Organizzare la contabilità

Con quasi 35 anni di esperienza a stretto contatto con i nostri utenti, possiamo affermare con convinzione che una buona organizzazione dei documenti e dei giustificativi è la base di una contabilità ordinata, chiara e affidabile.

Una corretta impostazione iniziale del lavoro amministrativo non è una formalità: è ciò che permette di lavorare con tranquillità durante tutto l’anno. Dedicare tempo all’organizzazione fin dall’inizio, ordinando i documenti, definendo criteri di archiviazione coerenti e strutturando in modo logico cartelle e file, evita ricerche inutili, errori e riorganizzazioni successive.

Una contabilità ordinata non inizia dalle registrazioni, ma da un'organizzazione cronologica e sistematica dei giustificativi

L'importanza di una raccolta cronologica e sistematica dei documenti

Organizzare in modo cronologico e sistematico fatture, ricevute, estratti conto e altri documenti è una condizione essenziale per lavorare con precisione e serenità.

Un sistema chiaro e coerente permette di:

  • collegare ogni registrazione al relativo documento di supporto
  • evitare dimenticanze o doppie registrazioni
  • ridurre errori e perdite di tempo
  • rispondere rapidamente a domande di clienti, fornitori o consulenti
  • affrontare controlli fiscali con maggiore tranquillità

Quando i giustificativi sono ordinati secondo criteri definiti (per data, per tipo, per numero documento o per periodo), la contabilità diventa più semplice da verificare e da comprendere, anche a distanza di tempo. Una contabilità precisa nasce prima di tutto da documenti ben organizzati.

Registrazione sistematica dei documenti

Non basta archiviare i documenti: è fondamentale che ogni giustificativo abbia la sua registrazione contabile e che ogni registrazione sia supportata dal relativo documento.

Questa coerenza tra documenti e contabilità garantisce:

  • affidabilità dei dati
  • maggiore sicurezza nelle decisioni
  • facilità di verifica interna ed esterna.

Una raccolta incompleta o disordinata comporta rischi concreti:

  • difficoltà nella ricostruzione delle operazioni
  • possibili problemi fiscali
  • perdita di informazioni utili per l’analisi di costi e ricavi.

La completezza è un elemento chiave di una contabilità professionale.

Cartaceo o digitale: conta il metodo

Che i documenti siano archiviati in raccoglitori o in cartelle digitali, ciò che fa davvero la differenza è il metodo.

È importante adottare:

  • criteri di denominazione chiari
  • una struttura di archiviazione coerente
  • un aggiornamento regolare
  • un collegamento chiaro tra documento e registrazione

Un’organizzazione sistematica non richiede sistemi complessi, ma regole semplici applicate con costanza. Dedicare attenzione ai giustificativi significa costruire una contabilità più solida, trasparente e facile da gestire nel tempo.

Come Banana facilita l’organizzazione e la registrazione dei documenti

Banana Contabilità è progettato per rendere la gestione dei documenti e delle registrazioni contabili semplice, ordinata e integrata nel lavoro quotidiano. L’obiettivo è mantenere coerenza tra movimenti contabili e giustificativi, riducendo errori e perdite di tempo.

Documenti sempre collegati alle registrazioni

Con Banana puoi collegare ogni documento digitale (fatture, ricevute, estratti conto, altri giustificativi) direttamente alla registrazione contabile corrispondente.

Nella tabella Registrazioni è disponibile la colonna Doc.Link, dove puoi inserire il collegamento al documento digitale (ad esempio un file PDF archiviato sul tuo computer o in una cartella condivisa).

In questo modo:

  • ogni registrazione può essere verificata immediatamente
  • il documento è sempre accessibile con un clic
  • la collaborazione con fiduciari o colleghi diventa più semplice
  • documenti e contabilità rimangono coerenti nel tempo.

La gestione dei giustificativi diventa così parte integrante della registrazione contabile.

Importazione automatica dei movimenti

Banana permette di importare direttamente i movimenti degli estratti conto bancari (formati CSV o ISO 20022), riducendo il lavoro manuale e il rischio di errori.

I movimenti vengono riportati nella tabella Registrazioni in ordine cronologico. Questo aiuta a:

  • registrare le operazioni in modo sistematico
  • verificare che ogni movimento abbia il relativo giustificativo
  • organizzare i documenti seguendo lo stesso ordine della contabilità.

L’importazione automatica non solo fa risparmiare tempo, ma favorisce una raccolta più ordinata e completa dei documenti.

Filtri e personalizzazioni per controllo e gestione dei documenti

La tabella Registrazioni è altamente personalizzabile. Puoi ordinare, filtrare e visualizzare i dati secondo criteri logici (data, conto, descrizione, importo, periodo, centro di costo, ecc.), trovando rapidamente le informazioni necessarie anche in contabilità con numerosi movimenti.

Questa flessibilità facilita anche la gestione dei documenti collegati. Puoi ad esempio:

  • controllare periodi specifici e verificare la presenza dei giustificativi
  • filtrare per conto o tipo di operazione e controllare i documenti associati
  • individuare registrazioni prive di collegamento nella colonna Doc.Link
  • verificare la completezza della documentazione prima di una chiusura o di un controllo.

In questo modo, organizzazione contabile e organizzazione dei documenti procedono insieme, garantendo maggiore chiarezza, controllo e affidabilità.

Approfondimenti

Nelle pagine seguenti trovi consigli pratici per impostare correttamente la gestione dei documenti, sia in formato cartaceo sia digitale:

L’obiettivo è aiutarti a creare un sistema semplice, coerente e sostenibile nel tempo, che renda il lavoro amministrativo più fluido, controllato e meno stressante.

Documenti di base

Una contabilità ordinata si fonda su documenti ben organizzati. Oltre ai giustificativi correnti (fatture, ricevute, estratti conto), ogni azienda dispone di documenti di base che definiscono diritti, obblighi e rapporti giuridici nel tempo.

Se i giustificativi quotidiani servono a documentare le registrazioni, i documenti di base costituiscono il quadro giuridico e organizzativo dell’attività. Anche questi devono essere archiviati in modo sistematico e facilmente reperibile.

Cosa si intende per documenti di base

Sono documenti con validità continuativa o pluriennale, che non riguardano una singola registrazione ma regolano un rapporto nel tempo.

Ad esempio:

  • Contratti di affitto o di locazione
  • Contratti di leasing
  • Documenti di apertura di conti bancari
  • Contratti di assicurazione
  • Contratti con fornitori di servizi (telefono, gas, elettricità, internet)
  • Accordi di commercializzazione
  • Contratti di lavoro e documenti relativi al personale
  • Contratti di acquisto di beni immobili o mobili
  • Iscrizioni all’Ufficio IVA
  • Affiliazioni a casse di previdenza

Questi documenti devono essere organizzati con la stessa attenzione riservata ai giustificativi contabili.

Regole di conservazione

In Svizzera, i libri contabili e i documenti rilevanti devono di regola essere conservati per 10 anni.

Per i contratti, il termine di conservazione decorre normalmente dalla fine del rapporto contrattuale, salvo diverse disposizioni legali.

