In questo articolo
Molti software oggi funzionano in Cloud, richiedendo la creazione di un account e l'uso di credenziali di accesso, senza installazioni locali. I dati sono accessibili da diversi dispositivi, ma ciò significa che tutti i dati e i documenti sono salvati sui server del fornitore del servizio (es. Dropbox, ICloud, OneDrive, GoogleDrive).
- I vantaggi del Cloud per gli utenti Banana privati
- I vantaggi del Cloud per ditte o associazioni che usano Banana
- I vantaggi del Cloud per fiduciari e commercialisti
Banana Contabilità Plus lavora con il tuo Cloud
Banana Contabilità Plus non dispone di un proprio cloud, ma ti consente di lavorare con il tuo! Crediamo che la scelta di dove salvare i tuoi dati contabili, particolarmente sensibili, debba essere solo tua. I dati sono di tua esclusiva proprietà e la nostra azienda non vi ha alcun accesso.
In Banana Contabilità, di solito ogni anno contabile costituisce un file a sé, in formato .ac2.
Con Banana Contabilità Plus puoi scegliere dove salvare i tuoi dati: localmente, su dispositivi esterni, su sistemi Cloud, per condividerli con altri.
In Banana Contabilità il salvataggio dei tuoi file sul Cloud è una libera scelta, una possibilità tra le tante.
I vantaggi del Cloud per gli utenti Banana privati
Per gli utenti privati, salvare i propri file contabili e i giustificativi digitali sul Cloud può essere un grande vantaggio: essi sono accessibili da qualunque nostro dispositivo, da casa, dall'ufficio, dal telefono.
Per esempio, il telefono può essere un valido supporto per scansionare subito tutti gli scontrini o le ricevute, che altrimenti andrebbero persi, e facilmente) e salvarli direttamente nella cartella sul Cloud, da cui possono essere ripresi ed inseriti con un link di collegamento nel file contabile.
Salva i tuoi file Banana sul Cloud
Banana Contabilità Plus ti permette di salvare i tuoi file anche in Cloud, usando qualsiasi sistema di gestione dei dati. Totale libertà di scelta, senza alcun costo supplementare.
- Puoi scegliere il servizio Cloud che preferisci:
- Dropbox, Apple iCloud, Microsoft OneDrive, GoogleDrive o qualsiasi altro servizio. La maggior parte di questi offrono un servizio base gratuito, con uno spazio ridotto, e propongono servizi supplementari a pagamento. Se hai già un servizio Cloud attivo non avrai oneri supplementari.
- Il tuo Cloud privato.
- I dati della tua contabilità saranno sempre accessibili
- Anche con un abbonamento a Banana Contabilità Plus scaduto, potrai sempre accedere ai tuoi dati.
- Con il piano Free di Banana Contabilità Plus puoi sempre leggere i contenuti dei file.
- Puoi tenere delle copie su qualsiasi supporto, così da soddisfare i requisiti di legge di tenuta e archiviazione dei dati contabili.
- Puoi archiviare e condividere qualsiasi tipo di file:
- I file della contabilità
- I file dei giustificativi o altri documenti che colleghi alle righe di registrazione.
- Altri file di Excel, Word, lettere, foto o altro, che sono relativi alla contabilità.
- Puoi condividere i dati con altri:
- Usa le funzionalità di condivisione del tuo servizio Cloud provider.
- Puoi avere più persone che accedono ai dati.
- Puoi attribuire dei permessi, solo lettura oppure scrittura.
- I dati possono essere accessibili direttamente dal web.
- Puoi tenere la contabilità anche se non hai una connessione attiva su internet.
L'unica limitazione che hai con Banana contabilità, è che solo una persona alla volta può modificare lo stesso file di contabilità. Se più persone salvano le modifiche vi è un conflitto che può risultare in perdita di dati. È dunque una soluzione ideale per privati o piccoli teams.
Imposta il servizio di gestione dati in Cloud
Per impostare il servizio Cloud devi seguire le istruzioni fornite dal tuo provider. Di regola il procedimento è il seguente:
- Crea l'account presso il servizio Cloud.
- Installa sul tuo computer il programma per l'accesso ai dati Cloud
- Ti verranno chiesti i dati per accedere al tuo conto Cloud.
- Questo programma creerà una cartella locale.
- In questa cartella il programma sincronizzerà i dati con il sistema Cloud.
- Quando fai delle modifiche localmente queste saranno replicate in automatico sul Cloud o su altri apparecchi con cui ti sei collegato.
- Se non hai un collegamento Cloud puoi comunque lavorare sui tuoi file. Quando ti ricolleghi, il programma sincronizzerà nuovamente i file.
- Il sistema Cloud ti permette di specificare quali cartelle e file sincronizzare in automatico.
- Puoi accedere ai file sia dal tuo computer e sia da dispositivi mobili.
- Installa il software Banana Contabilità Plus sul tuo computer.
- Nella cartella locale del servizio Cloud:
- Crea la cartella per la tua ditta o per la contabilità.
- Quando crei un nuovo file di contabilità salvalo sotto la cartella che hai creato.
- Crea delle sotto cartelle per organizzare al meglio i dati della contabilità.
