Le tableau des Écritures est déjà préréglé avec une série de colonnes et de vues.

Les colonnes

Les colonnes listées ci-dessous et précédées d'un * ne sont normalement pas visibles. Pour les rendre visibles, utiliser la commande Données → Organiser colonnes.

Date
La date qui est insérée dans cette colonne, est celle que le programme utilise pour attribuer l'écriture à une période.  La date doit être située dans la période comptable définie dans Propriétés Fichiers (Données de base) de la comptabilité, où dans les options elle peut être indiquée comme obligatoire, autrement la valeur peut être vide. Si des écritures ont été bloquées, le programme signalera une erreur lorsque l'on insère une date inférieure ou égale à la date du bloc. 

*Date Pièce
On peut y indiquer la date de la pièce, par exemple, la date d'émission d'une facture.

*Date valeur
On peut y indiquer la date valeur de l'opération bancaire. La valeur est importée d'un extrait de compte en format électronique.

Pièce
Le numéro de la pièce justificative qui est la base pour l'écriture comptable. Quand vous introduisez les écritures, il est conseillé d'indiquer un numéro progressif sur le document, de façon à pouvoir facilement retrouver la pièce comptable.
La fonction de saisie semi-automatique suggère des valeurs progressives et des codes d'écriture définis précédemment dans le tableau Écritures répétées.

Le programme propose le numéro suivant du document, qui peut être repris avec la touche F6.

• Numérotation numérique, le programme incrémente simplement la valeur plus élevée trouvée dans la colonne Doc;
   
• Numérotation alphanumérique, le programme incrémente la partie numérique finale; cette fonction est utile si l'on veut tenir des numérotations séparées pour la caisse ou la banque.
  • Si précédemment C-01 a été inséré, et vous commencez à taper C, le programme propose C-02.
  • Si précédemment B104 a été inséré, et vous commencez à taper B, le programme propose B105.
  • Si précédemment D10-04 a été inséré, et vous commencez à taper D, le programme propose D10-05.

Dans les écritures répétées vous pouvez prédisposer des groupes d'écritures qui seront reprises au moyen d'un code dans le tableau Écritures.

Pour ajouter une grande quantité de numéros, vous pouvez éventuellement profiter d'Excel. Créez dans Excel la quantité désirée de numéros de pièces et copier et coller dans la colonne Pièce du tableau Écritures de Banana Comptabilité.

*PièceProtocole
Une colonne supplémentaire si l'on veut attribuer une autre numération aux écritures ou au document. La fonction de saisie semi-automatique suggère une valeur progressive qui fonctionne de la même façon que la colonne Pièce.  Il est utilisé par exemple :

• Lorsque vous devez attribuer un numéro progressif aux écritures, qui est différent du numéro de document.
• Si les écritures sont saisies par d'autres personnes, à l'aide d'un autre fichier, puis elles sont importées dans la comptabilité. De cette façon, vous pouvez avoir à la fois une numérotation progressive se référant à la comptabilité et le numéro d'origine.

*PièceType
Contient un code que le programme utilise pour identifier un type d'écriture. Si l'on préfère utiliser des codes personnels, il vaut mieux ajouter une autre colonne.

• 01 - Dans les rapports, cette écriture est considérée comme une écriture d'ouverture, donc elle ne figure pas dans la période, mais dans les Soldes d'ouverture.
• du 10 au 19 codes pour les factures clients
• du 20 au 29 codes pour les factures fournisseurs
• du 30 au 1000 codes réservés à des fins futures

*Numéro de la facture
Un numéro de facture émise ou payée qui est utilisé avec la fonction de contrôle-factures pour Clients et Fournisseurs.

*PièceOriginal
Le numéro de référence présent sur une pièce; pour insérer, par exemple, le numéro d'une note de crédit.

*PièceLien menant à un fichier externe

Dans cette colonne, vous insérez un lien vers un fichier externe, généralement vers la fiche comptable. Voir Insertion, modification et ouverture de liens.

• Lorsqu'un lien a été inséré dans la cellule, une petite icône apparaît et lorsque vous cliquez dessus, le programme ouvre le document, mais uniquement s'il s'agit d'une extension considérée comme sûre.
• L'autre petite icône permet d'insérer et de modifier le lien

 *Référence Externe
Numéro de référence éventuel attribué par un programme qui a généré cette opération. Cette valeur peut servir à s'assurer qu'une même opération ne soit pas importée deux fois.