Ad esempio:

Un contratto di affitto va conservato per tutta la sua durata.

Dopo la scadenza o la sostituzione, deve essere archiviato per il periodo previsto dalla legge. 

La conservazione serve a:

  • comprovare diritti e obblighi
  • rispettare i termini di garanzia
  • far valere o difendersi da pretese entro i termini di prescrizione
  • adempiere a obblighi derivanti da normative speciali

Un’archiviazione completa tutela l’azienda in caso di controlli, revisioni o contestazioni.

Organizzazione sistematica dei documenti di base

Anche per i documenti di base è importante adottare criteri chiari e coerenti.

Raccoglitore “Documenti di base”

È consigliabile predisporre uno o più raccoglitori dedicati.

Puoi organizzarli:

  • per controparte (banca, assicurazione, locatore, ecc.)
  • per tipologia (contratti assicurativi, immobiliari, personale, bancari)

Se il numero dei documenti aumenta, suddividili in più raccoglitori. L’importante è che siano facilmente reperibili anche dopo anni.

Archiviazione dei documenti scaduti

Quando un contratto viene sostituito, conserva anche quello precedente. Potrebbe essere necessario per:

  • chiarire situazioni passate
  • rispondere a contestazioni
  • comprovare spese o obblighi.

Per i documenti non più in uso ma ancora soggetti a conservazione, utilizza raccoglitori o scatole d’archivio etichettate chiaramente (ad esempio: “Contratti archiviati fino al 20XX”). Conserva i documenti in ordine cronologico di archiviazione e indica sull’etichetta l’anno di chiusura.

I termini fissati dalla legge o dal contratto

L'archiviazione dei documenti serve a comprovare l'esistenza o l'inesistenza di un'obbligazione o è richiesta dalla legge:

  • Obbligo di conservazione dei libri e documenti contabili. Di regola 10 anni.
  • Termine di garanzia. Termine entro il quale bisogna segnalare e richiedere la sistemazione dei difetti.
  • Termine di prescrizione. Il tempo massimo che la legge prevede per un'azione legale. Il termine per esempio per richiedere presso il tribunale il pagamento di una fattura scoperta. 
  • Obblighi derivanti da normative speciali. Per esempio in ambito bancario o del notariato, sono applicabili prescrizioni specifiche.

Documenti di particolare valore

Alcuni documenti possono avere un valore strategico o storico (atti notarili, contratti rilevanti, documenti fondativi). Per documenti particolarmente importanti:

  • conserva l’originale in un luogo sicuro (ad esempio cassetta di sicurezza)
  • tieni una copia nel raccoglitore “Documenti di base”
  • indica chiaramente dove si trova l’originale
  • In questo modo garantisci sia sicurezza sia accessibilità.

Conservazione digitale

Oltre all’archiviazione cartacea, è consigliabile creare copie in  formato digitale dei documenti di base. La conservazione digitale permette di:

  • creare copie di sicurezza
  • facilitare la consultazione
  • mantenere un archivio ordinato anche in caso di lavoro in Cloud

Prima di eliminare un originale cartaceo, verifica che la copia digitale soddisfi i requisiti legali applicabili. I documenti devono essere archiviati e custoditi con cura in locali atti a tale scopo.

In sintesi

Una gestione sistematica dei documenti di base completa l’organizzazione dei giustificativi correnti. Documenti ben archiviati significano:

  • maggiore chiarezza
  • maggiore sicurezza giuridica
  • maggiore controllo nel tempo,

Organizzare la contabilità non significa solo registrare correttamente, ma anche custodire in modo ordinato e completo tutti i documenti che ne costituiscono il fondamento.

Come organizzare documenti e i giustificativi

Alla base della contabilità ci sono i documenti e i giustificativi contabili.
Il modo di organizzarli dipende dalla dimensione dell’attività, dal volume dei documenti e dalle esigenze operative.

Un’organizzazione chiara e sistematica facilita le registrazioni, riduce gli errori e permette di avere sempre sotto controllo la situazione aziendale.

Di seguito trovi alcuni consigli pratici per impostare un sistema ordinato e coerente.

Distinguere i diversi tipi di documenti

È importante separare le diverse categorie di documenti, perché non hanno la stessa funzione né la stessa durata.

Documenti di base
I Documenti di base sono documenti con validità pluriennale che regolano rapporti giuridici nel tempo, ad esempio:

  • Contratti di affitto
  • Contratti di abbonamento (telefono, internet)
  • Statuti
  • Contratti di assicurazione
  • Contratti rilevanti firmati una sola volta

Questi documenti devono essere conservati in un raccoglitore separato, custodito con cura.

Per documenti particolarmente importanti (ad esempio garanzie ricevute o atti notarili):

  • conserva l’originale in un luogo sicuro
  • tieni una copia nel raccoglitore
  • evita di forare i documenti importanti: utilizza mappette trasparenti.

Documenti relativi al personale
Contratti di lavoro, assicurazioni del personale e documentazione collegata devono essere archiviati separatamente.

Se la documentazione è voluminosa, utilizza raccoglitori distinti per tematica.

Dichiarazioni IVA
È utile predisporre un raccoglitore dedicato alle dichiarazioni IVA (trimestrali, semestrali o annuali).
I documenti generali relativi all’affiliazione IVA vanno invece conservati tra i documenti di base.

Giustificativi contabili dell’anno. Si tratta di:

  • fatture clienti
  • fatture fornitori
  • ricevute
  • scontrini
  • estratti conto

Devono essere archiviati separatamente per ogni anno contabile. Per ogni esercizio è quindi opportuno avere un raccoglitore dedicato.

Giustificativi contabili: ordine cronologico e numerazione

Un buon ordine quotidiano è il presupposto per registrare correttamente e mantenere sotto controllo:

  • liquidità
  • crediti
  • debiti
  • costi e ricavi

I giustificativi devono di regola essere conservati per almeno 10 anni.

Buone pratiche

  • Classifica i documenti per data, in ordine cronologico.
  • Conserva insieme giustificativi ed estratti conto.
  • Crea ogni anno un nuovo raccoglitore.

È consigliabile annotare su ogni giustificativo un numero progressivo. Questo numero può essere inserito nella colonna Doc della tabella Registrazioni in Banana Contabilità, così da poter risalire rapidamente al documento partendo dalla contabilità. A fine anno è utile stampare il giornale contabile e conservarlo insieme ai giustificativi.

Alla fine dell'anno crea un dossier PDF della tua contabilità e includi anche i giustificativi in Pdf.  

Documenti digitali

Oggi gran parte della documentazione è in formato elettronico. Anche i documenti cartacei possono essere digitalizzati.

È consigliabile:

  • scansionare i documenti importanti in formato PDF
  • organizzare i file in cartelle con una struttura chiara
  • utilizzare criteri di denominazione coerenti.

La struttura digitale deve rispecchiare l’organizzazione cartacea (per anno, per tipologia, per controparte).

Collegamento dei documenti in Banana

In Banana Contabilità è possibile collegare i documenti digitali alle registrazioni tramite la colonna Doc.Link.

