准备供审查的文件

在准备把文件寄给审计师之前，建议您参考年末结算页面上的信息。除了有关如何使用程序功能的信息外，还应在财务年度结束之前执行许多检查和验证。

被要求进行审计的公司必须向审计师发送一系列的文件和档案。
年复一年，很容易忘记需要发送给审核员的内容。 因此，建议准备一份清单，其中包括审计员在前几年要求的所有文件，以及要执行的年末结算和调整的操作。

为了促进这项工作，在一年中可以采取几个简单的步骤，使记账员和审计师的工作更容易。我们的建议如下。

数字文件，如发票和收据，可以成为会计档案的一个组成部分。Banana财务会计软件允许您在上下文记录的行中插入数字化的文件。审计员通过点击数字文件的链接，打开文件，可以看到文件的内容，而不需要浪费时间在纸质文件中寻找信息。

发给审计师的PDF打印件

以下是要发送给审计师的关键文件清单。

为雇员提供的报表

  • 12月31日发送的社保工资申报单
  • 预付款的申报 (已经包括在社保工资申报中)
  • 雇员薪资日志
  • 雇员工资账户表
  • 薪资证书
  • 12月31日发出的意外保险声明
  • 12月31日发出的意外保险补充声明
  • 12月31日发出的疾病津贴声明

银行/邮政账户报表

  • 截至12月31日的最终银行和邮政报表
  • 截至12月31日的银行对账单，用于支付任何预扣税款

增值税申报

  • 每个季度的增值税报表
  • 每个季度的增值税申报

最终计算

  • 社保
  • 意外保险
  • 附加意外保险
  • 疾病津贴
  • 养老基金
  • 源头税

官方文件

  • 前一年的股东常会议记录。
  • 股东特别会议记录。
  • 前一年的征税通知。
  • 为任何已支付的股息提交给联邦税务局的预扣税款支付令和103表的副本。
  • 建筑物保险单的副本。
  • 库存明细+截至12月31日的库存估价。
  • 应计项目和递延项目的细节。
  • 固定资产和折旧的详细情况 (表，明细...)。
  • 税收计算。

数据导出

会计法规要求以数字格式向审计师和检查员提供会计数据。
Banana财务会计软件符合这些规定，因为：

  • 审计员可以使用Banana财务会计的免费计划来打开会计文件。
  • 所有的会计数据都可以在表格中轻松看到。
  • 这些数据可以直接复制和粘贴到其它程序中。
  • 可以直接从表中导出不同格式的数据。
  • 创建pdf文件将所有会计数据以理想的格式导出，以供阅读。

数据展示和导出的扩展程序

有几个扩展程序用于展示和导出特定格式的数据。

其它有用的信息

以下是其它有用信息的链接，用于优化记账和文件管理：

Documents to be sent to the auditor

Below is a list of documents that are normally requested during an audit. You can use it as a base and customize it according to the needs of your company or the requests of your auditor.

Employee Declarations

  • AVS salary declaration and adjustment as of 31.12
  • Family allowance declaration (included in the AVS declaration)
  • Employee salary journal
  • Salary account cards
  • Salary certificates
  • LAINF and complementary LAINF declarations with adjustment
  • Sickness benefit declarations
  • LPP statement as of 31.12
  • Withholding tax calculations, quarterly and annual

Bank/Post Account Statements and Calculations

  • Final statements as of 31.12
  • Bank calculations for withholding tax
  • Loan statements
  • Investment statements
  • Copy of form 103 sent to the FTA

VAT Declarations

  • Quarterly VAT calculations
  • Quarterly VAT declarations
  • Turnover – VAT reconciliation
  • Any VAT adjustments

Documents for Year-End Closing

  • List of open customer and supplier invoices as of 31.12
  • Inventory valuation
  • Details of accruals and deferrals
  • Details of fixed assets and depreciation

Official Documents

  • Minutes of ordinary and extraordinary meetings
  • Tax ruling from the previous year
  • Payment order for withholding tax
  • Copies of active contracts (leasing, loans, rental)
  • Insurance values of buildings
  • Documents for any patents
  • Annual reports and appendix to the financial statement

Printouts and Archiving

With Banana Accounting Plus you can automatically generate:

PDF Dossier

The Create PDF dossier command allows you to generate a single file with the entire documentation of the fiscal year.

Archiving

It is good practice to keep:

  • the accounting file
  • the PDF printouts
  • backup copies on an external drive.

Tools and exports useful for the auditor

Banana Accounting Plus allows you to export data in various formats.

  • The auditor can use the Free plan to open the accounting file.
  • Data can be copied and pasted into other programs.
  • Tables can be exported in various formats.
  • The Create PDF dossier command generates a complete file ideal for reading.
  • Extensions allow specific exports:

Other Useful Information