Fakturierung (Rechnungen erstellen)
Neue Layouts
In der neuen Version von Banana Buchhaltung Plus gibt es zwei neue, sehr anpassbare Layouts:
- Das CH10-Layout für alle Nutzer in der Schweiz (mit oder ohne QR-Code)
- Das UNI11-Layout für alle Nutzer in anderen Ländern.
Wir empfehlen Ihnen, jetzt zu Banana Buchhaltung Plus zu wechseln und von den zahlreichen Neuheiten zu profitieren.
Mit der Rechnungsstellung von Banana Buchhaltung können Sie auf einfache Weise Rechnungen erstellen und drucken, dank einer Reihe vordefinierter und anpassbarer Layouts, die für jedes Land geeignet sind.
Um Rechnungen zu erstellen, müssen Sie eine Buchhaltungsdatei erstellen. Wenn Sie bereits eine für Ihre Buchhaltung haben, können Sie wählen, ob Sie Rechnungen in Ihrer vorhandenen Buchhaltungsdatei oder Rechnungen in einer separaten Datei, ausschliesslich für die Fakturierung, verwalten wollen.
Um Rechnungen erstellen zu können, müssen bestimmte Einstellungen in der Buchhaltungsdatei vorgenommen werden:
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LogoEs ist möglich, ein personalisiertes Logo einzufügen: Menü Datei → Logo einrichten |
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BriefkopfDaten werden aus den Dateieigenschaften übernommen: |
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Adresse des KundenKundenadressen werden aus der Konten-Tabelle übernommen, in welcher Sie die Kundenkonten mit Adressen eingerichtet haben. Siehe Anleitung. |
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RechnungsdatenRechnungsinhalt ist in der Buchungen-Tabelle einzugeben. Siehe Anleitung. |
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Benutzerdefinierte Texte am RechnungsendeFreie Texte können am Ende der Rechnung eingefügt werden: Menü Buch2 → Kunden → Rechnungen ausdrucken → Registerkarte 'Optionen für Layouts' |
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Einzahlungsschein (ESR) für die SchweizAutomatische Erstellung von Einzahlungsscheine (ESR) ist nur für die Schweiz und nur für Rechnungslayouts mit CHxx: Menü Buch2 → Kunden → Rechnungen ausdrucken → Einstellungen
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Zum Erstellen einer Rechnung so vorgehen:
- Datei für die Fakturierung einrichten
- Kundenkonten mit Adressen hinzufügen
- Rechnungsdaten eingeben
- Rechnungen ausdrucken
Weitere Funktionalitäten:
- Rechnungen in anderen Währungen drucken
- Rechnungen in der Sprache des Kunden ausdrucken
- Rechnungsfälligkeit und Zahlungskonditionen definieren
- Rechnungen mit Schweizer QR-Code und Referenznummer (nur mit der aktuellsten Version von Banana Buchhaltung Plus)
- Rechnungen mit Schweizer QR-Code ohne Betrag und ohne Adresse (nur mit der aktuellsten Version von Banana Buchhaltung Plus)
Korrelierte Daten:
- Buchungsbeispiel für Rechnungen mit Einnahmen-Ausgaben-Rechnung
- Buchungsbeispiel für Rechnungen mit doppelter Buchhaltung
- Rechnungen ausdrucken und Schweizer MwSt verwalten
- Buchungsbeispiel mit Kundenkonten als Kostenstellen eingerichtet
Nützlich, wenn Sie Rechnungen mit MwSt auf vereinnahmten Entgelten verwalten oder wenn Sie Rechnungsdetails von den Bilanzkonten ausschliessen wollen.
Datei für die Fakturierung einrichten
Neue Layouts
In der neuen Version von Banana Buchhaltung Plus gibt es zwei neue, sehr anpassbare Layouts:
- Das CH10-Layout für alle Nutzer in der Schweiz (mit oder ohne QR-Rechnung)
- Das UNI11-Layout für alle Nutzer in anderen Ländern.
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Die Datei für die Fakturierung kann auf zwei Arten erstellt werden:
- Neue Buchhaltungsdatei aufgrund schon vorhandener Vorlage im Programm erstellen.
- Bestehende Buchhaltungsdatei anpassen.
Neue Buchhaltungsdatei
Es stehen verschiedene Vorlagen mit vorgegebenem Kunden-Postenbuch zur Verfügung. Rechnungen können mit den folgenden Buchhaltungsarten erstellt werden:
- Doppelte Buchhaltung
- Doppelte Buchhaltung mit Fremdwährung
- Einnahmen-Ausgaben-Rechnung
Alle Buchhaltungsarten können mit oder ohne MwSt/USt-Verwaltung sein.
So wird eine neue Buchhaltungsdatei für die Fakturierung erstellt:
- Menü Datei → Neu
- Region (Nation) und Sprache auswählen.
- Im Feld Filter nach das Schlüsselwort Rechnung eingeben.
- Im rechten Bereich eine Vorlage auswählen, die Ihren Bedürfnissen am besten entspricht.
- Datei mit eigenen Namen speichern.