Questo permette di:

  • accedere ai documenti direttamente dalla contabilità
  • velocizzare le verifiche
  • facilitare il lavoro del revisore
  • mantenere coerenza tra registrazioni e giustificativi

Banana consente inoltre di creare un dossier PDF contenente i dati della contabilità e i documenti collegati.

Per maggiori informazioni consulta la pagina Gestione cartelle e file.

Due criteri di registrazione contabile

Esistono due modalità principali di registrazione:

Contabilità sull’incassato

Le fatture vengono registrate solo al momento del pagamento (fornitori) o dell’incasso (clienti).

In questo metodo:

  • non si registrano clienti e fornitori come partite aperte
  • si registra il costo o il ricavo solo al momento del movimento finanziario
  • Le fatture devono comunque essere archiviate in modo ordinato e separate tra:
  • fatture emesse
  • fatture ricevute

È importante verificare regolarmente le fatture non ancora incassate e inviare tempestivamente eventuali solleciti.

Quando la fattura viene pagata o incassata:

  • registrala in contabilità
  • collega il PDF alla registrazione
  • annota sul documento cartaceo la data del pagamento

Per esigenze informative interne, clienti e fornitori possono essere gestiti con i Centri di costo e profitto (CC3.

Contabilità sul fatturato

Le fatture vengono registrate:

  • al momento dell’emissione (clienti)
  • al momento del ricevimento (fornitori).

Si registrano quindi i conti clienti e fornitori e si rilevano immediatamente costi e ricavi. Maggiori informazioni sull'impostazione dei clienti e fornitori sul fatturato consulta la pagina Clienti e Fornitori.

È importante organizzare le fatture separando:

  • fatture emesse
  • fatture incassate
  • fatture ricevute
  • fatture pagate

Nel caso di archivio cartaceo:

  • utilizza separatori distinti nel raccoglitore Clienti
  • utilizza separatori distinti nel raccoglitore Fornitori
  • sposta le fatture nella sezione corretta dopo l’incasso o il pagamento

Verifica periodicamente le fatture in sospeso da incassare
Appena è trascorso il termine di pagamento invia un sollecito di pagamento.
Non lasciare trascorrere troppo tempo, preoccupati di incassare le fatture non pagate. È un'attività che richiede tempo, ma è fondamentale.

Quando registri in contabilità l'emissione della fattura annota sulla fattura cartacea la data dell'avvenuta registrazione.
Nella registrazione in Banana Contabilità Plus utilizza la colonna Fattura della tabella Registrazioni, per inserire il numero di fattura inviata al cliente. Per le fatture ricevute dai fornitori puoi allegare alla registrazione il PDF della fattura.

Una volta che le fatture sono incassate e pagate registrale in contabilità. 
Quando hai registrato, annota sul documento cartaceo la data dell'avvenuta registrazione in contabilità.

In Banana:

  • utilizza la colonna Fattura per indicare il numero della fattura emessa
  • collega il PDF della fattura alla registrazione
  • Controlla regolarmente le fatture in sospeso e intervieni tempestivamente.

Registrazioni / frequenza

  • È consigliabile registrare con regolarità (giornalmente, settimanalmente o almeno mensilmente).
  • Registrazioni aggiornate permettono di:
  • monitorare la liquidità
  • valutare l’andamento dell’attività
  • individuare rapidamente anomalie o spese rilevanti
  • La contabilità non serve solo per adempiere agli obblighi fiscali, ma è uno strumento di gestione e controllo dell’attività.

In sintesi

Un’organizzazione sistematica dei documenti cartacei e digitali è la base di una contabilità chiara, completa e verificabile.

Separare le tipologie di documenti, archiviare per anno, mantenere ordine cronologico e collegare i giustificativi alle registrazioni in Banana permette di lavorare con maggiore efficienza e sicurezza nel tempo.

Come gestire i giustificativi digitali

Con Banana Contabilità Plus puoi gestire i giustificativi (fatture, ricevute, estratti conto e altri documenti) in formato digitale, riducendo o eliminando l’uso della carta.

Ogni riga della tabella Registrazioni può contenere un collegamento a un file PDF. Con un semplice clic puoi visualizzare immediatamente il documento associato.

In questo modo:

  • registrazioni e giustificativi restano collegati
  • la ricerca dei documenti è più rapida
  • il controllo e la revisione risultano semplificati

Come organizzare il file contabile e gli allegati

Per garantire il corretto funzionamento dei collegamenti ai documenti, il file di contabilità Banana (.ac2) e i documenti digitali devono essere salvati nello stesso ambiente di archiviazione (tutti in locale oppure tutti nel cloud) e trovarsi nella stessa cartella principale.

Puoi organizzare i documenti in due modi:

  • Caso 1 – Allegati salvati direttamente nella cartella principale
    Gli allegati digitali e il file di contabilità si trovano direttamente nella cartella principale.
     
  • Caso 2 – Allegati salvati in una sottocartella della cartella principale 
    Gli allegati digitali (giustificativi) sono salvati in una sottocartella (ad esempio "Allegati" o "Documenti") della cartella principale che contiene il file di contabilità.

Consigliamo questa seconda soluzione, perché mantiene separato il file di contabilità dai documenti allegati e rende l'archivio più ordinato e facile da consultare.

Vantaggi dei collegamenti relativi

Quando i documenti (es. giustificativi Pdf) vengono salvati nella stessa cartella principale del file contabile (direttamente o in una sottocartella), Banana Contabilità Plus utilizza collegamenti relativi. Questo permette di mantenere validi i collegamenti ai documenti anche:

  • utilizzando sistemi di sincronizzazione (ad esempio Dropbox o servizi simili)
  • quando il percorso dei file varia da un computer all’altro.

Organizzazione dell'archivio

È consigliabile creare una cartella separata per ogni anno contabile. 

All'interno della cartella dell'anno è possibile creare una sottocartella dedicata agli allegati e, se necessario, ulteriori sottocartelle per organizzare i documenti, ad esempio:

  • fatture clienti
  • fatture fornitori
  • carte di credito
  • fatture estere

L’importante è mantenere una struttura logica e coerente, che rispecchi l’organizzazione della contabilità e permetta di ritrovare facilmente i documenti anche a distanza di anni.

Esempio di organizzazione dell'archivio digitale

Esempio di organizzazione directory per salvare documenti digitali

Salva nella cartella Documenti tutti i giustificativi digitali che ricevi o che digitalizzi durante l'anno.

Consiglio per la denominazione dei file

Utilizza sempre lo stesso criterio per assegnare il nome ai file. Un formato consigliato è:

  • anno-mese-giorno + controparte + tipo documento

Esempi:

  • 2024-01-15-TIM-fattura.pdf
  • 2024-01-31-Rossi Marco-fattura.pdf.

È preferibile utilizzare la data del giustificativo. 

Con questo metodo:

  • i documenti vengono ordinati automaticamente in ordine cronologico
  • la ricerca è più semplice
  • l’archivio resta coerente nel tempo.

Una denominazione sistematica è tanto importante quanto la struttura delle cartelle.