Libellé
Le texte de l'écriture.
La fonction de saisie semi-automatique suggère le texte d'une écriture déjà insérée, ou insérée l'année précédente si l'option appropriée est active. 
En pressant la touche F6, le programme reprend les données de la ligne précédente avec le même libellé et complète les champs de la ligne actuelle.

Si le libellé commence par #CheckBalance, l'écritures est considérée comme une écriture pour le contrôle du solde. Pour de plus amples informations, nous vous renvoyons vers la page d'explications Contrôler la Comptabilité.

*Notes
Sert à ajouter des notes à l'écriture.

Compte Débit
Le compte qui sera débité.

• Dans le compte Débit, on peut aussi insérer des segments, habituellement séparés d'un ":" ou d'un "-".
  En pressant la touche du signe de séparateur de segment on passe immédiatement au segment suivant.
• Si, par contre, vous pressez la touche Enter, l'introduction se termine et le programme passe à la colonne suivant.
• La fonction de saisie semi-automatique propose les comptes et les segments présents dans le plan comptable.
• On peut aussi insérer un texte de recherche et le programme affichera tous les comptes qui contiennent ce texte dans une des colonnes.

*Compte Débit Description
La description du compte inséré, reprise du plan comptable

Compte Crédit
Le compte qui sera crédité. Pour le reste, nous renvoyons l'utilisateur à l'explication sous "Compte Débit".

*Compte Crédit Description
La description de ce compte, reprise du plan comptable

Montant
Le montant qui sera inséré sur le compte Débit et le compte Crédit.

*Solde 
La colonne Solde indique la somme du Débit et du Crédit. Un montant n'est donc affiché que pour les entrées sur plusieurs comptes. A la fin de l'écriture, le solde doit être nul. Si un montant est répété, cela signifie qu'il y a une erreur.

Les colonnes TVA
Pour une explication des colonnes TVA, veuillez consulter la page Écritures de la gestion TVA.

CC1
Le compte d'un centre de coût précédé par "." à insérer toutefois sans le ".".
Si le sigle est précédé du signe moins "-P1", le montant sera écrit en crédit.

*CC1 Description
La description du centre de coût, reprise du plan comptable

CC2
Le compte d'un centre de coût précédé par "," à insérer toutefois sans le ",".
Si le sigle est précédé du signe moins "-P2), le montant sera écrit en crédit.

*CC2 Description
La description du centre de coût reprise du plan comptable

CC3
Le compte d'un centre de coût précédé par ";" à insérer toutefois sans le ";".
Si le sigle est précédé du signe moins (-P3), le montant sera écrit en crédit.

*CC3 Description
La description du centre de coût, reprise du plan comptable

*Date d'échéance
La date pour laquelle cette facture doit être payée. Consultez les sous-menus Clients et Fournisseurs

*Date Paiement
Utilisée en combinaison avec la commande "Afficher échéances".
En revanche, pour utiliser les fonctions de contrôle clients et fournisseurs pour le paiement, il faut enregistrer une écriture pour l'émission de la facture et une autre pour le paiement.  

*Bloc Numéro, Bloc Montant, Bloc Progressif, Bloc Ligne
Voir la fonction Bloquer écritures.

 Colonnes supplémentaires

Avec la commande Outils -> Ajouter de nouvelles fonctions -> Ajouter la colonne Articles dans le tableau Écritures, les colonnes suivantes sont ajoutées :

ProduitsId
L'identificateur de l'article dans le tableau Articles. Si vous insérez un poste dans le tableau Articles, la description, l'unité, le prix unitaire, le code TVA et le compte sont pris en compte.

Quantité
La quantité multipliée par le prix unitaire donne le montant total (peut aussi être un nombre négatif).

Unité
Une description se référant à la quantité, par exemple : m², tonne, pcs.

Prix/Unité
Le prix de chaque unité, qui multiplié par la quantité donne le montant total (peut aussi être un nombre négatif).

Si une valeur a été saisie dans les colonnes Quantité ou Prix unitaire, le montant est calculé en fonction du contenu de ces deux colonnes et converti en une valeur positive.

Ajouter de nouvelles colonnes

Avec la commande Organiser colonnes, des colonnes vous pouvez afficher, masquer, déplacer les séquences, et ajouter d'autres colonnes ou indiquer de ne pas imprimer certaines colonnes.

