Regole per il completamento automatico delle registrazioni importate

La funzionalità di completamento automatico delle registrazionu importate ti permette di ridurre drasticamente il tempo necessario alla tenuta della contabilità e di ridurre la possibilità di errori. 
A dipendenza del numero di registrazioni che hai il risparmio di tempo può essere anche di parecchie ore.

▶ Video: Importa e completa le registrazioni in automatico

Completamento automatico registrazioni importate

Dopo avere importato i movimenti bancari, le registrazioni devono essere completate con la contropartita Dare o Avere, il codice IVA, i Centri di costo o altre informazioni. Per esempio  quando importi un movimento in uscita che indica un pagamento alla ditta "Swisscom" significa che dovrai completare la colonna Conto Dare con "Spese telefoniche" e la colonna Codice IVA con "M81".  

Il comando Applica regole, esegue in automatico il completamento delle registrazioni importate. Inserisce quindi in automatico il conto di contropartita, il codice IVA, il centro di costo, i segmenti, ecc. usando le regole di completamento, che hai precedentemente inserito. 

Le regole per il completamento

Le regole sono delle righe di registrazioni preimpostate che contengono informazioni che servono al programma per:

• Identificare le registrazioni importate da completare
  Se inserisci nella colonna Descrizione la parola "Swisscom" la regola verrà applicata alle registrazioni importate che contengono nella descrizione il testo "Swisscom". 
• Completare la registrazione con le informazioni inserite nella regola
  • Nella colonna Conto Dare inserirà il conto "Spese telefoniche".
  • Nella colonna Codice IVA inserirà il codice "M81".

Le regole di completamento sono salvate nella tabella Registrazioni ricorrenti. Le puoi inserire e modificare direttamente nella tabella o usare il dialogo Aggiungi/Modifica regole, durante la fase di applicazione delle regole.

Esempio di regola salvata nella tabella Registrazioni ricorrenti. 

Flusso di lavoro

1. Importazione dei movimenti bancari
   Quando importi in Banana l'estratto conto della tua banca, il programma crea le righe di registrazione con Data, Descrizione, Importo, Conto, Numero documento, Cambi.
2. Si apre il dialogo Applica Regole
   • Vedi le registrazioni che saranno completate in automatico usando le regole esistenti.
     Puoi modificare o cancellare le regole esistenti.
   • Puoi aggiungere nuove regole per le registrazioni che non hanno ancora una regola.
     Nella regola inserisci il testo da cercare, la contropartita e le altre informazioni per completare le registrazioni.
   • Cliccando sul bottone Applica regole, queste vengono eseguite.
3. Nella tabella Registrazioni trovi i movimenti, completi di contropartita, codice IVA, centro di costo e altre informazioni che hai indicato nelle regole.
4. Nella tabella Registrazioni ricorrenti trovi le regole che hai aggiunto insieme a quelle già esistenti.

Per potere utilizzare le Regole di completamento automatico è necessario avere il piano Advanced di Banana Contabilità Plus.

Come iniziare

Chi prova le regole ne è entusiasta, e ci testimonia che, trascorsa una fase iniziale necessaria per capirne il funzionamento, il lavoro contabile si è ridotto sensibilmente.
Mettiamo volentieri a disposizione la seguente documentazione, per permetterti di provare e fare pratica con degli esempi:

• Introduzione alle regole
• Iniziare con l'utilizzo delle regole

Principali vantaggi

I vantaggi del sistema di completamento sono immediatamente evidenti:

• Completi in pochi secondi le registrazioni.
• Eviti errori e dimenticanze.
• Puoi delegare facilmente il lavoro di importare i dati in contabilità.

Il sistema di completamento è basato su regole:

• Si integra perfettamente nella logica della partita doppia. 
• Completa le registrazioni in modo preciso e affidabile.
• Può essere usato immediatamente, anche senza una base dati di apprendimento.
• Può essere controllato e modificato a piacimento. 

Aggiunta di regole

Le regole sono salvate nella Tabella Registrazioni Ricorrenti e possono essere aggiunte nei modi seguenti:

• Quando si importano i movimenti, dialogo Applica regole, comando aggiungi Regola.
• Nella tabella Registrazioni dal menu Azioni > Registrazioni ricorrenti > Crea regole dalla selezione.
• Nella tabella Registrazioni con un click con il tasto destro del mouse su un movimento senza regole > Crea regole dalla selezione.
• Manualmente nella tabella Registrazioni ricorrenti.