Collegare il documento alla registrazione

Quando inserisci una registrazione, collegala al relativo documento digitale tramite la colonna DocLink.

Per visualizzare il PDF:

  • Posizionati sulla riga della registrazione interessata.

    Icona apri collegamento

  • Clicca sull’icona di apertura nella colonna Doc.Link.

Sintesi 

Per organizzare correttamente i giustificativi digitali in Banana Contabilità Plus:

  • crea una struttura di cartelle chiara e stabile
  • salva i documenti nella sottocartella dedicata all’anno contabile
  • utilizza una denominazione coerente dei file (anno-mese-giorno + controparte + tipo documento)
  • collega ogni PDF alla relativa registrazione tramite la colonna Doc.Link

Una gestione sistematica dei documenti digitali migliora l’ordine, facilita la ricerca e rende la contabilità più verificabile nel tempo.
 

Come gestire le cartelle e i file

Per gestire in modo efficiente i file e i documenti della contabilità, semplificando ricerca, condivisione e conservazione, è fondamentale creare una struttura ordinata di cartelle.

Struttura consigliata delle cartelle

Organizza le cartelle in modo gerarchico:

  • le cartelle principali rappresentano l’azienda o l’attività (esempio Contabilità Rossi SA)
  • le sottocartelle rappresentano l’anno contabile (contabilità anno xxxx).
  • Ulteriori sottocartelle possono contenere documenti e giustificativi dell’anno.

Esempio di struttura

Contabilità
→ Ditta Rossi SA
→ 2024
→ Documenti

Assegna nomi chiari e descrittivi alle cartelle, così da comprenderne il contenuto senza doverle aprire.

Gestione di più entità

Se gestisci più società o attività:

  • crea una cartella separata per ciascuna entità
  • all’interno di ogni entità, crea cartelle distinte per anno
  • utilizza la stessa struttura per tutte le aziende

La coerenza nella struttura facilita il lavoro e riduce il rischio di errori.

Salvataggio dei file di contabilità

Quando salvi un nuovo file:

  • utilizza un nome significativo (es. “Rossi & Figli SA 20xx”)
  • salva il file nella cartella dell’anno corrispondente

manage dossiers and files

Puoi salvare i file:

  • sul disco locale
  • su una rete aziendale
  • su sistemi Cloud

Il comando File > Salva aggiorna il file esistente.
Il comando Salva con nome permette di scegliere posizione e nome del file.

Ogni file può essere protetto da password.

Formato dei file Banana

I file creati con Banana Contabilità hanno estensione *.ac2, indipendentemente dal sistema operativo usato.

Caratteristiche:

  • I file .ac2 sono compatibili fra i diversi sistemi operativi (Windows, Mac e Linux).
    Si può salvare un file in Windows, aprirlo e rielaborarlo in Mac, per poi riaprirlo in Linux o Windows.
  • Il file può essere trasmesso come allegato per posta elettronica, modificato su altri sistemi operativi o rinviato al mittente.
  • I file sono completamente distinti dal programma Banana Contabilità Plus che invece ha estensione ".exe" per Windows.
  • I file d'installazione hanno estensione ".dmg" per Mac e ".deb, .rmp, .run o .tgz" per Linux.

Salvataggio automatico

Banana Contabilità Plus crea automaticamente un file temporaneo di sicurezza.

In caso di chiusura anomala del programma:

Copie di backup

È fondamentale eseguire backup regolari dei file contabili e dei documenti importanti.

Possibili modalità:

  • Backup Cloud (Google Drive, Dropbox, ecc.)
  • Backup locale (On-Premise)
    Utilizza software di backup installato sui tuoi server o dispositivi di archiviazione.
  • Backup ibrido (locale + Cloud)
    combina le due opzioni, mantenendo una copia dei dati sia localmente che su Cloud per una maggiore sicurezza.

Buone pratiche:

  • pianifica backup regolari
  • verifica periodicamente l’integrità dei dati
  • conserva copie in luoghi diversi
  • rispetta le normative sulla protezione dei dati.

Salvare i file su Dropbox, Google Drive e altri sistemi Cloud

Banana Contabilità Plus è un programma installato sul computer e lavora localmente. Tuttavia, i file possono essere salvati in cartelle sincronizzate tramite servizi Cloud (Dropbox, Google Drive, OneDrive, iCloud o simili).

In questo modo puoi:

  • lavorare su più computer
  • condividere i file con il commercialista
  • avere una copia sincronizzata dei dati.

Utilizza la stessa struttura (azienda → anno → documenti) anche all’interno della cartella sincronizzata.

Sincronizzazione e visualizzazione delle modifiche

Quando modifichi un file sul computer:

  • il sistema Cloud impiega alcuni secondi per sincronizzare le modifiche con il server
  • successivamente le modifiche saranno visibili anche sugli altri dispositivi

Per verificare che la sincronizzazione sia completata:

  • controlla che il file abbia il simbolo verde (sincronizzazione completata)
  • in caso di dubbi, clicca sull’icona del servizio Cloud nella barra di sistema.

Se non vedi i simboli di sincronizzazione (verde, blu, rosso), verifica che l’applicazione Cloud sia aggiornata e attiva.

Nota per Android

Su Android, la sincronizzazione non avviene mentre l’app è aperta.
È quindi necessario chiudere e riaprire l’app per vedere le modifiche aggiornate.

sincronizzazione file su dropbox o google drive

Apertura dei file

Per aprire un file:

  • Menu File > Apri
  • Oppure icona nella barra strumenti

I file possono essere aperti se sono:

  • salvati localmente
  • su rete accessibile
  • salvati prima su computer se ricevuti via email.

Il file verrà aperto in modalità di sola lettura, se:

  • Il file si trova su un supporto non riscrivibile (CD-ROM).
  • Il file si trova su una cartella temporanea non scrivibile.
  • Il file è protetto in scrittura o l'utente non ha i diritti per modificare il file.
  • Il file è stato aperto da un altro utente
  • Il file è già stato aperto dallo stesso utente o in un'altra sessione. 

Lavorare in più persone

Banana Contabilità funziona come Excel:

  • una sola persona alla volta può modificare il file
  • l’ultimo salvataggio sovrascrive i precedenti.

È quindi importante evitare modifiche simultanee sullo stesso file.

Collegamento ai documenti digitali

Ogni registrazione può essere collegata al relativo giustificativo digitale.

Buona pratica:

  • salvare i giustificativi dell’anno nella sottocartella dell’anno corrente
  • conservare i documenti di base in una cartella separata

I collegamenti relativi funzionano anche su computer diversi o con sistemi sincronizzati.

Ricerca dei file *.ac2

Se non ricordi dove si trova un file, cerca:

Su Windows:

  • cerca “*.ac2” in Esplora file

Su Mac:

  • usa Finder e cerca “ac2”

Puoi anche utilizzare la funzione di ricerca dal dialogo File > Apri.

Copiare, spostare, rinominare o cancellare file

Queste operazioni si effettuano cercando i file tramite:

  • Explorer (Windows)
  • Finder (Mac)

Una volta che i file vengono trovati possono essere:

  • copiati su chiavetta USB
  • inviati via email
  • spostati tra cartelle.
  • Eliminati.

