Het maken van een cashflowprognose met Banana Boekhouding is als het maken van een prognose met Excel, maar dan sneller, veiliger en volledig gratis. Dankzij het kant-en-klare model begint u meteen, u hoeft alleen maar de gegevens in te voeren.

U weet op voorhand hoeveel liquiditeit u heeft en hoelang u ermee kunt doen, wanneer en welke uitgaven u zult moeten doen en op welke inkomsten u kunt rekenen.  U kunt de vermindering van de kosten simuleren en zien welk effect dit heeft op uw liquiditeit en winstgevendheid, inzicht krijgen in toekomstige verkoopvolumes en of uw kapitaal voldoende zal zijn.

We hebben deze leidraad opgesteld om u te helpen bij het maken van uw cashflowprognose en het oplossen van uw financiële problemen. Als u deze handleiding tot in detail volgt, zult u hierin slagen, want u kunt dit model altijd aanpassen en corrigeren, dus het is gemakkelijk om uw verwachtingen bij te stellen.

Maak uw bestand aan

• Maak een nieuw bestand aan door en kies dit model (Template ID  +11044), gebruik een van de uitgelegde methodes.
• Stel met het commando Bestand → Bestands- en boekhoudingseigenschappen de periode, bedrijfsnaam en de basis munteenheid in.
• Sla het bestand op met het commando Bestand → Opslaan als.... Het is handig de bedrijfsnaam en het jaar in de bestandsnaam op te nemen.
  Bijvoorbeeld "bedrijf-2020.ac2".

Zie ook Beheer boekhoudbestanden lokaal, online of in de cloud

Pas rekening- en categorieëntabellen aan

Voordat u uw eigen cashflow overzicht creëert moet u even uw rekeningen en categorieën naar uw wensen aanpassen.

Rekeningentabel

De rekeningentabel laat alleen de contanten rekening zien, of eigenlijk, de hoeveelheid geld in uw bezit. U kunt deze aanpassen door de rekeningnaam, de beschrijving en het beginsaldo aan te passen.

Categorieëntabel

Deze tabel bevat de inkomsten en uitgaven categorieën en de veranderingen in kapitaal. U kunt de categorieën veranderen door nieuwe toe te voegen, namen en volgorde te veranderen en categorieën te verwijderen die u niet nodig heeft. U kunt op elk moment de bijgewerkte saldi van iedere categorie zien.

Met de handige kapitaal in & kapitaal uit secties kunt u registreren:

• Injecties voor leningen en aflossingen
• Injecties door eigenaren en uitbetalingen
• Aan- en verkopen van vaste activa

Om op elk moment te weten hoeveel de cashflow is (wanneer u begint met het invoeren van de dagelijkse transacties) hoeft u alleen maar te kijken naar het bedrag in de rij "Netto verandering in kapitaal". Op deze manier weet u in een oogwenk of u een Instroom of een Uitstroom heeft en het exacte bedrag.

Creëer uw  cashflow prognose

De bijzondere innovatie van Banana Boekhouding is de mogelijkheid om cashflowprognoses op te stellen om de liquiditeit te controleren en tijdig beslissingen te nemen voor uw bedrijf.

Daarom raden we u aan om uw eigen cashflowprognose aan te maken. Ga naar de budgettabel: deze tabel bevat alle geldstromen in- en uitgaand die u gedurende het jaar heeft.

Volg deze eenvoudige stappen om de prognose correct aan te maken:

• Voer bedrijfsinkomsten in
• Voer bedrijfkosten in
• Voer inkomend kapitaal in
• Voer uitgaand kapitaal in

Bedrijfsinkomsten invoeren

Begin met een lijst van al uw bedrijfsinkomsten en de bedragen ervan. Contante verkopen is het belangrijkste inkomen maar er zijn nog andere afhankelijk van uw activiteiten.

