数字文件的文件夹

在此文中

使用Banana财务会计软件,您可以不用纸张工作,因为您可以将所有的支持文件 (发票,收据等) 保留为数字格式。发生业务行可以链接到包含收据的相关pdf文件或其它文件中,单击即可显示其内容。

创建一个特殊的文件夹将很有用,您可以在其中存储数字格式 (pdf或其它格式) 的所有文档,请参阅在本地,在线或在云服务器中管理会计文件的页面信息。
为了方便轻松检索文档,建议使用相同的方法来命名数字文件。

  • 在保存会计文件的文件夹中,创建一个名为“支持文档”的子文件夹。
    • 使用子文件夹时,发生业务中的链接将与该文件相关联,从而允许您打开链接以及在不同电脑和操作系统上使用同步系统。
    • 建议每年使用一个文件夹存放文件。
    • 如果希望有多个文档文件夹,请在“支持文档”目录中创建子文件夹。
  • 每当您收到数字格式的支持文档时,或者如果您自己将其进行了数字化,请将其移动到此文件夹中。
    • 建议文件名以“年-月-日+客户或供应商+文档类型”的格式开头。
      这样,文件将自动以渐进顺序分配属性,更易于管理它们,例如:
      • 2022-01-15- 电话公司发票.pdf
      • 2022-01-31-张红-发票.pdf
    • 对于日期,建议在收到的相关文件上使用同一类型的数字格式。
    • 在该文件夹中,所有文档将按日期顺序进行排序,这样便于跟踪及查找文件。
  • 在输入发生业务时,可通过数据菜单 链接命令添加链接命令将其链接到数字文档。
  • 要在相关应用程序中显示数字文档的内容,
    • 将鼠标置于所需的发生业务行上。
    • 数据菜单链接命令 打开链接
    • 查看文件链接列,然后单击“打开文件”的图标。

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