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Konvertierung des Kontenplans

Im Folgenden wird erklärt, wie vorzugehen ist:

  • zu einem Kontenplan mit einer anderen Nummerierung übergehen
  • alle schon vorhandenen Daten übernehmen und konvertieren, einschliesslich den Buchungen.

Umstellung auf das neue Jahr

Das Programm konvertiert die Datei des ausgewählten Jahrs. Wurde das Jahr 2014 schon verbucht, so kann man die Datei 2014 konvertieren.
Wenn man ein neues Jahr mit einem neuen Kontenplan starten will, gibt es zwei Möglichkeiten (nehmen wir an, dass das Jahr 2015 das neue Jahr ist):

  • Das Vorjahr (2014) konvertieren und danach das neue Jahr (2015) erstellen.
    Es werden für das Jahr 2014 zwei Dateien vorhanden sein (und zwar eine mit altem Kontenplan und eine neue) und eine weitere Datei für das Jahr 2015, welche den neuen Kontenplan enthält.
    Diese Vorgehensweise ist sinnvoll, wenn man die Kontenpläne von zwei Jahren ausgerichtet haben will.
    Auf diese Art können im Vorjahr (2014) weiterhin Änderungen vorgenommen werden und anschliessend können die Anfangsaldi des neuen Jahrs (2015) aktualisiert werden.
  • Das neue Jahr (2015) erstellen und danach die Datei 2015 mit den vorgetragenen Saldi neu konvertieren.
    Die Datei 2104 wird nicht verändert. Für das Jahr 2015 wird es eine Zwischendatei geben, mit dem alten Kontenplan, aber mit den neu vorgetragenen Saldi. Die Konvertierung der Datei 2015 kann sofort durchgeführt werden, oder im Nachhinein, nachdem die Buchungen schon eingegeben worden sind.
    Aufgrund der alten Kontennummern der Vorjahresdatei (2014) können in der neuen Datei (2015) eventuelle weitere Änderungen im Vorjahr (2015) nicht übernommen werden.

1. Schritt: Neue Buchhaltungsdatei erstellen

  1. Neue Buchhaltungsdatei (Menü Datei, Befehl Neu) aufgrund einer schon vorhandenen Dateivorlage erstellen.
  2. Den Kontenplan nach den eigenen Bedürfnissen anpassen.
    (Ist die Datei nicht leer (ohne Buchungen), würde dies zu duplizierten Beträgen führen. Siehe hier)

2. Schritt: Die Konten für die Zuordnung hinzufügen

  1. In der Tabelle Konten eine neue Spalte Konto_1 hinzufügen (Menü Daten, Befehl Spalten einrichten, Schalttaste Hinzufügen, Beschreibung Konto_1 eingeben).
  2. In der Spalte Konto_1 für jedes neue Konto die entsprechende Nummer des alten Kontenplans eingeben.
    Bleibt die Kontonummer unverändert (die neue Kontonummer enspricht der alten), kann auf das Erfassen der Kontonummer in der Spalte Konto_1 verzichtet werden.
  3. Um mehrere Konten in einem einzigen Konto zu gruppieren, gibt man die einzelnen Konten mit einem Strichpunkt getrennt ein (z.B. 1000;1001).
  4. Um ein Konto auf mehrere Konten aufzuteilen, muss dies manuell eingerichtet werden. Hierzu Anleitung weiter unten befolgen.

3. Schritt: Den Import ausführen

Weitere Informationen finden Sie auf unseren Webseiten In Buchhaltung importieren und Datei importieren.

  • Aus Menü Buch1 den Befehl In Buchhaltung importieren auswählen und im Dialogfenster 'In Buchhaltung importieren' unter 'Importieren:' 'Datei' auswählen
  • Über Schaltfläche 'Blättern' die Buchhaltungsdatei mit dem alten Kontenplan auswählen.


     
  • Ok auswählen
  • Im Dialogfenster, das sich öffnet, die gewünschten Optionen auswählen.
  • Die Funktion Kontonummern konvertieren aktivieren und danach Die Kontenkombinationen sind in der Zieldatei auswählen, worin hingewiesen wird, dass sich die Zuordnungen in der Zieldatei befinden.


     

Import wiederholen

Möchte der Import aufgrund von Fehlern wiederholt werden, ist daran zu denken, die Operation rückgängig zu machen (Menü Bearbeiten, Befehl Rückgängig: Bearbeiten), um wiederum um eine leere Anfangsdatei zu verfügen.

Wichtig: Ist die Datei nicht leer (ohne Buchungen), würde dies zu duplizierten Beträgen führen (sowohl in den Anfangssaldi (Tabelle 'Konten') als auch in der Tabelle 'Buchungen')!
 

Aufteilung eines Kontos auf mehrere Konten

Beim Umstellen eines einfacheren Kontenplans auf einen detaillierteren Kontenplan ist es höchstwahrscheinlich notwendig, einzelne Konto auf mehrere Konten aufzuteilen.

Nach dem Import manuell wie folgt vorgehen:

  • Im Kontenplan die Beträge der Spalte 'Eröffnung', 'Budget' und 'Vorjahr' der betreffenden Konten auf die diversen neuen Konten verteilen.
  • Bestehende Buchungen der aufzuteilenden Konten einzeln durchgehen und das zutreffendste Konto zuteilen, oder zusätzliche Buchungen erstellen, wenn einzelne Beträge in mehrere detailliertere Beträge aufzuteilen ist.
  • Die Tabelle Budget analog bearbeiten.
     

Ergebnis und mögliche Fehler

Meldet das Programm Fehler (Konten oder anderes fehlt), wird empfohlen, den Importvorgang abzubrechen, die Kombinationen zu vervollständigen und danach den Importvorgang zu wiederholen.

Aufgrund der unterschiedlichen Kontenpläne kann das Programm nicht automatisch gründliche Kontrollen (z.B. ob alle Daten korrekt importiert und gruppiert wurden) vornehmen.

Ergebnis deshalb unbedingt manuell kontrollieren, indem verifiziert wird, dass die Totalsummen der Bilanz und Erfolgsrechnung korrekt sind.
 

 

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