Hieronder wordt uitgelegd hoe de regels werken en hoe ze worden toegepast. 
Het proces kan in drie stappen worden samengevat:

1. Banktransacties importeren in de tabel Boekingen.
2. Regels aanmaken.
3. De regels toepassen om de boekingen automatisch aan te vullen.

1. Banktransacties importeren

Wanneer banktransacties worden geïmporteerd, voegt het programma een tijdelijke tegenrekening [CA] toe. Normaal gesproken moet de tegenrekening voor elke boeking handmatig worden ingevuld.

In het voorbeeld ziet u in de tabel Boekingen dat:

• (1) - De cellen een tijdelijke tegenrekening bevatten die verband houdt met de verkoop via Twint.
• (2) - De cel een tijdelijke tegenrekening bevat die verband houdt met de maandelijkse kosten van mei.
• (3) - De cel een tijdelijke tegenrekening bevat die verband houdt met de telefoonkosten van Swisscom.
• (4) - De cel een tijdelijke tegenrekening bevat die verband houdt met verzekeringskosten, polisnummer 892-948.
• (5) - De cel een tijdelijke tegenrekening bevat die verband houdt met verzekeringskosten, polisnummer 987-650.

2. Regels aanmaken

Met de regels kunt u alle tijdelijke tegenrekeningen van geïmporteerde boekingen automatisch aanvullen. U kunt daarbij ook btw-codes, kostenplaatsen, links en andere gegevens toevoegen.

Regels zijn volledig ingevulde voorbeeldboekingen in de tabel Terugkerende boekingen, waarbij:

• De kolom Beschrijving de tekst (een of meer trefwoorden) bevat die in de geïmporteerde boeking moet voorkomen.
• De kolommen Debetrekening en Creditrekening de tegenrekening bevatten die de tijdelijke tegenrekening moet vervangen.

We hebben een systeem ontwikkeld waarmee u op verschillende manieren regels kunt aanmaken: 

• Regels aanmaken vanuit het dialoogvenster Regels toepassen
• Regels aanmaken vanuit de tabel Boekingen
• Regels aanmaken vanuit de tabel Terugkerende boekingen 

Ongeacht de gebruikte methode worden de aangemaakte regels opgeslagen in de tabel Terugkerende boekingen.

In het voorbeeld zijn in de tabel Terugkerende boekingen de volgende regels aangemaakt om de tijdelijke tegenrekeningen [CA] te vervangen:

• (1) - De regel "Twint resale" vervangt [CA] door de rekening "Sales". Ook de btw-code is toegevoegd.
• (2) - De regel "Interac Electronics SA" vervangt [CA] door de rekening "Goods". Ook de btw-code is toegevoegd.
• (3) - De regel "+Swisscom 41795561718" vervangt [CA] door de rekening "Admin".
• (4) - De regel "+Best insurance 892-948" vervangt [CA] door de rekening "Insurance Health".
• (5) - De regel "+Best insurance 987-650" vervangt [CA] door de rekening "Insurance Car".

Belangrijk: wanneer een contractnummer, polisnummer, klantnummer enzovoort voorkomt, raden wij aan een "+" voor de regel te plaatsen. Dankzij het plusteken kan de regel afzonderlijke woorden (of cijferreeksen) zoeken, ongeacht hun positie in de beschrijving van de geïmporteerde transactie.

3. Regels toepassen voor automatisch aanvullen (Resultaat)

In de tabel Boekingen vult het programma de geïmporteerde boekingen aan met de tegenrekening, de btw-code enzovoort, ongeacht de methode waarmee de regels zijn aangemaakt.

In het voorbeeld zijn de geïmporteerde transacties in de tabel Boekingen automatisch aangevuld. De tegenrekeningen die in de regels zijn opgegeven, zijn ingevoerd ter vervanging van de tijdelijke tegenrekeningen [CA]:

• (1) - Voor de transacties "Twint" is [CA] vervangen door de rekening "Sales" en is de btw-code toegevoegd.
• (2) - Voor de transactie "Interac Electronics SA" is [CA] vervangen door de rekening "Goods" en is de btw-code toegevoegd.
• (3) - Voor de transactie "Swisscom" is [CA] vervangen door de rekening "Admin".
• (4) - Voor de transactie "Best insurance" met polisnummer "892-948" is [CA] vervangen door de rekening "Insurance Health".
• (5) - Voor de transactie "Best insurance" met polisnummer "987-650" is [CA] vervangen door de rekening "Insurance Car".

Bovendien herkent het programma boekingen met een btw-code en vult het alle btw-gerelateerde kolommen automatisch aan (btw-rekening en bedragen). 

FAQ

Wordt bij een regel voor opbrengsten ook automatisch de btw-code ingevoerd?
Ja. Wanneer u een regel aanmaakt, kunt u zelf bepalen welke gegevens het programma automatisch moet invoeren. U kunt dus niet alleen de tegenrekening opgeven, maar ook de btw-code die moet worden gebruikt.

Kunnen eenmaal aangemaakte regels ook in een ander bestand worden gebruikt?
De regels worden opgeslagen in de tabel Terugkerende boekingen. U kunt ze eenvoudig naar een ander bestand overbrengen door ze te kopiëren en te plakken. Wanneer u naar een nieuw boekjaar overgaat, is dit niet nodig, omdat Banana de bestaande regels automatisch naar het volgende jaar overneemt.

