Bibliothèques et collections

Introduction et mode d'emploi

L'application Bibliothèques et Collections du logiciel Banana Comptabilité permet d'insérer un liste de livres, d'objets ou de contacts, et de garder le contrôle des objets en prêt et restitués.

Pour télécharger le modèle pour bibliothèques nous vous renvoyons à la page des modèles pour bibliothèques, où vous trouverez aussi les explication sur l'utilisation du modèle.

Groupes

C'est dans le tableau Groupes, que vous définissez les groupes selon lesquels vous désirez sous-diviser les utilisateurs. Pour identifier un groupe, il vous suffit d'insérer le code Id (colonne Id). Dans la colonne Libellé vous pouvez insérez un texte pour décrire le groupe.

 

Pour les explications des colonnes présentes dans le tableau Groupes, veuillez consulter l'explication du Carnet d'adresses

Tableau Contacts

Dans le tableau Contacts il faut insérer les données des utilisateurs. Les différentes colonnes peuvent être personnalisée (seuls les colonnes utilisées seront visibles, ou il faut ajouter de nouvelles).

Pour les explications des colonnes présentes dans le tableau Contacts, veuillez consulter l'explication du Carnet d'adresses

Articles

Dans ce tableau, on peut insérer les articles: il peut s'agir d'objets de valeur, de livres ou autre.

Il y a plusieurs possibilités d'insertion, y compris avec le copier/coller d'un fichier Excel, ou le remplissage automatique des données récoltées de l'internet. Voyez plus bas pour de plus amples explications.

Colonnes

Il y a plusieurs colonnes. Il est possible d'en ajouter de nouvelles.

• Id: le numéro de l'objet qui doit être attribué.
  La touche F6 attribue le numéro de façon progressive.
  On peut également utiliser un préfixe. Par exemple: A-001,  ensuite le programme proposera A-002.
• ISBN 
  C'est le numéro international de catalogage des livres.
  En insérant le code ISBN dans la colonne Id et, ensuite, en pressant la touche F6, le programme complète automatiquement toutes les données du livre dans les autres colonnes, en les reprenant de la base de données de Google, à condition, bien sûr, d'être connecté à internet.
  Si il y avait déjà d'autres informations, celles-ci seront remplacées.
  Pour de plus d'information, voir la documentation de Google.
  • Les données de la base de données de Google ne sont pas toujours complètes. Il est possible qu'il y le titre soit présent, mais que l'éditeur ou d'autres informations soient manquants.
  • Pour vérifier quelles informations sont disponibles dans la base de données de Google, veuillez insérer dans votre navigateur la page: https://www.googleapis.com/books/v1/volumes?q=9781906042509
    en insérant après q= le numéro ISBN du livre.
    Une page en format ISBN avec toutes les données disponibles s'affichera.
• Titre
  Le titre de l'oeuvre
• Auteur
  Il est possible d'insérer plusieurs auteurs, pour cela, il faut les séparer avec un point-virgule ";".
• Editeur
  Il est possible d'insérer plusieurs éditeurs, pour cela, il faut les séparer avec un point-virgule ";".
• Date de retour
  La date de restitution pour cet article. Elle est automatiquement complétée selon les prêts indiqués dans le tableau Prêts. Si cette case est vide, cela signifie que le livre est au domicile.

Insertion des livres

Les données des livres peuvent être insérées de trois façons différentes:

• Insertion manuelle - Dans le tableau Articles, insérez les données des livres. Veuillez consulter l'explication des colonnes (paragraphe précédent)
• Reprendre les données d'un fichier Excel - Si vous posséder déjà une liste de livres dans un autre programme ou sur Excel, il suffit d'effectuer un copier/coller des données.
  Pour copier et coller les données il faut, toutefois, s'assurer que les colonnes dans Excel, soient disposées de la même manière que dans Banana. Le copier/coller est possible d'un fichier Excel ou txt.
  Si la disposition des colonnes correspond, il est possible de copier les données en bloc, sinon il faut précéder colonne par colonne ou par zones sélectionnées.
• Reprendre les données des livres directement d'internet - la colonne ISBN est très utile lorsque l'on possède une connexion internet: chaque livre, en effet, possède son code ISBN (format reconnu internationalement se trouvant, en général, au dos de la couverture); ainsi, en insérant le code ISBN d'un livre et cliquant ensuite la touche F6 (o Cmd + 6 pour Mac), le programme récoltera automatiquement les données d'internet de ce livre, et insérera toutes les données à votre place (titres, auteur, éditeur, etc... y compris un petit résumé...)
• Si le livre comprend plusieurs auteurs ou éditeurs, il suffit de séparer les noms par un point virgule ";", et de cette manière, lors d'une recherche, ils pourront même être répertoriés séparément (par exemple si l'on recherche tous les livres d'un certain auteur).

