Banana Accounting's grouping system is used to totalise the amounts of accounts and groups quickly and easily. The programme gives you maximum flexibility to create as many levels of totalling as you want. 

▶ Video: Grouping and totalling system 

Where it is used

• In the Accounts and Categories tables to define the structure of the Balance sheet and the Profit & Loss Statement.  
• In the VAT Codes table to group VAT codes 
• In the Items table in the Stock Application.
• In the Items table in the Fixed asset register Application.

How it works

Grouping is always based on two columns:

• The Group column, where group identifiers are indicated, which may be textual or numeric.
• The column Sum In, where for each account or group row the Totalisation Group is indicated.

Each group row is a total row, where:

• Group balances are the sum of the rows that contain the group name in the Sum In column.
• The programme calculates the totals of all columns containing amounts (type Amount), both the predefined ones (Opening, Balance, etc.) and those added manually.

Grouping allows the creation of many levels of totalisation.

The logic of the programme

To understand the logic, let us present an example of a small part of the chart of accounts. For the accounts Cash, Post and Bank we create the Liquidity group:

• In the line below the liquidity accounts, in the Group column, enter the name of the Liquidity group.
• In the Description column, you enter the description of the group.
• In order for the programme to be able to update the balances in the liquidity group, it must be indicated which accounts are to be totalled.
  In the Sum In column of the Cash, Post and Bank account, the name of the cash group is entered. The balances of the group are updated immediately.

Using the same logic, we can also group groups. In fact, groups can also be totalled into other groups at a higher level.
Suppose we add a group into which to group and then total the Liquidity group.

• In the line below the Liquidity group, in the Group column, the name of the Assets group is entered.
• In the Description column, you enter the description of the group.
• In order for the programme to be able to update the balances in the Assets group, it must be indicated which groups are to be totalled.
  In the Sum In column of the Liquidity group, the name of the Assets group is entered. The group's balances are updated immediately.
     

Following this logic, it is possible to create a structure with groups and subgroups for the entire chart of accounts, in order to create charts of accounts suitable for any specific country and requirement.

The exact same logic can also be applied for grouping VAT codes in the VAT Codes table, and also for grouping items in the Items table of the Warehouse and Fixed asset register.

Extensive use of the totalisation system

The totalisation system is very flexible:

• Accounts and groups can be added together in a group.
• Title texts can be assigned the group to which they belong.
• Any kind of numbering (numerical and/or letter) can be used.
• Up to 100 totalisation levels can be created.
• Group totalisation is independent of the sequence of rows:
  • The total row can be defined before and after the account or group rows. 
  • The total row can also be defined in a completely detached position from the account and group rows, as in the case of the Accounts Payable / Suppliers ledger.
• The same account cannot be totalled in two Groups at the same time.
• The system is also used to total the Cost Centres and Segments.
   

The totalisation of amount columns

The calculation procedure totals the columns of type amount.

• The amount columns defined by the system are totalled.
• The amount columns added by the user are totalled.

The calculation sequence

The programme calculates totals as follows:

• Clears the column amounts of the Group rows.
• Adds up the amounts of the Accounts rows in the Group rows (first level of calculation).
• Adds up the balance of the Group rows in the higher level Groups.
  Repeats the operation until all levels are calculated.

When a Group is totalled in a lower level Group, an infinite error loop is created.

Error checking and reporting

When creating groupings, the programme checks and reports any errors so that they can be corrected immediately. 

When a non-existent group has been indicated in the Sum In column, the programme reports the error 'Group not found'. In this case it is sufficient to:

• Create the group in the Group column.
• Recalculate accounting with the command Check and recalculate accounting
• Recalculate all totals with the command Recalculate totals. 

Rename groups

With the Rename command, existing group names can be renamed automatically, without having to manually change the matches in the Group and Sum In columns.

Printouts

When printing the Balance Sheet, Profit and Loss Statement or other reports that contain groupings, the printout shows the order of the groupings as they have been set in the various tables.