Kunnen boekingen die via import en regels zijn aangemaakt nog handmatig worden gewijzigd, bijvoorbeeld om de beschrijving te verduidelijken?
Zeker. Alle boekingen kunnen altijd worden gewijzigd of gecorrigeerd, ongeacht hoe ze zijn ingevoerd. U kunt het filter gebruiken om snel de gewenste transacties te vinden.

Kan een regel ook de beschrijving van een geïmporteerde transactie wijzigen?
Nee. De beschrijving van de regel dient alleen om het programma aan te geven waarnaar het in de geïmporteerde transacties moet zoeken. De tekst van de transactie wordt niet gewijzigd en blijft zoals de bank deze heeft aangeleverd. U kunt de beschrijving na het importeren uiteraard altijd wijzigen in de tabel Boekingen.

Wat gebeurt er als een regel wordt toegepast op een transactie die anders moet worden geboekt?
Regels worden aangemaakt voor terugkerende transacties. In het voorbeeld ziet u altijd op welke transacties elke regel wordt toegepast. Als een algemene regel NIET op een bepaalde transactie mag worden toegepast, kunt u eenvoudig het vinkje bij die transactie verwijderen. De regel wordt dan niet toegepast.

Is het mogelijk een terugkerende boeking zonder bedragen aan te maken als de bedragen elke maand veranderen?
Zeker. Het principe is dat hoe meer voorwaarden u aan een regel toevoegt, hoe beperkter de toepassing ervan wordt. Als u een regel zonder bedrag aanmaakt, zoekt deze naar alle geïmporteerde transacties die aan de overige voorwaarden voldoen, ongeacht het bedrag.
 

Een van de manieren om regels aan te maken is via het dialoogvenster Regels toepassen. De belangrijkste voordelen zijn:

• U ziet alle geïmporteerde transacties.
• De geïmporteerde transacties zijn onderverdeeld in ontvangsten en uitgaven, met en zonder regels.
• Voor elke groep gelijkaardige transacties ziet u in vetgedrukte tekst welke regel wordt toegepast.
• Dubbele of conflicterende regels worden aangegeven.
• U kunt nieuwe regels toevoegen en bestaande regels wijzigen of verwijderen.
• Wanneer u de voorwaarden van een regel wijzigt (beschrijving, bedrag, rekening), ziet u onmiddellijk de lijst met transacties die aan deze voorwaarden voldoen.
• U bepaalt welke regels u wilt activeren en welke u wilt deactiveren.

Hieronder wordt de volledige procedure beschreven om regels aan te maken vanuit het dialoogvenster Regels toepassen.

1. Voer de opdracht Importeren in boekhouding uit

Voordat u het dialoogvenster Regels toepassen opent, moet u eerst de banktransacties, postrekeningtransacties of andere transacties importeren:

• Gebruik de opdracht in het menu Acties > Importeren in boekhouding > Boekingen.
• Selecteer het juiste formaat en geef het pad op naar het bestand met de gegevens van uw bankafschrift.
• In het dialoogvenster dat wordt geopend:
  • Voer de rekening in die hoort bij het afschrift waarvan u de transacties importeert (bank, postrekening enz.).
  • Geef de begindatum en einddatum van de periode op voor de transacties die u wilt importeren.
  • Geef de Tijdelijke tegenrekening op als u een andere wilt gebruiken dan de standaardwaarde "[CA]". U kunt elke rekening gebruiken. Als u deze tussen vierkante haken plaatst, wordt ze niet geboekt.
  • Activeer de optie Regels toepassen (alleen beschikbaar met het Advanced-abonnement van Banana Boekhouding Plus).
  • Bevestig met OK.

 2. Dialoogvenster Regels toepassen

Het programma opent het dialoogvenster Regels toepassen.

In dit dialoogvenster ziet u:

• De tijdelijke tegenrekening die u eerder hebt ingevoerd of de standaardwaarde "[CA]".
• De ingevoerde bankrekening waarop alle geïmporteerde transacties van uw bank- of postrekening worden geboekt.
• De transacties die van de bankrekening zijn geïmporteerd, onderverdeeld in:
  • Ontvangsten zonder regels (Money In without rules).
  • Uitgaven zonder regels (Money out without rules).
  • Ontvangsten met regels (Money In with rules).
  • Uitgaven met regels (Money out with rules).

3. Nieuwe regels aanmaken

Om regels aan te maken:

• Selecteer een van de geïmporteerde transacties waarvoor u een regel wilt aanmaken.
• Ga naar de rechterkant, waar de drie puntjes (...) staan.
• Klik op Nieuwe regel toevoegen.

Het dialoogvenster Regels toepassen - Regel toevoegen wordt geopend.

In dit dialoogvenster moet u het volgende invoeren:

• Bij Beschrijving stelt het programma automatisch een tekst voor die afkomstig is van de geïmporteerde transactie. Deze tekst is vaak zeer gedetailleerd (bijvoorbeeld met factuurnummers, referenties enz.).

  ⚠️ Let op: als u de tekst ongewijzigd laat, wordt de regel te specifiek (alleen geldig voor die ene transactie) en verliest deze zijn nut.