• Les colonnes ajoutées dans le tableau Écritures seront aussi ajoutées dans les tableaux Écritures répétées, Fiche de compte, Résumé TVA sans être affichées.
  Pour afficher ces colonnes dans les autres tableaux, il faut utiliser la commande Organiser colonnes.
• Si vous ajoutez une colonne Montant, les montants insérés seront inclus dans la fiche de compte. 

Vues

Quand une nouvelle comptabilité est créée, les vues suivantes sont automatiquement créées.

• Base: les colonnes principales.
• Centres de coût: les colonnes CC1, CC2 et CC3.
• Échéances: les colonnes Date d'échéance et Date de paiement.
• Bloc: les colonnes du Bloc.

La commande Organiser vues, permet de personnaliser les vues et il est également possible d'en créer d'autres.
La commande Mise en page, permet de modifier le mode d'impression de la vue.

 

Écritures simples (sur un seule ligne)

Les écritures simples sont celles que incluent deux comptes et qui sont insérées chacune sur une seule ligne.
Le numéro de pièce est différente pour chaque écriture.

 Écritures composées (sur plusieurs lignes)

Les écritures composées, qui concernent plus de deux comptes, doivent être saisies sur plusieurs lignes. On écrit un compte par ligne. La contrepartie de l'écriture entière doit être insérée dans la première ligne.
Le numéro de document, reporté sur les différentes lignes, est le même car il s'agit de la même écriture.

Note:
Dans les écritures composées, les dates des lignes de l'écriture doivent être les mêmes, sinon, en cas de calculs par période, il pourrait y avoir des différences comptables.

Écritures d'ouverture

Les soldes d'ouverture sont normalement indiqués dans le tableau des comptes.

Les écritures d'ouverture sont nécessaires dans des cas particuliers tels que :

• Dans la comptabilité multidevises, lorsque vous devez avoir des taux de change d'ouverture différents de ceux indiqués dans le tableau des changes, le taux de change d'ouverture. Voir Écritures d'ouverture en devise étrangère.
• Insertion des Soldes d'ouverture des segments.

Les transactions d'ouverture sont créées en insérant des transactions avec une date d'ouverture égale à la date de début de la comptabilité et le code 01 dans la colonne DocType.

• Les opérations d'ouverture ne modifient pas le solde d'ouverture dans le tableau des comptes.
• Le solde d'ouverture saisi avec les transactions est utilisé dans les bilans et les fiches de compte.
• S'il existe un solde d'ouverture et une écriture de solde d'ouverture pour le même compte, les deux montants seront additionnés. 
• De cette façon, vous pouvez saisir des soldes d'ouverture qui ajustent l'ouverture d'un compte.
• Lorsque vous saisissez les soldes d'ouverture dans les écritures du journal, vous devez vous assurer que la somme des écritures de débit (positives) et de crédit (négatives) est égale à zéro.
  Pour chaque écriture de débit, il doit y avoir une écriture de crédit correspondante.
  Il peut être utile d'avoir un compte d'ouverture qui sert de contrepartie à l'inscription des montants d'ouverture.
  Après toutes les écritures d'ouverture, le solde de ce compte doit évidemment être nul.

Lors de la saisie des soldes d'ouverture, nous n'indiquons généralement que le compte Débit ou Crédit. Cependant, vous pouvez également saisir une contrepartie, qui est généralement un compte séparé pour les soldes d'ouverture.

 

Banana Comptabilité Plus inclut dans la commande Controler et recalculer la comptabilité la fonction #CheckBalance pour la vérification et la correspondance des soldes comptables.

Ce contrôle est essentiel pour l'exactitude de la comptabilité. La vérification des soldes, en plus d'être effectuée à la fin de l'exercice comptable, est recommandée périodiquement en fin de mois, afin d'éviter que d'éventuels soldes incorrects soient reportés de mois en mois.

Pour effectuer cette vérification, procédez comme suit :

• Enregistrez la date à laquelle le solde se réfère.
• Dans la colonne Libellé, saisissez #CheckBalance suivi du montant correspondant au solde à vérifier (ex. solde effectif en caisse, solde bancaire de l'extrait de compte...).
• Dans la colonne Débit, indiquez le compte sur lequel la vérification est effectuée (compte bancaire, caisse, compte TVA ou autre compte à vérifier).
• La cellule de la colonne Montant doit rester vide.