成本和利润中心允许您根据与普通账户不同的标准对发生业务进行分类。
成本中心通常用于将费用归入特定的活动，这些活动之间可能有也可能没有关联性。

• 项目，活动，建筑工地。
• 客户和供应商、合作伙伴、商家。
• 某些费用的额外细节 (如辅助费用)。

成本中心被分配到发生业务行，可以同时用于部门。

成本中心的特征

• 成本和利润中心 (成本中心) 是前面有 “.” 和 “,” 以及 “;” 标识的账户。
• 这里有三级成本中心：
  • 成本中心1前面是一个句点 “.”
  • 成本中心2前面是一个逗号 “,”
  • 成本中心3前面是一个分号 “;”
• 每一级都是彼此独立的。
• 每一个级别中，都可以有无限数量的成本中心。
• 高级别的成本中心可以在不使用低级别的成本中心时使用。
• 成本中心的代码可以是字母或数字。
• 与普通账户不同的是，成本中心可以有它们自己的组。同一级别下的成本中心可以创建子组。注意不要将不同级别的成本中心组混淆，也不要与普通账户或部门混淆。
• 每个成本和利润中心都有属于自己的账户明细，用于完成业务往来和余额记录。
• 根据成本中心记录的账户与根据借方和贷方记录的账户是独立的。人们也可以记录一个没有任何借方和贷方列账户的成本中心。

在账户表格中设置成本中心

成本中心账户是在账户表中设置的，但是在现金日记账中则只是使用科目表中的设置。

对于设置：

• 创建成本中心特定的类。
  这种设置对于成本中心在增强的资产负债表组中的展示是必要的。
  • 需要更改类的时候，输入一个带有*的类
  • 在下一行中，输入03，或者04来表示利润中心以及相关的摘要。
• 添加一些空的行用于成本中心
  • 在组列中，输入成本中心账户所属的组。
  • 在账户列中，在那些需要被记录在成本中心1列（发生业务表）的内容前输入前面带有句号“.”的成本中心账户，在需要被记录在成本中心2列的内容前输入前面带有逗号“,”的成本中心2账户；类似的，在需要记录在成本中心3的内容前输入前面带有分号“;”标识的成本中心3账户。
  • 在所属组列，请明确需要累计数额的组。
  • 在多种货币会计中，请明确账户使用的货币。
• 增加成本中心组
  • 在一个或相同的组中，只计算特定级别的总数。
  • 在普通账户中，可以创建不同级别的成本中心组。

文件和账户属性 (增值税金额)

在文件和账户属性命令的增值税标签下，您可以使用以下选项来设置成本中心的数额：

• 使用业务发生额 - 成本中心的金额根据注册金额来记录
• 使用不含增值税的金额 - 成本中心记录不含增值税的金额
• 使用含增值税的金额 - 成本中心记录包含增值税的金额

发生业务

为了在成本中心中记录，假定成本中心账户已经被输入到表账户中。

您需要在发生业务表下的成本中心视图中处理这些记录；在成本中心1，成本中心2，成本中心3列中，您需要输入前面不包括标点符号的成本中心账户。

• 为了在成本中心的贷方账户进行记录，您需要在成本中心前输入负号 (－)。
• 对于收益&费用核算，在文件和账户属性中，您可以为成本中心定义所遵循的科目的符号。
• 为了在同一级别内的多个成本中心记录全球金额，您需要创建不同的行来记录不同的成本中心。

如果您想在发生业务表中显示成本中心的摘要，必须从数据菜单 → 列设置中激活相应的列 (成本中心1摘要, 成本中心2摘要或成本中心3摘要)。

成本中心账户明细

成本中心被视为与任何其它账户一样，因此每个成本中心都有自己的账户明细，其中包含相关的分类账条目和余额。

与所有其它的科目不同，成本中心账户没有对应的账户。如果您想查看对应的数据，我们建议使用部门。

为了检视所有的成本中心账户明细，请点击报表菜单 → 账户明细 → 成本中心 (在过滤选项中)。
 

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部门是用来按单位、部门或分支机构系统地划分成本和收入的。通过使用分部，可以将损益账户按单位、部门或分支机构进行细分，而不需要为每个单位创建特定的账户。
例如，一个博物馆可以用分部的方式来了解每个单项展览设置的收入、人员成本、展览设置。

