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Vereine, die Aktivitäten und Veranstaltungen/Events organisieren, müssen häufig ihre Freiwilligen koordinieren. Mit Banana Buchhaltung Plus können Sie zwei einfache Tabellen erstellen, die miteinander verknüpft sind – Freiwillige und Veranstaltungen –, um zentral zu verwalten, wer teilnimmt, welche Aufgaben zugeteilt wurden und welche organisatorischen Details zu jeder Veranstaltung gehören.
So bleiben alle Informationen innerhalb derselben Buchhaltungsdatei, ohne dass separate Excel-Dateien erforderlich sind. Dadurch erhalten Sie einen klaren, stets aktuellen und sofort verfügbaren Überblick.
In Banana Buchhaltung Plus können Sie einfache Tabellen über die Spalte Zeilen-ID (RowId) miteinander verknüpfen.
Tabellen 'Freiwillige' und 'Veranstaltungen' erstellen
- Öffnen Sie die Buchhaltungsdatei.
- Wählen Sie im Menü Werkzeuge > Funktionen hinzufügen/entfernen > Einfache Tabelle hinzufügen.
- Erstellen Sie die einfache Tabelle Freiwillige.
- Erstellen Sie die einfache Tabelle Veranstaltungen.
Struktur der Tabelle 'Freiwillige'
Die Tabelle kann individuell angepasst werden, indem Sie eigene Spalten hinzufügen oder weitere vordefinierte Spalten einblenden. Im folgenden Beispiel wurde die Struktur wie folgt erstellt:
- Zeilen-ID (RowId) → eindeutiger Freiwilligen-Code (dient gleichzeitig als Verknüpfungsschlüssel).
- Beschreibung → Vor- und Nachname des Freiwilligen; erscheint automatisch in anderen verknüpften Tabellen.
- E-Mail → Spalte "Anmerkungen" wurde in E-Mail umbenannt.
- Telefonnummer → Spalte über den Menübefehl Daten > Spalten einrichten > Schaltfläche Hinzufügen ergänzt.
Struktur der Tabelle 'Veranstaltungen'
Die Tabelle Veranstaltungen kann unter anderem folgende Spalten enthalten:
- Zeilen-ID (RowId) → Kürzel zur Identifikation der Veranstaltung (z.B. FRÜHFEST).
- Beschreibung (DescriptionId) → Name der Veranstaltung (z.B. Frühlingsfest).
- Datum (Date) → Spalte über den Menübefehl Daten > Spalten einrichten > Schaltfläche Hinzufügen ergänzt.
- Ort (Location) → Spalte über den Menübefehl Daten > Spalten einrichten > Schaltfläche Hinzufügen ergänzt.
Verknüpfung zwischen den Tabellen 'Freiwillige' und 'Veranstaltungen' erstellen
In diesem Beispiel werden die Spalten der Tabelle Freiwillige mit der Tabelle Veranstaltungen verknüpft.
Gehen Sie dazu wie folgt vor:
- Wählen Sie im Menü Werkzeuge > Funktionen hinzufügen/entfernen > Spalten für die Verknüpfung von Tabellen hinzufügen.
- Wählen Sie im Dialogfenster die Tabelle Freiwillige aus.
Daraufhin fügt Banana Buchhaltung automatisch folgende Spalten in der Tabelle Veranstaltungen hinzu:
- Freiwillige-ID (Volunteers Id) → Code des Freiwilligen.
- Freiwillige-Beschreibung (Volunteers Description) → Name des Freiwilligen (oder der verantwortlichen Person für die Veranstaltung).
Wenn Sie in der Spalte Freiwillige-ID den Code des Freiwilligen eintragen, ergänzt Banana automatisch den Namen des Freiwilligen in der entsprechenden Spalte.
Vorteile der Verknüpfung
- Klarer Überblick → Sie sehen sofort, wer an einer Veranstaltung teilnimmt.
- Definierte Rollen → Weisen Sie jedem Freiwilligen konkrete Aufgaben zu.
- Automatische Aktualisierung → Änderungen in der Tabelle 'Freiwillige' werden automatisch auch in der Tabelle 'Veranstaltungen' übernommen.
- Vereinfachte Verwaltung → keine separaten Dateien mehr, alle Daten bleiben in derselben Datei.
- Aktivitätsverlauf → behalten Sie den Überblick über die Teilnahme der Freiwilligen im Laufe der Zeit.
Dieser Ansatz ist ideal für Kultur-, Sport- oder gemeinnützige Vereine, die Personen und Veranstaltungen auf einfache, organisierte und sofort zugängliche Weise verwalten möchten.