Dans cet article
Les associations qui organisent des activités et des événements ont souvent besoin de coordonner leurs bénévoles. Avec Banana Comptabilité Plus, vous pouvez créer deux tableaux simples liés entre eux – Bénévoles et Événements – pour gérer de manière centralisée qui participe, quelles tâches ont été attribuées et les détails organisationnels de chaque événement.
De cette façon, toutes les informations restent dans le même fichier de comptabilité, sans avoir besoin de feuilles Excel séparées, avec l’avantage d’avoir toujours une vision claire, à jour et immédiate.
Dans Banana Comptabilité Plus, vous pouvez lier des tableaux simples entre eux grâce à la colonne IdLigne.
Comment créer les tableaux Bénévoles et Événements
- Ouvrez le fichier de comptabilité
- Dans le menu Outils > Ajouter/Supprimer des fonctions > Ajouter tableau simple
- Créez le tableau simple Bénévoles
- Créez le tableau simple Événements.
Structure du tableau Bénévoles
Le tableau peut être personnalisé en ajoutant des colonnes personnalisées et en affichant d'autres colonnes prédéfinies. Dans cet exemple, la structure créée est la suivante :
- IdLigne → code unique du bénévole (sert également de clé de liaison).
- Libellé → nom et prénom du bénévole ; apparaît automatiquement dans les autres tableaux liés.
- Email → colonne “Notes” renommée en “Email”.
- Numéro de téléphone → colonne ajoutée via Données > Organiser colonnes > Ajouter.
Structure du tableau Événements
Le tableau Événements peut inclure les colonnes suivantes :
- IdLigne → abréviation pour identifier l’événement (ex. SPRIFEST).
- Libellé (DescriptionId) → nom de l’événement (ex. Fête du printemps).
- Date → colonne ajoutée via Données > Disposer les colonnes > Ajouter.
- Lieu → colonne ajoutée via Données > Disposer les colonnes > Ajouter.
Créer un lien entre Bénévoles et Événements
Dans cet exemple, les colonnes des bénévoles ont été liées au tableau Événements.
- Outils > Ajouter/Supprimer des fonctions > Ajouter des colonnes pour lier les tableaux
- Dans la fenêtre de dialogue, sélectionnez le tableau Bénévoles.
Banana ajoute automatiquement au tableau Événements les colonnes suivantes :
- Bénévoles (Volunteers Id) → code du bénévole.
- Libellé bénévoles (Volunteers Description) → nom du bénévole (ou responsable de l’événement)
Lorsque vous insérez le code d’un bénévole dans la colonne Bénévoles, Banana remplit automatiquement le nom du bénévole dans la colonne correspondante.
Avantages de la liaison
- Vue claire → vous savez immédiatement qui participe à un événement.
- Rôles définis → vous assignez des tâches spécifiques à chaque bénévole.
- Mises à jour automatiques → si vous modifiez les données dans le tableau Bénévoles, Banana les met également à jour dans les Événements.
- Gestion simplifiée → plus besoin de feuilles séparées, tout reste dans le même fichier.
- Historique des activités → vous conservez une trace de la participation des bénévoles dans le temps.
Cette approche est idéale pour les associations culturelles, sportives ou caritatives qui souhaitent gérer les personnes et les événements de manière simple, ordonnée et immédiate.