Lavorare su una rete locale

Se la tua azienda utilizza una rete locale, puoi salvare i file della contabilità su un server o su un’unità condivisa accessibile ai collaboratori autorizzati.

In questo caso:

  • crea la struttura delle cartelle direttamente sulla rete (Azienda → Anno → Documenti)
  • assegna correttamente i diritti di accesso
  • limita le autorizzazioni di modifica alle sole persone competenti.

Anche su rete locale vale una regola fondamentale: solo una persona alla volta può modificare il file.

Se un file è già aperto in modifica, verrà aperto in modalità sola lettura per gli altri utenti. È importante coordinarsi per evitare sovrascritture.

Condividere i dati con il tuo commercialista

I servizi Cloud permettono di condividere una cartella con il tuo commercialista o fiduciario.

Procedura consigliata:

  • Crea la struttura delle cartelle come indicato sopra.
  • Condividi la cartella principale dell’azienda tramite il servizio Cloud.
  • Verifica i diritti di accesso (lettura o modifica).

In questo modo il commercialista può accedere direttamente ai file aggiornati senza scambio continuo di email.

Salva i tuoi file Banana anche sul Cloud

Molti software oggi funzionano esclusivamente in Cloud. Richiedono la creazione di un account e l’accesso tramite credenziali, senza installazioni locali. In questi casi, tutti i dati sono salvati sui server del fornitore del servizio.

Con Banana Contabilità Plus il principio è diverso. Il software rimane sempre salvato localmente sul proprio computer, mentre i file contabili possono essere salvati su cloud, offrendo diversi vantaggi:

Banana Contabilità Plus lavora con il tuo Cloud

Banana Contabilità Plus non dispone di un proprio Cloud, ma ti permette di lavorare con il servizio Cloud che preferisci.

Crediamo che la scelta di dove salvare i tuoi dati contabili, particolarmente sensibili, debba essere solo tua. I dati sono di tua esclusiva proprietà e la nostra azienda non vi ha alcun accesso. Ogni anno contabile costituisce normalmente un file separato in formato .ac2.

Puoi decidere liberamente dove salvarlo:

  • sul tuo computer
  • su un dispositivo esterno
  • su una rete locale
  • su un sistema Cloud.

Il salvataggio in Cloud è una possibilità, non un obbligo. Anche con un abbonamento scaduto puoi sempre accedere ai tuoi dati. Con il piano Free di Banana Contabilità Plus è sempre possibile leggere il contenuto dei file.

I vantaggi del cloud per diversi tipi di utenti

Utilizzando un servizio Cloud (Dropbox, OneDrive, Google Drive, iCloud o altri) puoi:

  • accedere ai file da più dispositivi
  • sincronizzare automaticamente le modifiche
  • condividere i dati con collaboratori o consulenti
  • lavorare anche offline e sincronizzare successivamente.

Per utenti privati:

Salvare i file contabili e i giustificativi digitali sul Cloud permette di:

È una soluzione pratica per mantenere ordine e ridurre il rischio di perdere documenti.

Per ditte e associazioni:

Oltre ai vantaggi sopra indicati, le ditte possono:

  • condividere la cartella della contabilità con collaboratori
  • attribuire permessi di sola lettura o modifica
  • centralizzare file contabili e giustificativi.

È importante ricordare che solo una persona alla volta può modificare lo stesso file di contabilità.

Per fiduciari e commercialisti

I sistemi Cloud facilitano la collaborazione con i clienti.

Sono possibili due modalità:

  • Il cliente utilizza il proprio Cloud e condivide la cartella con il fiduciario.
  • Il fiduciario utilizza un proprio Cloud e condivide la cartella con il cliente.

Questa modalità semplifica lo scambio dei dati e riduce l’invio di file via email.

Come impostare un sistema Cloud

Per utilizzare un servizio Cloud è necessario:

  • Creare un account presso il provider scelto.
  • Installare sul computer il programma di sincronizzazione.
  • Utilizzare la cartella locale creata dal servizio.

Le modifiche effettuate nella cartella locale vengono sincronizzate automaticamente con il Cloud e con gli altri dispositivi collegati.

All’interno della cartella sincronizzata:

  • crea una cartella per la tua ditta
  • organizza sottocartelle per anno
  • salva il file .ac2 nella cartella corretta
  • crea eventuali sottocartelle per i documenti.

La struttura consigliata è la stessa indicata nella pagina dedicata all’organizzazione delle cartelle.

Condivisione e permessi

I servizi Cloud permettono di condividere cartelle con altri utenti.

È possibile:

  • concedere accesso in sola lettura
  • concedere accesso in modifica
  • condividere automaticamente tutte le sottocartelle

Attenzione:

  • due persone non possono modificare contemporaneamente lo stesso file
  • se un file viene cancellato dalla cartella sincronizzata, viene eliminato anche sugli altri dispositivi.

Organizzare più ditte

Se gestisci più aziende o clienti, puoi creare nella cartella Cloud:

  • una cartella separata per ciascuna ditta
  • eventuali sottocartelle “Internal” per dati non condivisi
  • sottocartelle “Shared-[NomeDitta]” per i file da condividere

Questo facilita la gestione e la condivisione selettiva dei dati.

Importanza del backup

Un sistema di sincronizzazione non sostituisce un backup.

Se un file viene cancellato o sovrascritto, la modifica viene replicata su tutti i dispositivi sincronizzati.

È quindi fondamentale:

  • thverificare per quanto tempo il provider conserva le versioni precedenti
  • disporre di un sistema di backup aggiuntivo (locale o esterno)
  • proteggersi da guasti hardware o attacchi informatici

In sintesi

Con Banana Contabilità Plus:

  • scegli liberamente dove salvare i tuoi dati
  • puoi utilizzare qualsiasi servizio Cloud
  • mantieni sempre la proprietà e il controllo dei file
  • puoi collaborare facilmente con altri
  • resti indipendente dal fornitore del software.

Il Cloud è uno strumento utile, ma la gestione dei dati resta sempre sotto la tua responsabilità e il tuo controllo.

Metodi di contabilizzazione

Quando si parla di contabilità, uno dei primi concetti da chiarire è il metodo contabile. Un metodo contabile stabilisce quando un’operazione entra in contabilità e in quale periodo influisce sui risultati.
Non cambia quello che fai nella realtà, ma come e quando lo rappresenti nei numeri.

Se emetti una fattura oggi e vieni pagato tra due mesi, il metodo contabile decide se quel ricavo conta oggi o tra due mesi.
La differenza non è teorica: cambia il fatturato, cambia il risultato.

Perché esistono metodi contabili diversi

Le imprese non lavorano tutte allo stesso modo. C’è chi incassa subito, chi lavora su fattura, chi ha pochi clienti e chi ne ha centinaia. Per questo non esiste un unico metodo valido per tutti.

Alcuni metodi privilegiano la semplicità operativa, altri la precisione economica. La scelta del metodo serve a trovare il giusto equilibrio tra questi due aspetti. Non esiste un metodo “giusto” in assoluto.
Esiste il metodo più adatto alla tua attività, al tuo modo di lavorare e agli obblighi che devi rispettare.

