Règles pour compléter les écritures importées (dialogue Appliquer les règles)

Dans cette vidéo, nous vous montrons comment fonctionnent les Règles pour le remplissage automatique des écritures en utilisant le dialogue Appliquer les règles.

00:16 - Importer les transactions bancaires
01:01 - Dialogue Appliquer les Règles
01:21 - Ajouter et modifier des Règles
 

Ressources utiles

• Règles pour l’auto-complétion des écritures importées.
• Règles de complétion dialogue Appliquer les règles.
• ▶ Règles pour compléter les écritures importés (table Ecritures répétées).

Textes vidéo

Règles pour compléter les écritures importées
Dialogue "Appliquer les règles"
Dans cette vidéo, nous vous montrons comment Banana Comptabilité+ peut simplifier et automatiser la comptabilité, réduisant ainsi le temps et les erreurs.
Nous verrons ensemble comment fonctionnent les Règles pour le remplissage automatique des écritures, via le dialogue approprié.

Importer les transactions bancaires
Sélectionnez le menu Actions, Importer en comptabilité.
Dans la boîte Importer, sélectionnez Écritures.
Voyez la liste de tous les types de fichiers à importer et les extensions d'importation installées dans le programme.
Par exemple, utilisez l'extension Extrait de compte ISO 20022, spécifique pour la Suisse.
Cliquez sur parcourir
et sélectionnez le fichier téléchargé depuis la banque pour l'importation.
Confirmez avec OK.
Après avoir traité les lignes à importer, le programme affiche un dialogue.
Sélectionnez le compte bancaire de votre plan comptable, relatif au relevé importé.
Activez l'option Appliquer des règles
Confirmez avec OK.

Dialogue Appliquer les Règles
Ici, vous voyez toutes les transactions que vous importez.
Elles sont divisées en mouvements de recettes sans règles
et en mouvements de dépenses sans règles.
Si vous avez besoin de plus d'informations, ou en cas de problèmes, cliquez sur Aide
et accédez à la documentation en ligne.

Ajouter et modifier des Règles
Dans le dialogue Appliquer des règles, vous pouvez ajouter ou modifier des règles pour chaque type de transaction.
Pour mieux comprendre comment cela fonctionne, voyons quelques exemples pratiques.
Le premier exemple est la gestion des paiements aux assurances.
Voici les deux transactions qui nous intéressent.
L'une est un paiement à l'assurance maladie, tandis que l'autre est à l'assurance voiture
Sélectionnez la transaction de l'assurance maladie pour ajouter la règle
Cliquez avec le bouton droit de la souris sur la transaction, ou sur les trois points sur le côté.
Sélectionnez la commande Ajouter une nouvelle règle
Une fenêtre s'ouvre avec des champs à compléter pour ajouter la règle.
Le nom de la règle est facultatif.
Description : c'est le texte à rechercher dans les transactions dl extrait importé.
Remplacez toujours le texte par défaut par le texte exact à rechercher.
Si vous entrez "Best Insurance", le programme recherchera toutes les transactions importées de la banque contenant le texte "Best Insurance" et les affichera en bas.
Ce sont exactement les deux transactions que nous voulons gérer.
Maintenant, cependant, nous voulons seulement la transaction liée à l'assurance maladie.
Si vous entrez "+Best Insurance 892-948", le programme recherchera les transactions contenant les mots "Best", "Insurance" et le numéro "892-948" dans n'importe quel ordre.
En mettant le “+” devant la description, toutes les mots indiqués seront recherchés, dans n'importe quel ordre.
"+Best Insurance 892-948" est la description qui permet de trouver uniquement les transactions relatives à l’assurance maladie.
Montant : cela sert à indiquer un montant précis à rechercher dans les transactions importées.
Si aucun montant n'est entré, le programme recherchera les transactions avec n'importe quel montant.
Si un montant est entré, le programme recherchera les transactions contenant à la fois le texte dans la description et le montant spécifié.
Contrepartie : indique le compte de contrepartie pour compléter l'écriture importée.
Dans la liste des comptes de votre plan comptable, sélectionnez le compte Assurance maladie.
Le programme remplacera la contrepartie temporaire [CA] par le compte sélectionné.
Confirmez avec OK pour créer la règle.
Vous revenez maintenant au dialogue précédent, et, dans la section Mouvements de dépenses avec règles, vous voyez la règle qui vient d'être créée.
Vous voyez également la transaction importée complétée par la règle.
Sélectionnez maintenant la transaction concernant l'assurance voiture, et ajoutez une nouvelle règle.
Modifiez la description de manière similaire à ce que vous avez fait précédemment.
Comme contrepartie, sélectionnez "Assurance voiture".
Confirmez avec OK.
La règle a été créée et la transaction complétée.
Ajoutons maintenant une règle pour les ventes de Twint.
Sélectionnez l'une des transactions, cliquez avec le bouton droit et choisissez Ajouter une nouvelle règle.
Modifiez la description.
Comme contrepartie, sélectionnez le compte Ventes.
Dans le champ Code TVA, sélectionnez le code TVA relatif aux ventes.
Le programme appliquera et complétera toutes les colonnes relatives à la TVA.
Si aucun code TVA n'est sélectionné, les colonnes TVA des écritures devront être complétées manuellement.
La règle a été créée et toutes les transactions Twint complétées.
Ajoutons maintenant une règle pour un paiement à un fournisseur.
Modifiez la description.
Sélectionnez le compte Coût des marchandises comme contrepartie
et le code TVA relatif aux achats.
La transaction apparaît dans les mouvements de dépenses, avec contrepartie et code TVA.
Ajoutons également une règle pour un paiement à Swisscom.
Entrez la description.
Sélectionnez le compte de contrepartie Dépenses téléphoniques.
La règle est affichée dans les mouvements de dépenses.
Ajoutons une règle pour les frais bancaires mensuels.
Modifiez la description de manière à trouver le texte dans n'importe quel ordre.
Sélectionnez le compte de contrepartie Dépenses administratives.
La règle a été créée et toutes les transactions des frais mensuels sont complétées.
Pour dernier exemple, ajoutons une règle qui utilise également les Centres de coûts.
Vérifiez la description.
Sélectionnez le compte de contrepartie Loyers.
Dans les champs CC1, CC2 et CC3, vous pouvez sélectionner les Centres de coûts à inclure dans l'écriture.
Par exemple, sélectionnez le Centre de coûts 3 relatif au locataire Paul Smith.
La règle est affichée dans les mouvements de recettes, avec contrepartie et Centre de coûts.
Les règles créées restent valables pour toutes les futures importations de transactions.
Lors de la prochaine importation, vous verrez les transactions complétées avec les règles déjà présentes
et les éventuelles transactions qui n'ont pas encore de règle définie.
Vous avez toujours le contrôle sur tout.
Si nécessaire, vous pouvez modifier ou supprimer les règles existantes chaque fois que vous importez un nouveau relevé de compte.
Pour chaque transaction, vous pouvez cocher ou décocher pour décider d'appliquer ou non la règle.
Enfin, cliquez sur Appliquer des règles.
Confirmez avec OK.
Les transactions importées dans le tableau Écritures sont automatiquement complétées avec contrepartie, codes TVA et Centres de coûts.
Les règles sont enregistrées dans le tableau Écritures répétées
À partir de ce tableau, vous pouvez également ajouter ou modifier des règles.
Voyez comment faire dans la vidéo dédiée : Règles - Tableau Écritures répétées