Voici la procédure de fonctionnement des Règles et comment elles sont appliquées.
Le processus peut être résumé en trois étapes :

1. Importer les mouvements bancaires dans le tableau Écritures.
2. Créer les règles
3. Appliquer les règles pour le complétion automatique des ècritures.
    

1. Importation des relevés bancaires

Lorsque les mouvements bancaires sont importés, le programme insère un compte de contrepartie temporaire [CA].
En général, le complétion des contreparties doit être effectué manuellement pour chaque enregistrement.

Dans l'exemple ci-dessous, dans le tableau Écritures, on peut voir que :

• (1) - Les cellules ont la même contrepartie temporaire, liée à la vente via Twint.
• (2) - La cellule a une contrepartie temporaire liée aux dépenses mensuelles de mai.
• (3) - La cellule a une contrepartie temporaire, liée aux dépenses téléphoniques Swisscom.
• (4) - La cellule a une contrepartie temporaire, liée aux frais d'assurance, numéro de police 892-948.
• (5) - La cellule a une contrepartie temporaire, liée aux frais d'assurance, numéro de police 987-650.

2. Créer les Règles

Les Règles servent à compléter automatiquement toutes les contreparties temporaires des enregistrements importés, en ajoutant également des codes TVA, des centres de coûts, des liens et d'autres informations.

Les règles sont des écritures modèles déjà complétés, présents dans le tableau des Écritures répétées, où :

• La colonne Libellé contient le texte (un ou plusieurs mots-clés) que l'enregistrement importé doit contenir.
• Les colonnes Compte Débit et Compte Crédit contiennent la contrepartie qui remplacera celle temporaire.

Nous avons créé un système qui offre différentes méthodes pour la création des Règles :

• Règles depuis le tableau Écritures
• Règles depuis le tableau Ecritures Répétées
• Règles depuis la boîte de dialogue Appliquer les règles

Quel que soit le méthode utilisée, les Règles créées sont enregistrées dans le tableau des Écritures répétées.

Dans l'exemple, dans le tableau des Écritures répétées, une règle a été créée pour les mouvements suivants :

• (1) - Pour les mouvements "Twint", la règle remplace la contrepartie temporaire par le compte "Sales". Le code TVA a également été ajouté.
• (2) - Pour le mouvement "Interac Electronics", la règle remplace la contrepartie temporaire par le compte "Goods". Le code TVA a également été ajouté.
• (3) - Pour le mouvement "Swisscom", la règle remplace la contrepartie temporaire par le compte "Admin".
• (4) - Pour le mouvement "Best insurance" avec le numéro de police "892-948", la règle remplace la contrepartie temporaire par le compte "Insurance Health".
• (5) - Pour le mouvement "Best insurance" avec le numéro de police "987-650", la règle remplace la contrepartie temporaire par le compte "Insurance Car".

3. Appliquer les Règles pour le complétion automatique (Résultat)

Dans le tableau Écritures, le programme complète les enregistrements importés en ajoutant le compte de contrepartie, le code TVA, etc., quel que soit le méthode utilisée pour la création des Règles.

Dans l'exemple, dans le tableau Écritures , les mouvements importés ont été complétés automatiquement :

• (1) - Pour les mouvements "Twint", la contrepartie temporaire a été remplacée par le compte "Sales", et complétée avec le code TVA.
• (2) - Pour le mouvement "Interac Electronics", la contrepartie temporaire a été remplacée par le compte "Goods", et complétée avec le code TVA.
• (3) - Pour le mouvement "Swisscom", la contrepartie temporaire a été remplacée par le compte "Admin".
• (4) - Pour le mouvement "Best insurance" avec le numéro de police "892-948", la contrepartie temporaire a été remplacée par le compte "Insurance Health"
• (5) - Pour le mouvement "Best insurance" avec le numéro de police "987-650", la contrepartie temporaire a été remplacée par le compte "Insurance Car".

De plus, le programme reconnaît les enregistrements avec le code TVA et complète toutes les colonnes liées à la TVA (compte TVA et montants).

 Un des méthodes prévues pour créer les Règles est depuis la boîte de dialogue "Appliquer les Règles". Les principaux avantages sont les suivants :Un des méthodes prévues pour créer les Règles est depuis la boîte de dialogue "Appliquer les Règles". Les principaux avantages sont les suivants :

Un des méthodes prévues pour créer les Règles est depuis la boîte de dialogue Appliquer Règles. Les principaux avantages sont les suivants :

• Vous voyez tous les mouvements importés.
• Les mouvements importés sont divisés en mouvements entrants et mouvements sortants, avec Règles et sans Règles.
• Pour chaque groupe de mouvements similaires, la Règle appliquée est affichée en gras.
• Les règles en doublon ou en conflit sont signalées.
• Vous pouvez ajouter de nouvelles règles et modifier ou supprimer celles existantes.
• En modifiant les conditions d'une règle (description, montant, compte), vous voyez immédiatement la liste des mouvements qui y correspondent.
• Vous décidez quelles règles activer et quelles règles désactiver.