Bitte den Anweisungen auf der Webseite Fakturierung (Rechnungen erstellen) folgen.
Anpassung einer bestehenden Buchhaltungsdatei
Falls Sie noch keine Rechnungen erfasst haben und eine Datei verwenden, die noch nicht für die Erstellung von Rechnungen vorgesehen wurde, müssen bestimmte Funktionen und Einstellungen hinzugefügt werden.
Basisdaten der Firma eingeben
- Im Menü Datei → Eigenschaften (Stammdaten) → Adresse die Firmenadresse, die im Briefkopf erscheinen wird und die Daten Ihrer Firma, die auf der Rechnung gedruckt werden sollen, eingeben.
- Um das Firmenlogo auf Ihrer Rechnung oder Ihrem Ausdruck zu verwenden, sehen Sie bitte den Abschnitt "Logo auf der Rechnung oder auf dem Ausdruck" der Webseite Dokumente-Tabelle.
Kundenkonten mit Adressen in der Konten-Tabelle einrichten
- In der Tabelle Konten, das Postenbuch Kunden einrichten und die Kundeneinstellungen festlegen.
- Adress-Spalten hinzufügen oder anzeigen.
- In der Tabelle Konten, die Ansicht Adresse anwählen und die Kundenadressen eingeben.
- Falls die Ansicht Adresse nicht sichtbar ist, aus Menü Werkzeuge → Neue Funktionen hinzufügen → Adress-Spalten in der Kontentabelle hinzufügen aktivieren.
- Kundeneinstellungen über das Menü Buch2→ Kunden → Einstellungen vornehmen.
Spalten hinzufügen, die in der Buchungen-Tabelle erscheinen sollen
- Spalten in der Tabelle Buchungen für die Fakturierung sichtbar machen.
- Über das Menü Daten → Spalten einrichten die Spalten BelegTyp und RechnungBeleg (für die Rechnungs-Nummer) sichtbar machen.
- Spalten für die Anzahl Menge und Einheitspreis (nicht zwingend) hinzufügen, wenn auf den Rechnungen nicht nur ein Betrag, sondern auch Preis und Einheit erscheinen sollen.
Um die Spalte Anzahl hinzuzufügen, aus Menü Werkzeuge → Neue Funktionen hinzufügen → Artikel-Spalten in der Tabelle Buchungen hinzufügen auswählen. - Artikel-Tabelle hinzufügen (fakultativ).
Wird benötigt, um eine Liste Ihrer Artikel zu führen und dient als Mini-Lagerverwaltung.
Menü Werkzeuge → Neue Funktionen hinzufügen →Tabelle Artikel hinzufügen.
Rechnungen in separater Datei führen, nur für die Fakturierung
Es wird eine neue Datei erstellt, die vollständig von der Buchhaltungsdatei getrennt ist, in welcher in der Tabelle Konten die Kunden und nur die für die Rechnungsstellung notwendigen Konten festgelegt werden. Danach werden in der Tabelle Buchungen die Buchungen für die Fakturierung eingegeben.
Dieser Vorgang ist angebracht für:
- Diejenigen, die Rechnungen mit MwSt/USt auf vereinnahmten Entgelten verwalten oder wenn Sie Rechnungsdetails von den Bilanzkonten ausschliessen wollen. In der Buchhaltungsdatei wird nur der einkassierte Betrag erfasst.
- Diejenigen, die eine komplett getrennte Verwaltung der Rechnungen wünschen, wie z.B. Vereine, die Mitgliedsbeiträge an die Mitglieder verrechnen wollen.
Wie eine separate Datei für die Rechnungsverwaltung erstellt wird:
- Laden Sie die Vorlage Rechnungsbeispiele mit doppelter Buchhaltung herunter, öffnen Sie sie und passen Sie sie Ihren Bedürfnissen an.
Alternativ können Sie auch von einer beliebigen Vorlage ausgehen und diese, wie oben erwähnt, für die Verwaltung von Rechnungen anpassen. -
Vergewissern Sie sich, dass alle im vorherigen Absatz erläuterten Einstellungen und Spalten vorhanden sind.
Rechnungsdaten eingeben
Die Rechnungsdaten werden in der Tabelle Buchungen eingetragen. Für jede neue Rechnung ist eine zusätzliche Rechnungszeile einzufügen und wie folgt vorzugehen:
- Buchungsdatum eingeben
- Rechnungsnummer eingeben
- Buchungstext (Produkte, Dienstleistungen, Beratungen ...), der auf der Rechnung des Kunden erscheinen soll, eingeben
- Als Soll-Konto die Kundennummer eingeben
- Als Haben-Konto das Gegenkonto (Verkauf, Beratung oder anderes Konto) eingeben.
- Betrag eingeben
- Bei Mehrwertsteuerpflicht den MwSt/USt-Code mit dem entsprechenden MwSt/USt-Prozentsatz eingeben. Siehe auch Rechnungsdruck und Umsatzsteuer.