Prêts

Dans le tableau Prêts, on peut y gérer tous les articles donnés en prêt, la date d'échéance et la date de retour.

Colonnes

• Date
  La date du prêt
• Item Id
  Le numéro de l'article. La recherche peut aussi être faite selon le titre.
• ContactId
  Le numéro du contact. La recherche peut aussi être faite selon le prénom, le nom de famille et le lieu.
• Échéance
  La date de retour prévue.
  Si l'on insère "+30", le programme propose une date 30 jours après.
• Date de retour
  Insérer la date de retour.

Gérer les prêts

Encoder un prêt:

• Insérez la date. Si vous cliquer sur le point ".", la date du jour sera automatiquement insérée.
• Dans la colonne Item Id, dès que vous commencer à insérer le titre du livre et si vous sélectionner du smart fill le titre désiré, en cliquant sur F6, le programme insère automatiquement l'Id de l'article et la description correspondante.
• Dans la colonne Echéance (date de restitution du livre), le programme insère automatiquement une date correspondant à 30 jours suivant la date du prêt, mais vous pouvez aussi changer cette date manuellement (par ex. en écrivant +40, le programme proposera alors la date corrigée, à savoir 40 jours après la date du prêt).

Insérer la restitution d'un livre:

• Du menu Divers1, choisissez la commande Retourner articles;
• Une fenêtre s'affiche dans laquelle vous pouvez composer le nom de l'utilisateur pour vérifier la liste de livres qu'il a empruntés.
  • Voir aussi tous les livres restitués
  • Avec la touche Appliquer, le programme insère automatiquement la date du jour dans la colonne Date de Restitution du tableau Prêts.
  • En cas d'erreurs, il suffit de retourner dans le tableau Prêts et utiliser la commande Annule. 

Archiver les données

La fonction Archiver permet d'éviter l'accumulation de trop d'écritures des livres sortis et puis restitués. Les données archivées ne sont pas effacées, mais elles sont sauvegardées dans un tableau "caché". Ces données pourront ainsi être récoltées pour vos besoins de statistiques ou autres.

Archiver les données des livres restitués

• Avec la commande Archiver Données (du menu Divers1), et ensuite Archiver données tableau -> Prêts, le programme élimine du tableau Prêts tous les prêts des livres restitués et les inscrit dans le tableau Archives.
• Dans le tableau Prêts, il ne restera que les livres empruntés qui ne sont pas encore restitués.

Archiver les données des contacts qui ne sont plus utilisés

En archivant les livres, on peut aussi archiver les vieux contacts.

• Indiquez la date d'archivage.
• Cliquez sur la commande Archiver données du menu Divers1, et choisissez Archivez données tableau et ensuite Contacts.

Journal

Dans le tableau Journal, on peut insérer des notes journalières et les jumeler à un contact déterminé.
C'est très utile pour inscrire les jours de service des bibliothécaires, ainsi que des remarques, ou des faits pertinents, des listes de choses à faire, etc.
Pour chaque annotation vous pouvez insérer la date, la description, la date d'échéance et combiner un code d'utilisateur.

Impression

Tout ce qui s'affiche peut être imprimé ou sauvegarder dans un fichier pdf.

Dans la section BananaApps (cherchez Library) vous trouverez les extensions pour l'impression:

• Impression du catalogue complet des livres en pdf, a publier sur le site internet.
• Impression des fiches des contacts avec le livres encore prêtés (à envoyé en annexe lors des rappels)