Voici la procédure complète pour créer des Règles depuis la boîte de dialogue Appliquer Règles.
 

1. Exécutez la commande Importer en comptabilité

• Utilisez la commande du menu Actions > Importer en comptabilité > Écritures.
• Sélectionnez le format approprié et indiquez le chemin où se trouve le fichier contenant vos données d'extraits de compte.
• Dans le dialogue qui s'ouvre :
  • Entrez le compte relatif au relevé bancaire à partir duquel vous importez les mouvements (banque, poste, etc.).
  • Indiquez la date de début et de fin de la période des mouvements à importer.
  • Indiquez la Contrepartie temporaire si vous souhaitez qu'elle soit différente de celle par défaut "[CA]". Vous pouvez utiliser n'importe quel compte et, si vous le mettez entre crochets, il ne sera pas comptabilisé.
  • Activez l'option Appliquer les règles (disponible uniquement avec le plan Advanced de Banana Comptabilité Plus).
  • Confirmez avec OK.

 2. Dialogue Appliquer les règles

Le programme ouvre la boîte de dialogue Appliquer règles

Dans ce dialogue figurent : 

• La contrepartie temporaire que vous avez entrée précédemment ou laissée par défaut "[CA]".
• Le compte bancaire saisi, où tous les mouvements importés de votre compte bancaire ou postal sont comptabilisés.
• Les mouvements importés du compte bancaire, divisés en :
  • Mouvements entrants sans règles (Money In without rules).
  • Mouvements sortants sans règles (Money out without rules).
  • Mouvements entrants avec règles (Money In with rules).
  • Mouvements sortants avec règles (Money out with rules).

3. Créer de nouvelles règles

Pour créer les règles :

• Positionnez-vous sur l'une des écritures pour lesquelles vous souhaitez créer une règle.
• Allez sur le côté droit jusqu'à ce que vous voyiez le "...".
• Cliquez sur Ajouter nouvelle règle.

Le dialogue Appliquer règles - Ajouter règle.

Dans ce dialogue, vous devez entrer :

• Dans le libellé, le texte (mot-clé) que le programme utilise pour trouver la correspondance de la règle dans les mouvements importés.
  Exemple :
  • Best Insurance Contract 892-948
    S'applique aux lignes contenant exactement le texte indiqué.
  • +Best Insurance Contract 892-948
    S'applique aux lignes contenant les mots "Best Insurance" et "892-948", peu importe leur position.
• Le compte de contrepartie, utilisé pour remplacer le compte de contrepartie temporaire.
• Éventuelles autres informations (centres de coûts, code TVA, etc.).

Le programme affiche les enregistrements trouvés en fonction des critères que vous avez définis et auxquels la nouvelle règle sera appliquée. Dans l'exemple, un seul mouvement est trouvé.

• Confirmez en cliquant sur OK.

4. Confirmer Appliquer règles

Dans le dialogue Appliquer les règles, vous verrez :

• La ligne de la règle créée ("NOUVEAU"), où les informations de la contrepartie temporaire [CA] et les autres données insérées dans la règle sont indiquées.
• Juste en dessous, les lignes des mouvements auxquels la règle a été appliquée.

Choisissez quand exécuter la commande Appliquer règles :

• Vous pouvez appliquer les règles de manière sélective et continuer à travailler sur les autres.
• Vous pouvez quitter le dialogue et y revenir plus tard.
• Vous pouvez annuler l'application des règles et la répéter plus tard.
• La commande Appliquer règles enregistre également les modifications que vous avez apportées aux règles.

En cliquant sur les boutons :

• Appliquer règles
  • Le programme enregistre les nouvelles règles dans le tableau Écritures Répétées.
  • Le programme complète les enregistrements dans le tableau Écritures.
  • Le dialogue reste ouvert afin de pouvoir ajouter des règles aux autres mouvements.
• OK
  • Confirme les règles appliquées et ferme le dialogue.

Annulation des modifications apportées

Une fois le dialogue fermé, vous verrez les écritures terminées dans le tableau Écritures.
Si vous le souhaitez, vous pouvez annuler les modifications que vous avez apportées :

•  A' partir du menu Édition > Annuler opération 
• Avec le bouton Annuler (flèche verte)

Pour annuler également l'importation des données, il faut répéter la commande Annuler une deuxième fois.

