En este artículo
Banana Contabilità è un software molto flessibile e modulare, che consente di creare facilmente una nuova contabilità partendo dai dati di una contabilità esistente gestita con un altro programma. Avere tutti i dati della contabilità disponibili in Banana Contabilità può essere molto utile in divesti ambiti e specialmente per indagini nell'ambito del forensic accounting.
Di seguito viene illustrata la tematica e come procedere in modo efficace, fornendo anche rimandi alle informazioni utili per ogni fase.
Perché riprendere i dati in Banana Contabilità
Banana Contabilità visualizza tutti i dati contabili in forma tabellare, permettendo di scorrerli, ricercarli rapidamente e ottenere immediatamente i report contabili. Consente inoltre di modificarli, aggiungendo informazioni o categorizzando i movimenti secondo criteri personalizzati. In molti casi riprendere una contabilità esistente in Banana Contabilità può essere molto utile:
- Si dispongono dei dati contabili, ma il software originale con cui era stata tenuta la contabilità non è più disponibile, oppure riattivarlo risulterebbe troppo complesso o costoso.
- La ricostruzione contabile ha uno scopo limitato e non giustifica la riattivazione dell’intera applicazione.
- Le persone che svolgono l’indagine non possono accedere all’applicativo contabile oppure dispongono di un accesso molto limitato, che restringe le possibilità di analisi.
- L’accesso ai dati contabili in modo strutturato facilita attività di controllo, audit, analisi e permette di estrarre nuovamente informazioni o stampare rendiconti.
- Il software originario è ancora operativo, ma non offre sufficiente flessibilità nelle indagini, né consente di aggiungere facilmente nuove informazioni o riclassificare i dati.
- L’impresa desidera un metodo più flessibile per accedere ai propri dati contabili.
- È necessario conformarsi a un obbligo legale che prevede la disponibilità continua dei dati contabili.
- Si vuole abbandonare l’altro software e utilizzare Banana Contabilità, proseguendo il lavoro già iniziato.
La ripresa dei dati contabili risulta utile anche per indagini finanziarie di forensic accounting, per attività ispettive o di revisione dei conti, oltre che per facilitare analisi e ricerche.
I dati preesistenti
Gli elementi principali di una contabilità sono:
- Informazioni circa la società, periodo contabile e altro.
- Il piano dei conti, con la relativa classificazione.
- I movimenti contabili.
- I giustificativi contabili.
In Banana Contabilità ci si limita a mettere un link che collega la registrazione al documento. - Informazioni supplementari circa gestione IVA, clienti e fornitori, fatture.
Queste informazioni possono essere già disponibili in un formato che può essere trasformato o importato in Banana Contabilità. Se non è il caso si dovrà procedere alla trasfromazione.
Probabimlente non si andrà a riprendere tutti i dati, ma solo quelli che sono necessari per lo scopo che ci si prefissa.
I passi per creare una contabilità e riprendere i dati
Per potere arrivare ad trasferire tutti i dati in Banana Contabilità ci sono dei passi da seguire:
- Creare un nuovo file di contabilità.
Generalmente è utile partire da un modello esistente, configurato in modo simile a quello che sono le proprie necessità. - Impostare i dati base.
Nome della ditta, moneta base, periodo contabile e altro necessario. - Impostare o importare il piano dei conti sulla base di quello esistente.
Si stratta di riprendere nella Tabella Conti il piano dei conti. - Impostare altre informazioni, come per esempio la tabella dei codici IVA.
- Importare i movimenti contabili nella Tabella Registrazioni.
È utile ovviamente automatizzare il più possibile questa operazione.
I dati importati potranno comunque anche essere aggiustati manualmente. - Controllo e verifica.
Si deve controllare che i saldi della contabilità corrispondano a quella originale.
Creazione contabilità e ripresa dati in un passo unico
Se i dati della contabilità sono disponibili in un formato che contiene tutte le informazioni necessarie è possibile creare un'estensione che crea, in base alla struttura dati esistenti, la nuova contabilità e vi traferisce tutti i dati in modo automatico.
Il presupposto è che l'applicativo originale salvi o esporti i dati in un file unico e che vi sia un'estensione di Banana Contabilità predisposto per questo scopo, tipo:
- Audit file for Taxation
- È un formato file XML concepito appositamente per archiviare i dati di una contabilità in modo standard, così che possano essere resi facilmente accessibili alle autorità tributarie, per dei controlli e verifiche
- In certe nazioni, è pure obbligatorio salvare i dati in questo formato per scopi di archiviazione.
- Banana Contabilità ha delle estensioni in grado di leggere in automatico taluni di questi file e ricreare in automatico la contabilità.
- Formati file proprietari
- Ci sono applicativi contabili in grado di salvare tutti i dati della contabilità in un formato proprietario.
Per creare un nuovo file si usa:
- Comando: Menu Strumenti > Crea File da dati esterni
- La programmazione dell'estensione avviene tramite le funzionalità File Creator Extensions.
Ripresa dati in blocco
Il processo di ripresa dei dati viene fatto in due tempi:
- Creazione e impostazione del file di contabilità in modo manuale.
- Importazione dei dati in blocco usando il comando
- Menu Azioni > Importa in Contabilità > Importa file
Questo approccio viene usato per esempio per:
- Italia: Estensione importazione delle fatture scaricate dal cassetto fiscale dell'Agenzia delle entrate.
L'estensione in automatico crea i conti dei clienti e dei fornitori e aggiunge i movimenti contabili.
Le estensioni che usano questo approccio usano la Document Change API di Banana Contabilità che permette di apportare modifiche a più tabelle.
Ripresa dati in più fasi
Il processo di ripresa dei dati viene fatto in diversi tempi:
- Creazione e impostazione del file di contabilità in modo manuale.
- Importazione o impostazione del piano dei conti.
- Importazione o ripressa dei dei movimenti.
L'automazione del processo si concentra sull'importazione die movimenti.
Questo approccio è quello più comunemente usato, anche perché
- Vi sono diverse estensioni già predisposte per l'importazione dei movimenti.
- L'importazione dei dati può essere fatta in modo semi automatico trasferendo prima i dati in Excel e poi copiandoli in Banana Contabilità.
Vedi: Riprendere dati da altri programmi.