Il calcolo e la suddivisione delle spese rimborsabili dagli inquilini tiene conto di:

• Il conto del Conteggio annuale che serve per registrare i conteggi calcolati per gli Inquilini.
  • Si registra ogni singola spesa che deve essere rimborsata dall'inquilino (esempio conto 1100 in Avere).
  • La contropartita è il conto di Conteggio annuale (conto Dare).
  • L'importo delle spese è quello riferito a tutto il periodo di spese da suddividere.
• Gli anticipi sulle spese pagati dagli inquilini durante l'anno devono essere considerati nel calcolo del conteggio.
  • Si registra in un unica registrazione il totale degli anticipi richiesti durante il periodo nel conto degli Anticipi dagli inquilini (conto Dare).
  • La contropartita è il conto del Conteggio annuale (conto Avere).
  • L'importo da girare è il totale degli anticipi richiesti a tutti gli inquilini durante il periodo.
• Differenze nel conto del Conteggio annuale.
  • Dopo le due operazioni precedenti l'importo restante del conto Conteggio annuale è uguale al totale dei conteggi da suddividere agli inquilini.
  • Questo importo deve essere suddiviso per ogni inquilino tramite un calcolo che fa uso di chiavi o coefficienti di suddivisione.
  • Quando si registrano i conteggi calcolati per ogni singolo inquilino nel conto del Conteggio annuale questo conto dovrebbe azzerarsi o dovrebbero restare pochi centesimi non più suddivisibili a tutti gli inquilini.

Suddivisione delle spese per ogni appartamento

La suddivisione delle spese è riferita a ogni singolo appartamento e eventualmente anche al periodo di tempo in cui un inquilino è stato effettivamente inquilino.

Banana Contabilità Plus permette di tenere nota delle spese rimborsabili, ma non si occupa della suddivisione, perché il tema della suddivisione è diverso per ogni immobile e a volte può avere anche delle suddivisioni molto complesse.

Per la suddivisione si consiglia quindi di creare una tabella Excel per ogni immobile e per ogni anno (o periodo di suddivisione) dove sono riportati i totali di ogni singola spesa e poi gli importi sono calcolati e suddivisi tramite delle chiavi o coefficienti di suddivisione (m2, consumo, ecc).

Vedi l'esempio di seguito e scarica il modello Excel.

Conteggio agli inquilini

Il conteggio calcolato deve essere registrato in contabilità:

• Se l'inquilino ha versato meno rispetto alle spese a lui assegnate si chiede la differenza e si registra nel conto dell'inquilino in Dare.
  La contropartita è il conto per il Conteggio annuale.
• Se l'inquilino ha versato di più rispetto alle spese a lui assegnate si rimborsa la differenza e si registra nel conto dell'inquilino in Avere.
  La contropartita è il conto per il Conteggio annuale.
• Dopo avere registrato i conteggi ai rispettivi inquilini il conto Conteggio annuale dovrebbe azzerarsi o dovrebbe restare un importo di pochi centesimi che non può essere ulteriormente suddiviso su tutti gli inquilini.
  • Se il conto Conteggio annuale si azzera o restano solo pochi centesimi la suddivisione delle spese è avvenuta correttamente.
  • Se il conto Conteggio annuale non si azzera o restano importi superiori a pochi centesimi la suddivisione non è avvenuta correttamente. È quindi necessario ricontrollare i calcoli fatti per suddividere le spese agli inquilini.

Spese calcolate nel periodo successivo

• Le spese che non rientrano nel periodo di conteggio corrente, non vengono spostate nel conto per il Conteggio annuale. Queste spese verranno spostate e calcolate solo nel periodo o anno successivo.
  • Con i conti delle spese rimborsabili dagli inquilini negli Attivi di una contabilità in partita doppia queste spese verranno riportate automaticamente nell'anno contabile successivo.
  • Con i conti delle spese rimborsabili dagli inquilini nei Costi queste spese, a fine anno, devono essere spostate tra gli importi sospesi del Bilancio per riportarle nell'anno successivo.

