Kunden einrichten

Um die Optionen des Menüs Kunden zu aktivieren, muss die Gruppe der Kunden über das Menü Berichte > Kunden > Einstellungen eingestellt werden.

Im Folgenden werden die Funktionen für Kunden erläutert, sie gelten aber auch für die Funktionen der Lieferanten (Berichte > Lieferanten > Einstellungen). Die folgenden Dialogfenster sind sowohl für die Funktionen des Kunden als auch des Lieferanten identisch.

Ohne die Angabe der Gruppe sind alle Funktionen in den Einstellungen des Menüs Kunden deaktiviert.

Allgemein

Gruppe oder Konto

Die Gruppe oder das generische Konto auswählen, welches die Liste der Kunden oder Lieferanten enthält. Die Gruppe oder das Konto muss bereits in der Tabelle Konten vorhanden sein.

Informationen betreffend das Einrichten des Postenbuchs Kunden oder Lieferanten finden Sie auf folgenden Seiten:

• Postenbuch Kunden einrichten und Postenbuch Lieferanten einrichten (nach vereinbarter Methode).
• Postenbuch Kunden einrichten und Postenbuch Lieferanten einrichten (nach vereinnahmter Methode).

Rechnungen fällig (in Tagen)

Zur Berechnung der Fälligkeit der Rechnungen geht das Programm nach folgender Priorität vor:

• Das Fälligkeitsdatum, sofern es in der Buchungszeile erfasst wurde.
  Wenn es mehrere Daten für dieselbe Rechnungsnummer gibt, berücksichtigt das Programm das aktuellste Datum
• Wenn die Anzahl der Tage in der Spalte FälligkeitBezahlungInTagen in der Tabelle Konten angegeben wird, wird das Datum der Erfassung um die eingestellte Anzahl von Tagen erhöht
• Das Datum der Buchung erhöht sich um die im Dialogfenster der Einstellungen angegebenen Tage

Bewegungen der letzten Jahre einschliessen

• '0' - das Programm zeigt die Rechnungen des Vorjahres nicht an. Es werden nur die Eröffnungssaldi des Kundenkontos angezeigt
• '1' - das Programm schliesst im Kontoauszug des Kunden auch die Vorjahresrechnungen ein
• '2 oder länger' - die Software schliesst im Kontoauszug des Kunden auch die Rechnungen der Vorjahre ein

Erweitert

Verbindung zum Rechnungsdokument

Sie können die Rechnungen speichern (pdf, doc oder andere) und den Link in das Feld Link zum Rechnungsdokument einfügen. Wenn in der Tabelle Buchungen, Spalte Rechnung, die Rechnungsnummer angegeben ist, öffnet das Programm das Dokument und ermöglicht den Zugriff auf den Inhalt.

Der Link kann enthalten:

• Den XML-Namen <DocInvoice> oder denjenigen einer anderen Spalte, welche zwischen <> steht. 
  Wird der Befehl "<DocInvoice>.pdf" benutzt und befindet man sich z.B. auf der Zeile mit der Rechnungs-Nr. 100, so wird das Programm versuchen, die Datei "100.pdf" zu öffnen. Sie können dem Dateinamen auch einen Ordnernamen voranstellen.
• Jede Dateierweiterung kann verwendet werden. Sie muss jedoch in der Liste der als sicher geltenden Dateierweiterungen enthalten sein ( Werkzeuge > Programmoptionen > Erweitert).
• Sie können auch einen Pfad vor dem Feldnamen angeben, der den Namen des zu öffnenden Dokuments enthält
• Mit dem Link "c://temp/<DocInvoice>.pdf" und der Rechnungsnummer 100 sucht und öffnet das Programm die Datei c:\temp\100.pdf
• Der Name des Ordners entspricht dem Namen des Ordners, in dem sich die Buchhaltungsdatei befindet

Alternativer Text für die Autovervollständigung der eingegangener Zahlung (Zahlung %1)

Der Zahlungseingang einer Rechnung kann durch die automatische Vervollständigung des Textes "Zahlung" in der Spalte 'Beschreibung' erleichtert werden, indem Sie die F2-Taste direkt in der Zelle der Spalte 'Rechnung' (Tabelle 'Buchungen) betätigen, um sie zu aktivieren.

Die automatische Vervollständigung ergänzt in der Eingabespalte der Buchungen die folgenden Informationen: Rechnungsnummer, Beschreibung, Betrag, Konten (Soll/Haben). In der Spalte "Beschreibung" können Sie den Text "Zahlung", gefolgt von der Beschreibung der ersten Zeile der Rechnung (%1), ändern und den gewünschten Text angeben.

Rundung des Rechnungsbetrags (nur Basiswährung)

Geben Sie den Mindestbetrag für die Rundung des Rechnungsbetrags an (z.B. 0,01 rundet den Rechnungsbetrag auf den Hundertstel auf; 0,10 rundet den Rechnungsbetrag auf die nächsten 10 Rappen.

Wenn das Feld leer ist, wird der Rechnungsbetrag in CHF auf 5 Rappen aufgerundet, für die anderen Währungen erfolgt die Rundung auf den Hundertstel.

Deaktivieren der Autovervollständigung der Rechnungsdaten

Diese Option wird in der Regel deaktiviert, wenn es viele Buchungen gibt und die Dateneingabe durch das Anzeigen der Liste der offenen Rechnungen im Feld 'Rechnung' der Tabelle 'Buchungen' verlangsamt wird.

Automatischen Ausgleich offener Rechnungen mit Eröffungssalden deaktivieren

Automatischer Ausgleich bezieht sich auf den Prozess, bei dem die Eröffnungsbilanz des Kontos verwendet wird, um offene Rechnungen auszugleichen. Wenn die Eröffnungsbilanz die Beträge in der Buchungstabelle vollständig decken kann, gelten die Rechnungen als bezahlt, und ihr Status wird als "paidOpening" angezeigt. Falls die Eröffnungsbilanz nicht ausreicht, um die Rechnungen auszugleichen, bleiben diese offen.

Wenn Sie diese Funktion deaktivieren, wird das System die Eröffnungsbilanz nicht mehr verwenden, um offene Rechnungen auszugleichen. Stattdessen wird die Eröffnungsbilanz separat von den Rechnungen in der Rechnungsliste angezeigt.

Wenn Sie eine Rechnung mit dem Anfangssaldo ausgleichen möchten, unabhängig von der Option 'Automatischen Ausgleich deaktivieren', geben Sie einfach 'openBalance' in das Feld für die Rechnungsnummer ein.

Ein Rechnungsdokument öffnen

• Positionieren Sie sich in der Tabelle Buchungen, Spalte Rechnung, in der Zelle, in der der Link zu dem zu öffnenden Dokument eingefügt wurde
• Öffnen Sie das Kontextmenü mit der rechten Maustaste
• Wählen Sie den Befehl Link Rechnung öffnen