Basis Dokumente

Eine optimale Organisation der Dokumente ist nämlich für jedes Unternehmen fundamental. Auf der Seite Arten von Dokumenten finden Sie wichtige Hinweise. Im Folgenden konzentrieren wir uns auf Dokumente mit unbegrenzter Aufbewahrungsfrist oder Basisdokumente, die immer Gültigkeit haben werden und permanent aufbewahrt werden müssen.

Hier einige Tipps, die sich als nützlich erwiesen haben:

• Mietverträge für Immobilien zum Beispiel (mieten oder vermieten)
• Leasingverträge
• Dokumente betreffend Eröffnung eines Bankkontos
• Versicherungsverträge.
• Verträge mit Gesellschaften für Telefon, Gas und Elektrizität
• Vermarktungsvereinbarung
• Internetdienst abonnieren
• Arbeitsvertrag eines Mitarbeiters
• Kaufvertrag für Immobilien (Grundstücke) oder Mobilien (Auto)

Regeln zur Aufbewahrung

In der Schweiz müssen Basisdokumente in der Regel zehn Jahre nach Vertragsende aufbewahrt werden, sofern es das Gesetz nicht anders vorsieht.

Ein Mietvertrag muss also für die gesamte Gültigkeitsdauer des Vertrags aufbewahrt werden. Wenn der Vertrag ausgelaufen ist, weil das Objekt nicht mehr gemietet wird oder durch einen anderen Vertrag ersetzt wurde, muss das Dokument für die gesetzlich festgelegte Zeit archiviert werden.

Gesetzlich oder vertraglich festgelegte Fristen

Die Archivierung von Dokumenten dient dem Nachweis des Bestehens oder Nichtbestehens einer Verpflichtung oder ist gesetzlich vorgeschrieben:

• Aufbewahrungspflicht von Buchhaltungsunterlagen. Normalerweise 10 Jahre.
• Die Garantiezeit. Frist, innerhalb derer man  Mängel melden muss und deren Behebung zu beantragen ist. Um die Gültigkeit der Mängel geltend zu machen.
• Verjährung. Die gesetzlich zulässige Höchstfrist für eine Klage. Die Frist für die Beantragung der Zahlung einer offenen Rechnung beim Gericht, zum Beispiel.
• Verpflichtungen, die sich aus Sonderregelungen ergeben. Zum Beispiel im Banken- oder Notariatssektor gelten besondere Vorschriften.

Dokumente, die permanent aufbewahrt werden müssen

Die Dokumente müssen in dafür geeigneten Räumen archiviert und sorgfältig aufbewahrt werden

• Nicht in Räumen aufbewahren, die das korrekte Aufbewahren nicht gewährleisten können.
• Für wichtige Dokumente ist es sinnvoll, Kopien aufzubewahren, vielleicht in digitalem Format.

Ordner für "Basisdokumente"

• Verwenden Sie einen Ordner für "Basisdokumente".
  Bei Bedarf können Sie auch spezielle Schachteln/Boxen zur Archivierung verwenden. Es ist wichtig, dass die Dokumente leicht zu finden sind.
  • Wenn Sie über viele Basisdokumente verfügen, ist es sinnvoll, diese nach Vertragspartner (Name des Mieters, Versicherungsgesellschaft) oder nach Art (Versicherungsverträge, Banken) zu trennen.
  • Den Originalvertrag in die entsprechende Abtrennung/Rubrik einfügen.
• Mehrere Ordner:
  • Verträge und andere Dokumente betreffend Miete (z.B. für Immobilien)
  • Verträge oder Dokumente im Zusammenhang mit dem Einstellen von Personal
  • Sie können auch mit nur einem Ordner beginnen und dann weitere hinzufügen.

Dokumente ersetzen

Wenn ein Vertrag ersetzt wird, muss der bisherige Vertrag dennoch beibehalten werden. Das Dokument ist unerlässlich, falls es im Nachhinein einen Streitfall gibt, eine Revision erfolgt oder Sie den Aufwand gegenüber den Steuerbehörden nachweisen müssen.

Bei archivierten Basisdokumenten ist es sinnvoll, einen Ordner (oder eine Archivbox) aufzubewahren.

• Diese Dokumente werden nur selten konsultiert.

Geben Sie auf der Etikette an, dass es sich um Dokumente handelt, die ab dem Jahr 20XX archiviert wurden (z.B. Mietverträge oder Personalakten). So vorgehen:

• Legen Sie die Dokumente in Reihenfolge des Archivierungsdatums ab.
• Wenn der Ordner voll ist, schreiben Sie auf die Etikette "bis zum Jahr  20XX".
• Beginnen Sie neuen Ordner.

Dokumente mit historischem Wert

Es könnte sehr nützlich sein, bestimmte historische Elemente des Unternehmen aufzubewahren, die Sie später als Idee umsetzen könnten.
Erstellen Sie gleich einen Ordner für historischen Dokumente:

• Der erste Mietvertrag
• Die erste Rechnung, die Sie erstellt haben
• Die Bilder von der Ladeneröffnung
• Die DVD mit dem ersten Werbevideo
• Das Foto des ersten Prototyps
• Eine Kopie der Verkaufsflyer

Aufbewahrung von Dokumenten in Schliessfächern

Wichtige Dokumente, die für das Unternehmen von grossem Wert sind und für den Nachweis einer Kreditwürdigkeit unerlässlich sind, sollten in Schliessfächern (Bankschliessfach/Tresoren/Safe) aufbewahrt werden. Der Zugriff auf den Tresor ist zeitaufwändig, daher ist es sinnvoll, eine Kopie der Dokumente in Ihrer Nähe aufzubewahren, damit Sie den Inhalt jederzeit einsehen können. Gehen Sie folgendermassen vor:

• Erstellen Sie keine Kopie, bevor Sie die Dokumente im Tresor legen.
• Legen Sie die Kopie zu Ihren Basisdokumenten mit dem Vermerk, dass sich das Originaldokument im Tresor befindet.
• Bewahren Sie wichtige Dokumente im Tresor in einem Dokumentenhalter (z.B. durchsichtige Sichtmappe) auf.

Digitale Archivierung

Digitalisierung von Papierdokumenten

Es ist sinnvoll, Kopien der Basisdokumente auch in digitaler Form aufzubewahren.

Sie können mühelos Kopien anfertigen und an mehreren Orten aufbewahren.

Sie müssen von Fall zu Fall prüfen, ob es möglich ist, ein Papierdokument durch eine digitale Kopie zu ersetzen. Bevor Sie die Papiervorlage wegwerfen, sollten Sie prüfen, ob das digitalisierte Dokument die gleiche Gültigkeit hat und welche Verfahren zu befolgen sind.