Beginsaldi bij het starten van een boekhouding

Wanneer Banana Boekhouding voor de eerste keer gebruikt wordt moeten de beginsaldi handmatig ingevoerd worden om de openingsbalans te creëren

Nadat het rekeningsschema opgezet is, ga als volgt verder:

1. Ga naar de Rekeningen tabel, weergave Basis, Opening kolom.
2. Voer de beginsaldi van de Activa en Passiva handmatig in. De Passiva worden ingevoerd, voorafgegaan door het minteken (-).
3. Controleer of de Totale Activa uitkomen op hetzelfde totaal als de Totale Passiva, zodat uw boekhouding in evenwicht is. Als er verschillen zijn in de openingsbalans moet u deze controleren en corrigeren.

Beginsaldi van kostenplaatsen

De kolom Opening in de rekeningentabel kan ook gebruikt worden om de beginsaldi van de kostenplaatsen in te voeren.

Beginsaldi voor Segmenten

Om de beginsaldi van de segmenten in te voeren moeten begintransacties worden ingevoerd.
Meer details zijn te vinden op de pagina Segmenten.

Beginsaldi voor een boekhouding die al begonnen is

Wanneer u met een nieuwe boekhouding begint en daarbij gegevens overneemt van andere programma's zijn er twee mogelijkheden:

1. Begin met de boekhouding vanaf het begin van het jaar door de beginsaldi van het begin van het jaar (rekeningtabel, kolom Opening) en de boekingen (transactietabel), die al met andere programma's gedaan zijn, in te voeren (zie ook Gegevens overnemen vanuit andere programma's). Hierdoor heeft u alle boekhoudgegevens in één bestand.
2. Beginnend op de datum wanneer de boekhouding wordt overgenomen:
   • Voer de beginsaldi (rekeningtabel, kolom Opening) in door de bedragen van de andere boekhouding over te nemen.
     Behalve het invoeren van de beginsaldi van de activa en passiva rekeningen is het ook nodig de beginsaldi van de uitgaven (positieve bedragen) en de inkomsten (negatieve bedragen) in te voeren.
   • Het bedrijfsresultaat tot op dat moment moet worden vermeld in de rekening voor overgedragen winst/verlies.
     Als het om winst gaat moet het beginsaldo als een negatief bedrag worden ingevoerd, bij verlies als een positief bedrag.
   • Controleer dat de som van de beginsaldi nul is, met andere woorden dat het programma geen verschillen aangeeft.
   • Voer de nieuwe transacties in de transactietabel in.

Beginsaldi met begintransacties

Beginsaldi kunnen ook worden ingevoerd als begintransacties in de transactietabel.

Ga voor iedere begintransactie als volgt te werk:

• Geef de startdatum van de boekhouding als transactiedatum.
• Voer in de kolom Type de code "01" (openingstransactie) in.
• Geef de debet of credit rekening aan en het bedrag.
• Het totaal van de begin debetsaldi moet gelijk zijn aan die in credit.

Beginsaldi die als transactie ingevoerd zijn worden gebruikt voor het maken van overzichten. Het beginsaldo van transactie wordt opgeteld bij het bedrag dat in de kolom Opening van de rekeningentabel is ingevoerd.

Saldi van het vorige jaar

Als u een nieuwe boekhouding begint door een bestaande over te nemen en u wilt de saldi van vorig jaar in de afdrukken laten verschijnen moet u de saldi van vorig jaar invoeren in de kolom Vorig jaar van de rekeningentabel in de weergave Vorige:

• Voer de eindsaldi van de activa rekeningen van vorig jaar in.
• Voer de eindsaldi van de passiva rekeningen van vorig jaar in (voer een minteken in vóór het bedrag).
• Voer de eindsaldi van de uitgaven van vorig jaar in.
• Voer de eindsaldi van de inkomsten van vorig jaar in (voer een minteken in vóór het bedrag).

Een nieuw jaar beginnen

Wanneer u begint met een nieuw jaar neemt het programma automatisch de beginsaldi over naar het volgende jaar.
Zie ook Jaarafsluiting en nieuw jaar.

Wanneer voor een speciale reden de beginsaldi veranderd moeten worden kunnen deze handmatig aangepast worden in de kolom Opening van de rekeningentabel. Zorg ervoor dat er na iedere aanpassing geen boekhoudverschillen zijn. We raden in ieder geval aan om het overdragen van de beginsaldi te doen met het commando Nieuw jaar aanmaken of, indien de boekhouding voor het nieuwe jaar al is aangemaakt, met het commando Beginsaldi bijwerken.

De rekeningkaarten worden automatisch aangemaakt en het is niet mogelijk daar de beginsaldi direct in te voeren of veranderingen te maken.