Cosa cambia scegliendo un metodo contabile

Scegliere un metodo contabile significa decidere quando:

  • una vendita diventa fatturato
  • un costo incide sul risultato
  • un credito o un debito compare in bilancio

Con alcuni metodi la contabilità segue i movimenti di denaro. Con altri segue la maturazione economica delle operazioni. Questo influisce direttamente su come leggi i numeri e su come prendi decisioni.

I principali metodi contabili

Nella pratica, gli approcci più diffusi sono tre:

  • Il metodo di cassa (o sull'incassato) è il più semplice: registri ricavi e costi solo quando incassi o paghi. È immediato, intuitivo e molto orientato alla liquidità.
  • Il metodo di competenza (o sul fatturato) guarda invece alla sostanza economica: ricavi e costi vengono registrati quando maturano, anche se il denaro non è ancora passato. È più preciso, ma richiede più lavoro.
  • Il metodo cassa-competenza (o sistema misto) è un approccio intermedio. Durante l’anno lavori in modo semplice, seguendo gli incassi e i pagamenti. A fine periodo completi la contabilità con le registrazioni necessarie per ottenere un bilancio corretto.

Come capire quale metodo fa per te

La scelta del metodo contabile dipende soprattutto da come lavori nella realtà. Se incassi subito e prediligi la semplicità, il metodo di cassa può essere sufficiente. Se invece lavori con fatture, scadenze e crediti importanti, hai bisogno di una visione più completa.

In molti casi, soprattutto per PMI e professionisti, la soluzione migliore è iniziare in modo semplice e completare i conti solo quando serve. È qui che l’approccio misto diventa particolarmente efficace.

Naturalmente entrano in gioco anche le regole fiscali, che variano da paese a paese e vanno sempre considerate.

I metodi contabili in Banana Contabilità

Banana Contabilità non ti costringe a scegliere un metodo una volta per tutte, ma ti permette di lavorare in modo flessibile e di adattare la contabilità alla tua attività.

Puoi iniziare con un metodo semplice, basato sugli incassi, e in seguito aggiungere le registrazioni necessarie per ottenere una visione completa. Il software non decide per te: ti mette nelle condizioni di lavorare bene, qualunque sia il metodo scelto.

In Banana Contabilità puoi gestire la contabilità con i vari metodi previsti: cassa, competenza, cassa-competenza (sistema misto). Il fatturato dipende dal metodo contabile adottato, ma la logica di base rimane invariata.

Il fatturato può:

  • seguire l’emissione della fattura
    quando si utilizza il metodo di competenza
  • seguire l’incasso
    quando si utilizza il metodo di cassa
  • essere allineato a fine periodo
    quando si utilizza il metodo cassa-competenza

In tutti i casi:
Il fatturato è determinato dalle registrazioni sui conti di ricavo.

In sintesi

  • Un metodo contabile serve a dare un senso ai numeri.
  • Ti aiuta a capire quando un’operazione conta davvero e come leggere i risultati.
  • Capire questo concetto è il primo passo per usare la contabilità in modo consapevole, e non solo per adempiere a un obbligo.

Metodo sul Fatturato

Il fatturato rappresenta il totale dei ricavi derivanti dall’attività specifica di un’impresa in un determinato periodo. In termini semplici:

  • è il valore delle vendite di beni
  • e/o delle prestazioni di servizi

Il fatturato non misura l’utile, ma solo il volume dell’attività svolta.

Per chi è indicato il metodo sul fatturato

Il metodo sul fatturato, basato sul principio di competenza, è indicato per aziende strutturate e attività con numerosi clienti e fornitori, che necessitano di una visione economica completa e confrontabile nel tempo, inclusi crediti e debiti e, per tutte le aziende che hanno una cifra d'affari superiore a CHF 500'000' franchi (per la Svizzera).

Questo approccio è tipico della contabilità per competenza, utilizzata per avere bilanci completi durante l’anno.

Cosa è incluso nel fatturato

Nel fatturato rientrano:

  • vendite di beni
  • prestazioni di servizi
  • ricavi legati all’attività principale dell’azienda

Il fatturato non include:

  • l’IVA incassata
  • proventi finanziari
  • ricavi straordinari
  • contributi o indennizzi non legati alle vendite

 Il fatturato è quindi un dato economico, non finanziario.

Fatturato, ricavi e utile: differenze

È importante distinguere alcuni termini spesso confusi.

  • Fatturato
    Misura quanto hai venduto.
  • Ricavi
    Possono includere anche altre entrate oltre alle vendite principali.
  • Utile (o perdita)
    È la differenza tra ricavi e costi.

Un fatturato elevato non garantisce automaticamente un utile.

Come si calcola il fatturato

Con il metodo di competenza, il fatturato è dato dalle vendite maturate nel periodo, indipendentemente dal pagamento.

In pratica:

  • una vendita entra nel fatturato quando nasce il diritto al ricavo
  • anche se il cliente non ha ancora pagato

Questo produce un fatturato:

  • economicamente completo
  • confrontabile nel tempo
  • indipendente dai tempi di incasso

Fatturato e IVA

Con il metodo del fatturato, l’IVA è dichiarata al momento dell’emissione della fattura, indipendentemente dal fatto che il cliente abbia pagato o meno.

  • Questo è il metodo standard adottato dalla maggior parte delle imprese e previsto in generale dalla prassi IVA svizzera. 

Il fatturato non coincide con l’IVA:

  • L’IVA incassata non è un ricavo
  • È un importo riscosso per conto dell’autorità fiscale

Le regole IVA dipendono dalla normativa del singolo paese.

Perché il fatturato è un dato importante

Il fatturato viene utilizzato per:

  • valutare la dimensione dell’attività
  • confrontare periodi diversi
  • definire soglie fiscali e amministrative
  • analizzare l’andamento delle vendite

prendere decisioni strategiche

Tuttavia, da solo non basta:

  • non dice nulla sui costi
  • non misura la redditività
  • non indica la liquidità disponibile

Il fatturato in Banana Contabilità: ruolo delle fatture

In Banana il fatturato è determinato dalle registrazioni di ricavo, che derivano dalla contabilizzazione delle fatture clienti (e non dai movimenti bancari in sé).
I movimenti bancari servono a regolare gli incassi, non a definire il fatturato, salvo nel metodo di cassa.

  • In Banana Contabilità il fatturato viene determinato tramite la registrazione delle fatture clienti, cioè delle operazioni che generano un ricavo.
  • Il fatturato non è un valore inserito manualmente e non dipende direttamente dal conto bancario, ma dalle registrazioni sui conti di ricavo.

Quando registri una fattura cliente in Banana:

  • viene registrato un ricavo
  • il ricavo contribuisce al fatturato del periodo
  • l’IVA viene gestita separatamente
  • il credito verso il cliente viene registrato (se previsto dal metodo)

Il fatturato nasce quindi al momento della registrazione della fattura, non al momento dell’incasso.