Spese rimborsabili dagli inquilini pro-rata

Quando due inquilini si sono alternati come inquilini dell'appartamento durante l'anno, potrebbe essere necessario suddividere le spese pro-rata:

• Potrebbero esistere tuttavia anche altri metodi di suddivisione come quello per mesi o per periodo caldo e freddo dell'anno e così via.
• I metodi per la suddivisione delle spese pro-rata variano secondo le normative locali vigenti o secondo i contratti di affitto dell'appartamento.

Con Banana Contabilità+ puoi gestire una contabilità di una proprietà in affitto con il flusso di lavoro descritto in questa pagina e che comprende:

• la importazione degli estratti conto elettronici bancari.
• la registrazione automatica degli estratti attraverso la gestione delle regole di completamento delle registrazioni.
• la registrazione automatica dei salari versati al custode senza riscrivere o ricopiare le registrazioni più volte.
• l'addebito automatico degli affitti in contabilità alle scadenze prestabilite dai contratti.
• il facile controllo degli incassi e dei mancati pagamenti da parte degli inquilini.
• il salvataggio e l'invio della contabilità comprensiva dei giustificativi in un unico file PDF.

Guarda nel dettaglio ognuna di queste possibilità che hai a disposizione su Banana Contabilità+.

Importa gli estratti conto elettronici in contabilità

Puoi richiedere alla tua banca di fornirti l'estratto conto elettronico in formato XML (tipo di estratto Camt.053). Se necessario chiedi anche alla tua banca di continuare a ricevere l'estratto conto in formato PDF.

L'estratto conto elettronico in formato XML ti permette di ottenere la contabilità sempre aggiornata e di emettere richiami di pagamento in qualsiasi momento.

Quando il file XML è disponibile scaricalo dall'e-banking e salvalo sul computer. Potresti riceverlo giornalmente, settimanalmente o mensilmente in base a come lo hai richiesto.

Usa l’estensione Importazione estratto bancario SEPA/ISO 20022 per importare il file appena scaricato.

Quando importi un estratto conto elettronico puoi registrare automaticamente sia gli incassi ricevuti che i pagamenti effettuati grazie all'uso delle regole di completamento delle registrazioni contabili. A ogni importazione puoi creare tutte le regole necessarie. Con il tempo ti basterà importare gli estratti conto per registrare automaticamente tutta la contabilità.

Crea regole per la contabilizzazione automatica

Banana Contabilità Plus, con l'abbonamento al piano Advanced, permette di registrare automaticamente la contabilità secondo i criteri che desideri.

Per esempio puoi registrare tutte le fatture pagate a Azienda SA in un conto contabile specifico tramite il nome dell'azienda a cui paghi.

Quando nell'estratto conto elettronico appare quel nome di azienda e corrisponde a un'uscita, Banana Contabilità Plus lo registra nel conto contabile da te impostato.

Se paghi una fattura per un contratto stipulato con Azienda SA (per esempio per un'assicurazione, una fornitura di energia, ecc.) puoi aggiungere il segno + e il numero di contratto, come per esempio +Azienda SA 101.200.14, dove 101.200.14 è il numero di contratto stipulato.

Il segno + indica che è necessario trovare tutte le informazioni, in qualsiasi ordine, all'interno dell'estratto conto elettronico. In questo modo puoi registrare in maniera distinta più contratti diversi stipulati con la stessa azienda.

Allo stesso modo puoi registrare automaticamente gli incassi usando i nomi delle persone dalle quali incassi.

Con le regole registri automaticamente tutte le entrate e le uscite da tutti gli inquilini in maniera molto precisa.

Se desideri puoi anche indicare uno specifico importo alla regola. In questo modo distingui sempre di più le registrazioni, sia in entrata che in uscita.

Per usare le regole è necessario inserire nella colonna Doc della tabella Registrazioni ricorrenti il codice !Rule come negli esempi di regole seguenti.

In questa tabella è anche possibile usare il codice !RuleSplit per inserire regole che registrano automaticamente con registrazioni composte da più righe.

In questo modo riduci notevolmente il tempo di registrazione contabile e ottieni la contabilità sempre aggiornata.

Registra automaticamente i salari del custode

Dalla tabella Registrazioni ricorrenti registra i salari del custode su più righe inserendo per esempio nella colonna Doc il codice univoco salari su ogni riga.

