Lettere ai soci con stampa unione di Word

Banana Contabilità permette di esportare dati e con essi creare documenti in Word. Per esempio, si possono creare lettere di richiesta di versamento di quote associative nelle quali gli indirizzi vengono inseriti grazie al comando stampa unione di Word.

Supponiamo di voler scrivere una lettera da inviare ad ogni socio: il corpo della lettera sarà uguale per tutti, l'indirizzo invece dovrà essere diverso per ogni lettera. Per evitare di modificare manualmente tutti gli indirizzi possiamo utilizzare la funzionalità stampa unione di Word.

Qui di seguito viene spiegato come usare la funzione con Windows, per Mac si rimanda alla relativa documentazione di Word.

I passi da eseguire sono i seguenti:

1. Creare in Banana Contabilità un elenco soci con i relativi indirizzi (file contabilità entrate/uscite oppure file contabilità doppia).
2. Esportare le righe degli indirizzi da Banana Contabilità in formato HTML.
3. Usare la funzionalità Stampa Unione di Word

Documentazione di riferimento

• Documentazione Microsoft Stampa Unione di Word
• Usare stampa unione per inviare messaggi di posta elettronica in massa

Esportare righe indirizzi da Banana Contabilità in formato HTML

Il primo passo è esportare gli indirizzi da Banana Contabilità in formato html, in modo che poi Word possa leggerli ed usarli:

1. Selezionare la tabella Conti e poi la vista Indirizzo.
2. Selezionare le righe degli indirizzi che si vogliono esportare.
   
   
    
3. Scegliere il menu Data -> Esporta righe -> Esporta righe Html... (vedi Esporta in Html).
4. Nella finestra di dialogo:
   • inserire il nome del file.
   • Cliccare Sfoglia... per selezionare dove salvare il file.
   • Inserire un testo nel campo Intestazione 1. Gli altri campi sono facoltativi.
   • Assicurarsi che l'opzione Esporta solo zona selezionata sia attivata.
     
     
      
   • Aprire la sezione Opzioni Html e assicurarsi che siano vistate le opzioni come da immagine seguente.
     
     
      
5. Cliccare su OK per terminare l'esportazione delle righe in formato html.

Usare la funzionalità stampa unione di Word

Dopo aver esportato gli indirizzi in formato html, è possibile iniziare a lavorare con Word ed utilizzare la funzionalità stampa unione.
La procedura da seguire è descritta di seguito, ma si consiglia di visitare la pagina di Microsoft Usare la stampa unione per personalizzare le lettere da inviare in massa per una documentazione più dettagliata e completa:

1. Creare la lettera:
   • aprire Microsoft Word
   • selezionare la scheda Lettere
   • selezionare Inizia stampa unione
   • selezionare Lettere
     
     
      
   • digitare in Word il corpo della lettera inserendo il testo che si ripeterà per ogni documento.
      
2. Collegare gli indirizzi esportati del file HTML al documento Word:
   • nella scheda Lettere selezionare Seleziona destinatari
   • selezionare Usa un elenco esistente
     
     
      
   • selezionare il file con estensione .html esportato da Banana
   • confermare con OK nella finestra che appare
     
     
     
      
3. Aggiungere gli indirizzi:
   • Nel documento Word, posizionare il cursore dove si vuole che venga inserito l’indirizzo (ad esempio, ad inizio pagina)
   • Selezionare la scheda Lettere e poi Inserisci campo unione
     
     
      
   • Selezionare uno ad uno i campi dell'indirizzo che si vogliono aggiungere
     
     
      
   • Verificare con Anteprima risultati con le freccette avanti e indietro
     
     
4. Stampare le lettere:
   • selezionare Finalizza e unisci -> Stampa documenti... per stampare tutte le lettere
   • selezionare Finalizza e unisci -> Modifica singoli documenti... e poi Tutti per eventualmente modificare e salvare le lettere
     
     
5. Invia messaggi per email:
   In alternativa al punto 4, è possibile scegliere di inviare le lettere per email.
   
   Per ogni socio verrà ripreso l'indirizzo email specificato nella vista indirizzi in Banana Contabilità. Se non sono presenti indirizzi email è necessario aggiungerli, ed eventualmente esportare nuovamente le righe indirizzi in formato HTML in modo tale che il file esportato contenga anche gli indirizzi email.
   Inoltre è necessario installare ed usare il programma di posta elettronica Outlook. Non è possibile utilizzare la versione web. Maggiori informazioni su Usare stampa unione per inviare messaggi di posta elettronica in massa.
   
   Per inviare messaggi di posta elettronica:
   • selezionare Finalizza e unisci -> Invia messaggi...
     
     
      
   • Nel campo "A" selezionare Email_lavoro (la colonna usata in Banana Contabilità per l'inserimento dell'indirizzo email).
   • Nel campo "Oggetto" inserire il testo dell'oggetto dell'email.
   • Nel campo "Formato" selezionare HTML (impostazione predefinita).
   • Selezionare Tutti per inviare l'email a tutti i soci presenti negli indirizzi esportati da Banana Contabilità.
   • Confermare con OK.