Gestione proprietà in affitto

Banana Contabilità Plus propone due modelli utili per tenere una contabilità immobiliare professionale per gli affitti:

• Modello per la contabilità affitti Entrate/Uscite: la versione semplice, ideale se non sei uno specialista e non conosci la contabilità in partita doppia.
• Modello per la contabilità affitti in partita doppia: la versione avanzata, ideale se conosci la contabilità classica in partita doppia.

Piano dei conti per Affitti

La contabilità di una proprietà in affitto può essere vista come una normale contabilità, con una distinzione fondamentale:

• l’affitto rappresenta il prezzo della casa
• le spese rappresentano il costo del funzionamento della casa

L’inquilino paga entrambi, ma con significati completamente diversi.

Banana Contabilità Plus ti aiuta a tenerli sempre separati e sotto controllo.

Quando gestisci una proprietà in affitto:

• tu sei il proprietario dell’immobile
• tutte le entrate e le spese fanno capo a te
• una parte dei costi di funzionamento viene rimborsata dagli inquilini

La contabilità serve a distinguere chiaramente:

• ciò che è prezzo (affitto)
• ciò che è rimborso di costi (spese)

Il piano dei conti per gli affitti è organizzato per rispondere alla domanda su quanto si incassa come prezzo della casa e quanto si incassa solo per coprire i costi di funzionamento.

Per farlo la contabilità è suddivisa in alcune aree principali.

Conti degli inquilini

Per ogni inquilino viene creato un conto personale che serve a registrare:

• l’affitto richiesto
• gli anticipi per le spese
• i pagamenti ricevuti
• eventuali differenze da regolare a fine anno

Questi conti funzionano come conti clienti, mostrano sempre quanto è stato richiesto e quanto è stato pagato.

Conti per gli incassi degli affitti

I conti dei ricavi per affitti raccolgono esclusivamente il prezzo della casa, cioè:

• affitti di appartamenti
• affitti di uffici o spazi commerciali
• affitti di posteggi

Questi conti:

• contengono solo l’affitto
• non includono mai le spese

In questo modo il reddito dell’immobile è sempre chiaro.

Conti per il costo di funzionamento della casa

Per gestire correttamente le spese vengono utilizzati conti separati che servono a:

• registrare le spese effettivamente sostenute
• raccogliere gli anticipi richiesti agli inquilini
• confrontare quanto incassato con quanto speso

L’obiettivo è che i soldi incassati per le spese devono corrispondere esattamente ai costi reali sostenuti.

Registrazione delle richieste mensili

Per semplicità immagina che l’affitto viene richiesto ogni mese.

All’inizio del mese:

• viene registrato l’affitto richiesto all’inquilino
• viene registrato l’anticipo per le spese

Queste registrazioni avvengono anche se l’inquilino non ha ancora pagato.

Registrazione degli incassi

Quando l’inquilino paga:

• l’importo versato viene registrato nel suo conto
• la contropartita è il conto bancario o la cassa

In questo modo è sempre chiaro:

• cosa è stato richiesto
• cosa è stato effettivamente incassato

Conteggio di fine anno delle spese

Durante l’anno:

• gli inquilini versano anticipi per le spese
• il proprietario sostiene i costi di funzionamento

A fine anno si confrontano:

• gli anticipi incassati
• le spese effettivamente sostenute

Per pareggiare i conti:

• a chi è stato richiesto meno paga la differenza
• a chi è stato richiesto di più riceve un rimborso

Questo conteggio serve esclusivamente a far coincidere incassi per spese e costi reali.

Controllo dei pagamenti degli inquilini

Il conto di ogni inquilino mostra sempre la sua situazione:

• saldo in Dare
  significa che non ha ancora pagato tutto ciò che gli è stato richiesto
• saldo in Avere
  significa che ha versato più del necessario

Questo controllo è immediato e non richiede calcoli esterni.

Perché questo modello è efficace

Questo piano dei conti ti permette di:

• distinguere chiaramente il reddito dell’immobile dai rimborsi
• capire subito la redditività reale
• gestire le spese in modo trasparente
• evitare confusione tra affitto e spese

In questo modo la contabilità riflette la realtà, ossia che l’affitto è il prezzo della casa, le spese sono il costo del suo funzionamento.