Inserisci la descrizione di ogni riga inclusa nella registrazione, inserisci i rispettivi conti Dare e Avere e gli importi che si ripetono in modo ricorrente.

Quando imposti una registrazione ricorrente usala nella tabella Registrazioni:

• Compila la colonna Data inserendo la data.
• Inizia a scrivere nella colonna Doc la parola salari.
• Seleziona la registrazione ricorrente trovata da Banana Contabilità Plus.

La registrazione del salario composta da più righe apparirà già completata nella tabella Registrazioni in contabilità.

Se preferisci puoi automatizzare ulteriormente la registrazione composta da più righe con le regole per usarle quando importi l'estratto conto elettronico:

• Nella colonna Doc inserisci i codici !Rule e !RuleSplit al posto del nome salari riportato nell'esempio precedente.
• Inserisci il nome del custode a cui versi il salario nella colonna Descrizione della riga dove inserisci il codice !Rule.
  • Questo nome verrà cercato nell'estratto conto elettronico durante l'importazione.
• Inserisci una parentesi quadrata aperta e una chiusa [] nel conto di contropartita della regola dove inserisci il codice !Rule. Queste parentesi indicano che si tratta di una regola per una registrazione con più righe.

Guarda l'esempio nella immagine seguente.

Addebita automaticamente gli affitti

Un’altra automazione che puoi aggiungere alla tua contabilità avviene con l’uso delle registrazioni automatiche per l'addebito periodico degli affitti:

• Crea una registrazione contabile come se stessi addebitando a un inquilino un affitto mensile e aggiungi nella colonna Doc la codifica !Auto.
• Completa la colonna Data con la data in cui iniziare ad addebitare.
• Completa la colonna Data Finale con la data quando l'inquilino termina il contratto di affitto.
• Completa la colonna Ripeti con il periodo di ripetizione della registrazione (per esempio M per mensile).

Banana Contabilità registra automaticamente le registrazioni impostate a ogni inizio di periodo. Se vuoi puoi decidere se essere avvisato prima di registrare automaticamente.

È possibile addebitare automaticamente l'affitto su più righe di registrazioni per ogni inquilino, per esempio suddividendo l'affitto dall'anticipo delle spese rimborsabili dall'inquilino.

Questa funzionalità è attualmente presente solo nella versione Banana Contabilità Plus Dev-Channel.

Controlla l'incasso degli affitti

Grazie all'estensione per il controllo degli affitti puoi tenere traccia e avere sempre disponibile un report con la panoramica su chi ha pagato regolarmente l'affitto, chi l'ha pagato solo parzialmente e chi non l'ha ancora pagato.

Puoi verificare facilmente anche se hai addebitato l'affitto correttamente a ogni inquilino e a ogni scadenza. Puoi anche ottenere una previsione di incasso per tutto l'anno corrente.

Crea report personalizzati in Excel

Con Banana Contabilità Plus è possibile collegare Microsoft Excel tramite l'Add-in di Banana Contabilità Plus per creare report completamente personalizzati.

Con l'Add-in puoi calcolare i conteggi di suddivisione delle spese tra gli inquilini.

Trovi l'Add-in da installare all'interno di Excel, cerca nei componenti aggiuntivi, installalo e inizia subito a generare i tuoi report personalizzati.

Per maggiori informazioni guarda anche le pagine di documentazione relative all'Add-in Excel di Banana Contabilità+.

Salva e invia la contabilità con i giustificativi in unico file PDF

Nella tabella Registrazioni è possibile abilitare e visualizzare la colonna Link. Usa questa colonna per allegare a ogni registrazione contabile il relativo giustificativo, come per esempio una fattura ricevuta o una fattura emessa.

Abilita la colonna Link in questo modo:

• Fai doppio clic sulla intestazione delle colonne nella tabella Registrazioni (per esempio sulla colonna Descrizione).
• Vista la casella DocLink nella colonna a sinistra della finestra che si apre, come da immagine seguente.
• Clicca sul bottone Ok in basso a destra nella finestra per confermare.

Ora allega i giustificativi dalla tabella Registrazioni. Fai doppio clic sulla cella della colonna Link e cerca e scegli il file da allegare che hai salvato sul tuo computer.

