konto Jahresabrechnung (1150).

Gehen Sie in der Tabelle Buchungen wie folgt vor:

1. Geben Sie in der Spalte KtSoll das Konto Jahresabrechnung (1150) ein.
2. Geben Sie in der Spalte KtHaben das Konto für die vom Eigentümer vorgestreckten Kosten ein.
3. Geben Sie in der Spalte Betrag den Betrag ein, der in die Jahresabrechnung der betreffenden Periode aufgenommen werden soll.

Übertrag der Akontozahlungen für Nebenkosten auf das Konto Jahresabrechnung

Berechnen Sie die Summe aller monatlich von den Mietern eingeforderten Akontozahlungen für Nebenkosten innerhalb der Abrechnungsperiode (zwölf Monate).

Übertragen Sie anschliessend diesen Betrag auf das Konto Jahresabrechnung (1150). Erfassen Sie die Buchung in der Tabelle Buchungen wie folgt:

1. Geben Sie in der Spalte KtSoll das Konto für die Akontozahlungen der Mieter für vorgestreckte Nebenkosten ein.
2. Geben Sie in der Spalte KtHaben das Konto Jahresabrechnung (1150) ein.
3. Geben Sie in der Spalte Betrag den Gesamtbetrag der für die Abrechnungsperiode eingeforderten Akontozahlungen für Nebenkosten ein.

Nebenkostenabrechnung für die Mieter erstellen

Um die Nebenkostenabrechnung zu erstellen, öffnen Sie den Kontoauszug des Kontos Jahresabrechnung (1150) über die Tabelle Konten:

Positionieren Sie den Mauszeiger in der Spalte Konto auf der Zelle mit der Kontonummer 1150 und klicken Sie auf das Symbol, das oben rechts in der Zelle erscheint.

Dadurch wird der Kontoauszug des Kontos Jahresabrechnung (1150) geöffnet. Der dort ausgewiesene Saldo entspricht der Differenz zwischen den übertragenen Kosten zulasten der Mieter und den im Rahmen der Abschlussbuchungen übertragenen Akontozahlungen für Nebenkosten. Er stellt den gesamten Abrechnungsbetrag dar, der auf die Mieter verteilt werden muss.

Die Kosten der Abrechnungsperiode werden in der Regel anhand bestimmter Verteilungsschlüssel auf die Mieter aufgeteilt. Dabei werden beispielsweise die Wohnungsgrösse, die Eigenschaften der Liegenschaft und die Mietdauer berücksichtigt.

Nachdem Sie die Nachzahlungen und Rückerstattungen für die einzelnen Mieter gebucht haben, muss der Saldo des Kontos Jahresabrechnung (1150) null betragen. Dies zeigt, dass die gesamte Differenz auf die Mieter verteilt wurde.

Nebenkostenabrechnungen für die Mieter erstellen

Sobald Sie die Nachzahlungen oder Rückerstattungen für die einzelnen Mieter ermittelt haben, erfassen Sie diese in der Tabelle Buchungen.

Hat ein Mieter während des Jahres mit seinen Akontozahlungen weniger als die auf ihn entfallenden tatsächlichen Kosten bezahlt, muss er die Differenz nachzahlen. Erfassen Sie die Forderung aus der Nebenkostennachzahlung wie folgt:

1. Geben Sie in der Spalte KtSoll das Konto des Mieters ein.
2. Geben Sie in der Spalte KtHaben das Konto Jahresabrechnung (1150) ein.

Hat ein Mieter während des Jahres mit seinen Akontozahlungen mehr als die auf ihn entfallenden tatsächlichen Kosten bezahlt, entsteht ein Guthaben zu seinen Gunsten, das der Eigentümer zurückerstatten muss. Gehen Sie in diesem Fall umgekehrt vor:

1. Geben Sie in der Spalte KtSoll das Konto Jahresabrechnung (1150) ein.
2. Geben Sie in der Spalte KtHaben das Konto des Mieters ein.

Wenn der Saldo des Kontos Jahresabrechnung (1150) nach der Buchung der Abrechnungsbeträge für die Mieter nicht null beträgt, überprüfen Sie die möglichen Ursachen:

• Eine sehr kleine Differenz kann durch Rundungen entstanden sein. Lesen Sie dazu den Abschnitt Rundungsdifferenzen im Konto Jahresabrechnung ausgleichen.
• Bleibt eine grössere Differenz bestehen, überprüfen Sie die Kostenverteilung auf die Mieter anhand der Anleitung im Abschnitt Kostenverteilung auf die Mieter überprüfen.

Zahlungseingänge und Rückerstattungen aus der Nebenkostenabrechnung erfassen

Sobald ein Mieter eine bereits gebuchte Nebenkostennachzahlung bezahlt oder ihm ein bereits gebuchtes Guthaben zurückerstattet wird, erfassen Sie den Vorgang in der Tabelle Buchungen.

Wenn der Mieter die Nachzahlung geleistet hat, buchen Sie den Zahlungseingang wie folgt:

1. Geben Sie in der Spalte KtSoll das entsprechende Flüssigmittelkonto ein, also das Bankkonto, das Kassenkonto oder das Konto eines anderen Zahlungsmittels, über das Sie die Nebenkostennachzahlung erhalten haben.
2. Geben Sie in der Spalte KtHaben das Konto des Mieters ein, der die Nebenkostennachzahlung geleistet hat.

Wenn Sie dem Mieter ein Guthaben aus der Nebenkostenabrechnung zurückerstattet haben, erfassen Sie die Rückerstattung wie folgt:

1. Geben Sie in der Spalte KtSoll das Konto des Mieters ein, dem Sie das Guthaben zurückerstattet haben.
2. Geben Sie in der Spalte KtHaben das Bankkonto, das Kassenkonto oder das Konto eines anderen Zahlungsmittels ein, über das Sie die Rückerstattung vorgenommen haben.

Kontrollbuchungen

Rundungsdifferenzen im Konto Jahresabrechnung ausgleichen

Bei der Verteilung der Abrechnungsbeträge auf die Mieter können durch Rundungen einige Rappen auf dem Konto Jahresabrechnung (1150) verbleiben. Diese kleinen Differenzen lassen sich nicht immer vollständig auf die Mieter verteilen.

Buchen Sie in solchen Fällen den verbleibenden Betrag als Rundungsdifferenz vom Konto Jahresabrechnung auf ein entsprechendes Aufwands- oder Ertragskonto der Erfolgsrechnung, je nachdem, ob die Differenz zulasten oder zugunsten des Eigentümers ausfällt. Damit wird das Konto Jahresabrechnung ausgeglichen.

Kostenverteilung auf die Mieter überprüfen

Mit dem Konto Jahresabrechnung (1150) können Sie überprüfen, ob die Differenz zwischen den Kosten und den Akontozahlungen vollständig auf die Mieter verteilt wurde.

• Beträgt der Kontosaldo nach der Buchung der Nachzahlungen und Rückerstattungen null, wurde die gesamte Differenz verteilt. Ob die verwendeten Verteilungsschlüssel korrekt sind, muss separat geprüft werden.

• Verbleibt ein sehr kleiner Betrag auf dem Konto, kann es sich um eine Rundungsdifferenz handeln. Lesen Sie dazu den Abschnitt Rundungsdifferenzen im Konto Jahresabrechnung ausgleichen.

• Verbleibt ein grösserer positiver oder negativer Saldo, kann dies auf fehlende oder fehlerhafte Buchungen oder Berechnungen hinweisen. Überprüfen Sie in diesem Fall die Buchungen, die Berechnungen und die verwendeten Verteilungsschlüssel für die Nebenkostenabrechnung.