La registrazione dell'affitto e dell'anticipo periodico richiesto può essere automatizzato grazie alle registrazioni ricorrenti automatiche.

Esiste inoltre un'estensione apposita per il controllo periodico del pagamento degli affitti.

Spese rimborsabili dagli inquilini

La particolarità della gestione immobiliare in affitto è che una serie di spese possono essere rimborsate dagli inquilini:

• Queste spese devono essere contabilizzate e documentate in modo che gli inquilini, se del caso, le possono verificare.
• Le spese rimborsabili dagli inquilini devono essere adeguatamente suddivise su ogni inquilino.

Criteri per spese rimborsabili

La possibilità di farsi rimborsare alcune spese dagli inquilini dipende da normative nazionali, regionali e anche dal tipo di accordi che si stipulano con gli inquilini.

In alcuni casi il proprietario si accorda per un affitto con un anticipo di rimborso spese senza calcolo del conteggio a fine anno o con un importo forfettario di affitto incluso di tutte le spese senza effettuare calcoli precisi.

Tuttavia all'inquilino generalmente può essere richiesto di pagare regolarmente un importo fisso come anticipo sulle spese rimborsabili e poi alla fine dell'anno calcolare esattamente le spese sostenute e chiedere il saldo.

Qui di seguito diamo indicazioni di carattere generale, unicamente con lo scopo di separare contabilmente le spese a carico degli inquilini e fare in modo che possano essere suddivise correttamente:

• Per esempio, le spese relative al riscaldamento dell’immobile possono essere in un unico conto contabile e possono raggruppare le spese relative agli abbonamenti di manutenzione della caldaia, dello spazzacamino, del gas, del gasolio o dell’elettricità usata dalla caldaia per riscaldare l’immobile.
• Se vuoi ottenere il dettaglio per ogni tipo di spesa da farsi rimborsare aggiungi conti contabili e indica per quale tipo di spesa vengono usati. Ordina i conti contabili seguendo il criterio che preferisci.
  • Per esempio potresti volere calcolare una percentuale dell'elettricità usata delle scale usata per fare funzionare la caldaia. Crea un conto contabile “Elettricità % caldaia” e inseriscilo insieme agli altri costi relativi al riscaldamento.
    In questo modo la percentuale di elettricità sarà suddivisa così come viene suddiviso il riscaldamento e non secondo la suddivisione usata per l'illuminazione delle scale.

In generale è consigliato distinguere le spese rimborsabili da quelle non rimborsabili.

Nel diagramma che segue puoi vedere la maggior parte delle spese immobiliari con un esempio di suddivisione tra quelle rimborsabili (a destra) e quelle non rimborsabili (a sinistra).

Conti contabili per spese rimborsabili

Le spese a carico degli inquilini non sono dei costi per il proprietario perché vengono rimborsate dagli inquilini. Pertanto sarebbe consigliato creare dei conti nella parte attiva del bilancio (conti dal 1100) o nella tabella Conti per la contabilità Entrate-Uscite.

Ecco le spese rimborsabili dagli inquilini in una contabilità in partita doppia:

Le spese in generale possono essere diverse in base all’immobile che si gestisce.
Puoi facilmente eliminare, inserire dei conti, cambiarne la descrizione.

Registrazioni delle spese rimborsabili dagli inquilini

• Per ogni spesa rimborsabile dagli inquilini:
  • Si registra il corretto conto contabile delle spese (esempio conto 1100 in Dare).
  • La contropartita è il conto bancario o la cassa se il pagamento è avvenuto a contanti.

Calcolo e suddivisione delle spese rimborsabili

Guarda la pagina dedicata al modello Excel per la suddivisione delle spese.

Spese non rimborsabili dagli inquilini

Come per la contabilità di una qualsiasi azienda, le spese che non possono essere rimborsate dagli inquilini sono elencate nel Conto economico o nella tabella Categoria come Costi.

Nel modello sono indicati nella parte Costi le spese non rimborsabili (per esempio conti 6100 e seguenti).  Anche qui puoi facilmente eliminare, inserire dei conti, cambiarne la descrizione.