Het groeperingssysteem in Banana Boekhouding+

Het groeperingssysteem van Banana Boekhouding Plus dient om de bedragen van rekeningen, categorieën en groepen eenvoudig en snel te totaliseren. Het programma biedt maximale flexibiliteit om zoveel totalisatieniveaus aan te maken als u wilt. 

▶ Video: Groeperings- en totalisatiesysteem (in English)  

Waar het wordt gebruikt

• In de tabellen Rekeningen en Categorieën om de structuur van de Balans en Winst & Verlies te bepalen.
• In de tabel BTW-codes om BTW-codes te groeperen.
• In de tabel Items van de Voorraadapplicatie.
• In de tabel Artikelen van de applicatie Vaste activa.

Hoe het werkt 

De groepering is altijd gebaseerd op twee kolommen:

• De kolom Groep, waarin de identificatiecodes van de groepen worden ingevoerd. Deze kunnen tekstueel of numeriek zijn.
• De kolom Optellen in, waarin voor elke rekening- of groepsrij de Groep wordt aangegeven waarin moet worden getotaliseerd.

Elke groepsrij is een totaalrij, waarbij:

• De saldi van de groepen de som zijn van de rijen die in de kolom Optellen in de naam van de groep bevatten.
• Het programma de totalen berekent van alle kolommen die bedragen bevatten (type Bedrag), zowel de vooraf gedefinieerde kolommen (Opening, Saldo, enz.) als de handmatig toegevoegde kolommen.

Met groeperingen kunnen meerdere totalisatieniveaus worden aangemaakt.

Voorbeeld van een nieuwe groep in de Inkomsten- en Uitgavenboekhouding

De logica van het programma

Om de logica te begrijpen, geven we een voorbeeld van een klein gedeelte van het rekeningschema. Voor de rekeningen Kas, Post en Bank maken we de groep Liquiditeiten aan:

• Voer in de rij onder de liquiditeitsrekeningen, in de kolom Groep, de naam van de groep Liquiditeiten in.
• Voer in de kolom Beschrijving de beschrijving van de groep in.
• Om ervoor te zorgen dat het programma de saldi van de groep Liquiditeiten kan bijwerken, moet worden aangegeven welke rekeningen moeten worden getotaliseerd.
  Voer in de kolom Optellen in van de rekeningen Kas, Post en Bank de naam van de groep Liquiditeiten in. De saldi van de groep worden onmiddellijk bijgewerkt.  

Met dezelfde logica kunnen we ook groepen groeperen. Groepen kunnen namelijk ook worden getotaliseerd in andere groepen van een hoger niveau.
Stel dat we een groep toevoegen waarin we de groep Liquiditeiten willen groeperen en dus totaliseren.

• Voer in de rij onder de groep Liquiditeiten, in de kolom Groep, de naam van de groep Activa in.
• Voer in de kolom Beschrijving de beschrijving van de groep in.
• Om ervoor te zorgen dat het programma de saldi van de groep Activa kan bijwerken, moet worden aangegeven welke groepen moeten worden getotaliseerd.
  Voer in de kolom Optellen in van de groep Liquiditeiten de naam van de groep Activa in. De saldi van de groep worden onmiddellijk bijgewerkt.

Door deze logica te volgen, is het mogelijk om voor het volledige rekeningschema een structuur met groepen en subgroepen aan te maken, zodat rekeningschema's kunnen worden opgesteld die geschikt zijn voor elk land en voor specifieke behoeften.

Precies dezelfde logica kan ook worden toegepast om BTW-codes in de tabel BTW-codes te groeperen en om artikelen te groeperen in de tabel Artikelen van de Voorraad en van de Vaste activa.

Uitgebreid gebruik van het totalisatiesysteem

Het totalisatiesysteem is zeer flexibel:

• In een Groep kunnen Rekeningen en Groepen worden opgeteld.
• Aan titelteksten kan de bijbehorende groep worden toegewezen.
• Elk type nummering kan worden gebruikt (cijfers en/of letters).
• Er kunnen maximaal 100 totalisatieniveaus worden aangemaakt.
• De totalisatie van de groep is onafhankelijk van de volgorde van de rijen:
  • De totaalrij kan vóór of na de rijen van de rekeningen of groepen worden gedefinieerd.
  • De totaalrij kan ook op een volledig andere plaats dan de rijen van de rekeningen en groepen worden gedefinieerd, zoals bij het grootboek Klanten / Leveranciers.
• Dezelfde rekening kan niet tegelijkertijd in twee Groepen worden getotaliseerd.
• Het systeem wordt ook gebruikt om de Kostenplaatsen en de Segmenten te totaliseren. 

Totalisatie van bedragkolommen

De berekeningsprocedure totaliseert de kolommen van het type bedrag.

• De door het systeem gedefinieerde bedragkolommen worden getotaliseerd.
• De door de gebruiker toegevoegde bedragkolommen worden getotaliseerd.

De berekeningsvolgorde

Het programma berekent de totalen als volgt:

• Het zet de waarden van de bedragkolommen van de Groepsrijen op nul.
• Het telt de bedragen van de Rekeningrijen op in de Groepsrijen (eerste berekeningsniveau).
• Het telt het saldo van de Groepsrijen op in de Groepen van een hoger niveau.
  Deze bewerking wordt herhaald totdat alle niveaus zijn berekend.

Wanneer een Groep wordt getotaliseerd in een Groep van een lager niveau, ontstaat er een oneindige foutlus.

Controle en foutmeldingen

Wanneer groeperingen worden aangemaakt, controleert het programma op eventuele fouten en meldt deze, zodat ze onmiddellijk kunnen worden gecorrigeerd. 

Wanneer in de kolom Optellen in een niet-bestaande groep is opgegeven, meldt het programma de fout "Groep niet gevonden". In dit geval volstaat het om:

• De groep in de kolom Groep aan te maken
• De boekhouding opnieuw te controleren met het commando Boekhouding controleren
• Alle totalen opnieuw te berekenen met het commando Totalen opnieuw berekenen. 

Groepen hernoemen

Met het commando Hernoemen (alleen beschikbaar met het Advanced-abonnement) kunnen de namen van bestaande groepen automatisch worden hernoemd, zonder dat de overeenkomsten in de kolommen Groep en Optellen in handmatig hoeven te worden gewijzigd.

Afdrukken

Wanneer de Balans, de Winst- en verliesrekening of andere rapporten met groeperingen worden afgedrukt, wordt bij het afdrukken de volgorde van de groeperingen weergegeven zoals deze in de verschillende tabellen is ingesteld.