在发生业务中，分部会跟随账户，与成本中心不同，成本中心是为每项记录指定的，用于结构化程度较低的分类 (例如，某项活动的所有支出或特定用途的采购)。

您可以同时使用成本中心和分部。

部门的特征

• 部门是前面有冒号的账户 ":"。
• 部门代码可以由数字或字母组成。
• 可能有多达10级的部门。
• 部门前面符号冒号的数量指示了级别的数量。
  • : 1级10部门
  • :: 2级10部门
  • ::: 3级10部门
• 对于每个级别，可能会有无限数量的分部。
• 不同级别的部门是相互独立的。
• 部门没有基本类或货币符号。
• 部门的计算是由本位币来完成的。
• 在发生业务中，部门跟随着借方和贷方账户。
  在没有账户的情况下无法记录部门。
• 可以获得单个部门业务的账户明细。

部门的配置

这些部门必须在账户表中配置，在账户列，会计科目表的最后。

• 在类的列中输入一个星号，以便定义与部门相关的部分
• 在摘要列输入部门的标题
• 输入第一级别部门的摘要，并在账号列输入":"
• 列出第一级别的部门, 在账户列为每一个输入一个识别码， 并在前面输入":"
  • 一级分部，为每个分部输入一个识别代码，前面加：(冒号)。
  • 输入第二级别的部门 (以及，再输入第三级别的，如果有需要的话), 同输入第一级别的步骤一样，唯一不同的是在部门的代码前要输入"::" 或 ":::", 具体情况要根据不同的级别而定。

未分配的部门

如果在发生业务中输入了借方账户或贷方账户，而不指定部门，则在 "空 "或未分配部门输入值。
在账户表中，您可以给未分配的部门输入文字":{}"作为账户的描述。

部门余额

部门是指在账户上输入的细分。因此部门的金额总是与账户相关联的，为了得到部门的总计，您需要点击报表菜单 → 会计报表或按组生成资产负债表 → 细分，然后激活按分部细分的选项。

在会计科目表中，只有在只使用借方或贷方科目列输入发生业务的情况下，才会出现该部门的余额。如果该部门被插入到部门列或同时用于借方和贷方账户，则余额将为零 (空)。在这种情况下，借方和贷方的金额将相等，将相互抵消。

发生业务

在发生业务表内输入的部门，遵循主账户，从账户部门而来。

当一个部门属于多级别的时候，您必须从第一级部门的主账户开始，然后再继续第二级的部门。

部门列

此列允许您与账户分开输入部门。

• 在默认的设置下，部门列是隐藏的，如果您想使用它，需要点击数据菜单 → 列设置的命令使其可见。
• 在部门列中输入的部门被应用于发生业务中使用的账户，在借方、贷方、增值税账户列中，没有指定部门。
• 您可以使用部门列，也可以在借方和贷方列中插入部门。
• 当使用部门列时，金额被记录在部门的借方和贷方，这就是为什么部门在账户表中的余额将为零。

各部门之间的动向

一般来说，成本的明细账都是针对每一个单独的会计科目进行的。但是，在有些情况下，最好在一个账户中记录费用，然后在年底才将费用分成若干部分。例如行政费用就是如此，公司不同领域的行政费用按一定比例划分。
就是这样做的：

• 在这一年中，业务的记录方法是在借方和贷方列中标明账户，但将该部分留空，或者将全部金额分配给一个部分。
  例如，所有的文具费用都将不分部门记录。
• 在年终时，分录将每个部门的份额分配到具体的成本或收入账户：
  • 在发生业务中，在借方和贷方列中始终输入同一个账户。
  • 标出了原始部门 (也可能不存在) 和目标部门。
  • 例如，将文具成本分配给各个部门。
    • 有多少发生业务就有多少部门。
    • 对于每一行，账户都没有部门。
    • 借方帐户具有与该部门相关的细分。
    • 该数额相当于具体部门应承担的文具费用份额。
  • 这些发生业务是为了将尚未分配的成本份额分配给每个部门。

部门的期初余额

部门的期初余额最好应作为发生业务输入，因为只有这样才能将它们链接到账户。 如果您在期初列 (账户表) 中输入了部门的期初余额，则这些归于“ {}未分配”部门。

要将期初余额分配给各个细分市场和相对应的账户，必须输入期初业务 (发生业务表)。

• 文件类型列中的值必须为01。
• 该日期必须与会计开始日期相同。

使用部门的期初业务，金额从空的分部中删除，分配到具体的部门。
如果分部的余额是负数 (借方)，那么没有部门的账户必须出现在贷方一列中，而有部门的账户必须出现在借方一列中。