Quando desideri crea il dossier PDF in questo modo:

• Clicca dal menu File la voce Crea dossier PDF.
• Vista in basso a sinistra nella finestra che si apre la casella "Includi allegati", come da immagine seguente.
• Clicca il bottone Ok in basso a destra per confermare e salva il file PDF in una posizione del computer dove preferisci.

Il PDF salvato è un file con il bilancio, il conto economico, le schede conto e tutti i giustificativi allegati in unico file PDF.

Scarica e guarda un esempio di dossier PDF (alcuni browser non permettono la visualizzazione degli allegati, ti consigliamo di salvarlo e aprirlo con il programma Adobe Acrobat Reader che è gratuito).

Clicca sulle icone a forma di graffetta a sinistra delle registrazioni per aprire gli allegati, come nell'esempio seguente.

Con questa funzionalità puoi inviare il file PDF con la contabilità completa anche per e-mail o decidere di conservarlo secondo le norme vigenti.

Per contabilità con un numero limitato di inquilini che si conoscono e pagano con regolarità potrebbe risultare troppo impegnativo addebitare mensilmente gli affitti da pagare.

È comunque sempre utile avere un controllo di quello che hanno pagato i singoli inquilini, per cui, invece di creare dei conti inquilini negli Attivi si possono creare dei conti inquilini come centri di costo CC3, preceduti dal punto e virgola ";".

Questa soluzione risulta utile nel caso che si vogliono registrare gli affitti secondo il metodo di cassa, per cui vengono considerati i ricavi solo al momento dell'incasso.

Questa soluzione è più semplice, ma permette comunque di avere un certo controllo e viene spiegata qui di seguito.

Conti inquilini come centri di costo

• Crea gli inquilini come centro di costo.
  • Nella colonna Conto della Tabella Conti inserisci il numero dell'inquilino preceduto da un punto e virgola ";".
  • Somma ogni inquilino (colonna Somma in "INQ") in un Gruppo "INQ" per ottenere il totale di tutti gli inquilini.
  • Abilita la Vista Indirizzi per inserire i dati anagrafici di ogni inquilino.

Registrazione degli affitti sui centri di costo

• Nella Tabella Registrazioni.
  • Guarda la Vista Centri di costo o abilita la colonna CC3 (Centro di Costo 3) nella Vista Base.
  • Registra l'incasso dell'affitto come nell'immagine seguente, inserisci:
    • l'incasso (conto della banca o cassa se l'affitto è stato pagato in contanti  in Dare).
    • la contropartita (conto Ricavi affitti in Avere).
    • l'importo pagato dall'inquilino.
    • nella colonna CC3 seleziona il nome dell'inquilino che ha pagato.

Registrazione del dovuto

Se si vuole tenere conto del dovuto sarebbe meglio registrare avendo dei conti di bilancio per ogni singolo inquilino.

Questa norma è consigliata soprattutto se si registra con il metodo sul fatturato.

Tuttavia puoi registrare anche con i centri di costo secondo il metodo di cassa:

• Tieni traccia del dovuto di un inquilino usando i centri di costo.
  • Registra l'addebito usando i centri di costo, inserisci:
    • la data.
    • la descrizione.
    • l'importo.
    • il centro di costo dell'inquilino.

Non inserire il conto Dare e il conto Avere come nell'immagine seguente.

• Registra quindi il versamento dell'inquilino in contabilità, inserisci:
  • l'incasso (conto della banca o cassa se l'affitto è stato pagato in contanti in Dare).
  • la contropartita (conto Ricavi affitti in Avere).
  • l'importo pagato dall'inquilino.
  • il centro di costo scrivendo un segno meno davanti "-Inquilino 1".

Scheda conto inquilino

In ogni momento puoi visualizzare la scheda conto del centro di costo dell'inquilino desiderato.

Apri la scheda conto con un clic sul simbolo che esce nell'angolo in alto a sinistra quando passi il mouse sul centro di costo dell'inquilino, oppure usa il menu Report > Schede conto.

Se hai registrato anche l'addebito mensile dell'affitto la situazione dopo l'incasso è rappresentata nella immagine seguente.

La scheda conto permette di avere traccia del dettaglio degli affitti pagati per ogni singolo inquilino.