  Om een doeltreffende regel aan te maken, raden wij het volgende aan:

  1. Verwijder te specifieke onderdelen (bijvoorbeeld factuurnummers en unieke referenties) en behoud alleen de belangrijkste elementen (terugkerende trefwoorden), zoals:
       - bedrijfsnaam
       - officiële bedrijfsnaam / rechtsvorm
       - plaats
       - eventueel klantnummer, polisnummer of ID 

  2. Gebruik indien nodig het teken "+" vóór het eerste woord van de beschrijving.
  
  Voorbeeld:

• Best Insurance Contract 892-948
  wordt alleen toegepast op regels die precies deze tekst in dezelfde volgorde bevatten als opgegeven (1e positie = Best; 2e positie = Insurance, 3e positie = Contract, 4e positie = 892-948).
• +Best Insurance Contract 892-948
  Door het teken "+" toe te voegen, wordt de regel toegepast op regels die deze woorden bevatten: "Best", "Insurance", "Contract" en "892-948":
  - ook in een andere volgorde (bijvoorbeeld Insurance Best Contract 892-948 enz.)
  - ook als ze door andere woorden gescheiden zijn (bijvoorbeeld Best ... 892-948 .... Insurance). 
   
• De tegenrekening die wordt gebruikt om de tijdelijke tegenrekening te vervangen.
• Eventuele andere informatie (kostenplaatsen, btw-code enz.).

Belangrijk: wanneer een contractnummer, polisnummer, klantnummer enzovoort voorkomt, raden wij aan een "+" vóór de regel te plaatsen. Dankzij het plusteken kan de regel afzonderlijke woorden (of cijferreeksen) zoeken, ongeacht hun positie in de beschrijving van de geïmporteerde transactie.

Het programma toont de boekingen die voldoen aan de ingevoerde voorwaarden en waarop de nieuwe regel zal worden toegepast. In dit voorbeeld is er slechts één transactie.

• Bevestig met OK.

4. Regels toepassen bevestigen

In het dialoogvenster Regels toepassen worden de volgende gegevens weergegeven:

• De regel met de aangemaakte regel ("NIEUW"), waarin de gegevens van de tijdelijke tegenrekening [CA] en de andere gegevens van de regel worden weergegeven.
• Direct daaronder de transacties waarop de regel is toegepast.

U bepaalt zelf wanneer u de opdracht Regels toepassen uitvoert:

• U kunt de regels selectief toepassen en verder werken aan de andere regels.
• U kunt het dialoogvenster sluiten en later verdergaan.
• U kunt het toepassen van de regels annuleren en de bewerking later herhalen.
• De opdracht Regels toepassen slaat ook de wijzigingen op die u aan de regels hebt aangebracht. 

Wanneer u op de knoppen klikt:

• Regels toepassen
  • Het programma slaat de nieuwe regels op in de tabel Terugkerende boekingen.
  • Het programma vult de boekingen in de tabel Boekingen aan.
  • Het dialoogvenster blijft geopend, zodat u regels aan andere transacties kunt toevoegen.
• OK
  • Bevestigt de toegepaste regels en sluit het dialoogvenster.

Aangebrachte wijzigingen ongedaan maken

Wanneer het dialoogvenster wordt gesloten, staan de volledig aangevulde transacties in de tabel Boekingen .
Als u wilt, kunt u de aangebrachte wijzigingen ongedaan maken:

• Via het menu Bewerken > Ongedaan maken.
• Met de knop Ongedaan maken (groene pijl).

Om ook het importeren van de gegevens ongedaan te maken, moet u de opdracht Ongedaan maken een tweede keer uitvoeren.

Boekingen met een tijdelijke tegenrekening aanvullen

Na het importeren van de banktransacties is het de bedoeling dat alle boekingen volledig zijn aangevuld, zodat de tijdelijke tegenrekening [CA] nergens meer voorkomt.

U kunt de resterende boekingen handmatig aanvullen. Dit is handig voor transacties die niet regelmatig terugkeren.

U kunt nieuwe regels aanmaken door een van de volgende methoden te kiezen:

• Regels vanuit het dialoogvenster Regels toepassen
• Regels vanuit Terugkerende boekingen

Informatie toevoegen aan boekingen die met regels zijn aangevuld

U kunt aanvullende informatie aan de regels toevoegen via de tabel Terugkerende boekingen.

Een van de manieren om regels aan te maken is vanuit de tabel Boekingen. De belangrijkste voordelen zijn:

• U werkt rechtstreeks in de tabel Boekingen, die u al regelmatig gebruikt en waarmee u vertrouwd bent.
• U ziet alle kolommen.
• U maakt regels aan door eenvoudigweg de geïmporteerde boekingen aan te vullen.
  U hoeft de boekingen alleen de eerste keer handmatig aan te vullen, wanneer u de regels aanmaakt. Bij volgende importbewerkingen past het programma de eerder aangemaakte regels automatisch toe op de nieuw geïmporteerde transacties.
• Snel regels aanmaken.
  U selecteert de rijen met de aangevulde boekingen en maakt met één klik alle regels aan in de tabel Terugkerende boekingen. U hoeft alleen de beschrijving van elke regel aan te passen om ervoor te zorgen dat toekomstige transacties correct worden herkend.
• U hoeft de regels niet via extra dialoogvensters in te voeren.
• U hoeft niet alle gegevens van de regels handmatig in de tabel Terugkerende boekingen in te voeren.