Rechnung mit mehreren Zeilen/Artikeln
Wenn mehrere Artikel in Rechnung gestellt werden müssen (verschiedene Artikel oder Dienstleistungen oder beides), müssen sie auf mehreren aufeinander folgenden Zeilen gebucht werden (ein Artikel pro Zeile):
- Für jeden Artikel, der auf die Rechnung gedruckt werden soll, eine neue Buchungszeile eingeben.
- In jeder darauffolgenden Zeile das Datum und die Rechnungsnummer, die den vorherigen Zeilen entsprechen, wiederholen.
Rechnungs-Spalten der Basisansicht der Tabelle Buchungen
Datum
Die Rechnung wird über das in dieser Spalte angegebene Datum verfügen. Alle Zeilen, welche zum Dokument gehören, müssen über dasselbe Datum verfügen.
Rechnung
Für die Erstellung der Rechnungen ist es obligatorisch, eine Rechnungsnummer in der Spalte Rechnung und ein Konto des Postenbuches Kunden in der Spalte KtHaben [oder KS3, wenn Sie Kunden nach vereinnahmter Methode (Kassenprinzip) verwalten], einzugeben. Um Einzahlungsscheine drucken zu können, sind für die Kunden-Nr. nur Ziffern [0-9] erlaubt und für die Rechnungsnummer ausschliesslich Ziffern/Zahlen oder eine mit Bindestrich (obligatorisch!) getrennte Kombination von Buchstaben und Zahlen/Ziffern erlaubt (z.B. 1051 oder Rg-1051)!
Optionale Spalten
Typ
In der Spalte Typ kann man die Zeilendetails definieren (z.B. Zwischensummen oder spezifische Zahlungskonditionen einer Rechnung). Diese Spalte wird nicht standardmässig angezeigt, sie ist über das Menü Daten → Spalten einrichten und aktivieren von BelegTyp sichtbar zu machen.
Anzahl (Anz.)
In dieser Spalte wird die Anzahl der Ware oder Dienstleistungen angegeben. Um die Spalte Anz. hinzuzufügen, aus Menü Werkzeuge → Neue Funktionen hinzufügen ausführen und im Dialogfenster 'Wert auswählen' die Funktion Spalte Anzahl in Tabelle Buchungen hinzufügen auswählen.
Einheit
In dieser Spalte wird die Art der Einheit (z.B. Stck. oder Stk. für Stück) erfasst.
Preis/Einheit
Hier wird der Stückpreis der Ware oder Dienstleistung angegeben. In diesem Fall berechnet das Programm automatisch den Totalbetrag aufgrund der in der Spalte Menge erfassten Mengen.
Zum Ausdrucken der Rechnung, sehen Sie bitte unsere Anleitung Rechnungen ausdrucken.
Skonto oder Rabatt buchen
Wird einem Kunden einen Rabatt bzw. Preisnachlass gewährt, so ist dieser mit einem Buchungssatz vorzunehmen, in welchem folgendes einzugeben ist:
- Rechnungsdatum
- Rechnungsnummer
- Skonto oder Rabatt (inkl. Prozentsatz) sind in der Spalte Beschreibung als Text zu erfassen und der berechnete Rabatt-Betrag in der Spalte Betrag einzugeben.
- Konten (Spalten KtSoll und KtHaben) entsprechend der gewählten Buchungsmethode eingeben. Wichtig, die Konten der anfänglichen Buchung (Verkauf) sind umgekehrt zu buchen.
Werden Kunden und Lieferanten mit Kostenstellen verwaltet (z.B. bei MwSt-Verwaltung nach vereinnahmter Methode (Kassenprinzip)), ist beim Buchen von Skonti und Rabatten die Kostenstelle umgekehrt zu buchen (z.B. mit einem vorangestellten Minuszeichen (-)), damit der Betrag abgezogen wird. - Bei einer Buchung mit MwSt/USt, ist der MwSt/USt-Code der Verkäufe mit einem Minuszeichen (z.B. -V77) zu buchen, damit die MwSt/USt abgezogen wird, oder falls vorhanden, den Mehrwertsteuercode für den Rabatt und die Rabatte zu verwenden.
Zum Ausdrucken der Rechnung, sehen Sie bitte unsere Anleitung Rechnungen ausdrucken.
Kundensprache einrichten
Die Standardlayouts sind in folgenden Sprachen verfügbar: Italienisch, Deutsch, Englisch, Französisch, Holländisch.
Die Rechnungstexte werden in der Sprache des Kunden gedruckt, sofern diese in der Spalte Sprache (Tabelle Konten, Ansicht Adressen) erfasst wurde.
Für die Sprache wird der ISO-Code (it = Italienisch, de = Deutsch, en = Englisch, fr = Französisch, nl = Holländisch), welcher in der Regel aus 2 Kleinbuchstaben besteht, erfasst.
Wenn dem Kunden keine spezifische Sprache zugewiesen wurde, wird die in den Stammdaten der Buchhaltungsdatei (Menü Datei → Eigenschaften (Stammdaten) → Verschiedene) definierte übernommen.
