Passaggio a nuovo piano contabile

Di seguito viene spiegato come procedere per:

• passare a un piano dei conti con una numerazione diversa,
• riprendere e convertire i dati della contabilità esistente, comprese le registrazioni.

Conversione per il nuovo anno

Il programma converte il file dell'anno scelto. Se avete già registrato il 2014 potete convertire il file 2014.
Se si vuole iniziare un nuovo anno con un nuovo piano dei conti, ci sono due possibilità (ammettiamo che il nuovo anno sia il 2015):

• Convertire l'anno precedente (2014) e poi creare il nuovo anno (2015).
  Si avranno due file per il 2014 (quello con il vecchio piano dei conti e quello nuovo) e un file per il 2015 con il nuovo piano dei conti.
  Con questo approccio è utile se si vuole avere i piani dei conti dei due anni allineati.
  In questo modo potete anche continuare a fare modifiche nell'anno 2014 e riprendere poi successivamente i saldi iniziali nell'anno 2015.
• Creare il nuovo anno (2015) e poi convertire il file 2015 con i saldi riportati a nuovo.
  Il file 2104 rimmarrà il medesimo. Per il 2015 si avrà un file intermedio, con il piano dei conti vecchio, ma i saldi iniziali a nuovo. 
  La conversione del file 2015, può essere eseguita subito o anche dopo che si sono già immesse delle registrazioni. 
  Avendo nel file 2014 i numeri di conto vecchi, non potrete riprendere nel 2015 eventuali ulteriori modifiche fatte nel 2014.

1. passo: Creare un nuovo file di contabilità

1. Creare un nuovo file (menu File, comando Nuovo, scegliere il modello di piano contabile già predefinito)
2.  Adattare il piano dei conti alle proprie necessità.

2. passo: Aggiungere i conti di abbinamento

1. Nella tabella Conti aggiungere una nuova colonna Conto_1 (menu Dati, comando Disponi colonne, cliccare sul bottone Aggiungi, inserire la descrizione Conto_1).
2. Per ogni conto nuovo, nella colonna Conto_1, inserire il numero corrispondente del vecchio piano dei conti.
   Se il conto rimane uguale si può anche non indicarlo. 
3. Se si vogliono raggruppare più conti in uno, inserire i conti separati con un punto e virgola "1000;1001".
   In questo caso il conto 1000 è ripetuto sennò prenderebbe solo il 1001.
4. Se un conto deve essere suddiviso su più conti, bisogna invece procedere manualmente, vedi sotto. 

3. passo: Avviare l'importazione

Per maggiori informazioni consultare anche la pagina relativa  Importa in contabilità e Importa file.

• Dal menu Conta1, attivare il comando Importa in contabilità e selezionare importa File
• Con il bottone Sfoglia selezionare il file della contabilità con il vecchio piano contabile

• Cliccare su OK e passare alla prossima finestra di dialogo
• Impostare le opzioni di importazione
• Attivare l'opzione Converti numeri di conto, indicando che gli abbinamenti sono nel file di destinazione.

Ripetere l'importazione

Nel caso abbiatre degli errori e volete ripetere l'importazione, dovete ricordarvi di fare l'annulla operazione in modo che il file di partenza sia vuoto.
Se il file non è vuoto vi ritroverete con gli importi duplicati, sia nei saldi di apertura sia nella tabella registrazioni qualora presenti nel file da importare.

Suddivisione di un conto in più conti

Quando si passa a un piano dei conti più dettagliato probabimente è necessario anche suddividere un conto su più conti.
Dopo l'importazione procedere manualmente nel modo seguente:

• Nel piano dei conti suddividere gli importi d'apertura, budget, precedenti di un conto su diversi conti. 
• Passare una ad una le registrazioni sul conto da suddividere e attribuire il conto più specifico, o creare delle registrazioni supplementari se si necessita di suddividere un importo in importi più dettagliati.
• Procedere analogamente per le registrazioni della tabella preventivo. 

Risultato e possibili errori

Se il programma segnala degli errori (mancano conti o altro) bisognerà probabilmente annullare l'operazione d'importazione, completare gli abbinamenti e poi ripetere l'operazione di importazione.

Il programma, per il fatto che si trova piani dei conti diversi, non può in automatico fare approfondite verifiche che tutti i dati siano stati importati e raggruppati correttamente.

È opportuno comunque controllare manualmente il risultato, facendo una verifica che i totali di bilancio e conto economico siano corretti.