Om het beginsaldo in een rekeningkaart te veranderen moet u naar de rekeningtabel, kolom Opening, gaan en om mutaties te corrigeren moet u de invoer in de transactietabel aanpassen.

Beginsaldi afdrukken

Om de beginsaldi af te drukken:

• Om de inhoud van de tabel af te drukken gebruikt u het Afdrukvoorbeeld commando, en selecteert u de rijen van de balans.
• U kunt ook de Boekhoudafdrukken gebruiken en de afdruk instellen voor alleen de balans en de kolom Opening.

 Het commando nieuw jaar aanmaken creëert een bestand voor het nieuwe jaar op basis van het boekhoudbestand dat wordt afgesloten. Het commando wijzigt het huidige bestand niet, zodat het zonder gevolgen kan worden uitgevoerd.

Logica van de overgang naar het nieuwe jaar

Met Banana Boekhouding heeft u voor elk jaar een apart bestand. Wanneer het nieuwe jaar begint, is de operationele logica als volgt:

• Met het commando Nieuw jaar aanmaken, maakt het programma een nieuw bestand voor het jaar aan, met hetzelfde rekeningschema, dezelfde instellingen en saldi van het lopende jaar dat op het punt staat te worden afgesloten.
  • Zodra het nieuwe jaarbestand is gecreëerd, sla het op met een nieuwe naam.
  • De handeling van het aanmaken van het nieuwe bestand kan worden herhaald indien u besluit het bestand niet op te slaan.
• U kunt aan beide bestanden tegelijk werken:
  • In het nieuwe worden de transacties van het nieuwe jaar ingevoerd. Het zal ook mogelijk zijn wijzigingen aan te brengen in het rekeningschema, de BTW of andere, zonder dat het vorige jaar wordt beïnvloed.
  • In het dossier van het vorige jaar worden de transacties verder ingevoerd om het jaar af te sluiten en de typische afsluitende verrichtingen uit te voeren, saldi te verifiëren, rapporten af te drukken, enz.
• In het bestand van het nieuwe jaar worden, met het commando Acties → Beginsaldi bijwerken de wijzigingen die in het bestand van het vorige jaar werden aangebracht, hervat. Deze operatie moet worden uitgevoerd ten laatste wanneer er geen wijzigingen meer zijn in het vorige jaar.

Zodra het Bestand voor het nieuwe jaar is aangemaakt, zullen degenen die geabonneerd zijn op het Professional Plan van Banana Boekhouding Plus, het bericht Advanced Plan in demonstratiemodus zien. Deze melding zal verschijnen in het Info venster onderaan het scherm en zal pas verdwijnen bij het bereiken van 70 transactieregels in de Transactions tabel.

Controleren en afsluiten van de boekhouding van het vorige jaar

Alvorens de beginsaldi bij te werken, is het belangrijk dat u alle controles, verificatiebewerkingen en alle boekingen ter afsluiting van het boekjaar hebt uitgevoerd, om verschillen tussen de eindsaldi van het lopende jaar en de beginsaldi voor het volgende jaar te voorkomen. Raadpleeg de pagina:

• Controle en afsluiting in het Dubbel boekhouden
• Afsluiting en wisselkoersen voor de Vreemde valuta boekhouding
  Specifieke informatie voor het instellen van slotkoersen en het boeken van niet-gerealiseerde wisselkoerswinsten en -verliezen.

Bewerkingen uitgevoerd door het commando Nieuw jaar aanmaken

Het Nieuw jaar aanmaken... commando voert de volgende bewerkingen uit, rekening houdend met de door de gebruiker ingestelde parameters

• Maakt een nieuw bestand aan (zonder naam) met het rekeningschema en de instellingen van uw huidige bestand, maar zonder transacties.
• Kopieert de gegevens van de Saldo kolom van uw huidige bestand naar de Opening kolom van het nieuwe bestand (alleen voor de geselecteerde klassen)
• Telt de winst of verlies van het vorige jaar op bij het beginsaldo van de aangegeven rekening of rekeningen voor de uitsplitsing (gewoonlijk wordt de rekening voor overgedragen winst / verlies aangegeven).
• Kopieert de gegevens van de Saldo kolom van uw huidige bestand naar de Vorig Jaar kolom van het nieuwe bestand (voor alle rekeningen).
• Werkt de Bestands en boekhoudingseigenschappen van het bestand bij:
  • Stelt de begin- en einddatum in, waarbij 1 jaar wordt toegevoegd aan de bestaande.
  • In de sectie Opties, stelt de bestandsnaam van het vorige jaar in en activeert de optie om de transacties van het vorige jaar te gebruiken voor autoaanvulling.
• Voert in een Vreemde valuta boekhouding de slot wisselkoersen van het vorige jaar in als opening wisselkoersen..
• Als er gegevens in de Budgettabel staan, worden de transactierijen overgenomen in het nieuwe jaar, rekening houdend met de instellingen.
• Als de optie Segmenten is geactiveerd worden openingstransacties voor de segmenten aangemaakt.