Hieronder wordt de volledige procedure beschreven om regels aan te maken vanuit de tabel Boekingen.

Transacties importeren

Importeer de transacties van uw bankafschrift, postrekeningafschrift of creditcardafschrift in de tabel Boekingen.

Geïmporteerde boekingen aanvullen

Voer voor elke geïmporteerde boeking de tegenrekening, de btw-code, de kostenplaats of andere gegevens in.

Wanneer u een transactie importeert die op meerdere rijen moet worden geboekt, voegt het programma één boeking toe met het totale bedrag en de tijdelijke tegenrekening [CA].

Ga als volgt te werk:

• Verwijder de tijdelijke tegenrekening [CA] uit de boeking.
• Voeg nieuwe rijen toe onder de boeking. Voer voor elke rij de volledige boeking in, met beschrijving, tegenrekening, bedrag en eventueel de btw-code en kostenplaats.
  
  

Regels aanmaken

Op basis van de aangevulde boekingen kunt u regels aanmaken:

• Selecteer in de tabel Boekingen de boekingen waarvoor u regels wilt aanmaken.
• Klik met de rechtermuisknop op een transactie zonder regels  > Regels aanmaken vanuit selectie.
  U kunt ook het menu Acties > Terugkerende boekingen > Regels aanmaken vanuit selectie gebruiken.
  
  

Alle geselecteerde boekingen worden overgebracht naar de tabel Terugkerende boekingen, precies zoals ze in de tabel Boekingen zijn aangevuld.

Regels aanvullen

In de tabel Terugkerende boekingen moet u de regels verder aanvullen:

• Wijzig de kolom Beschrijving.
  Pas de beschrijving aan die in de transacties van het geïmporteerde bankafschrift moet worden gezocht. Aanvankelijk neemt het programma automatisch de beschrijving over van de geïmporteerde transactie.
  Vervang deze tekst door een of meer trefwoorden, zodat het programma overeenkomsten kan vinden in de beschrijving van de geïmporteerde transactie (bijvoorbeeld + Verzekering Best Insurance).
  Zie ook Voorwaarde voor de beschrijving.
• Kolommen Debetrekening en Creditrekening
  In de kolommen Debet en Credit worden de tegenrekening en de bankrekening gebruikt voor de import weergegeven.
  • Controleer eerst of de opgegeven tegenrekening de gewenste rekening is. Als dit niet het geval is, pas deze dan aan.
  • De hoofdrekening voor de import, die wordt gebruikt om overeenkomende boekingen te identificeren, mag geen rekening als commentaar zijn (een rekening tussen vierkante haken). 
    Als de rekening overeenkomt met de hoofdrekening van de bank waarvan de transacties worden geïmporteerd en tussen vierkante haken staat, moet u de vierkante haken verwijderen. Anders wordt de regel niet correct toegepast.
    Dit kan voorkomen bij gedetailleerde transacties die uit het bankafschrift zijn geïmporteerd en waarvoor nog geen specifieke regels bestaan.
  • U kunt ook de importrekening verwijderen en alleen de tegenrekening behouden. In dat geval wordt de regel toegepast op basis van de kolom Beschrijving (overeenkomst met de beschrijving van de transactie) en is deze geldig voor alle bankrekeningen die voor de import worden gebruikt.
• Wijzig bij boekingen op meerdere rijen de kolom Doc.
  Voer op de eerste boekingsrij in de kolom van de tegenrekening lege vierkante haken [] in.
  Voer op de volgende rijen in de kolom Doc !RuleSplit in (zie rijen 7, 8 en 9 in de onderstaande afbeelding).
  
  

U hoeft deze procedure alleen de eerste keer uit te voeren om de regels in te stellen. Bij volgende importbewerkingen worden de gevonden regels automatisch toegepast op de geïmporteerde transacties. U hoeft alleen de nieuwe geïmporteerde transacties waarvoor nog geen regel bestaat, volgens dezelfde procedure aan te vullen.
Om alle geïmporteerde transacties in de tabel Boekingen te vinden waarvoor nog geen regel bestaat, kunt u de functie Rijen filteren gebruiken door de tekst "[CA]" in te voeren.

U kunt de regels openen via de opdracht Acties > Terugkerende boekingen > Tabel Terugkerende boekingen. 

• Regelrijen zijn de rijen die in de kolom Doc de waarde !Rule of !RuleSplit bevatten.
• In de regelrijen hebben de kolommen een andere betekenis:
  • Voorwaardekolommen
    Deze bevatten de waarden die worden vergeleken om te bepalen of de regel moet worden toegepast.
    De voorwaardekolommen zijn: Doc, Datum, Beschrijving, Debet-/Creditrekening, Bedrag.
  • Actie- / Vervangingskolommen
    Deze bevatten de waarden die worden toegepast om de geïmporteerde rijen aan te vullen.
    Alle kolommen die niet als voorwaardekolommen worden gebruikt, worden beschouwd als vervangingskolommen.

De voorwaardekolommen 

Voorwaardekolommen (of zoekkolommen) bevatten de gegevens waarmee overeenkomsten in de geïmporteerde transacties worden gezocht.