Compléter les autres écritures avec la contrepartie temporaire

Après l'importation des mouvements bancaires, l'objectif est de compléter toutes les écritures afin qu'il n'y ait plus d'écritures où il y a une contrepartie temporaire  [CA].

Vous pouvez compléter manuellement les écritures restantes. Ceci est utile pour les cas particuliers qui n'ont pas tendance à se répéter.

Vous pouvez créer de nouvelles règles en choisissant l'une des méthodes proposées :

• Règles depuis le dialogue Appliquer règles
• Règles depuis les Écritures Répétées.

Ajouter informations aux écritures complétées avec des règles

Il est possible d'ajouter des informations supplémentaires aux règles via le tableau des Écritures Répétées.

One of the methods provided for creating Rules is from the Transactions table. The main advantages are as follows:

• You work directly in the Transactions table that you already use regularly. You are already familiar with the table.
• You see all the columns.
• You create Rules simply by completing the imported transactions.
  You complete the transactions manually only the first time when creating the Rules. For subsequent imports, the program applies the already created Rules to the new imported transactions.
• Speed in creating Rules.
  Select the rows with completed transactions and, with a single click, create all the rules in the Recurring Transactions table. You only need to modify the description of each rule to ensure a precise match for future transactions.
• You do not need to insert Rules through additional dialogs.
• You do not need to manually enter all the Rule data in the Recurring Transactions table.

Below is the complete procedure for creating Rules from the Transactions table.

Import transactions

In the Transactions table, import transactions from bank, postal, or credit card statements.

Complete the imported transactions

For each imported transaction, enter the counterpart, VAT code, cost center, or other information.

When you import a transaction that needs to be recorded on multiple lines, the program inserts a single entry with the total amount and a temporary counterpart [CA].

Proceed as follows:

• Remove the temporary counterpart account [CA] from the transaction.
• Insert new rows following the transaction. For each row, enter the complete transaction with description, counterpart, amount, any VAT code, and cost center.
  
  

Create Rules

Starting from the completed transactions, you can create Rules:

• Select from the Transactions table the entries to which you want to apply Rules.
• Right-click on a transaction without rules > Create rule from transaction.
  Alternatively, go to the Actions menu > Recurring Transactions > Create rule from transaction.
  
  

All selected transactions are transferred to the Recurring Transactions table, as they were completed in the Transactions table.

Complete the Rules

In the Recurring Transactions table, you need to complete the Rules:

• Edit the Description column.
• Modify the text of the description to search for in the imported bank statement transactions. Initially, the program automatically uses the description found in the imported transaction.
  Replace this text with one or more keywords so that the program can find matches in the description of the imported transaction (e.g., + Best Insurance).
• For multi-line transactions, edit the Doc column.
  In the first row of the transaction, enter empty square brackets [] in the counterpart column.
  In subsequent rows, enter !RuleSplit in the Doc column (see rows 7,8,9 in the image below).
  
  

The explained procedure only needs to be performed the first time to set up the Rules. For future imports, the Rules found are applied automatically. You only need to complete the new imported transactions without a rule using the same procedure.
To find all imported transactions in the Transactions table that do not have a rule, you can use the Row filter function, entering the text "[CA]".

L'une des méthodes prévues pour créer les Règles est d'utiliser le tableau Écritures répétées, depuis le menu Actions > Écritures répétées > Tableau écritures répétées.

Les principaux avantages sont les suivants :

- Vous travaillez directement dans le tableau Écritures répétées où toutes les Règles sont enregistrées.
- Une fois que vous avez créé manuellement toutes les Règles, vous pouvez importer les mouvements et appliquer directement les Règles.
- Vous voyez toutes les Règles qui ont été créées.
- Vous pouvez ajouter, modifier et supprimer les Règles directement.
- Vous n'avez pas besoin d'utiliser des dialogues supplémentaires pour ajouter, modifier ou supprimer les Règles.
- Vous pouvez définir des Règles pour les enregistrements sur plusieurs lignes.
- Vous pouvez ajouter des annotations pour les documents numériques.
- Vous pouvez colorer les lignes afin que la couleur soit reportée dans les mouvements du tableau Écritures.

▶ Vidéo : Règles pour compléter les écritures importés (tableau Écritures répétées).
 

Les colonnes utilisées par les Règles

Le tableau des Écritures répétées définit les règles permettant de compléter les écritures importés.