Fälligkeiten und Zahlungskonditionen
Die Fälligkeit der Rechnung kann auf verschiedene Arten festgelegt werden:
- Allgemeine Fälligkeit - gleiche Fälligkeit für alle Rechnungen
Über Menü Buch2 → Kunden → Einstellungen → Allgemein → Zahlungen: Rechnungen fällig die Zahlungsfirst (in Tagen) angeben, ab welchem die Rechnung als fällig gelten wird. Wenn das Rechnungsdatum beispielsweise der 10. Mai ist und 10 Tage eingegeben wird, ist das Fälligkeitsdatum der 20. Mai. - Fällig nach Kunde - kundenspezifisch
In der Tabelle Konten - Ansicht Basis, ist die Spalte Zahlungskondition in Tagen verfügbar (falls nicht sichtbar, kann sie über das Menü Daten → Spalten einrichten aktivieren werden). In dieser Spalte können Sie die Zahlungsfirst (in Tagen) festlegen, ab welchem die Rechnung als fällig gilt. - Fälligkeit spezifisch nach Rechnung
In der Tabelle Buchungen - Ansicht Fälligkeitsdaten - ist die Spalte Fälligkeit sichtbar. Es ist möglich, das Fälligkeitsdatum direkt in dieser anzugeben. -
Alternativer Text für die Zahlungskonditionen
Für jede Rechnung kann ein Freitext als Zahlungskondition definiert werden, welcher den Text des Fälligkeitsdatums ersetzt. Weitere Informationen finden Sie auf der Seite Fortgeschrittene Einstellungen - Spalte Typ.
Rechnungen in anderen Währungen drucken
Sie können Rechnungen auch in verschiedenen Währungen drucken.
- Sie müssen eine Buchhaltungsdatei mit Fremdwährungen verwenden.
- Die Rechnungen werden in der Kontowährung des Kunden gedruckt.
Wenn Sie Rechnungen in verschiedenen Währungen an denselben Kunden senden möchten, müssen Sie für denselben Kunden Konten (Tabelle Konten) in verschiedenen Währungen einrichten.
Begeben Sie sich in die Tabelle Konten zum Postenbuch mit den erfassten Kunden. Zur Erinnerung: Das, was Sie in der Spalte Konto im Postenbuch sehen, ist - nebst dem Einzel-Debitorenkonto des Kunden - zugleich die Kundennummer. Wenn Sie mit Kostenstellen-Nummerierung arbeiten (z.B. bei MwSt-Abrechnung nach vereinnahmter Methode), ist in der Spalte Konto die Kontonummer mit vorangestelltem Strichpunkt (z.B. ;500) zu sehen.
Stellen Sie sicher, dass auch in der Ansicht Adresse die Währung angezeigt wird (Klick mit rechter Maustaste auf einen Spaltentitel, dann in der Auswahl ein Häkchen bei Währung setzen).
Erfassen Sie nun für den Kunden oder die Kunden, für welche die Rechnungen in einer Fremdwährung ausgestellt werden sollen, in der Spalte Währung die gewünschte Fremdwährung.
Für Kunden, welche Rechnungen in unterschiedlichen Währungen erhalten sollen (beispielsweise in CHF und EUR) ist pro Rechnungswährung ein Konto oder eine KS3-Kundennummern notwendig (z.B. je ein Konto mit Währungszeichen "CHF" und "EUR"). Wenn Sie nun eine Rechnung erstellen, so wählen Sie je nach Währung die Kundennummer oder das Konto des jeweiligen Kunden aus.
Fortgeschrittene Einstellungen - Spalte Typ
Fortgeschrittene Einstellungen - Spalte TypDank der Spalte Typ können in der Rechnung spezielle Zeilen eingefügt werden (wie z.B. Zwischensummen, Notizen oder eine von der üblichen Kundenadresse abweichende Adresse). Sollte diese Spalte nicht sichtbar sein, kann sie mittels Menü Daten → Spalten einrichten und aktivieren von Beleg-Typ sichtbar gemacht werden.
Daten eingeben
Sobald die Spalte angezeigt wird, kann man mit der Dateneingabe fortsetzen, wobei wie folgt vorzugehen ist:
- Nach den Rechnungsdaten eine Leerzeile eingeben.
- In Spalte Datum das Rechnungsdatum eingeben.
- In Spalte Typ den gewünschten Code eingeben (siehe nachfolgende Tabelle).
- In Spalte Rechnung die Rechnungsnummer eingeben.
- In Spalte Beschreibung die Daten eingeben, die auf der Rechnung erscheinen sollen.
Rechnung an Kunde
Durch Eingabe von 10: in der Spalte Typ werden alle verfügbaren Optionen für 10: zum personalisieren der Rechnungsdaten aufgeführt.