• Kolom Doc (verplicht)
  • Moet !Rule of !RuleSplit bevatten.
    • !Rule Geeft aan dat het om een regel gaat.
    • !RuleSplit Geeft aan dat de voorgaande regel ook boekingen op meerdere rijen (Split rows) moet aanmaken.
• Kolom Beschrijving (verplicht)
  • De kolom Beschrijving moet de tekst bevatten die in de beschrijving van de geïmporteerde transacties moet worden gezocht.
  • Wanneer een beschrijving begint met tekst tussen vierkante haken, wordt deze gebruikt als naam van de regel. De naam van de regel is optioneel en kan worden gebruikt om de regels gemakkelijker te herkennen.
• Kolom Rekening (aanbevolen)
  • Bij dubbel boekhouden: gebruik de kolom Debet (om ontvangsten te filteren) of de kolom Credit (om uitgaven te filteren).
  • Bij inkomsten- en uitgavenboekhouding: gebruik de kolom Rekening.
  • Normaal gesproken is dit de bankrekening waarvan de transacties worden geïmporteerd.
• Kolom Datum (optioneel)
  • Beperkt de toepassing van de regel tot boekingen binnen een bepaalde periode.
• Kolom Bedrag (optioneel)
  • Beperkt de toepassing van de regel tot een bepaald bedrag of een bepaald bedragbereik.
  • Bij inkomsten- en uitgavenboekhouding: gebruik de kolom Inkomsten (voor ontvangsten) of Uitgaven (voor uitgaven).

De vervangingskolommen 

Vervangingskolommen die met aanvullende informatie moeten worden ingevuld.

• Kolom DocLink
• Kolom Tegenrekening
  Geef de tegenrekening op die de tijdelijke tegenrekening [CA] vervangt, of de tijdelijke tegenrekening die in het dialoogvenster Regels toepassen is geselecteerd.
  • Bij dubbel boekhouden: gebruik de kolom Credit (voor ontvangsten) of de kolom Debet (voor uitgaven).
  • Bij inkomsten- en uitgavenboekhouding: gebruik de kolom Categorie.
• Kolom Btw-code
  Geef de btw-code op die op de geïmporteerde transactie moet worden toegepast.
  Het programma vult automatisch alle btw-gerelateerde kolommen aan.
• Kolommen Kostenplaatsen (CC1, CC2, CC3)
  Geef de kostenplaats op die aan de geïmporteerde transactie moet worden toegewezen.
• Kolom Notities
  Voer eventuele aanvullende informatie in die bij de geïmporteerde transactie moet worden opgenomen.
• Andere kolommen
  Alle kolommen die geen voorwaardekolommen zijn, met uitzondering van ExternalReference, worden beschouwd als vervangingskolommen.
  ExternalReference is een gereserveerde kolom die bij het importeren van banktransacties wordt gebruikt om elke transactie te identificeren en dubbele boekingen te voorkomen.

De kolom DocLink

In deze kolom kunt u geen specifieke link naar een document invoeren, omdat elke transactie een eigen document heeft. U kunt wel een aanduiding tussen vierkante haken invoeren (bijvoorbeeld "[Doc]") om de rijen te herkennen waaraan een digitaal document moet worden gekoppeld.

Na het importeren van de transacties kan het nodig zijn om boekhoudkundige bewijsstukken eraan te koppelen. Om dit sneller te doen, raden wij de volgende werkwijze aan:

• Gebruik in de kolom DocLink van de tabel Terugkerende boekingen een tekst tussen vierkante haken [ ].
• Voer tussen de vierkante haken de tekst in die in de bestandsnaam van het bewijsstuk moet worden gezocht.
  
  
   
• In de tabel Boekingen worden de transacties geïmporteerd met de tekst tussen vierkante haken in de kolom Link.
  
  
   
• Gebruik in de tabel Boekingen de functie Rijen filteren en voer de tekst "!link![ ]" in. Alle rijen waarvan de kolom Link vierkante haken bevat, worden weergegeven. In deze rijen moet u de link naar het bewijsstuk invoeren.
• Wanneer u de kolom Link bewerkt in de tabel Boekingen, toont het programma bij automatisch aanvullen de bestanden met bewijsstukken die nog niet aan een boeking zijn gekoppeld en waarvan de bestandsnaam de tekst tussen de vierkante haken bevat. 
  Als u bijvoorbeeld "[factuur]" invoert, toont het programma in de cel alle nog niet gekoppelde bestanden waarvan de naam de tekst "factuur" bevat. 

Boekingen snel zoeken en aanvullen

Het is mogelijk dat sommige boekingen na het importeren van transacties met regels nog handmatig met aanvullende informatie moeten worden aangevuld. 