Bedrijfsinkomsten kunnen zijn:

• Contante verkopen
• Diverse contante ontvangsten
• Incasso's van klantenkredieten
• Rentes

Om een transactie in het budget toe te voegen moet u de datum (wanneer u de inkomsten verwacht), de einddatum (indien nodig), de herhaling (hoe vaak deze inkomsten worden herhaald, wekelijks, maandelijks of jaarlijks), de beschrijving, het bedrag in de kolom inkomsten en de inkomstencategorie invoeren.

In het model vind al kant en klare transacties waar u alleen maar even de bedragen hoeft in te voeren. U kunt ook nieuwe transacties invoeren, en bestaande aanpassen of verwijderen.

Om een zo nauwkeurig mogelijke schatting te maken kijkt u naar de waardes van het laatste jaar waarbij u het bedrag naar beneden afrond om voorzichtig te zijn.

Tips:

• Vertrouw alleen op zekere inkomsten
• Groepeer de inkomsten volgens hun herhaling (wekelijks, maandelijks of jaarlijks, ...)

Bedrijfskosten invoeren

Nu is het tijd om alle bedrijfskosten in te voeren. Zoals u deed voor de inkomsten moet u hier de uitgaven schatten door naar de bedragen van het laatste jaar te kijken, maar de bedragen af te ronden naar boven als u voorzichtig wilt zijn. Het is altijd beter om een onnauwkeurige prognose te maken aan het begin van het jaar dan verrast te worden door hogere uitgaven.

Bedrijfskosten kunnen zijn:

• Salarissen
• Vergoedingen
• Huur
• Verzekeringen
• Adverteren en promotie
• Nutsvoorzieningen
• Reizen
• Telefoon
• Bankkosten
• Rentes
• …

Tip:

• Groepeer de uitgaven volgens hun herhaling (wekelijks, maandelijks of jaarlijks, ...)

Inkomend & uitgaand kapitaal invoeren

Deze sectie is erg handig om een netto cashflow prognose te hebben en niet alleen een bedrijfsmatige. U moet in dit geval de verwachte inkomende en uitgaande kapitaal transacties invoeren en de investeringen in en verkopen van vaste activa.

Ingaand kapitaal kan zijn:

• Injecties voor leningen
• Cash injecties door eigenaren
• Verkoop van vaste activa

Uitgaand kapitaal kan zijn:

• Aflossing van leningen
• Uitbetalingen aan de eigenaren
• Aankoop van vaste activa

Beheer uw cashflowprognose

Het is belangrijk meteen te weten of uw zaak, met uw schattingen, een positieve cashflow genereert of niet.
U bent toch ook nieuwsgierig? Het prognoseoverzicht geeft u het antwoord!

Deze controle is heel gemakkelijk: ga naar Rapporten → Uitgebreide rekening op groepen en kies van de lijst die verschijnt het overzicht Planning per jaar. Klik OK om de prognose te zien.

Een doel van elk bedrijf is zeker een positieve cashflow te hebben omdat men alleen daarmee kan overleven, of gewoon om leveranciers te betalen of schulden af te lossen. ... Controleer het item Netto verandering cash (onderaan het overzicht) en verzeker u ervan dat u een positief resultaat heeft (Instroom). In dat geval kunt u blij zijn omdat u uw bedrijf goed beheert!
Als u echter een negatieve netto cashflow heeft (Uitstroom) betekent dat helaas dat uw bedrijf een probleem heeft met het beheer van de liquiditeit. Wat u in dit geval eerst moet doen is opnieuw uw geschatte inkomsten en uitgaven controleren om te zien of er aanpassingen gemaakt moeten worden of fouten gecorrigeerd waardoor de cashflow verbeterd wordt. Als u nog steeds een negatieve cashflow heeft moet u nadenken over acties die gedaan kunnen worden om het liquiditeitsbeheer voor het volgende jaar, of wanneer de budgetperiode start, te verbeteren. Het meest waarschijnlijke is dat u moet proberen uw bedrijfskosten te verlagen.

Als u naast de jaarprognose een nog betere greep wilt hebben op de liquiditeitsontwikkeling (bijvoorbeeld hoe deze zich gedurende het jaar ontwikkelt) kunt u kiezen voor maand-, kwartaal- en 4-jaars overzichten, of uw eigen overzicht creëren. Dit alles altijd via Rapporten → Uitgebreide rekening op groepen.