部门发生业务余额的实例：

假设账户1000的期初余额为100.00 (无分部，因此金额归因于空的分部)，并且必须归因于两个细分：

• 部门01为80.00
• 部门02为20.00
• 期初交易有会计的起始日期，在文件类型列中的值为01。
• 该部门的第一个期初发生业务在借方列中为1000: EVENTS，在借方列中为1000，金额为80.00。
• 第一个期初发生业务在贷方列中为1000: COURSES，在贷方列中为1000，金额为20.00。

创建新年的命令

创建新年或恢复期初余额命令会自动为各部门创建期初的发生业务。
如果您不想报告一个部门级别的余额，您必须删除程序自动创建的相应的期初业务。

使用“-”符号作为分隔符

在发生业务中，您可以使用“-”号作为分隔符，而不是“：”号。

在文件和账户属性 (选项) 中，激活使用负号（-）作为部门分隔符的选项。
在发生业务中使用负号作为分隔符。
如果使用“-”符号作为部门分隔符，则不能使用包含破折号的账户。

报告

部门的报告可以通过以下方式获得：

• 按组生成资产负债表/损益表
• 会计报表
• 账户明细
• 多级报告
  为了获得结合账户和部门的报告（例如，卢加诺 LU 分支 P1 项目的所有费用），需要使用 Banana 扩展程序的功能。

按级别细分报告

在按组生成资产负债表/损益表中，细分的标签指示出所需使用的部门级别。

报告汇总

这是会计计划部分中设置的部门汇总，可以按期间或部门进行细分。

未指定部门

“空”的部门收集了所有已经被记录，但不含指定部门的金额，可以在账户表中为这个部门设置标题。也可以在细分部分中选择部门的摘要选项。

相关的文档：管理不同的项目

下面我们将介绍如何处理以下情况：

• 传递一个不同的编号到会计科目表
• 检索现有会计数据，发生业务，并将其转换为新的会计科目表。

转换为新的一年

如果您想以新的会计科目表开始新的一年，有两种可能性：

• 转换前一年（2022年），然后创建新的一年（2023年）。
  您将会有两个2022年的文件（包含有旧账号的账户列和有新账号的账户_1列的文件）和只有新的会计科目表的2023年的文件。
  这种方法可使两个年度的会计科目表保持一致。
  这样，您也可以在2022年继续做出改变，然后在2023年恢复期初余额。
• 创建新的一年（2023年），然后转换2023年的文件，结转余额。
  2022年的文件将保持不变。对于2023年，您将有一个中间文件，使用旧的会计科目表，但结转期初余额。
  2023年文件的转换可以立即进行，也可以在输入发生业务后进行。
  如果您在2022年的文件中拥有旧的账号，您将无法在 2023 年恢复在 2022 年所做的任何进一步更改。

步骤1：创建一个新的会计文件

1. 创建一个新的文件:
   • 文件菜单 → 新建 → 选择预定义的会计科目表模板。
2. 根据您的需求来修改账户科目表。

步骤2：添加匹配的账户

1. 在账户表格中：
   • 数据菜单 → 列设置
   • 点击窗口内的添加按钮
   • 然后输入账户_1的摘要
2. 在账户_1列中，在旧账户分类表中为每一个账户输入相应的账户；
   如果账户保持不变，可以省略。
3. 如果有些账户需要被分在同一个组内，输入分离账户时请输入一个分号，例如“1000；1001”。
   在这种情况下，重复 1000 账户，否则只需要 1001。
4. 如果同一个账户需要被细分为几个账户，您需要进行手工处理，请参见下文。