Dialoog Nieuw Jaar aanmaken

In het dialoogvenster Nieuw jaar aanmaken kunt u de parameters opgeven voor het aanmaken van het bestand voor het nieuwe jaar:

Beginsaldi van de rekeningen overbrengen

De beginsaldi van de geselecteerde opties worden overgebracht.

Balans
Toont de saldi van activa-, passiva- en aandelenrekeningen. Deze optie moet over het algemeen geactiveerd zijn.

Winst- en Verliesrekening (niet aangeraden)
De saldi van de uitgaven- en inkomstenrekeningen moeten NIET worden overgedragen naar het nieuwe jaar.
Deze optie wordt alleen gebruikt in speciale gevallen. Activeer deze optie alleen als u weet wat u doet.

Buiten de balans om
Toont rekeningen met BKlasse (5 en 6)

Kostenplaatsen
Deze moeten worden geactiveerd als de kostenplaatsen worden gebruikt om posten te beheren die doorlopen in de tijd zoals klanten, leveranciers en partners.

Kostenplaatsen KP1
Deze beginnen met een punt ".".

Kostenplaatsen KP2
Deze beginnen met een komma ","

Kostenplaatsen KP3
Deze beginnen met een puntkomma ";".
Voor meer informatie zie pagina Kostenplaatsen en Winstcentra.

Segmenten

De beginsaldi van de segmenten worden gecreëerd met openingstransacties in de transactietabel.

• Voor meer informatie zie pagina Segmenten.
• Het programma maakt transacties aan voor iedere rekening en segment die overeenkomen daarmee de exacte situatie van het vorige jaar reproducerend.
• Het wordt aanbevolen om de beginsaldi van de segmenten niet in te voeren in de kolom Opening. Als dit is gedaan in het vorige jaar laat het programma het saldo opnieuw zien in de kolom Opening van het nieuwe jaar.

Let op: verrekeningen, zoals het opnemen en afsluiten van overgangsrekeningen, deze moeten handmatig worden ingevoerd.

Winst/Verlies toewijzen

Wanneer de beginsaldi naar het nieuwe jaar worden overgedragen, worden de overgedragen winstrekeningen bij de vermelde cijfers opgeteld.

Toe te wijzen totaal
Het programma geeft het winst/verlies bedrag aan dat verdeeld moet worden.

Rekeningen
Selecteer de rekening(en) (maximaal drie) waarin het bedrijfsresultaat moet worden verdeeld. Als er meerdere rekeningen voor de toewijzing van het financiële jaarresultaat zijn moet het bedrag handmatig in de bijbehorende velden ingevoerd worden.

Als maar één rekening wordt geselecteerd wordt het bedrag automatisch ingevoerd. Het programma werkt de beginsaldi automatisch bij. Het totaal van de Activa zal precies overeenkomen met het totaal van de Passiva.

De toewijzing van het resultaat van de boekhoudperiode aan meer dan drie rekeningen.
Wijs in dit geval het resultaat van de boekhoudperiode automatisch toe aan de overgedragen Winst- en verliesrekening zoals gebruikelijk, en ga verder met het aanmaken van het nieuwe jaar.
Voer in de Transacties tabel van het nieuwe jaar (nieuw bestand) een meervoudige boeking uit om het bedrijfsresultaat van de overgedragen winst- of verliesrekening aan de gewenste rekeningen toe te wijzen.

Uitstellen van de toewijzing van de winst of het verlies van het jaar
Indien u het resultaat van het jaar nog niet wenst toe te wijzen, kunt u toch overgaan tot het aanmaken van het nieuwe jaar, door op de OK knop te klikken. Daarna kunt u overgaan tot de toewijzing van het bedrijfsresultaat via het menu Acties → Beginsaldi bijwerken. Het programma toont hetzelfde venster dat verschijnt met het commando Nieuw jaar aanmaken.

Sla het nieuwe bestand op

Het programma maakt een nieuw boekhoudbestand aan voor het nieuwe jaar:

U moet daarna de bestandseigenschappen compleet maken en het bestand opslaan met een nieuwe naam.

• Bevestig de Bestands en boekhoudingseigenschappen voor het nieuwe jaar. Het programma gebruikt de kopteksten van het vorige jaar en voert automatisch de begin- en einddatum van het nieuwe jaar in.
• Geef via Bestand → Opslaan als... de map aan waar het nieuwe boekhoudbestand opgeslagen moet worden. Wij raden u aan de bedrijfsnaam en het jaar als naam in te voeren.
  Zie ook Beheer boekhoudbestanden

Als er verschillen zijn of andere problemen kunt u het aangemaakte bestand ook niet opslaan en de bewerking om een nieuw jaar aan te maken later herhalen.