De transacties invoeren

Met de cashflowprognose onder controle kunt u starten met het boeken van de diverse geldtransacties en deze van tijd tot tijd vergelijken met de verwachte bedragen.

De geldtransacties invoeren

Dagelijkse transacties moeten ingevoerd worden in de transactiestabel. Het doen van een boeking gaat op dezelfde manier als u deed voor de prognose in de budgettabel (het enige verschil is dat u geen kolom "herhalen" heeft). Er zijn in ook de transactiestabel van het model enkele voorbeelden die u kunt aanpassen of verwijderen.

Controleer de mutaties met de rekeningkaarten

Bij het geleidelijk aan invoeren van uw transacties kan het handig zijn te controleren hoe de contantenrekening of een specifieke categorie zich in de tijd ontwikkeld heeft. Dit kunt u doen door de betreffende rekening/categorie kaart te bekijken. Bijvoorbeeld, door de Contanten rekeningkaart te selecteren krijgt u een overzicht van alle mutaties ervan. Door ook op het tabblad grafieken onderaan te klikken krijgt u een nog beter zicht op de prestatie van de rekening.

Tip: Controleer uw contantenrekening minstens eenmaal per maand om direct de vooruitgang te zien en deze te vergelijken met die van de laatste maanden.

Controleer het verschil tussen saldo en budget

Voor nog meer controle over uw bedrijfsvoering kunt u naar de rekening- of categorieëntabel gaan, de weergave budget kiezen en kijken naar de kolom Verschil budget. Deze laat u het verschil zien tussen de werkelijke saldi en de waardes die u heeft gebudgetteerd. Op deze manier heeft u een extra indicator waarmee u kunt zien of u het budget goed volgt en waarmee u betere beslissingen kunt nemen.

Vergelijk de prognose met het overzicht

Gedurende het jaar kunt u op elk moment uw huidige situatie vergelijken met de prognose, om te begrijpen of en waar u meer uitgeeft, om vooraf beslissingen te kunnen nemen. Aan het einde van het jaar kunt u de uiteindelijke vergelijking maken tussen de actuele rapportage en de prognose om te zien of u de verwachte netto cashflow heeft bereikt.

Maak het controle overzicht aan met menu Rapporten → Uitgebreide rekening op groepen → Jaarlijks verslag vergeleken met planning.

Als u een nauwkeuriger en doelgerichter beeld wilt hebben, kunt u rapporten maken met een maandelijkse onderverdeling, waarin ook het verschil tussen het saldo en de begrotingswaarde van elke maand is opgenomen. Dit geeft u een overzicht van de maanden waarin u de meeste liquiditeitsproblemen had en de maanden waarin u het meeste verdiende.

U bent aan het einde van het jaar aangekomen, dus u zult nu het volgende jaar opnieuw moeten plannen om een nieuwe cashflowprognose te maken, precies zoals u tot nu toe hebt gedaan. Stop niet, alleen op deze manier zult u uw cashflow meer en meer zien verbeteren!

The possibility to enter formulas is available in Banana Accounting Plus only with the Advanced plan. Update now!

The possibility to enter formulas is available in Banana Accounting Plus only with the Advanced plan. Update now!

This example will explain how to use formulas specific to double-entry bookkeeping with multi-currency functionalities.

Documentation on use of formula in the Budget table.

• Documentation on use of formula in the Budget table.
• Examples:
  • Family with budget – Income & Expenses.
  • Financial Planning Start-up (Double-entry accounting).
  • Examples for basic use of formulas.

Amount calculation in base currency

The formula will calculate the value in the account's currency first and then the relative value in the base currency.

Exchange rates and historical rates

• Doc 10 and 12.
  If an exchange rate is indicated in the exchange rate column, the program will calculate the amount in the base currency (EUR in this case) using the exchange rate indicated in this row.
• Doc 11 and 13.