• Colonnes de correspondance (ou de recherche) contenant les données pour la recherche des correspondances dans les mouvements importés.
  • Colonne Pièce 
  • Colonne Libellé
  • Colonne Montant
  • Colonnes Compte de Débit ou Compte de Crédit  (comptabilité en partie double) ou les colonnes de Compte et Catégorie (comptabilité Recettes/Dépenses)
• Colonnes de substitution qui doit être complété par des informations supplémentaires.
  • Colonne Lien.  
  • Colonne Code TVA.  
  • Colonne Centres de Coût (CC1, CC2, CC3)
     

La colonne Pièce

Pour qu'une ligne soit identifiée comme une règle, la colonne Pièce doit contenir l'un des textes suivants :

• !Rule. 
  Pour indiquer qu'il s'agit d'une règle.
• !RuleSplit
  Pour indiquer que la règle doit créer des écritures sur plusieurs lignes (Split rows).

La colonne Libellé

La colonne Libellé doit contenir le texte à rechercher dans la description des mouvements importés.

•  Mot ou expression exacte
  • Si vous écrivez Best Insurance 982-948, comme condition de la règle, toutes les écritures contenant cette phrase exacte seront considérées comme des correspondances.
  • Si vous écrivez seulement "Insurance", comme condition de la règle, toutes les écritures contenant ce mot exact seront considérées comme des correspondances.
• Tous les mots (avec + au début)
      Si vous écrivez +Best Insurance 982-948, comme condition de la règle, tous les écritures contenant ces mots, dans n'importe quelle position, seront considérés comme des correspondances.
  • Tous les mots doivent être présents dans la description de l'écriture.
  • La position des mots dans la phrase n'est pas pertinente.
  • Le signe "+" n'est pas pris en compte dans la recherche.
•  Majuscules et minuscules
  Aucune différence n'est faite entre les majuscules et les minuscules lors de la recherche du texte d'entrée.
  Le texte que vous saisissez s'applique aussi bien aux majuscules qu'aux minuscules.
• [Nom de la règle] 
  Lorsqu'une description commence par un texte entre crochets, celui-ci est utilisé comme nom de la règle. A utiliser pour une meilleure identification des règles. 

Attention : NE PAS utiliser comme description le texte complet de l'extrait de compte, car il est unique pour ce mouvement.

Les colonnes Compte Débit et Compte Crédit

Dans les colonnes Débit et Crédit, insérez les comptes présents dans le plan comptable pour enregistrer le mouvement.

La colonne Montant

La colonne Montant peut contenir un montant précis à rechercher dans les écritures importées. Cette condition est facultative.

Si le nom d'un débiteur ou d'un créancier tel qu'indiqué sur l'extrait de compte est renseigné dans la colonne Description et que le montant n'est pas spécifié, la règle s'applique à tout montant du mouvement.

La colonne Code TVA

Indiquez le Code TVA qui doit être inséré dans le mouvement importé. Le programme complète automatiquement toutes les colonnes relatives à la TVA.

Les colonnes CC1, CC2 ou CC3

Indiquez le Centre de Coût qui doit être inséré dans le mouvement importé.

La colonne Notes

Ajoutez des informations supplémentaires qui doivent être insérées dans le mouvement importé.

La colonne PièceLien (Lien) 

Dans cette colonne, il n'est pas possible d'insérer un lien spécifique vers un document, car chaque mouvement aura son propre document. Cependant, il est possible d'insérer une annotation entre crochets (par ex. "[Pièce]") pour distinguer les lignes qui doivent être associées à un document numérique.

Une fois les mouvements importés, il peut être nécessaire de les associer à des pièces justificatives comptables. Pour accélérer cette opération, il est conseillé de procéder comme suit :

• Dans la colonne PièceLien (Lien) du tableau Écritures répétées, utilisez un texte entre crochets [ ].
• À l'intérieur des crochets, insérez le texte qui doit être recherché dans le nom du fichier de la pièce justificative.
  
  
   
• Dans le tableau Écritures , les mouvements sont importés avec le texte entre crochets dans la colonne Lien.
  
  
   
• Dans le tableau Écritures, avec la fonction Filtrer lignes, insérez le texte "!link![ ]". Toutes les lignes qui contiennent des crochets dans la colonne Lien, où il faut insérer le lien vers la pièce justificative, seront affichées.
• Lors de la modification de la colonne Lien dans le tableau Écritures, le programme affiche en auto-complétion les fichiers des pièces justificatives qui ne sont pas encore associés à un enregistrement et qui contiennent le texte inscrit entre les crochets. Par exemple, si vous indiquez "[facture]", le programme affichera dans la cellule tous les fichiers non encore associés, qui contiennent le texte "facture".