Rechnungsdaten | Spalte 'Typ' | Spalte 'Beschreibung' |
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Kundenadresse Wenn eine andere Rechnungsadresse als die in der Tabelle Konten (Ansicht Adresse) angegebene gewünscht wird, kann man sie mit den entsprechenden Optionen eingeben. In jeder Zeile unter 'Beschreibung' die dazugehörigen Adressdaten eingeben (Name, Vorname, Adresse ...). |
10:adr 10:adr:fna |
Vorname |
Grussformel Nach den fakturierten Artikeln/Dienstleistungen kann man eine Textzeile für die Gruss- oder Schlussformel hinzufügen. |
10:gre | Grussformel oder Schlussformel eingeben |
Bemerkungen Unterhalb der fakturierten Artikeln/Dienstleistungen und vor den Gruss- oder Schlussformeln kann man eine oder mehrere Textzeilen für Anmerkungen hinzufügen. |
10:not | Bemerkungen eingeben |
Parameter (erweitert) Wenn man benutzerdefinierte Daten auf der Rechnung drucken will, ist die dafür entsprechende Option zu verwenden. Benutzer mit JavaScript-Programmierkenntnisse können das Rechnungslayout so anpassen, dass die mit dieser Option definierten Parameter verwendet werden. Weitere Informationen finden Sie unter Printing custom data (nur in englischer Sprache). |
10:par | Benutzerdefinierte Parameter eingeben |
Zahlungskonditionen Wenn man einen alternativen Text als Zahlungskondition wünscht, ist der gewünschte Text unter 'Beschreibung' anzugeben, welcher auf der Rechnung als Zahlungskondition übernommen wird. |
10:ter | Alternativen Text für die Zahlungskondition eingeben |
Dokumenttitel Wenn man den Standarttitel der Rechnung nicht verwenden möchte, kann man einen anderen Titel angeben (z.B. das Wort "Rechnung" mit dem Wort "Kostenvoranschlag" ändern). |
10:tit | Rechnungstitel eingeben |
Zwischensumme Nach den fakturierten Artikeln/Dienstleistungen kann man Zwischentotale einfügen. |
10:tot 10:tot:0 |
Total Level 0 eingeben |
Zwischensummen
Um Zwischentotale oder Zahlungsbedingungen einfügen zu können, sind zusätzliche Buchungszeilen in der Tabelle Buchungen zu erfassen:
- In Spalte Typ den Wert 10: eingeben und im Pulldownmenü, das sich hierauf öffnet, Total auswählen, worauf vom Programm 10:tot in die Spalte Typ eingefüllt wird.
- In Spalte Beschreibung eine passende Bemerkung schreiben (z.B. Totalsumme Ware).
- Die Rechnungsnummer ist auf diesen zusätzlichen Buchungszeilen für das Total zwingend einzugeben, sonst wird es nicht ausgedruckt.
Rechnungsbeispiel mit Zwischensummen
Alternativer Text für Zahlungskonditionen
Für jede Rechnung kann ein Freitext als Zahlungskondition festgelegt werden, welcher den vorhandenen Fälligkeitsdatum-Text ersetzt. So vorgehen:
- In der Tabelle Buchungen eine zusätzliche Buchungszeile mit derselben Rechnungsnummer erfassen.
- In Spalte 'Typ' den Wert '10:' eingeben und im Pulldownmenü, das sich hierauf öffnet, 'Zahlungskonditionen' auswählen, worauf vom Programm '10:ter' in die Spalte 'Typ' eingefüllt wird.
- In Spalte 'Beschreibung' eine passende Bemerkung schreiben (z.B. 30 Tage, 60 Tage, etc.).
Beim Druck der Rechnung wird unter 'Zahlungskonditionen' der unter 'Beschreibung' erfasste Text erscheinen.
Rechnungen ausdrucken
Man gelangt über Menü Buch2 → Kunden → Rechnungen ausdrucken zu diesem Dialogfenster.
Nachdem die Druckoptionen ausgewählt worden sind auf OK klicken, um die Druckvorschau der Rechnung zu erhalten.
Registerkarte 'Ausdrucken'
Rechnungsnummern
Beim Ausdrucken von einzelnen Rechnungen, wie folgt vorgehen:
- Einzeldruck: Die Rechnungsnummer angeben
- Zum Ausdrucken mehrerer Rechnungen: Die Rechnungsnummern mit Kommas trennen (z.B. 1,3,6).
- Zum Ausdrucken von hintereinander folgenden Dokumenten: Die Rechnungsnummern mit Bindestrich getrennt eingeben (z.B. 1-3).
Wenn die Nummerierung der Rechnungen Bindestriche enthält, z.B. Rechnungsnummer '2016-1', muss sie zwischen geschweiften Klammern stehen {}, damit die Nummerierung von einem Intervall von Dokumenten unterschieden wird, {2016-1}-{2016-3}.
Rechnungen vom
Mit dieser Option kann das Ausdrucken von Rechnungen einer bestimmten Zeitperiode bestimmt werden. Man muss das Anfangs-und das Schlussdatum angeben.
Ungedruckte Rechnungen
Es werden die Rechnungen ausgedruckt, die in der Spalte '(Rechnung)Ausgedruckt' der Tabelle Buchungen keinen Inhalt enthalten. So werden alle Rechnungen ausgedruckt, die noch nicht ausgedruckt worden sind.
Layout
Dank der Stilart kann man das Layout des Ausdrucks ändern. Es stehen Layouts von Rechnungen mit Logo zur Verfügung, mit Spalten Quantität oder mit beiliegendem Einzahlungsschein.