In sintesi

In Banana Contabilità il fatturato:

  • deriva dalle registrazioni delle fatture clienti
  • è determinato dai conti di ricavo
  • può seguire l’incasso o l’emissione, in base al metodo contabile
  • è indipendente dal conto bancario, salvo nel metodo di cassa

Questa impostazione rende il fatturato chiaro, verificabile e coerente.

Metodo Cassa

Il metodo di cassa è un metodo contabile in cui ricavi e costi vengono registrati solo quando avviene un incasso o un pagamento effettivo.

In altre parole:

  • un ricavo esiste quando il denaro entra
  • un costo esiste quando il denaro esce
  • Le fatture emesse o ricevute non vengono registrate finché non sono pagate.

Questo metodo riflette in modo diretto la liquidità reale dell’attività.

Per chi è adatto il metodo di cassa

Il metodo di cassa è particolarmente indicato per:

  • Micro-imprese
  • Lavoratori autonomi
  • Professionisti
  • Attività con pochi clienti e fornitori
  • Attività con incassi rapidi
  • Chi vuole monitorare soprattutto la liquidità.

Come funziona il metodo di cassa, in pratica

Con il metodo di cassa la contabilità segue principalmente il conto bancario (o la cassa):

  • Incassi un pagamento → registri un ricavo
  • Paghi una spesa → registri un costo
  • Se non c’è movimento di denaro → non c’è registrazione

Durante l’anno:

  • non esistono crediti verso clienti
  • non esistono debiti verso fornitori
  • il risultato economico coincide con i flussi di cassa.

Cosa mostra bene

  • La liquidità disponibile
  • Quanto hai effettivamente incassato
  • Quanto hai realmente pagato
  • La capacità dell’attività di sostenere le uscite

È particolarmente utile per il controllo quotidiano della situazione finanziaria.

Cosa non mostra

  • Fatture emesse ma non incassate
  • Fatture ricevute ma non pagate
  • Ricavi e costi già maturati ma non ancora regolati

Il metodo di cassa non fornisce una visione completa della situazione economica, ma una visione molto chiara della situazione finanziaria.

Vantaggi del metodo di cassa 

Il metodo di cassa è apprezzato per la sua semplicità operativa. I principali vantaggi sono:

  • Semplice da gestire
    Registri solo ciò che è stato pagato o incassato.
  • Controllo immediato della liquidità
    Sai sempre quanti soldi hai realmente a disposizione.
  • Meno lavoro amministrativo
    Non devi registrare tutte le fatture durante l’anno.
  • Allineato ai pagamenti digitali
    Bonifici, carte e pagamenti elettronici diventano la base della contabilità.

Limiti del metodo di cassa

Il metodo di cassa ha anche limiti strutturali, che è importante conoscere.

I principali sono:

  • Nessuna visione di crediti e debiti
    Non vedi quanto devi incassare o pagare in futuro.
  • Risultato economico parziale
    Ricavi e costi sono legati ai pagamenti, non alla loro maturazione.
  • Confrontabilità limitata nel tempo
    Il risultato può variare molto in base ai tempi di incasso e pagamento. 

Per questo motivo, il metodo di cassa da solo non è sempre sufficiente per analisi economiche o bilanci formali. 

Per poter avere una maggiore visione dei costi e dei ricavi di competenza a fine esercizio possono essere necessari ratei e risconti per rispettare il principio della competenza.

È meno adatto a:

  • aziende strutturate
  • attività con molti crediti e debiti
  • imprese che devono presentare bilanci completi durante l’anno

Il metodo di cassa in Banana Contabilità

Con Banana Contabilità il metodo di cassa è semplice da applicare perché il programma lavora in modo naturale sui movimenti bancari.

Con Banana puoi:

  • Importare i movimenti dal tuo e-banking
  • Registrare automaticamente incassi e pagamenti
  • Avere bilancio e conto economico sempre aggiornati
  • Controllare la liquidità in tempo reale.

Durante l’anno lavori in modo leggero, senza dover registrare ogni fattura.

Aspetti fiscali della contabilità per cassa

La contabilizzazione sull’incassato è possibile solo in presenza di determinati requisiti fiscali.

In Svizzera:

  • è riservata alle aziende con volume d’affari annuo inferiore a 5 milioni di franchi
  • è necessaria l’autorizzazione dell’AFC
  • la richiesta deve essere fatta all’inizio dell’attività o successivamente.

Le regole fiscali sull’uso del metodo di cassa variano da paese a paese, in particolare per l’IVA. È sempre consigliabile consultare le normative locali o le guide fiscali ufficiali.

In sintesi

Il metodo di cassa è:

  • semplice
  • immediato
  • orientato alla liquidità

È ideale per iniziare e gestire l’operatività quotidiana, ma mostra i suoi limiti quando serve una visione economica completa.

Con Banana Contabilità puoi usare il metodo di cassa oggi e passare facilmente a un approccio più completo quando ne hai bisogno.

Competenza - Cassa (sistema misto)

Gestire la contabilità può sembrare complesso, soprattutto per chi vuole concentrarsi sul lavoro quotidiano senza perdersi tra fatture e registrazioni. Il metodo Competenza–Cassa è una modalità di gestione contabile utilizzata soprattutto da piccole attività e professionisti che registrano sull’incassato, ma che a fine anno devono integrare le fatture aperte verso clienti e fornitori.

Il metodo Competenza–Cassa è un sistema contabile ibrido che combina il principio di cassa durante l’anno con l’integrazione delle fatture aperte a fine esercizio secondo il principio di competenza.

Con questo metodo:

  • I ricavi e i costi sono considerati quando avviene l’incasso o il pagamento (criterio di cassa)
  • A fine anno per determinare i costi e i ricavi di competenza, vengono registrate le fatture aperte di clienti e fornitori, o se necessario, tramite ratei e risconti.
    Maggiori informazioni:

Il metodo Competenza–Cassa rappresenta quindi una soluzione intermedia tra il metodo per competenza e quello per cassa, permettendo di avere una visione chiara della situazione finanziaria senza la complessità di una contabilità interamente per competenza.

A chi è rivolto 

È una soluzione pensata per chi vuole lavorare durante l’anno in modo semplice, ma ottenere a fine esercizio un bilancio conforme al principio di competenza. Il metodo Competenza–Cassa è particolarmente adatto a:

  • liberi professionisti
  • artigiani e piccole imprese
  • attività di servizi
  • attività che ricevono tante fatture dai fornitori
  • attività che emettono poche fatture e incassano in un momento successivo
  • soggetti che applicano l’IVA per cassa (in base agli incassi e ai pagamenti).

Quando non è indicato

Questo metodo non è invece indicato per:

  • soggetti che applicano l'IVA sul fatturato (al ricevimento e all'emissione della fattura)
  • aziende che devono tenere una contabilità completa per competenza
  • attività con obblighi contabili più complessi
  • situazioni in cui è richiesto un bilancio civilistico per competenza.

Perché scegliere questo metodo

Con la digitalizzazione dei pagamenti, oggi la maggior parte delle operazioni passa attraverso la banca. Importando i movimenti bancari, la contabilità è già quasi pronta. Non serve più inserire manualmente ogni fattura.

