Gestione proprietà in affitto

Banana Contabilità Plus propone due modelli utili per tenere una contabilità immobiliare professionale per gli affitti:

• Modello per la contabilità affitti Entrate/Uscite: la versione semplice, ideale se non sei uno specialista e non conosci la contabilità in partita doppia.
• Modello per la contabilità affitti in partita doppia: la versione avanzata, ideale se conosci la contabilità classica in partita doppia.

Piano dei conti per Affitti

Il piano dei conti per la gestione di una proprietà in affitto è simile ad altre contabilità come se gli inquilini fossero dei clienti. Gli inquilini tuttavia anticipano i soldi per sostenere alcune spese e, oltre all'affitto, devono versare esattamente gli stessi soldi che sono stati spesi per sostenere le spese durante l'anno.
La gestione della contabilità che viene descritta è utile anche per verificare la corretta suddivisione dei soldi che gli inquilini devono versare.

• Bilancio
  • Conti inquilini.
    Gli inquilini sono come dei clienti: si registrano le richieste di pagamento e i pagamenti ricevuti.
  • Conti delle spese a carico degli inquilini (nella contabilità in partita doppia si trovano negli attivi).
  • Conto per il calcolo del conteggio di fine anno (affinché i soldi incassati dagli inquilini per le spese siano esattamente gli stessi soldi che sono stati spesi per sostenere le spese durante l'anno). Si azzera quando si calcola il conteggio ogni fine anno.
  • Conto per gli anticipi sulle spese richiesti agli inquilini (nella contabilità in partita doppia si trovano nei passivi).
    Si azzera quando si calcola il conteggio ogni fine anno.
• Conto Economico
  • Conti dei Ricavi per gli incassi degli affitti.
  • Conti delle spese a carico del proprietario.

Conti per gli inquilini

Per semplicità, qui di seguito assumiamo che gli affitti vengano pagati mensilmente; ovviamente il programma permette anche di registrare affitti concordati con altre scadenze. 

Per ogni inquilino viene creato un conto contabile sul quale:

• Viene registrato (conto inquilino Dare) l'importo mensile dell'affitto richiesto all'inquilino.
  • La contropartita è il conto dei Ricavi per affitti.
• Viene registrato (conto inquilino Dare) l'importo dell'anticipo sulle spese richiesto all'inquilino.
  • La contropartita è il conto per gli anticipi sulle spese richiesti agli inquilini.
• Viene registrato (conto inquilino Avere) l'importo versato dall'inquilino per l'affitto e per l'anticipo sulle spese.
  • La contropartita (in Dare) è il conto bancario o la cassa in caso di pagamento a contante.

Per eguagliare gli incassi degli anticipi e le spese avvenute durante l'anno, a fine anno viene calcolato un conteggio e:

• Viene registrato l'importo rimanente da pagare a chi ha pagato meno (conto inquilino in Dare).
  La contropartita è il conto per il conteggio annuale.
• Viene registrato l'importo da rimborsare a chi ha pagato di più (conto inquilino in Avere).
  La contropartita è il conto per il conteggio annuale.

Registrazione e controllo affitti 

La registrazione e il controllo degli incassi viene fatto tramite:

• I conti dei Ricavi per affitti:
  • Possono essere suddivisi su più conti per affitti di appartamenti, affitti di oggetti commerciali o affitti di posteggi e così via.
  • Contengono solo l'affitto e non contengono gli anticipi sulle spese.
• La registrazione mensile degli affitti e degli anticipi richiesti agli inquilini:
  • Viene registrato ogni inizio mese l'affitto richiesto a ogni inquilino (conto inquilino Dare).
  • La contropartita è il conto dei Ricavi per affitti.
  • La contropartita degli anticipi è il conto per gli anticipi sulle spese richiesti agli inquilini.
  • L'affitto e l'anticipo viene registrato anche se l'inquilino non l'ha ancora versato.
• La registrazione dell'incasso dell'affitto e degli anticipi:
  • A ogni incasso dell'affitto e dell'anticipo richiesto viene registrato l'importo ricevuto nel conto inquilino (conto inquilino Avere).
  • La contropartita è il conto bancario o la cassa in caso di pagamento a contante.

Controllo pagamento affitti

Il conto dell'inquilino contiene quindi tutti gli affitti e gli anticipi che gli sono stati richiesti e ogni volta che paga viene dedotto l'importo che ha versato.

