Diverse verrichtingen

• De factuurkolom weergeven in de Transactiestabel
• Automatisch aanvullen van factuurgegevens
• Factuur-rijen ophalen en Koppeling naar factuur openen commando's
• Activeren van de Addreskolommen (optioneel)
• Instellen van de vervaldatum voor de facturen
• Instellen van de klanteninstellingen

De factuurkolom weergeven in de Transactiestabel

Het factuurnummer moet ingevoerd worden in de Factuurkolom (Factuurnummer) die niet zichtbaar is in de Transactiestabel in de standaard instellingen.

Om de kolom weer te geven:

• Selecteer de Transactiestabel
• Menu gegevens
• Commando Kolommen instellen
• Activeer de optie Zichtbaar voor de Docfactuur kolom

De factuurkolom wordt zichtbaar.

De commando's Koppeling naar factuur openen en Factuur-rijen ophalen, die hierna beschreven worden, zijn gerelateerd aan de factuurkolom (klk met rechts op de cel in de factuurkolom).

Automatisch aanvullen van factuurgegevens

Wanneer een betaling wordt geboekt of een uitgereikte factuur wordt gecorrigeerd doet het programma suggesties om de transactie automatisch aan te vullen. Ga als volgt te werk:

• Maak een nieuwe transactie rij aan en voer de datum in
• In de facturen kolom druk op F2; de lijst met openstaande facturen verschijnt. Wanneer u een factuurnummer of rekeningnummer intikt wordt de lijst gefilterd op de ingevoerde tekst.
• Kies de gewenste factuur en druk op Enter. Het programma vult de transactie automatisch aan met de beschrijving, debet of credit rekening en het bedrag. Uiteraard kunnen deze gegevens handmatig veranderd worden.
• Los van de datum is het mogelijk om de Klantrekening aan te geven voordat u op F2 drukt om de lijst van uitstaande facturen te laten zien; in dit geval wordt de lijst gefilterd op de Klantrekening in de transactierij.

Let op

De lijst die wordt getoond in de factuur kolom bevat zowel de Klant als de Leveranciers facturen.
Een leveranciersfactuur kan hetzelfde nummer hebben als de factuur van een andere leverancier omdat het weergavecriterium, naast het factuurnummer, ook rekening houdt met de Leveranciersrekening.
De commando's Koppeling naar factuur openen en Factuur-rijen ophalen, die hierna beschreven worden, zijn gerelateerd aan de factuurkolom (klk met rechts op de cel in de factuurkolom).

Factuur-rijen ophalen en Koppeling naar factuur openen commando's

Het Factuur-rijen ophalen commando toont de transacties van de geselecteerde factuur.
Het commando wordt uitgevoerd door op het blauwe pijltje in de rechterbovenhoek van de cel te klikken of door met de rechtermuisknop op de cel te klikken.

 

 

Het Koppeling naar factuur openen commando opent het document volgens het voorschrift dat is gedefinieerd in Klanten instellingen (Taken - Klanten - Instellingen - Koppeling naar het factuur document).

Bijvoorbeeld, als de facturen zijn aangemaakt met Word en opgeslagen in de Documentenmap kunnen deze bestanden direct worden geopend door in dit veld bij Klant instellingen de tekst "C:\Gebruikers\mijnnaam\Documents\<DocInvoice>.doc" in te voeren. Het programma vult dan voor <DocInvoice> de tekst uit de cel in en opent het document.

In dit veld kunnen ook andere kolommen aangegeven worden door hun XML namen te gebruiken.

Wanneer het bericht "Bestandsextensie wordt als onveilig beschouwd" verschijnt, voeg dan de extensie (bijvoorbeeld .doc) toe met het commando Extra - Programma opties, Geavanceerd, Bestandsextensie.

Activeren van de Addreskolommen (optioneel)

Het is mogelijk enkele specifieke kolommen toe te voegen aan de Rekeningentabel om het adres en ander Klantgegevens in te voeren:

• Kies het commando Nieuwe functies toevoegen... van het menu Extra
• Kies het commando Adreskolommen toevoegen in de Rekeningen tabel
  (Als u deze optie niet ziet in de lijst betekent dit dat deze functie al is geactiveerd).

Het programma voegt in de Rekeningentabel toe:

• Een Adres weergave waarin de toegevoegde kolommen zichtbaar zijn.
• De kolommen waarmee adresgegevens en andere informatie ingevoerd kan worden.
  • Gebruik het commando Kolommen instellen van het menu Gegevens om een of meer van deze kolommen weer te geven, ook in de andere weergaven.
  • Om andere weergaven aan te maken met alleen bepaalde kolommen gebruikt u het Weergaven instellen commando via het commando Tabellen instellen van het menu Gegevens.

Kies de Rekeningen tabel, Adres weergave en voeg de gewenste informatie to Klantenrekeningen.

Instellen van de vervaldatum voor de facturen

Om de vervaldata van facturen in te stellen / te wijzigen, kunt u op drie niveaus ingrijpen, waarbij het eerste niveau een hogere prioriteit heeft. Vervaldatumgegevens worden weergegeven in het betalingsschema en afgedrukt op het factuurdocument.

Niveau 1 - de vervaldatum op een individuele factuur instellen

In de rij van de Transacties tabel, waar uw factuur is ingevoerd, vindt u een kolom Verv. Datum wanneer u de weergave Vervaldatum gebruikt. Als hier een datum is ingesteld, heeft deze voorrang boven data die op het 2e of 3e niveau zijn ingesteld.

Niveau 2 - het instellen van de vervaldatum op een individuele klant/leverancierrekening

Om een vervaldatum op klantniveau in te stellen, bijvoorbeeld +20 dagen na het uitreiken van de factuur, selecteert u de klantrekening in de Rekeningen-tabel, gebruikmakend van de Adresweergave, ga naar de Dagen kolom (BetalingstermijnInDagen) om het aantal gewenste dagen in te stellen.

Niveau 3 - Algemene instelling

Vervaldata voor alle klanten/leveranciers kunnen worden ingesteld via het menu Taken->Klanten->Instellingen...

Instellen van de klanteninstellingen

• Kies het commando Taken - Klanten - Instellingen...
• Geef in het veld "Groep of rekening" de groep van het Rekeningschema waarin de diverse Klantrekeningen zijn gegroepeerd.
• Voor een uitleg van de diverse opties zie Klanten- en leveranciersinstellingen.