Om snel de boekingen te vinden die nog moeten worden aangevuld, kunt u een van de volgende methoden gebruiken:

• De kolom Notities gebruiken
  Om snel de boekingen te vinden die nog moeten worden aangevuld, raden wij aan tijdelijke zoekteksten in te voeren waarmee u de boekingen kunt filteren. Bijvoorbeeld:
  • Voer in de kolom Notities van de tabel Terugkerende boekingen of in een andere kolom van de regelrij (met uitzondering van de vooraf gedefinieerde regelkolommen) een hashtag in, bijvoorbeeld #city.
  • Voer in de functie Rijen filteren van de tabel Boekingen dezelfde hashtag in. Zo worden de rijen weergegeven die u nog moet aanvullen.
• De regelrijen kleuren
  U kunt de regelrijen in de tabel Terugkerende boekingen een kleur geven. De kleur van de rijen wordt overgenomen in de tabel Boekingen en gebruikt om de boekingen te kleuren waarop de regel wordt toegepast. 
  Om alleen de gekleurde rijen te vinden, kunt u de functie Rijen filteren gebruiken door de tekst "!_co!" in te voeren.

Boekingen op meerdere rijen (split rows)

Wanneer u transacties van een bankafschrift met een regel importeert, wordt normaal gesproken één tegenrekening geboekt. Als het totale bedrag over meerdere tegenrekeningen moet worden verdeeld, kunt u een regel op meerdere rijen aanmaken.
!RuleSplit kan alleen worden ingevoerd in de tabel Terugkerende boekingen. Deze functie is niet beschikbaar in het dialoogvenster Regel aanmaken/wijzigen. Bovendien wordt een regel niet in dat dialoogvenster weergegeven als er !RuleSplit-rijen aan gekoppeld zijn.

Bijvoorbeeld:

• U ontvangt regelmatig een betaling van 550 die op drie verschillende rekeningen en dus op drie rijen moet worden geboekt:
  • 550, totale ontvangen huur, geboekt op de bankrekening van het afschrift die in de regel is opgegeven.
  • 500, huuropbrengst (tegenrekening voor huuropbrengsten).
  • 50, opbrengst uit bijkomende kosten (tegenrekening voor bijkomende kosten).

Om een regel op meerdere rijen aan te maken:

• De eerste rij komt overeen met de totale ontvangst.
  • Voer in de kolom Doc de tekst !Rule in.
  • Voer in de kolom Beschrijving de tekst in die in de geïmporteerde transacties moet worden gezocht.
  • Voer in de kolom van de tegenrekening de rekening in, of lege vierkante haken [] als u de rekening leeg wilt laten.
• Op de volgende rijen:
  • Voer in de kolom Doc de tekst !RuleSplit in.
  • Voer in de kolom Beschrijving de tekst in die in de boeking moet worden weergegeven.
  • Voer in de kolommen Debetrekening en Creditrekening de rekeningen in die u wilt gebruiken, of geef aan welke leeg moeten blijven.
  • Geef in de kolom Bedrag het bedrag van de boeking op. 
    Momenteel is het bedrag vast. Het is niet mogelijk formules te gebruiken die het bedrag aanpassen op basis van het daadwerkelijk geïmporteerde bedrag.
  • Voer in alle andere kolommen de waarden in die op de extra rijen moeten worden opgenomen. 
    In het onderstaande voorbeeld ziet u de kostenplaats van de huurder.
     

In het voorbeeld van de huurboeking op meerdere rijen wordt ervan uitgegaan dat het ontvangen bedrag altijd 550 bedraagt. Als het ontvangen bedrag afwijkt van 550, moet de boeking handmatig worden aangevuld.

Regels wijzigen in de tabel Terugkerende boekingen

Alle regels voor automatisch aanvullen die zijn opgeslagen in de tabel Terugkerende boekingen, ook wanneer ze zijn aangemaakt vanuit het dialoogvenster Regels toepassen, kunnen worden gewijzigd of verwijderd. U kunt ook nieuwe regels aanmaken voor toekomstige importbewerkingen waarbij nog geen overeenkomstige regel bestaat.

Een andere beschrijving instellen dan de geïmporteerde beschrijving - Kolom Notities

Alle geïmporteerde transacties bevatten in de kolom Beschrijving van de tabel Boekingen de beschrijving die op het bankafschrift staat. Normaal gesproken zijn deze beschrijvingen zeer gedetailleerd.

Tijdens het importeren kan deze beschrijving niet automatisch worden gewijzigd. 

Als u de geïmporteerde beschrijving wilt wijzigen, kunt u de kolom Notities van de tabel Terugkerende boekingen gebruiken. 
Let op: als de kolom Notities al wordt gebruikt voor eigen aantekeningen, kunt u deze niet gebruiken om de beschrijving te wijzigen. 

Als de kolom Notities niet wordt gebruikt, gaat u als volgt te werk:

• Open de tabel Terugkerende boekingen.
• Maak de kolom Notities zichtbaar via het menu Gegevens > Kolommen instellen > kolom Notities aanvinken.
• Voer in de kolom Notities de beschrijving in die u in de tabel Boekingen (kolom Beschrijving) wilt gebruiken.
  Herhaal deze stap voor elke gewenste boeking.
  
  
   
• Importeer de transacties.
• Maak na het importeren in de tabel Boekingen de kolom Notities zichtbaar (menu Gegevens > Kolommen instellen > kolom Notities aanvinken).
  In de kolom Notities worden de notities overgenomen die in de tabel Terugkerende boekingen zijn gedefinieerd.
  
  
   
• Kopieer voor elke boeking de inhoud van de kolom Notities en plak deze in de kolom Beschrijving.
  