Avec cette commande, en cas de non-concordance des soldes, le programme signale dans la fenêtre Messages les comptes dont les soldes ne correspondent pas.

 

Pour enregistrer l'émission de chèques bancaires, il faut insérer un compte "Chèques émis" dans les passifs.

Le chèque est émis au moment de payer le fournisseur. Ensuite, il est débité du compte courant bancaire.

La fiche de compte "Chèques émis" après l'écriture.

Dépôt sur carte de crédit

Lorsque vous effectuez des dépôts par carte de crédit, vous devez vous assurer que le compte Carte de crédit est présent dans le tableau Comptes, sinon vous devez l'inscrire dans la section Passifs.

Le compte de carte de crédit est ajouté dans le groupe ou le sous-groupe des dettes à court terme ; s'il n'y a pas de sous-groupe, il figure dans le passif.

Exemple :

Vous avez été déposé via le compte bancaire 1000 Fr. sur le compte de carte de crédit.

• En Débit, enregistrez le compte de carte de crédit.
• En Crédit le compte bancaire avec lequel le dépôt est effectué.

Enregistrer la facture de carte de crédit

Lorsque la facture de carte de crédit arrive, tous les coûts indiqués sur la carte de crédit doivent être enregistrés et le crédit doit être annulé du compte de la carte de crédit.

Exemple :

Nous recevons la facture de la carte de crédit pour un total de 749 CHF (détails : 479 CHF pour l'achat d'un ordinateur, 150 CHF pour des frais d'hôtel, 120 CHF pour l'achat d'équipement de bureau) (Doc.10).

L'écriture se fait sur plusieurs lignes.

• Dans Débit, inscrivez tous les coûts liés aux dépenses indiquées sur la carte de crédit ; inscrivez un coût par ligne ;
• Dans Crédit, saisissez le compte de carte de crédit.

Vérifier le solde de votre compte de carte de crédit

À chaque fois que des paiements anticipés sont effectués sur la carte de crédit et que tous les frais indiqués sur la carte de crédit ont été enregistrés, il est nécessaire de vérifier que le solde du compte de la carte de crédit corresponde à la disponibilité encore sur la carte de crédit.

 

 

Carte de crédit et comptabilité sur l'encaissé

Si aucun acompte n'est versé sur la carte de crédit et que la facture est payée en totalité par la banque, la facture de la carte de crédit avec le relevé des coûts, est enregistrée au moment du paiement.

Il est enregistré sur plusieurs lignes :

• Sur toutes les lignes qui composent l'écriture, inscrivez la même date et le même numéro de document pour chaque transaction.
• Dans la colonne Débit, indiquez un compte par ligne, se référant au coût ou à l'investissement de la transaction par carte de crédit.
• Saisissez le montant de chaque transaction enregistrée en Débit.
• Dans la colonne Crédit, indiquez le compte bancaire ou postal avec lequel la facture est payée.
• Dans la colonne Montant, entrez le montant total payé de la facture de la carte de crédit.
• Dans la colonne TVA, indiquez le code TVA pour chaque ligne.
• En cas d'assujettissement à la TVA, dans la colonne Code TVA, indiquez le code TVA pour chaque ligne.

Après avoir enregistré toutes les transactions, vérifiez le solde de la carte de crédit en ouvrant simplement la fiche du compte de la carte de crédit.

Cartes de crédit et comptabilité du facturé

Si les écritures de la comptabilité sont basées sur le facturé, tous les coûts liés aux achats par carte de crédit sont saisies lorsque la facture de la carte de crédit est reçue :

• Sur toutes les lignes qui composent l'écriture, inscrivez la même date et le même numéro de document pour chaque transaction.
• En Débit, tous les comptes liés aux coûts sont enregistrés. Chaque coût doit être saisi sur une ligne.
• Dans la colonne Montant, entrez le montant de la transaction unique enregistrée en Débit.
• Dans Crédit, vous enregistrez le compte de la carte de crédit, comme n'importe quel fournisseur.
• Dans la colonne Montant, entrez le montant total à payer par la carte de crédit.
• En cas d'assujettissement à la TVA, dans la colonne Code TVA, indiquez le code TVA pour chaque ligne.