Questo comporta vantaggi concreti: meno tempo dedicato alla registrazione, meno rischio di errori e soprattutto la possibilità di avere in qualsiasi momento un quadro aggiornato della propria liquidità. E per le PMI la liquidità non è un dettaglio, è un elemento importante per la gestione dell’attività.

Il metodo competenza-cassa risponde a queste esigenze:

  • Risparmio di tempo – non devi registrare ogni singola fattura al ricevimento e all'emissione
  • Maggiore semplicità – meno burocrazia e meno complessità
  • Dati sempre aggiornati – con l'importazione dei movimenti bancari 
  • Controllo della liquidità – il dato più importante per chi deve gestire uscite e incassi reali.

Limiti del sistema competenza-cassa (e come gestirli)

Come ogni metodo, anche il competenza-cassa ha i suoi limiti. Durante l’anno il risultato economico riflette principalmente incassi e pagamenti; le fatture aperte vengono integrate a fine anno per completare il bilancio dell’esercizio. Questo significa che il quadro economico può risultare parziale.

Qui di seguito i limiti principali:

  • Crediti e debiti non visibili durante l’anno – le fatture aperte compaiono solo a fine periodo
  • Visione parziale dei ricavi/costi maturati – vedi solo quelli già pagati
  • Maggior lavoro a fine anno – servono scritture integrative (fatture aperte, ratei, risconti, ammortamenti)
  • Non adatto a tutte le imprese – aziende molto strutturate possono preferire la competenza pura.

Nel sistema misto, alla chiusura dell’esercizio vengono rilevati tutti i costi e i ricavi di competenza dell’anno, anche se non ancora pagati o incassati, mediante la registrazione delle fatture aperte o, se necessario, tramite ratei e risconti.

Con Banana questi limiti si superano facilmente, puoi aggiungere fatture e rettifiche in qualsiasi momento, passando gradualmente alla partita doppia completa.

Come Banana semplifica il metodo competenza-cassa

Con Banana Contabilità è possibile gestire il metodo Competenza–Cassa lavorando durante l’anno principalmente sui movimenti bancari, importati dall’e-banking e completati tramite regole automatiche. Le fatture aperte e gli assestamenti di fine periodo possono essere registrati quando necessario, per ottenere un bilancio conforme al principio di competenza. 

  • Importa i movimenti bancari
    • Scarica il file dal tuo e-banking (ISO 20022, CSV, MT940, ecc.)
    • Importa in Banana i movimenti bancari.
  • Applica regole automatiche
    • Definisci regole per classificare le operazioni (contropartita, codice IVA, centro di costo)
    • Alla successiva importazione Banana completa le registrazioni da solo.
  • Monitora i conti in tempo reale
    • Bilancio, flussi di cassa, margini e IVA sono sempre aggiornati con l’ultima importazione
  • Gestisci le fatture aperte a fine anno
    • Fatture clienti non incassate → Clienti a Ricavi.
    • Fatture fornitori non pagate → Costi a Fornitori.
    • Assestamenti tipici → ratei, risconti, ammortamenti, differenze di cambio.
  • Ottieni un bilancio conforme al principio di competenza, pronto per banche, azionisti e autorità fiscali.

Un vantaggio anche per fiduciari e commercialisti

Il sistema competenza-cassa è interessante anche per i professionisti che seguono i clienti. Non devono più aspettare che il cliente invii tutte le fatture, possono costruire la contabilità a partire dai movimenti bancari, evitando i picchi di lavoro e riducendone drasticamente i tempi. E quando serve, completano il bilancio con gli assestamenti. È un approccio che permette di gestire più mandati in meno tempo e offrire un servizio più efficiente.

  • Meno lavoro manuale – non serve registrare ogni fattura del cliente appena viene ricevuta o emessa
  • Contabilità pronta – basta partire dai movimenti bancari importati
  • Più mandati gestiti – il tempo risparmiato si dedica a consulenza e analisi
  • Bilanci professionali – a fine periodo si aggiungono le scritture necessarie per ottenere conti completi

Con Banana i fiduciari possono offrire servizi più rapidi ed efficienti, aumentando il valore per i clienti.

Metodi contabili e IVA in Svizzera

In Svizzera, in materia di IVA (MWST/TVA), a dipendenza del momento in cui l’IVA diventa esigibile:

  • Metodo per competenza - L'IVA è esigibile al momento in cui emetti una fattura al cliente, e ricevi una fattura da un fornitore
  • Metodo per cassa -  L'IVA è esigibile al momento in cui incassi una fattura da un cliente, e paghi una fattura del fornitore.
  • Metodo Competenza–Cassa - L’IVA diventa esigibile al momento dell’incasso o del pagamento, come nel sistema di cassa.

In sintesi

  • Se usi metodo su competenza - Registri l’IVA al momento dell’emissione della fattura
  • Se usi metodo su cassa - Registri l’IVA solo all’effettivo incasso. 

In Svizzera è consentito sia il metodo di contabilizzazione per cassa sia quello per competenza per la dichiarazione dell’IVA, a patto che si rispettino i requisiti previsti per il metodo su cassa (tipicamente fatturato inferiore a 5 milioni CHF). 

Un sistema ibrido per la Svizzera e l'estero

Ecco una piccola lista di casi reali di chi usa, consiglia e incentiva un approccio ibrido nella tenuta contabile sia in Svizzera che all'estero:

Conclusione

A scuola ci insegnano che il principio di cassa e di competenza sono ben distinti. La realtà delle PMI moderne richiede un sistema flessibile, automatizzato e preciso.

Banana Contabilità Plus è lo strumento che unisce la semplicità operativa del principio di cassa con la completezza contabile del principio di competenza.

Banana Contabilità mette a disposizione modelli preimpostati per la gestione sull’incassato, con la possibilità di integrare crediti e debiti secondo il principio di competenza.

Quale metodo contabile scegliere

La scelta del metodo contabile incide sul modo in cui controlli la tua attività durante l’anno. Alcuni metodi privilegiano la semplicità e la liquidità, altri offrono una visione economica più completa, includendo crediti e debiti.

La tabella seguente ti aiuta a capire, in base alla tua situazione operativa e agli obblighi normativi, quale metodo è più adatto tra il metodo di cassa, il metodo misto competenza – cassa e il metodo sul fatturato (contabilità per competenza).

Se ti riconosci in questa situazione…Metodo consigliato
Vuoi una gestione semplice basata su incassi e pagamentiMetodo di cassa
Vuoi controllare soprattutto la liquiditàMetodo di cassa o Metodo misto cassa-competenza
Vuoi lavorare in modo semplice durante l’anno, ma integrare le fatture a fine esercizioMetodo misto cassa–competenza
Vuoi una visione economica completa, con crediti e debitiMetodo sul fatturato
Devi redigere bilanci completi durante l’annoMetodo sul fatturato
In Svizzera superi CHF 500’000 di cifra d’affari*Metodo sul fatturato (obbligatorio)

* Per ditte individuali e società di persone. Le persone giuridiche sono sempre soggette alla contabilità completa.