  

Een andere beschrijving instellen dan de geïmporteerde beschrijving - Eigen kolom

In de tabel Terugkerende boekingen kunt u niet rechtstreeks eigen kolommen toevoegen. 

Om een eigen kolom in de tabel Terugkerende boekingen te kunnen gebruiken, moet u de eigen kolom toevoegen aan de tabel Boekingen.

Zodra de kolom aan de tabel Boekingen is toegevoegd, wordt deze ook zichtbaar in de tabel Terugkerende boekingen. U kunt deze dan gebruiken om een andere beschrijving in te stellen dan de geïmporteerde beschrijving.

De procedure is daarom dezelfde als die in de paragraaf Een andere beschrijving instellen dan de geïmporteerde beschrijving - Kolom Notities.

Een bestand voor het nieuwe jaar aanmaken met regels

Wanneer u een nieuw boekjaar aanmaakt met de opdracht Acties > Nieuw jaar aanmaken, worden de bestaande regels in de tabel Terugkerende boekingen automatisch overgenomen in het bestand voor het nieuwe jaar. 

Boekhoudingen met dezelfde regels

Als u meerdere vergelijkbare boekhoudingen beheert (bijvoorbeeld voor klanten met vergelijkbare kenmerken), kan het handig zijn om eerder aangemaakte regels opnieuw te gebruiken, zodat u ze niet telkens opnieuw hoeft in te voeren.

Wanneer de boekhoudingen hetzelfde rekeningschema of een compatibele structuur hebben, kunt u de terugkerende boekingen van het ene bestand naar het andere kopiëren.

Regels kopiëren

• Open het bronbestand (het bestand met de regels die u opnieuw wilt gebruiken).
• Open de tabel Terugkerende boekingen via de opdracht
  Acties > Terugkerende boekingen > Tabel Terugkerende boekingen.
• Selecteer de rijen die u wilt kopiëren.
• Gebruik de opdracht Rijen kopiëren.
• Open het doelbestand en ga naar de tabel Terugkerende boekingen.
• Plak de regels met de opdracht Rijen plakken in de tabel Terugkerende boekingen.

U kunt ook een apart boekhoudbestand aanmaken dat als bibliotheek met regels dient.
Zo kunt u bij het aanmaken van een nieuwe boekhouding eenvoudig de benodigde regels kopiëren en in het doelbestand plakken.

De voorwaarden van regels zijn criteria die bepalen wanneer een regel voor het automatisch aanvullen van een boeking moet worden toegepast.

U stelt deze in tijdens het aanmaken of wijzigen van een regel in het dialoogvenster Regels toepassen, of rechtstreeks in de tabel Terugkerende boekingen.

De voorwaarden kunnen betrekking hebben op de Beschrijving, de Rekening, het Bedrag en de Datum.

Een regel wordt alleen toegepast als aan alle ingestelde voorwaarden is voldaan. Als zelfs maar aan één voorwaarde niet wordt voldaan, wordt de regel niet uitgevoerd. Lege voorwaarden worden genegeerd.

Voorwaarde voor de beschrijving

Voer een woord of een korte zin in als trefwoord om de transacties te identificeren die u wilt automatiseren, op basis van de tekst in de kolom Beschrijving van het bankafschrift.

Banana Boekhouding vergelijkt automatisch de beschrijving van elke transactie met de tekst die in de regel is opgegeven en past de bijbehorende regel toe als er een overeenkomst wordt gevonden.

Voor betere resultaten raden wij aan slechts enkele kenmerkende trefwoorden te gebruiken (bijvoorbeeld de naam van de leverancier of de dienst), zodat de regel op meerdere vergelijkbare transacties kan worden toegepast.

U kunt de zoekteksten op verschillende manieren invoeren:

• Exact woord of exacte woordgroep
  • Als u bijvoorbeeld "Best Insurance 982-948" invoert, zoekt het programma naar geïmporteerde transacties die exact "Best Insurance 982-948" bevatten.
  • Als u bijvoorbeeld alleen "Insurance" invoert, zoekt het programma naar geïmporteerde transacties die het woord "Insurance" bevatten.
• Alle woorden in willekeurige volgorde (+ aan het begin)
  • Als u "+Best Insurance 892-948" invoert, zoekt het programma naar geïmporteerde transacties die de woorden "Best", "Insurance" en het nummer "892-948" in willekeurige volgorde bevatten.
  • Alle woorden moeten in de beschrijving van de boeking voorkomen, maar de volgorde is niet belangrijk.
  • Het teken "+" wordt niet meegenomen in de zoekopdracht.

Belangrijk: wanneer een contractnummer, polisnummer, klantnummer enzovoort voorkomt, raden wij aan een "+" vóór de regel te plaatsen. Dankzij het plusteken kan de regel afzonderlijke woorden (of cijferreeksen) zoeken, ongeacht hun positie in de beschrijving van de geïmporteerde transactie.

• Lijst met woorden (met |)
  • Als u "café|restaurant" invoert, zoekt het programma naar geïmporteerde transacties die het woord "café" of "restaurant" bevatten.
    Deze methode is handig om meerdere categorieën te identificeren zonder afzonderlijke zoekopdrachten te moeten aanmaken.
• Hoofdletters en kleine letters
  • Bij het zoeken naar tekst wordt geen onderscheid gemaakt tussen hoofdletters en kleine letters. De ingevoerde tekst wordt herkend ongeacht het gebruik van hoofdletters of kleine letters.
    Alle tekst die in het veld Beschrijving wordt ingevoerd, wordt overgenomen in de kolom Beschrijving van de tabel Terugkerende boekingen.