Regole = Base di conoscenza

Ti accorgerai che le regole diventano una preziosa base di conoscenza che raggruppa la logica con la quale devono essere registrate le diverse operazioni in contabilità. Puoi infatti:

• Se non ti ricordi, vedere come sono registrate determinate operazioni.
• Spiegare a persone, che devono occuparsi della contabilità, come registrare le varie operazioni.
• Definire per il revisore come registrare certe operazioni. 
• Adattare le regole nel caso cambino i codici IVA oppure aggiungere o rimuovere dei conti, centri di costo o altro. 

Processo di completamento veloce e preciso

L'Intelligenza Artificiale (AI) viene sempre più usata nei sistemi di automazione. 
In collaborazione con i nostri utenti abbiamo sviluppato un sistema per il completamento automatico delle registrazioni importate che si basa sulle Regole. 
Ci sembra un approccio molto più efficace perché:

• Offre un grado di controllo e precisione molto alto. 
  Per esempio, i pagamenti eseguiti a compagnie di assicurazione possono essere attribuiti con precisione ad un conto, sulla base del numero di contratto.
• Tutte le regole sono elencate nella tabella Registrazioni ricorrenti e si possono facilmente modificare (per esempio quando cambia l'IVA) e servono come base di conoscenza e di controllo.
• Non richiedono una fase di apprendimento e funzionano perfettamente anche per i pagamenti che avvengono solo una o poche volte all'anno.  

Per chi è interessato a capire a fondo come funziona il sistema delle regole, qui di seguito sono elencate tutte le funzionalità: 

• Le regole vengono salvate nella tabella Registrazioni ricorrenti come delle normali registrazioni:
  • Puoi indicare il testo, come parola chiave da cercare, nel movimento importato, combinando più testi assieme.
  • Per completare le registrazioni importate, oltre alla contropartita, puoi specificare altri elementi, come centri di costo, segmenti, codice IVA ecc..
  • Nella colonna Link puoi indicare fra parentesi quadre [ ] il testo da cercare per individuare subito il file del giustificativo, velocizzando quindi l'abbinamento dei giustificativi.
  • La regola  può anche generare delle registrazioni su più righe (!RuleSplit). 
  • Le regole sono chiaramente visibili e possono essere modificate e cancellate.
• Aggiungere nuove regole è semplice:
  • Basta aggiungere una nuova riga nella tabella Registrazioni ricorrenti oppure fare il copia/incolla da una esistente. 
  • Il comando Crea regola dalla selezione parte da una registrazione esistente.
  • Con il comando Applica regole puoi creare nuove regole partendo dalle registrazioni importate.
• Il comando Applica Regole è il fulcro del processo di auto-completamento delle registrazioni importate. 
  Ti permette di vedere e controllare il processo di auto-completamento.
• Vedi quale regole vengono usate:
  • Puoi disattivare l'applicazione di una regola a tutte le registrazioni.
  • Vengono segnalate le regole che sono duplicate o in conflitto.
  • Puoi aggiungere nuove regole e modificare o cancellare quelle esistenti.
• Vedi a quali registrazioni le regole sono applicabili: 
  • Vedi come sono completate le registrazioni.
  • Puoi disattivare l'applicazione a delle specifiche registrazioni.
• Vedi le registrazioni che non hanno alcuna regola:
  • Puoi creare una nuova regola riprendendo i dati.
  • Puoi lasciarle non completate.
• Scegli tu quando dare il comando applicare le regole:
  • Puoi applicare le regole in modo selettivo e continuare a lavorare sulle altre.
  • Puoi uscire dal dialogo e riprendere successivamente.
  • Puoi annullare l'operazione di applicazione delle regole e ripeterla successivamente.
  • Il comando Applica, salva anche le modifiche che hai apportato alle regole.
• Puoi scegliere quando richiamare il dialogo Applica regole:
  • Subito dopo l'importazione dei movimenti bancari. 
  • In qualsiasi altro momento che ti è più comodo.
• Quando passi al nuovo anno tutte le regole vengono riprese:
  • Puoi facilmente adattarle alle nuove necessità, come per esempio il cambio dell'IVA, aggiunta o eliminazione di conti.
  • Vale quindi la pena creare regole anche per operazioni che ricorrono una o solo poche volte all'anno.