  If there is no exchange rate indicated, the program will apply the exchange rate in the Exchange rates table for this calculation as well as for the successive operation in the case a Repeat function is applied.

• If historical exchange rates are defined in the Exchange rates table, via adding a date, the program will apply the exchange relative to the date or the previous, most recent one.

Use of formulas in the base currency

All formulas available in the Budget table can be used in the Formula column.

The following examples show the value in the base currency (EUR) calculated according to a Formula.

• Doc 21.
  The sales value is multiplied according to the Formula EUR value. The exchange rate in the corresponding column will be ignored.
• Doc 22.
  As in the previous example, but for the value of "AmountCurrency" which is the result of the formula.
• Doc 23.
  In the “budget.js” document we have defined an exchange rate function calculating the value on the basis of the contents in the row.
  With these functions it is possible to create exchange rate simulations.
   

Example for Exchange rate function

The USD exchange rate is established on a monthly basis.

A constant exchange rate is used for GBP instead.

The function will result as the amount of AmountCurrency multiplied by the exchange rate.

  
  function cambio() {
    var importo = row.value("AmountCurrency");
    var cambio = 1;
    var moneta = row.value("ExchangeCurrency");
    var data = Banana.Converter.toDate(row.value("JDate"));
    var mese = data.getMonth() + 1;
    if (moneta == "USD") {
      cambio = 0.95;
      if (mese == 1)
      cambio = 0.96;
    else if (mese == 2)
      cambio = 0.97;
    }
    if (moneta == "GBP") {
    cambio = 1.30;
    }
    return importo * cambio;
  }
  

Formulas for calculation of exchange rate differences

For further information on calculation of exchange rate differences please refer to information about transactions in multi currency and to the Create exchange rate differences command.

• The currency is always the base currency.
• Amounts must not be entered in the account's currency.
• Exchange rate is left blank and will be ignored, even if a value is entered.
• The budgetExchangeDifference function calculates the exchange rate difference for an account. This value represents the non realized exchange rate profit or loss.
  .
  • The function will return a positive value if it is an exchange rate loss and a negative (credit) in case of exchange rate profit.

    Exchange rate profit and exchange rate loss need to be entered in two different rows.

  • The resulting amount represents the revaluation necessary in the base currency to ensure that the account balance in the base currency matches the balance of the account in the currency converted at the exchange rate used for the calculation of exchange rate differences.

• The first parameter "CUSD" of the budgetExchangeDifferences function is the account in foreign currency for which the exchange rate difference will be calculated.
• The second parameter is the exchange rate to be applied.
  • If no exchange rate is indicated, the historical exchange rate relative to the date of the entered transaction is applied.
  • When "current" is used, the exchange in the Exchange rate tables with no date will be used.
  • An exchange my also be indicated. A point "." must be used as a decimal separator.

  
  credit(budgetExchangeDifference("CUSD"))
  credit(budgetExchangeDifference("CUSD", "current"))
  credit(budgetExchangeDifference("CUSD", "0.95"))
  

The precision financial planning is a method to build the company’s financial future with the same rigor as real accounting. 

In Banana Accounting, forecasting is not separate, but integrated into the same accounting file. 

In this tutorial, you will see how to create a complete forecast by entering future transactions and automatically obtaining forecast balance sheet, profit and loss statement, and cash flow. You can also simulate different scenarios.

Introduction video

To see the system in action, watch our video below:

• ▶ Double-entry Accounting and Budget Video

Who this tutorial is for

This tutorial is designed for:

• Accounting experts
• Fiduciary companies
• Consultants and accountants

The goal is to show you how to quickly create a complete financial plan in the same accounting file, including:

• Forecast profit and loss statement
• Forecast balance sheet
  • Cash flow evolution
• Comparison between budget and actual results.

You can prepare the financial plan both for your company and for your clients, offering added value to your consulting services that goes beyond accounting management.
 