Beginsaldi bijwerken

Nadat u de laatste wijzigingen van het vorige jaar hebt ingevoerd, gebruikt u het commando Acties → Beginsaldi bijwerken, om de openingssaldi op te halen en de winst van het vorige jaar opnieuw toe te wijzen.

Deze operatie kan verschillende keren worden herhaald en kan veilig worden uitgevoerd, aangezien de integriteit van de gegevens tijdens de overgang gewaarborgd is en er geen informatie verloren gaat.

Indien u wenst over te schakelen naar een ander type boekhouding voor het nieuwe jaar (met vreemde valuta of met BTW) gaat u verder met het aanmaken van het nieuwe bestand en gebruikt u vervolgens het commando Extra → Naar nieuw bestand converteren.

Indien u een kopie van het bestand wenst te maken, zonder de saldi over te dragen, gebruik dan het commando Extra → Copie bestand creëren

Wijzigen van overgedragen saldi

Zodra de saldi naar het nieuwe jaar zijn overgedragen (nieuw bestand), kunnen de beginsaldi, indien nodig, handmatig worden gewijzigd door de bedragen in de volgende kolommen te wijzigen:

• Kolom Opening van de rekeningentabel.
• Kolom Vorige voor saldi die betrekking hebben op het vorige jaar.
• In de transactietabel voor segmenten.

Als u veranderingen hebt gemaakt in het bestand van het vorige jaar klikt u op menu Acties → Beginsaldi bijwerken om de saldi over te dragen.

De tabel Terugkerende boekingen controleren

Wanneer het commando Nieuw jaar aanmaken wordt uitgevoerd, neemt het programma alle in de tabel Terugkerende boekingen opgeslagen boekingen over in het bestand van het nieuwe jaar.

Voordat u de boekingen van het nieuwe jaar boekt, is het aan te raden alle in deze tabel opgeslagen boekingen te controleren:

Controleer in het bijzonder:

• Boekingen met Regels
• Herhalende boekingen die via de kolom Doc worden geïdentificeerd
• Boekingen met een regelmatige frequentie.

Als bepaalde voorwaarden niet langer geldig zijn:

• Rekeningen, tegenrekeningen, btw-code, CC3 of segmenten aanpassen
• Niet meer actuele boekingen verwijderen
• Nieuwe boekingen met Regels of andere opgeslagen boekingstypes toevoegen.

Door deze controle meteen uit te voeren, voorkomt u fouten en latere correcties, zowel in de tabel Boekingen als in de tabel Terugkerende boekingen.

Tekstovername in het nieuwe jaar / Smart Fill

Wanneer een nieuw jaar wordt aangemaakt, worden ook de beschrijvende teksten van het vorige jaar overgenomen. Deze functie maakt het invoeren van boekingen in het nieuwe jaar eenvoudiger en sneller.

Als u niet wilt dat de beschrijvende teksten automatisch worden overgenomen, hoeft u alleen de functie Smart Fill uit te schakelen:

• via het menu Bestand > en boekhoundingseingenschappen > Opties.

Aan het begin van het boekjaar moet het totaal van de Activa overeenkomen met het totaal van de Passiva, anders is het niet mogelijk een correcte balans te hebben en is het nodig de reden daarvan te onderzoeken en te corrigeren om er voor te zorgen dat er in het informatiescherm geen bericht Verschil in beginsaldi staat.

Er kunnen verschillende redenen zijn die leiden tot een verschil in de beginsaldi:

1. Wanneer het programma voor de eerste keer gebruikt wordt zijn de passiva niet ingevoerd met een minteken voor het bedrag.
2. Het resultaat van het vorige jaar werd niet automatisch toegewezen bij het aanmaken van een nieuw jaar.
3. De saldi voor uitgaven en inkomsten zijn overgedragen bij het aanmaken van een nieuw jaar terwijl dat niet gedaan had moeten worden.
4. Bij het handmatig invoeren van de beginsaldi is geen rekening gehouden met het resultaat van vorig jaar. In dit geval correspondeert het verschil met de overgebrachte winst of verlies.
5. Bij het handmatig toewijzen van de winst aan meerdere rekeningen zijn scheidingstekens voor de duizendtallen en decimalen gebruikt die afwijken van de in de Banana Boekhouding voor bedragen gebruikte tekens.

De oplossingen voor iedere fout worden uitgelegd in deze foutmeldingspagina.

In het voorbeeld laat het programma een foutmelding zien van een verschil in de beginsaldi van 1000.-.

Na controle en correctie moeten de beginsaldi van de totale activa gelijk zijn aan die van de totale passiva.

Het is ook mogelijk om de saldi in de totalentabel te controleren en te vereffenen in Totalentabel.