Weitere Layouts
Über die Schaltfläche Weitere Layouts... können im Bereich 'invoice' des Dialogfensters Erweiterungen verwalten die verfügbaren Rechnungslayouts installiert werden.
Einstellungen
Mittels Schaltfläche 'Einstellungen' können die Parameter der ausgewählten Stilart wie z.B. Seitenüberschrift einschliessen (ja/nein), ESR ausdrucken (ja/nein), Auswahl der Farben je nach ausgewähltem Layout usw. eingerichtet werden.
Feld 'Ausgedruckt' nach dem ausdrucken aktualisieren
Die Spalte wird sichtbar mit Hilfe von Befehl Spalten einrichten im Menü Daten.
Die Spalte Ausgedruckt (InvoicedPrinted) der Tabelle Buchungen mit der Ziffer '1' aktualisieren nach der Seitenansicht der Rechnung. So kann man dank Option Ungedruckte Rechnungen die Rechnungen auszuwählen mit dem Inhalt der leeren Spalte.
Registerkarte 'Optionen'
Hier kann man dem letzten Teil der Rechnung Textzeilen hinzufügen, was z.B. für die Eingabe von Bankverbindungen nützlich ist. Den Befehl Rechnungen ausdrucken über Menü Buch2 → Kunden auswählen und hierauf auf die Registerkarte Optionen klicken, im vorhandenen Feld den gewünschten Text eingeben und mit Schaltfläche OK bestätigen, um eine Vorschau des Rechnungsausdrucks zu erhalten.
Hier kann auch definiert werden, in welcher Sprache die Rechnung erstellt werden soll (hier klicken).
Rechnungslayouts und Einstellungen
Neue Layouts
In der neuen Version von Banana Buchhaltung Plus gibt es zwei neue, sehr anpassbare Layouts:
- Das CH10-Layout für alle Nutzer in der Schweiz (mit oder ohne QR-Code)
- Das UNI11-Layout für alle Nutzer in anderen Ländern.
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Vordefinierte Layouts (Vorlagen)
Im Programm (Menü Erweiterungen) sind bereits diverse Layouts für Rechnungen, Mahnungen und Auszüge vorhanden. Jedes Layout hat unterschiedliche Charakteristiken.
Es ist möglich, Layouts mit den Befehlen Rechnungen ausdrucken (Menü Buch2 → Kunden) oder Erweiterungen verwalten (Menü Erweiterungen) zu installieren oder zu entfernen.
Parameter des Layouts ändern
Für jedes Layouts können gewisse Parameter eingestellt und geändert werden, z. B. ob eine Seitenüberschrift eingeschlossen werden will oder nicht, den Einzahlungsschein (ESR) für die Schweiz, die Höhe des Logos in mm definieren (falls vorhanden), die Farbe des Hintergrunds und des Textes ändern. So gehen Sie vor:
- Wählen Sie den Befehl Rechnungen ausdrucken... aus Menü Buch2 → Kunden
- Wählen Sie im Feld Layout das Layout aus, das Ihren Bedürfnissen entspricht
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Einstellungen und legen Sie Ihre persönlich bevorzugten Einstellungen fest.
Layout ändern
- Wählen Sie den Befehl Rechnungen ausdrucken... aus Menü Buch2 → Kunden
- Im Feld Layout werden alle Layouts angezeigt, die aus der Erweiterungen-Verwaltung heruntergeladen wurden
- Wenn Sie das Layout ändern möchten, müssen Sie ein anderes aus der Liste auswählen oder auf die Schaltfläche Weitere Layouts... klicken, um auf das Fenster Banana-Erweiterungen verwalten zurückzukehren und neue Layouts herunterzuladen.
Vordefinierte Layouts aktualisieren
Die vordefinierten Layouts werden automatisch aktualisiert oder können manuell über Menü Erweiterungen → Erweiterungen aktualisieren → Schaltfläche Erweiterungen aktualisieren aktualisiert werden.
Erstellen Sie Ihre eigene personalisierte Rechnung
Banana ermöglicht es Ihnen das Layout der Rechnung zu ändern, falls keine der vordefinierten Layouts (Vorlagen) Ihren persönlichen Bedürfnissen entspricht. Jeder Benutzer kann seine eigene Rechnung kreieren, indem er ein vorhandenes Layout personalisiert oder von Grund auf neu erstellt. Es sind hierzu JavaSkript-Sprachkenntnisse notwendig.
Nach Kreierung des eigenen Skripts für den Druck wird dieser mittels Befehl Erweiterungen verwalten... → Schaltfläche Hinzufügen von Datei oder Hinzufügen von URL hinzugefügt.
Für weitere Informationen konsultieren Sie bitte die Webseite How to create your own invoice und Report Apps (in englischer Sprache).
Einstellungen
Mittels Schaltfläche Einstellungen (Menü Buch2 → Kunden → Rechnungen ausdrucken) gelangen Sie zu diesem Dialogfenster, wo Sie die Rechnungsparameter (Kopfzeile, Logo, ESR, Farben, ...) ändern können.