Se resta un saldo in Dare significa che l'inquilino non ha ancora pagato tutto.

Se resta un saldo in Avere significa che l'inquilino ha versato più di quanto necessario.

La registrazione dell'affitto e dell'anticipo periodico richiesto può essere automatizzato grazie alle registrazioni ricorrenti automatiche.

Esiste inoltre un'estensione apposita per il controllo periodico del pagamento degli affitti.

Spese rimborsabili dagli inquilini

La particolarità della gestione immobiliare in affitto è che una serie di spese possono essere rimborsate dagli inquilini:

• Queste spese devono essere contabilizzate e documentate in modo che gli inquilini, se del caso, le possono verificare.
• Le spese rimborsabili dagli inquilini devono essere adeguatamente suddivise su ogni inquilino.

Criteri per spese rimborsabili

La possibilità di farsi rimborsare alcune spese dagli inquilini dipende da normative nazionali, regionali e anche dal tipo di accordi che si stipulano con gli inquilini.

In alcuni casi il proprietario si accorda per un affitto con un anticipo di rimborso spese senza calcolo del conteggio a fine anno o con un importo forfettario di affitto incluso di tutte le spese senza effettuare calcoli precisi.

Tuttavia all'inquilino generalmente può essere richiesto di pagare regolarmente un importo fisso come anticipo sulle spese rimborsabili e poi alla fine dell'anno calcolare esattamente le spese sostenute e chiedere il saldo.

Qui di seguito diamo indicazioni di carattere generale, unicamente con lo scopo di separare contabilmente le spese a carico degli inquilini e fare in modo che possano essere suddivise correttamente:

• Per esempio, le spese relative al riscaldamento dell’immobile possono essere in un unico conto contabile e possono raggruppare le spese relative agli abbonamenti di manutenzione della caldaia, dello spazzacamino, del gas, del gasolio o dell’elettricità usata dalla caldaia per riscaldare l’immobile.
• Se vuoi ottenere il dettaglio per ogni tipo di spesa da farsi rimborsare aggiungi conti contabili e indica per quale tipo di spesa vengono usati. Ordina i conti contabili seguendo il criterio che preferisci.
  • Per esempio potresti volere calcolare una percentuale dell'elettricità usata delle scale usata per fare funzionare la caldaia. Crea un conto contabile “Elettricità % caldaia” e inseriscilo insieme agli altri costi relativi al riscaldamento.
    In questo modo la percentuale di elettricità sarà suddivisa così come viene suddiviso il riscaldamento e non secondo la suddivisione usata per l'illuminazione delle scale.

In generale è consigliato distinguere le spese rimborsabili da quelle non rimborsabili.

Nel diagramma che segue puoi vedere la maggior parte delle spese immobiliari con un esempio di suddivisione tra quelle rimborsabili (a destra) e quelle non rimborsabili (a sinistra).

Conti contabili per spese rimborsabili

Le spese a carico degli inquilini non sono dei costi per il proprietario perché vengono rimborsate dagli inquilini. Pertanto sarebbe consigliato creare dei conti nella parte attiva del bilancio (conti dal 1100) o nella tabella Conti per la contabilità Entrate-Uscite.

Ecco le spese rimborsabili dagli inquilini in una contabilità in partita doppia:

Le spese in generale possono essere diverse in base all’immobile che si gestisce.
Puoi facilmente eliminare, inserire dei conti, cambiarne la descrizione.

Registrazioni delle spese rimborsabili dagli inquilini

• Per ogni spesa rimborsabile dagli inquilini:
  • Si registra il corretto conto contabile delle spese (esempio conto 1100 in Dare).
  • La contropartita è il conto bancario o la cassa se il pagamento è avvenuto a contanti.

Calcolo e suddivisione delle spese rimborsabili

Guarda la pagina dedicata al modello Excel per la suddivisione delle spese.

Spese non rimborsabili dagli inquilini

Come per la contabilità di una qualsiasi azienda, le spese che non possono essere rimborsate dagli inquilini sono elencate nel Conto economico o nella tabella Categoria come Costi.

Nel modello sono indicati nella parte Costi le spese non rimborsabili (per esempio conti 6100 e seguenti).  Anche qui puoi facilmente eliminare, inserire dei conti, cambiarne la descrizione.