- I tuoi dati saranno così automaticamente sincronizzati in Cloud.
- Puoi creare altre cartelle per altre ditte o organizzazioni.
- Crea la cartella per la tua ditta o per la contabilità.
I vantaggi del Cloud per ditte o associazioni che usano Banana
Oltre ai vantaggi riservati ai privati, di accesso da diversi dispositivi e di facilità di scansione dei giustificativi, le ditte e le associazioni possono usare i servizi Cloud per condividere con altri le cartelle dove tengono il loro file contabile e i giustificativi.
Condividi la cartella dati con altri
Tutti i sistemi Cloud offrono la possibilità di condividere i dati con altri, funzione che può essere utile per una piccola ditta o un'associazione. Per condividere i dati con altri la procedura è la seguente:
- Crea un account con il servizio Cloud usato (di regola è gratuito).
- Vai sulla cartella da condividere.
- Con la funzionalità di condivisione indica l'email dell'utilizzatore a cui deve essere concesso l'accesso.
- Puoi condividere con il numero di persone che desideri.
- Puoi attribuire dei permessi di accesso (solo lettura, scrittura).
- In automatico verranno anche condivise tutte le sotto cartelle.
- Con la funzionalità di condivisione indica l'email dell'utilizzatore a cui deve essere concesso l'accesso.
- L'utilizzatore può accedere ai dati:
- Tramite l'interfaccia web
- Installando sul suo computer il client di sincronizzazione dei dati
- I dati saranno sincronizzati fra i diversi utenti.
Attenzione: due persone non possono modificare contemporaneamente lo stesso file. Se si cancella un file dal Cloud, questo verrà eliminato anche da tutti gli altri dispositivi che condividono quella cartella tramite Cloud.
I vantaggi del Cloud per fiduciari commercialisti
Spesso fiduciari e commercialisti usano Banana Contabilità Plus perché permette di condividere facilmente i dati con i clienti. Il programma viene tenuto anche come software contabile secondario dello studio. Negli ultimi anni, grazie alla diffusione del Cloud Banana Contabilità Plus offre interessanti possibilità per acquisire nuovi clienti.
Se sei un commercialista e collabori con il tuo cliente per la tenuta della contabilità, i sistemi Cloud possono aiutarti a rendere il processo molto semplice. Hai generalmente due possibilità:
- Il cliente usa un proprio servizio Cloud e poi condivide i dati con te.
- Tu hai un sistema Cloud sul quale salvi i dati dei clienti e condividi la cartella con il cliente.
Informazioni importanti relative all'uso di un Cloud:
- Il servizio Cloud è un programma indipendente da Banana Contabilità. Banana.ch SA non si assume responsabilità né può offrire supporto relativo all'uso del Cloud.
- È consigliato disporre di un Cloud con un account aziendale (Business) per disporre di spazio sufficiente, di tutte le funzionalità di condivisione e altre funzionalità avanzate.
- Per ottenere una piena compatibilità tra computer, in generale, è consigliato:
- Scegliere un servizio Cloud di Windows come Microsoft OneDrive se si opera su Windows.
- Scegliere un servizio Cloud di Apple come Apple iCloud se si opera su Mac.
- In caso di sistemi operativi misti, come ultima possibilità, è sempre possibile condividere i file tramite servizi di trasferimento file criptati come per esempio Swisstransfer.
- È possibile lavorare su un file sempre e solo una persona alla volta.
- Potrebbe essere necessario gestire i permessi che si concedono a coloro con cui si condividono i file.
Gestisci più ditte e condividi i dati con i clienti
Se gestisci più ditte è meglio organizzare le cartelle per facilitare la condivisione con altri. Qui ti proponiamo una possibile organizzazione dei dati, ma puoi ovviamente scegliere la struttura che ritieni più adatta.
- Nella cartella locale del tuo sistema Cloud, crea delle cartelle separate per ciascuno dei tuoi clienti.
- Per ogni cliente crea poi due sotto-cartelle:
- Internal
Dove salvare i dati che non vuoi condividere. - Shared-[NomeDitta]
- Dove salvare i file che vuoi condividere con il tuo cliente.
- Indica anche il nome della ditta, perché così il tuo cliente vedrà questo nome.
- Internal
- Condividi la cartella Shared con il tuo cliente, usando il sistema che ti mette a disposizione il servizio Cloud.
Importante: servizio di backup dei dati
Lavorare con un sistema di sincronizzazione dei dati, è come lavorare con un sistema di rete. Quando un utente cancella un file o una cartella dal suo computer locale, in automatico il file o la cartella vengono cancellati anche dal Cloud. Allo stesso modo se qualcuno sovrascrive i dati, quelli precedenti vengono persi.
È importante che tu disponga di un servizio di backup:
- Verifica per quanto tempo il tuo fornitore Cloud tiene copie dei tuoi dati cancellati. La durata può variare in base al piano che scegli.
- Il sistema può essere utile anche per premunirti anche da difetti hardware o attacchi ransomware.
- Può essere utile avere un sistema di backup locale, che salva i tuoi dati anche su disco.
- È preferibile un sistema che impedisca la cancellazione di dati, con dei semplici comandi.