- Seitenüberschrift einschliessen - Anklicken für 'Ja' oder 'leer lassen' für 'Nein'. Bei Versionen vor 9.0.4 ist die Nummer 1 für 'Ja' (ESR drucken) oder die 0 für 'Nein (keinen ESR drucken) auszuwählen.
- Logo ausdrucken - Anklicken für 'Ja' oder 'leer lassen' für 'Nein'. Bei Versionen vor 9.0.4 ist die Nummer 1 für 'Ja' (ESR drucken) oder die 0 für 'Nein (keinen ESR drucken) auszuwählen.
- ESR ausdrucken (für die Schweiz) - Anklicken für 'Ja' (ESR drucken) oder 'leer lassen' (keinen ESR drucken). Bei Versionen vor 9.0.4 ist die Nummer 1 für 'Ja', ESR drucken oder die 0 für 'Nein' keinen ESR drucken auszuwählen.
Für die Rechnungslayouts mit CHxx kann gewählt werden, ob der ESR (oranger Einzahlungsschein für die Schweiz) gedruckt werden soll. Um den ES (roter Einzahlungsschein) zu drucken, ist Layout [CH09] zu verwenden. - Name der Bank - Bankname angeben
- Bankadresse - Adresse der Bank angeben
- ESR-Konto - z.B. 01-9999-9 (mit Bindestriche)
- ESR-Teilnehmernummer (ESR-Identifikations-Nr.) (ID), z.B. 113456 (ohne Bindestriche)
(Bei Postfinance-Konto wird die Option ESR-Teilnehmer-Nr. leer gelassen). - Zeichenskalierung (fakultativ) - Schriftgrösse. Es ist nicht erforderlich, die Standardwerte zu ändern.
- ESR X-Position und ESR Y-Position (fakultativ) - Horizontale und vertikale Position der Teilnehmernummer. Es ist nicht erforderlich, die Standardwerte zu ändern.
- Einzahlungsschein (ESR) auf ein separates Blatt drucken - Anklicken für 'Ja' (ESR separat drucken) oder 'leer lassen' für 'Nein' (ESR nicht separat drucken). Bei Versionen vor 9.0.4 ist die Nummer 1 für 'Ja' (ESR drucken) oder die 0 für 'Nein (keinen ESR drucken) auszuwählen.
- Typ Schriftzeichen - Gewünschtes Schriftzeichen festlegen z.B. Arial, Times New Roman, ...
- Hintergrundfarbe - Die Hintergrundfarbe des Rechnungstabellenkopfes kann personalisiert werden. Standardwert: #005392 (blau).
- Textfarbe - Die Textfarbe des Rechnungstabellenkopfes kann personalisiert werden. Standardwert: #ffffff (weiss).
Rechnungslayouts (Vorlagen)
In den verschiedenen vorhandenen Layouts werden unterschiedliche Parameter behandelt:
Ausdruck der MwSt/USt-Informationen
Die Anzeige der MwSt/USt-Beträge hängt von der verwendeten Rechnungslayout ab. Bei einigen Layouts werden die Beträge inkl. MwSt/USt angegeben und bei anderen Layouts werden die Beträge netto mit separat hinzugefügter MwSt/USt und Total angezeigt.
Totalbetrag der Rechnung runden
Der Totalbetrag der Rechnungen in CHF wird automatisch auf 5 Rappen gerundet. Sie können die Rundung mit dem Befehl Einstellungen im Menü Buch2→ Kunden, deaktivieren. Wählen Sie im Dialogfenster den Reiter Erweitert → Rechnung runden und schreiben Sie 0.01 (entspricht 1 Rappen).
Sprachen
Die vorhandenen Layouts sind in den folgenden Sprachen verfügbar: it=Italienisch, de=Deutsch, en=Englisch, fr=Französisch, nl=Holländisch
Die Rechnungen werden in der Sprache der Buchhaltungsdatei oder in der Sprache des Kunden, falls in der Tabelle Konten, Ansicht Adresse, Spalte Sprache, eine andere Sprache definiert wurde, gedruckt.
Logo
Einige Layouts wurden bereits eingerichtet, um das Firmenlogo zu verwenden. Bitte konsultieren Sie den Absatz 'Logo auf der Rechnung oder auf dem Ausdruck' der Anleitung Tabelle Dokumente, um das eigene Logo hinzuzufügen.
Freier Text
Sie können dem letzten Teil der Rechnung Textzeilen hinzufügen, was z.B. für den Vermerk von Bankverbindungen nützlich ist. Wählen Sie den Befehl Rechnungen ausdrucken über Menü Buch2 → Kunden und klicken Sie hierauf auf die Registerkarte Optionen, geben Sie im vorhandenen Feld den gewünschten Text ein und bestätigen Sie mit Schaltfläche OK, um eine Vorschau des Rechnungsausdrucks zu erhalten.
Bemerkungen hinzufügen
Es gibt zwei verschiedene Arten:
- Einen oder mehrere Buchungssätze mit Datum und Rechnungsnummer erfassen, die den gewünschten Text enthalten. Die übrigen Spalten bleiben leer. Auf diese Art erscheint der Text auf einer Zeile der Beschreibung der Rechnung.
