Comment démarrer

Pour démarrer avec la comptabilité dépenses / recettes, il faut procéder comme suit:

Créer une nouvelle comptabilité

  • Lancez le programme et à partir du Menu Fichier, activez la commande Nouveau
  • Sélectionnez le grouppe dépenses/recettes, choisissez dépenses / recettes avec ou sans TVA.
  • Sur la base de la langue et du pays, choisissez un modèle préfiguré.

Banana met à disposition des modèles déjà configurés. Vous pouvez les télécharger:

  • Dans le programme, sélectionnez la langue/pays et ensuite choisissez le modèle qui vous convient
  • En cliquant sur le bouton Modèles en ligne - vous serez dirigés vers notre site internet aux pages Apps où se trouvent tous les modèles de plans comptables mis gratuitement à votre disposition. Vous pouvez exécuter une recherche détaillée, en insérant la langue, le pays et la catégorie d'activité (Entreprise, associations, indépendants...)

Configurer les propriétés du fichier 

Configurer les données du fichier dans Propriétés fichier (Données de base) et enregistrez le fichier sous...

Personnaliser le Tableau de comptes

Dans le tableau Comptes, personnalisez les comptes de patrimoine pour les adapter à vos besoins:

  • Il est possible de changer les numéros de compte
  • Il est possible de changer le libellé
  • Dans la colonne Ouverture, insérez le solde d'ouverture

Les soldes d'ouverture des comptes passifs doivent être insérés avec le signe moins devant le montant.
Cette opération se fait seulement la première fois qu'on utilise Banana Comptabilité, parce que chaque fois que le programme crée une nouvelle année (menu Compta2, commande Créer nouvelle année), le solde d'ouverture est automatiquement mis à jour.

Personnaliser le Tableau Catégories

Dans le tableau Catégories, personnalisez les catégories des recettes (gains, produits) et des dépenses (frais, charges).
Les numéros des catégories peuvent être changés, ainsi que les descriptions (libellés).
Les catégories, au début de l'année, ne doivent contenir aucun solde d'ouverture afin de pouvoir déterminer le résultat d'exercice correspondant à l'année.

Tableau des Écritures

Dans le tableau Écritures on insère les dépenses et les recettes en indiquant le compte sur lequel ont été effectués le mouvement et la catégorie à laquelle sont attribuées les dépenses et les recettes.

Dans les colonnes appropriées:

  • Insérez la date
  • Insérez le numéro de la pièce qui est attribué manuellement à la pièce justificative. Ceci permet de retrouver facilement les documents, une fois l'opération comptable comptabilisée
  • Insérez le libellé
  • Dans la colonne Recettes, insérez le montant des recettes
  • Dans la colonne Dépenses, insérez le montant des dépenses
  • Insérez le 'compte' (un compte présent dans le tableau Comptes, ex. Banque)
  • Insérez la 'catégorie' des dépenses ou des recettes (une catégorie présente dans le tableau Catégories).

Accélérer l'insertion des Écritures

Pour accélérer l'insertion des écritures on utilise:

Écritures avec TVA

Pour pouvoir écrire les opérations avec la TVA il faut:

  • Dans le menu Fichier, commande Nouveau, choisir la comptabilité Dépenses/Recettes avec TVA
  • Choisir un des Modèles déjà configurés, selon le pays, et dont le type correspond à la Comptabilité Dépenses/Recettes avec TVA.
  • Pour les écritures avec TVA, veuillez consulter la page Écritures.

Écritures composées

Pour les Écritures composées, celles qui concernent les débits et les crédits sur plusieurs comptes et/ou catégories (ex. lorsque l'on règle des factures différentes avec le compte courant bancaire) il faut écrire ce mouvement sur plusieurs lignes:

  • dans la première ligne écrivez le montant total des dépenses ou des recettes et le compte avec lequel les factures sont payées ou encaissées
  • dans la ligne suivante, écrivez le montant de la dépense ou de la recette, et dans la colonne catégorie, insérez la catégorie correspondant à la dépense ou à la recette.
    Chaque montant s'inscrit sur une seule ligne. Une fois toutes les dépenses et les recettes insérées il ne doit pas y avoir de différences.