Planning structure

With Banana Accounting, you do not need to create anything new. This means you work with:

• the same chart of accounts
• the same Debit/Credit logic
• the same analysis tools

To enter budget transactions, use:

• the Budget table where you enter the transactions you expect during the year:
  • enter the transaction only once
  • define the frequency 
  • you can determine that a transaction appears within a period defined by a start and end date. 

Chart of Accounts

The accounts you use are those already available in the chart of accounts. In the Accounts table, you can display the Budget column to always have forecast balances available:

• menu Data > Columns setup > enable Budget column

Assets and Liabilities (Balance Sheet)

• Costs and Revenue (Profit and Loss Statement)

For a more detailed forecast, if not already present, we recommend setting up and using:

• Cost/Profit Centers
• Segments

Budget Table 

The Budget table is the core of the forecasting system, where you enter the transactions you expect during the year or within a defined period.

For each future event, enter the data in the following columns:

• Start date: the date when the transaction begins 
• End date: the last date by which the transaction ends (a date one or more years later can also be specified).
  If the transaction will always repeat every year, you do not need to enter any date.
• Repeat: repetition frequency (day, month, quarter, half-year, year)
• Description: description of the transaction
• Debit / Credit account: accounts available and taken from the chart of accounts
• Amount: transaction amount 

If needed, you can also enter VAT code, segments, or cost centers.

Based on the entered transactions, the program automatically creates all reports, with the same speed and options available in the Enhanced Balance sheet with groups, and reports the balances in the Accounts column, in the Budget view.

Complete forecast reports and comparison with actual data

Forecast reports do not only provide aggregated yearly projections. You can also analyze the data by specific periods: if a cost or revenue occurs only during certain months, the system represents it exactly in the correct periods.

For example: if a cost occurs only in June, July, and August, in the Budget table, by defining the accrual dates, the amount will be assigned exactly to the specific period in the forecast report, without any distribution across other months.

To obtain the forecast balance sheet and profit and loss statement:

• From the menu Reports > Enhanced Balance sheet with groups > in the section Chart of Accounts > Columns, enable Budget

In the Enhanced Balance sheet with groups, if you display the actual, budget, and Budget difference columns, you immediately get an overall view:

Balance Sheet with actual balances, budget balances, and differences

Forecasting in Banana Accounting is not a separate document, but integrates with accounting data and evolves together with real accounting.

Profit and Loss Statement with actual balances, budget balances, and differences

With this report presentation, you can evaluate whether the company will be profitable and identify possible issues in advance.

Comparison of actual vs budget account card

With Banana Accounting financial forecasting, you can go beyond traditional forecasting. With the new Account card: Current vs/Budget extension (Beta version), you can compare an account card with both actual transactions and budget transactions. 

This is a completely new feature that allows you to:

• analyze in detail the actual transactions compared to the budgeted ones
• easily identify variances shown in the Differences column. 
• progressively improve your planning capabilities.

Advantage: customer account card with actual and budget data

With Banana Accounting, for each customer you have a complete account card that integrates:

• actual data → issued invoices and real payments received
• forecast data → future invoices and expected payments

With Banana, the customer account card does not only show what has happened, but also what will happen, with all management details already integrated. In one single view, you can see the past, present, and future. 

Using the new extension dedicated to the account card, which compares actual and budget transactions, you can analyze in detail:

• Customer
• Project
• Cost center
• Segment

To display the comparison between actual and budget data for an account, you need to:

• Install the Account card current vs budget extension (Beta version)
  • From the menu Extensions > Manage extensions > Accout card: current vs budget (Beta version)
• In the dialog window that opens:
  Double-click on Account and select from the account list the account (or category), cost center 
  • Two account cards related to the same account are displayed side by side
  • In the last column of the budget account card, the Difference column is displayed, highlighting line by line the difference in amounts between actual and budget data.

Summary

With precision financial planning, you can:

• enter detailed forecasts transaction by transaction
• automatically obtain all reports
• monitor liquidity and profitability
• compare forecasts and actual results
• progressively improve decision-making

It is not just about creating a budget, but about using an integrated system to plan and manage the financial future with professional accounting tools.