Let op: gebruik NIET de volledige beschrijving van het bankafschrift, omdat deze uniek is voor die specifieke transactie.

Voorwaarde voor de rekening

• Voer de rekening in waarvan de transacties worden geïmporteerd (bank, postrekening enz.).
• Het programma boekt automatisch aan de debet- of creditzijde, afhankelijk van het type transactie.
• Als het veld Rekening leeg blijft, wordt de regel toegepast op alle rekeningen die voldoen aan de voorwaarde voor de beschrijving.

Voorwaarde voor het bedrag (of bedrag in valuta)

• Hiermee kunt u een regel alleen toepassen wanneer een boeking een bepaald bedrag heeft.
• Als het bedrag niet precies bekend is, kunt u ook een bedragbereik definiëren door een minimumwaarde, maximumwaarde of een specifiek bereik op te geven waarbinnen de regel moet worden toegepast.
  • Beschikbaar vanaf versie 10.2.3 van Banana Boekhouding Plus (Dev Channel).
  • De voorwaarde moet:
    • beginnen met het teken !
    • tussen vierkante haken [ ] staan
    • het niet-opgemaakte bedrag gebruiken, dus zonder scheidingsteken voor duizendtallen en met een punt als decimaalteken
      (andere formaten worden niet herkend)
    • De volgende operatoren kunnen worden gebruikt: groter dan >, kleiner dan <, groter dan of gelijk aan >=, kleiner dan of gelijk aan <=, ongelijk aan <>
  • Voorbeeld:  om boekingen te selecteren met een bedrag groter dan of gelijk aan CHF 1'000.00: 
    [!>=1000.00]

De afbeelding toont het dialoogvenster Regels toepassen, waarin u het veld Bedrag kunt selecteren en een bedragbereik kunt instellen (in dit voorbeeld wordt rekening 1510 Meubilair en installaties toegepast op boekingen met de beschrijving 'Aankoop van kantoormateriaal' en een bedrag groter dan of gelijk aan CHF 1'000).
Dit filter is handig wanneer u verschillende tegenrekeningen wilt toewijzen op basis van het bedrag van de boeking.

Voorbeelden van voorwaarden voor de kolom Bedrag

Voorwaarde voor de datum

Vanaf versie 10.2.3 van Banana Boekhouding Plus (Dev Channel) kunt u  een regel toepassen op boekingen binnen een bepaalde periode (bijvoorbeeld alleen boekingen van januari).

Ga als volgt te werk:

• Voeg een nieuwe regel toe, zoals uitgelegd op de pagina Dialoogvenster Regels toepassen - Regel toevoegen.
• Selecteer het veld Datum.
• Voer de filtervoorwaarde in het veld Commentaar in.
  De voorwaarde moet:
  • beginnen met het teken !
  • tussen vierkante haken [ ] staan
  • de datum in het ISO-formaat YYYY-MM-DD gebruiken
    (andere formaten worden niet herkend)
• Voorbeeld:  om boekingen met een datum vóór 01.04.2025 te selecteren: 
  [!<2025-04-01]
   

De afbeelding toont het dialoogvenster Regels toepassen, waarin u het veld Datum kunt selecteren en een datumbereik kunt instellen (in dit voorbeeld wordt de regel toegepast op boekingen met een datum vóór 1 april 2025).
Dit filter is handig wanneer u de verwerking per maand, kwartaal of jaar wilt onderscheiden. Bijvoorbeeld wanneer tot een bepaalde datum een btw-code wordt toegepast en deze daarna verandert vanwege de overgang naar een nieuwe btw-methode.

Voorbeelden van voorwaarden voor de kolom Datum

Voorwaarden definiëren in de tabel Terugkerende boekingen

U kunt de voorwaarden rechtstreeks invoeren in de tabel Terugkerende boekingen, met dezelfde syntaxis als in de voorgaande paragrafen.

Gewicht van regels en oplossen van conflicten

Het gewicht van een regel voor automatisch aanvullen wordt bepaald door het aantal voorwaarden dat in de regel is vastgelegd. Hoe meer voorwaarden zijn opgegeven, hoe hoger het gewicht van de regel.

Wanneer meerdere regels op dezelfde boeking van toepassing zijn, selecteert Banana Boekhouding de regel met het hoogste gewicht, omdat deze als specifieker wordt beschouwd. Hierdoor kunt u zowel algemene als gedetailleerdere regels definiëren. Bij een conflict wordt altijd de meest specifieke regel toegepast.

In de tabel Terugkerende boekingen kunnen bijvoorbeeld de volgende regels voorkomen:

Als een boeking met de beschrijving "Bijschrijving Gebroeders Bernasconi" op rekening 1030 wordt geïmporteerd, zijn beide regels van toepassing. De tweede regel heeft echter een hoger gewicht omdat deze een extra voorwaarde bevat in het veld Debetrekening. Omdat deze specifieker is, krijgt deze voorrang op de eerste regel.