- Einen oder mehrere Buchungssätze mit Datum und Rechnungsnummer erfassen und in der Spalte Beleg Typ (Typ) den Wert 10:not eingeben. Auf diese Art erscheint der Text am Ende der Rechnung.
Gutschriften ausdrucken
Gutschriften haben einen eigenen Code (Spalte Typ), welcher sich von diejenigen der Rechnungen unterscheiden.
Um eine Gutschrift auszudrucken, ohne dabei einen bestimmten Stil zu verwenden, einfach den Titel des Rechnungsdrucks in der Spalte Typ und in der Spalte Beschreibung (Tabelle Buchungen) ändern. Sollte die Spalte Typ nicht sichtbar sein, kann sie über das Menü Daten, Befehl Spalten einrichten und aktivieren von BelegTyp, sichtbar gemacht werden).
- Buchung für Gutschrift erstellen (gleich wie bei der Erstellung einer Rechnung vorgehen).
- In Spalte Datum das Datum der Gutschrift eingeben.
- In Spalte Rechnung die Nummer der Gutschrift eingeben.
Die Konten folgen der Logik der Gutschriftsbuchung. Folglich ist der Betrag des Dokuments negativ. - In Spalte Typ den Wert 12 eingeben.
- Um den Titel des Dokuments zu ändern, so vorgehen:
- Eine zusätzliche Buchungszeile mit derselben Rechnungsnummer und dem Dokumenttyp 12:tit (für 'Titel') in Spalte Typ hinzufügen.
- In Spalte Beschreibung den Titel des Dokuments eingeben (in diesem Fall "Gutschrift" schreiben).
Gutschrift ausdrucken
Es wird derselbe Befehl wie zum Drucken von Rechnungen verwendet: Buch2 -> Kunden -> Rechnungen ausdrucken.
Um einen optionalen Text auf der Gutschrift zu vermerken, sehen Sie bitte unsere Anleitung Rechnungen ausdrucken.
Zahlungserinnerungen ausdrucken
Das Programm erstellt automatisch die Zahlungserinnerungen (Menü Buch2 → Kunden → Befehl Zahlungserinnerungen ausdrucken...), die auszudrucken sind, aufgrund der überfälligen Rechnungen.
Nebst der Erstellung von Berichten, erstellt das Programm automatisch die entsprechenden Buchungen (Tabelle Buchungen), die dazu dienen, eine Übersicht über die ausgestellten Zahlungserinnerungen zu erhalten.
In diesen Buchungen ersieht man das Datum des Beleges und den Beleg-Typ: 16-1 erste Mahnung, 16-2 zweite Mahnung und 16-3 dritte Mahnung.
Letzte Zahlungserinnerungen verwenden
Wenn es in der Tabelle Buchungen Zahlungserinnerungen gibt, werden diese Mahnungen zum Ausdrucken noch einmal vorgeschlagen
Neue Zahlungserinnerungen erstellen
Für alle Rechnungen, die fällig sind, werden neue Buchungen von Mahnungen erstellt, dank denen die Zahlungserinnerungen ausgedruckt werden können.
Zahlungserinnerungen
Es werden die Rechnungen präsentiert, die zur Zahlung fällig sind. Die kann man annullieren, wenn man die Zahlungserinnerung (noch) nicht versenden will.
Layout
Es stehen Layouts von Mahnungen mit oder ohne Logo zur Verfügung (ohne Einzahlungsschein!).
Erweiterungen verwalten
Nicht mehr aktuelle Layouts auf den neusten Stand bringen oder eigene personalisierte Layout hinzufügen (Menü Erweiterungen).
Die Parameter der ausgewählten Stilart einrichten.
Berichte ausdrucken
Man gelangt über Menü Buch2 → Kunden → Berichte ausdrucken zu diesem Dialogfenster.
Datum Bericht
Auf dem Dokument aufgedrucktes Datum. Man kann nicht ein Datum einrichten, das vor demjenigen der letzten Buchung liegt.
Layout
Mit Hilfe der Stilarten kann man das Layout des Ausdrucks ändern.
Layouts verwalten
Nicht mehr aktuelle Layouts auf den neusten Stand bringen oder eigene personalisierte Layout hinzufügen.
Die Parameter der ausgewählten Stilart einrichten.
Rundungsdifferenzen in den Rechnungen
Beim Ausdruck einer Rechnung in CHF, wird der Gesamtbetrag falls notwendig auf 5 Rappen auf- oder abgerundet. Entspricht der Endbetrag der gedruckten Rechnung nicht dem Betrag der Buchung, meldet das Programm, dass es eine Differenz gibt.
Falls keine Rundung des Endbetrages gewünscht wird, kann die gewünschte Rundungseinheit im Menü Buch2 → Kunden → Einstellungen, Registerkarte 'Erweitert' eingestellt werden. Wenn zum Beispiel 0.01 eingegeben wird, entspricht der Endbetrag der Rechnung dem Betrag der Buchung.
Den Rundungsbetrag in einer zusätzlichen Buchungszeile erfassen, welche beim Ausdruck der Rechnung hinzugefügt wird. Siehe unteres Beispiel.