La fiche de Compte

La fiche de compte permet d'obtenir une liste complète des mouvements comptables qui appartiennent au même compte ou au même groupe.

  • Pour ouvrir une fiche de compte cliquez sur la cellule où se trouve le numéro du compte et cliquez ensuite sur le petit symbole bleu qui apparaît en haut à droite de la cellule.
  • Pour ouvrir plusieurs fiches de compte il faut sélectionner la commande Fiches comptes du menu Compta1.
  • Pour mettre à jour les fiches de compte, suite à des modifications dans le tableau Écritures, il suffit de cliquer sur le symbole bleu, celui avec deux flèches circulaires, se trouvant en haut à droite de la fiche de compte.

La fiche Catégorie

La fiche catégorie permet d'obtenir une liste complète des mouvements comptables qui correspondent à la même catégorie.

  • Pour ouvrir une fiche catégorie il faut cliquer sur la cellule où figure le numéro de la catégorie et ensuite cliquer sur le petit symbole bleu qui se trouve en haut à droite de la cellule.
  • Pour ouvrir plusieurs fiches catégories il faut sélectionner la commande Fiches Comptes du menu Compta1.
  • Pour mettre à jour les fiches catégories, suite à des modifications dans le tableau Écritures, il suffit de cliquer sur le symbole bleu, celui avec deux flèches circulaires, se trouvant en haut à droite de la fiche de catégorie.

Fiche de compte par période

Pour voir la fiche de compte avec les soldes correspondant à une période précise, il faut cliquer sur menu Compta1, commande Fiches comptes et dans la section Période activer Période spécifiée, en insérant la date de début et de la fin de la période.

Pour de plus amples informations consultez la page Période.

Imprimer la fiche de compte

Pour imprimer la fiche de compte il suffit de visualiser la fiche de n'importe quel tableau (Comptes ou Écritures) et, ensuite, lancer l'impression à partir du menu Fichier.

Pour imprimer plusieurs ou toutes les fiches de compte, cliquez sur menu Compta1, commande Fiche de compte et sélectionnez les fichiers de compte que vous désirez imprimer. Avec le filtre présent dans la fenêtre, vous pouvez exécuter une sélection automatique de tous les comptes, des centres de coût, des segments, des groupes, etc...

Pour de plus amples informations veuillez consulter la page Fiches de Compte

Rapport formaté

Pour voir le Rapport formaté et le Rapport formaté par groupe, cliquez sur le menu Compta1 et puis sur la commande Rapport formaté ou Rapport formaté par groupe. Il est aussi possible de présenter des rapports par période.

  • Le Rapport formaté fait apparaître tous les comptes et les catégories sans les éventuels sous-groupes.
  • Le Rapport formaté par groupe fait apparaître tous les comptes et les catégories, avec les sous-groupes.

Archivage données en PDF

A la fin de l'année, lorsque toute la comptabilité est complétée, corrigée et révisée, il est possible d'archiver toutes les données comptables avec la commande Créer dossier PDF, du menu Fichier.

Le Budget

Avant de commencer une année comptable, il est possible d'établir un budget des dépenses et de faire une prévision des recettes, de manière à tenir sous contrôle la situation économique et financière de votre entreprise.

Le budget peut être configuré de deux manières:

  1. Dans le tableau Catégories, colonne Budget. Pour chaque compte vous devez indiquer le montant du budget annuel.
    Dans ce cas, quand on élabore un Budget du menu Compta1, commande Rapport formaté par groupes, la colonne du budget reporte les montants qui se rapportent à l'année entière.
  2. Dans le tableau Budget, activé par le menu Outils, commande Ajouter de nouvelles fonctions.
    Dans ce tableau on introduit, avec des écritures, tous les budgets des recettes et des dépenses. Lorsque ce tableau est activé, la colonne Budget du tableau Comptes sera automatiquement désactivée. 
    Dans ce cas, il est possible de configurer un budget détaillé qui tient compte des variations possibles pendant l'année ou durant les différentes périodes de l'année.

 

 

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