步骤3：开始导入操作

• 点击操作菜单 → 导入到账套 → 导入文件。
• 通过浏览按钮，选择带有旧会计科目表的会计文件。

• 点击OK按钮确认，并进入下一个窗口；
• 定义导入选项；
• 激活账户号码选项，表明该账户匹配在目标文件中。

重复导入

如果报告了错误，需要重复导入，必须取消导入操作，使源文件为空，否则余额的数额会重复，无论是在期初余额还是在发生业务表中。

一个账户细分成几个账户

当一个账户需要被转换成更明细的账户科目表时，把一个账户细分成几个账户是必要的。
在导入操作完成后，您可以从以下几个方式进行手工操作：

• 在账户科目表中，把一个账户的期初账户、预算金额和先前金额细分到几个账户中；
• 一个账户中的过去的交易，需要一个接一个地被细分，并将其分配到具体的账户中，或者当一个数额需要被细分为更详细的金额时，则需要创建额外的发生业务；
• 用相同的方式对预算表格中的发生业务进行处理。

结果和可能出现的错误

假如程序报告错误（账户缺失或其他），导入操作可能需要被取消，匹配需要被完成；然后重复导入操作。

当本程序面临不同的账户科目表时，不能自动完成广泛的核查，因此不能保证所有的数据都可以被导入或是被正确的分组。

因此，我们强烈建议您人工核查结果，确保资产负债表和损益表的总额是正确的。

会计报告是一种文件类型，在其中设置了特定的表示方式，以指示与会计计划不同的将账户分组的方法。 
创建的分组方案与账目相匹配，以提取和总计为新报表选择的账目。

外部会计报告除了用于定制资产负债表和损益表或其它报告外，还可用于切换到不同的会计科目表并转移相关余额。更多细节可参见更改会计科目表的页面。

• 按照指定的组进行分组
  当需要根据不同的标准对账户进行分组时，这种方式非常有用，例如，按照分组系统显示的资产负债表/损益表和账户表中的设置是不同的。
  • 在报告中，分组系统被生成。
  • 对于会计账户表中的每一个账户，在所属组1列（或另一列），表明账户必须在这里被分组。
  • 当生成报告时，在报表文件中标记分组的所有账户都会被结转。
• 按照指定的账户进行分组
  如果用户不想选择所有的会计科目，只选定部分会计科目，此方式是非常有用的。
  • 在报告中，表明应包含在会计文件中的账户表的账户。
  • 执行报告时，只有指定的账户被结转。

创建会计报告

为了生成一份会计报告：

• 点击文件菜单→ 新建命令 → 会计报表的选项
• 可以选择一个现存的模板或使用新的模板开始
• 以一个新的名称保存生成的文件

会计报告的列

会计报告文件中包括了与被用于创建账户表格中的分组和总计相同的列。

类
该列显示出所使用的值。
有关各种可能性，请参阅类的页面。

总组
必须对会计科目进行汇总的组或报告组。

账户 (仅在完整视图中可见)
账户必须被包含在报告中。

• 如果指明账户，当执行报告时，它们会发生结转。
• 如果未指明账户，账户可以通过组被结转。

摘要
分组的摘要或是该行本身的摘要。

汇总
在汇总列中，表示必须对行进行总计的总数。

总和
如果是单词“Yes”被输入，只有总行被显示，而不是该总行里的一部分账户被显示。
详情请参阅会计报表中的“只显示组汇总”。

表保留行
通常情况下，包含账户余额的总行数会被包括在报表中。
如果您在该列中输入“Yes”，该行将会一直显示。该功能可以被应用于总计和账户中。

含本期发生额报表
该行不仅是有余额的时候才显示，当此处有本期发生额时，也会被显示。该功能只可应用于总计中。

创建通过组链接的报告

• 在报告中，根据需要创建一个组或分组系统。
• 在账户表中，所属组1或所属组2的列显示出必须要被汇总的组。
  如果所属组1列（或其他首选列）不可见，请使用列设置命名使其可见。
• 未链接的账户不会包含在报告中。
• 通过命令执行报告：
  • 按组生成资产负债表
  • 会计报告

创建选定账户的分组报告

即使报告中只显示一个账户，此程序也是有效的。

如果希望报告在组的程序下执行，请勿指明任何账户。

报告中显示：

• 会计账户必须被组合在一起。
  报告中只显示选定的账户。
• 账户中的组必须分在一个组里。

• 从报表菜单中选择按组生成资产负债表的命令
  • 然后选择会计科目表 → 类 → 外部会计报告。
• 从报表菜单中选择会计报表的命令 (然后选择基本选项中的外部会计报告选项)。