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Nella contabilità si può gestire la cassa separatamente e a scadenze regolari importarne i movimenti nella contabilità principale, raggruppandoli in base a un periodo prescelto.
In questo caso si hanno due file separati: un file contiene tutti i dati della contabilità generale, un secondo file contiene solo i dati della cassa.
Per poter eseguire l'importazione dei dati si deve stabilire un collegamento tra la contabilità principale e il libro cassa. Ci sono due modi diversi per creare il collegamento:
- Attribuire alle categorie del Libro cassa gli stessi numeri dei conti della contabilità in partita doppia (o le stesse categorie della contabilità entrate / uscite)
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Riportare nella colonna Categoria2 (tabella Categorie) i corrispondenti conti della contabilità in partita doppia o i conti delle categorie per la entrate / uscite.
Se la colonna Categoria2 non fosse presente, è necessario visualizzarla tramite il comando Disponi colonne, menu Dati.
Impostare il conto di giro per i versamenti
Nella tabella Categorie, nella colonna Categorie delle Entrate occorre impostare la categoria Versamenti dal conto corrente bancario o postale e abbinarlo al Conto di giro che dovrà essere presente nella colonna Categoria2 e nei conti attivi della contabilità principale.
Quando si eseguono dei versamenti dal conto corrente bancario alla cassa, bisogna registrare in entrambi i file: nel file della cassa si registra l'entrata dei fondi e nel file della contabilità principale si registra l'uscita dei fondi. In questo caso si hanno due registrazioni per la stessa operazione.
Quando si eseguirà l'importazione dei dati dalla cassa nel file della contabilità, per queste operazioni di versamento si verificherebbe una doppia scrittura. Per ovviare al problema, nella registazione della contabilità principale, come contropartita del conto bancario si deve usare il conto di giro, sia nella registrazione del prelievo dalla banca (contabilità principale), sia il versamento in cassa (file separato della cassa).
Quando si importano i dati della cassa, indicando come conto di destinazione dati il conto cassa, il conto di giro si azzera.
Ogni qualvolta si effettua un versamento in cassa, l'importo viene contabilizzato nella categoria versamenti, ma quando vengono importati i dati nel file principale, questi vengono trasferiti nel conto di giro.
Nella contabilità principale il conto di giro si utilizza come contropartita del conto banca o posta per registrare l'addebito. Maggiori dettagli sono disponibili alla pagina Conto di giro.
Esempio
In questo esempio, nella colonna categoria 2 sono stati inseriti i conti di riferimento alla contabilità generale.
Per l'importazione dei dati, occorre:
- aprire il file della contabilità generale e dal menu Conta1 cliccare sul comando Importa in contabilità.
- nella finestra che appare, selezionare Registrazioni dal menu a tendina Importa; di seguito selezionare "Movimenti libro cassa (*.ac2)" e tramite il tasto Sfoglia, selezionare il file del libro cassa.
Le spiegazioni di questa finestra sono disponibili nella lezione precedente Importa in contabilità
In contabilità
Conto destinazione
Si deve selezionare il numero di conto (contabilità in partita doppia o contabilità entrate / uscite) dove devono essere riportati i dati.
Numero documento
È il numero di documento che si attribuisce alle registrazioni riportate.
Seleziona movimenti
Data Inizio / Data fine
Si inserisce la data iniziale e finale del periodo al quale si riferiscono i dati importati.
Raggruppa movimenti
Attivando una delle opzioni è possibile scegliere come devono essere raggruppati i movimenti del periodo:
- Nessun raggruppamento per periodo
Sono importati tutte le righe, con i relativi contenuti delle colonne. È importato anche il numero Doc della cassa.
Se nella contabilità si vuole usare una numerazione diversa e allo stesso tempo conservare il documento originale del libro cassa, nel libro cassa inserire il documento nella DocProtocollo. - Mensile - raggruppa i movimenti per mese
- Trimestrale - raggruppa i movimenti per trimestre
- Semestrale - raggruppa i movimenti per semestre
- Annuale - raggruppa i movimenti per anno
Una registrazione per conto
Se più categorie vengono raggruppate in un unico conto della contabilità, ma si desiderano registrazioni separate per ogni categoria, bisogna attivare questa casella; il programma crea delle registrazioni per ogni categoria. Quando si usano dei codici IVA vengono create delle registrazioni non solo per categoria, ma anche per codici IVA diversi per la medesima categoria.
Nota:
quando si tratta di una contabilità con IVA, i calcoli dell’IVA possono risultare leggermente diversi. Se gli importi delle registrazioni sono inseriti al netto, anche il saldo del conto cassa può essere diverso a causa delle differenze d’arrotondamento.
Il file della contabilità viene aggiornato con i dati della cassa.
