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Dans la comptabilité, on peut gérer la caisse séparément et, à échéances régulières, y importer les mouvements regroupés selon une période sélectionnée.
Il s'agit de deux fichiers séparés: un fichier contient toutes les données de la comptabilité générale, un deuxième fichier contient seulement les données de la caisse.
Afin de pouvoir exécuter l'importation des données, il faut établir un lien qui peut avoir lieu de deux manières différentes:
- Attribuez aux catégories les mêmes numéros des comptes de la comptabilité en partie double, ou, les mêmes numéros de catégorie de la comptabilité dépenses/recettes (Colonne Catégories)
- Reportez dans la colonne Catégorie2 (tableau Catégories) les mêmes comptes de la comptabilité en partie double ou les comptes des catégories de la comptabilité dépenses/recettes.
Si la colonne Catégorie2 n'est pas présente, il faut l'afficher à l'aide de la commande Organiser colonnes, menu Données.
Exemple:
Dans cet exemple, les comptes de référence de la comptabilité générale ont été insérés dans la colonne Catégorie2.
Pour l'importation des données, il faut:
- Ouvrez le fichier de la comptabilité générale et du menu Compta1, cliquez sur la commande Importer en Comptabilité.
- Dans la fenêtre qui s'ouvre, sélectionnez Écritures du menu déroulant Importer; ensuite cliquez sur "Mouvements livre de caisse (*.ac2)" et, à l'aide du bouton Parcourir, sélectionnez le fichier du Livre de caisse.
Les explications de cette fenêtre sont disponibles dans la leçon précédente Importer en comptabilité
Dans la comptabilité
Compte de destination
Il faut sélectionner le numéro de compte (de la comptabilité en partie double ou de la comptabilité dépenses/recettes) où les données doivent être reportées.
Numéro de pièce
C'est le numéro de la pièce justificative que l'on attribue aux écritures reportées.
Sélectionner mouvements
Date début / Date fin
Spécifiez la date initiale et la date finale de la période à laquelle les données importées se réfèrent.
Groupement mouvements
En activant une des options, vous pouvez choisir comment les mouvements de la période doivent être regroupés:
- Pas de regroupement périodique
Toutes les lignes sont importées, avec les contenus respectifs des colonnes. Le numéro de la Pièce de la caisse est aussi importé.
Si dans la comptabilité vous désirez utiliser une numérotation différente, tout en voulant conserver le document original du livre caisse, il faut insérer dans le livre caisse le numéro de la Pièce dans DocProtocole. - Mensuel - regroupe les mouvements par mois
- Trimestriel - regroupe les mouvements par trimestre
- Semestriel - regroupe les mouvements par semestre
- Annuel - regroupe les mouvements par année
Une écriture par compte
Si plusieurs catégories sont regroupées dans un compte unique de la comptabilité, et que vous désirez des écritures séparées pour chaque catégorie, il faut activer cette case; le programme crée alors des écritures pour chaque catégorie. Quand vous utilisez des codes TVA, non seulement des écritures par catégorie sont créées, mais aussi par codes TVA différents pour la même catégorie.
Note:
S'il s’agit d’une comptabilité avec TVA, les calculs de la TVA peuvent résulter légèrement différents. Si les montants des écritures sont insérés en net, le solde de la caisse peut être différent à cause des différences d’arrondi.
Le fichier de la comptabilité est mis à jour avec les données de la caisse.