Lorsque la facture de la carte de crédit est payée, on la saisit:

• Dans Débit le compte de la carte de crédit (la dette est éteinte).
• Dans Crédit le compte bancaire ou postal avec lequel la facture est payée.
  • En tant que Montant, vous saisissez le montant total de la facture de la carte de crédit payée.

Banana Comptabilité prévoit à importer les transactions de la carte de crédit dans le fichier de comptabilité principal.

Il faut s'assurer que le plan comptable comprend le compte de la carte de crédit et le compte d'attente à utiliser en cas d'acomptes.

Installer le format de votre banque

Afin de pouvoir effectuer l'importation, le format des données, fournies par la banque émettrice de la carte de crédit, doit être compatible avec les formats prévus par Banana Comptabilité.

Pour installer l'extension pour le format de données émis par la banque émettrice, procédez comme suit :

• Menu Extensions → Gérer extensions.
• Sélectionnez la banque émettrice de la carte de crédit et cliquez sur le bouton Installer. Le format sera présent dans la boîte de dialogue Importer dans la comptabilité.

Importer les mouvements de la carte de crédit

Après avoir installé l'extension de format de données compatible avec Banana, procédez comme suit pour importer des données :

• Du dialogue, Actions → Importer en comptabilité → Écritures
  • Sélectionner le type de format de la banque émettrice de la carte de crédit
• Sélectionner le fichier transmis par la banque à l'aide du bouton Parcourir et confirmer avec OK.
• Insérer la période et indiquer le compte de la carte de crédit. Confirmez avec OK.
  Tous les mouvements sont importés dans le tableau Écritures.
• Pour chaque ligne, indiquer le compte de contrepartie qui se rapporte au mouvement.

Importer les mouvements de la carte de crédit avec des acomptes versés

Lorsque des acomptes ont été versés sur la carte de crédit, ils sont enregistrés dans la comptabilité. Dans ce cas, après avoir importé les données de la carte de crédit, il y a le problème des écritures d'acompte. Dans ce cas, une double écriture se trouve sur le compte de la carte de crédit :

• Présence du compte de carte de crédit en contrepartie des débits bancaires pour les versements sur la carte de crédit.
• Présence du compte de carte de crédit dans les mouvements importés de la carte de crédit.

Pour compenser ce chevauchement, le compte d'attente doit être utilisé au moment de l'importation.

Comment importer :

• Du dialogue, Actions → Importer en comptabilité → Écritures
  • Sélectionnez le type de format de la banque émettrice de la carte de crédit.
• Sélectionner le fichier transmis par la banque à l'aide du bouton Parcourir et confirmer avec le bouton OK.
• Insérer la période et indiquer le compte d'attente. Confirmez avec le bouton OK.
  Tous les mouvements sont importés dans le tableau Écritures.
• Pour chaque ligne, indiquer le compte de contrepartie qui se rapporte au mouvement.

 

Il conto privato è un conto finanziario, utilizzato nella contabilità per registrare quelle transazioni che non riguardano direttamente l'azienda, ma il patrimonio personale del titolare.  Questo conto tiene traccia dei prelievi e degli apporti del titolare a scopi privati; pertanto serve per tenere separate le finanze aziendali da quelle personali, evitando confusione contabile.

Prelievi dall'azienda del privato/socio

I prelievi personali vengono registrati come diminuzione del patrimonio netto. Se il titolare/socio utilizza fondi aziendali per spese personali, l'importo viene addebitato al conto privato.

Esempio di scrittura contabile per un prelievo in contanti:

• Dare: Conto privato (per il prelievo del titolare/socio)
• Avere: Cassa/Banca (per l'importo prelevato).

Apporti nell'azienda dal privato/socio

Gli apporti personali del titolare (es. aumento di capitale o versamenti per coprire spese) vengono registrati come incremento del patrimonio netto.

Esempio di scrittura contabile per un apporto in contanti:

• Dare: Cassa/Banca (per l'importo versato dal titolare/socio)
• Avere: Conto privato (per l'apporto del titolare/socio).

Utili prelevati

Se il titolare/socio preleva utili maturati:

• Dare: Conto utili a nuovo (o Risultato di esercizio)
• Avere: Conto privato

Saldo del Conto Privato/socio

• Saldo positivo: indica che il titolare ha un credito verso l'azienda.
• Saldo negativo: indica che il titolare ha debito verso l'azienda.