Recherche et complétion rapide des écritures

Il est possible qu'après l'importation des mouvements avec les Règles, certaines écritures doivent être complétées manuellement avec des informations supplémentaires.

Pour rechercher rapidement les écritures à compléter, vous pouvez utiliser l'une des méthodes suivantes :

• Utilisation de la colonne Notes
  Pour trouver rapidement les écritures à compléter, il est conseillé d'insérer des textes de recherche temporaires qui servent à filtrer les écritures. Par exemple :
  • Dans la colonne Notes du tableau Écritures répétées, ou dans n'importe quelle autre colonne de la ligne de la Règle (à l'exception de celles prédéfinies pour la Règle), insérez un hashtag, par exemple #city.
  • Dans la fonction Filtrer lignes du tableau Écritures, insérez le même hashtag. Les lignes que vous devez compléter s'afficheront ainsi.
• Coloration des lignes des Règles
  Vous pouvez colorer les lignes des Règles dans le tableau Écritures répétées. La couleur des lignes sera reportée dans le tableau Écritures et utilisée pour colorer les écritures auxquelles la règle est appliquée.
  Pour trouver uniquement les lignes colorées, vous pouvez utiliser la fonction Filtrer les lignes en insérant le texte "!_co!"

Écritures sur plusieurs lignes (split rows)

Normalement, lorsque vous importez des mouvements à partir d'un extrait de compte avec la Règle, une seule contrepartie est enregistrée. Si le montant total de la contrepartie doit être réparti sur plusieurs comptes de contrepartie, il est possible de créer une Règle sur plusieurs lignes.

Par exemple :

• Vous recevez régulièrement un paiement de 550 qui doit être enregistré sur trois comptes différents et donc sur trois lignes :
  • (550) perception des loyers (pas de contre-écriture, car il s'agit d'enregistrer le montant global réparti sur trois lignes).
  • (500) loyer fixe (loyer de contrepartie)
  •  (50) frais accessoires (contre-entrée pour frais accessoires) .

Pour créer la Règle sur plusieurs lignes :

• La première ligne correspond à l'encaissement total.
  • Dans la colonne Pièce, insérez le texte !Rule.
  • Dans la colonne Libellé, insérez le texte à rechercher dans les mouvements importés.
  • Dans la colonne de la contrepartie, insérez les crochets [].
• Dans les lignes suivantes :
  • Dans la colonne Doc, insérez le texte !RuleSplit.
  • Dans la colonne Libellé, insérez le texte à rechercher dans les mouvements importés.
  • Dans la colonne de la contrepartie, insérez les comptes de contrepartie.
  • Dans toutes les autres colonnes, les valeurs qui doivent être incluses dans les lignes supplémentaires. Dans cet exemple, nous avons ajouté le Centre de Coût du locataire.

Dans l'exemple d'enregistrement sur plusieurs lignes du loyer, il est supposé que le montant encaissé est toujours de 550. Si le montant encaissé est différent de 550, il sera nécessaire de compléter l'enregistrement manuellement.

Toutes les Règles de complétion, enregistrées dans le tableau Écritures Répétées, même lorsqu'elles ont été créées à partir du dialogue Appliquer Règles, peuvent être modifiées, supprimées ou de nouvelles peuvent être créées, en prévision d'une importation future sans Règle.

Copier en bloc les règles d'un fichier à un autre

Depuis le tableau Écritures Répétées, il est possible de copier en bloc les lignes des Règles et de les coller dans un autre fichier Banana.

Créer une nouvelle année avec les Règles 

Lorsque vous créez une nouvelle année avec la commande Actions > Créer nouvelle année, les Règles existantes dans le tableau Écritures Répétées sont automatiquement reportées dans le fichier de la nouvelle année.

Définir une description différente de celle importée - Colonne Notes

Tous les mouvements importés affichent dans la colonne Libellé du tableau Écritures la description présente sur l'extrait de compte. Il s'agit généralement de descriptions très détaillées.

Au moment de l'importation, il n'est pas possible de modifier cette description automatiquement.

Si vous souhaitez changer la description importée, vous pouvez utiliser la colonne Notes du tableau Écritures Répétées.
Attention : si la colonne Notes est déjà utilisée pour vos propres annotations, il n'est pas possible de l'utiliser pour modifier la description.

Si la colonne Notes n'est pas utilisée, procédez comme suit :

• Afficher le tableau Écritures Répétées.
• Afficher la colonne Notes en allant dans le menu Données > Organiser colonnes > cocher la colonne Notes.
• Dans la colonne Notes, insérez le texte de la description que vous souhaitez avoir dans le tableau Écritures (colonne Libellé).
  Répétez cette étape pour chaque enregistrement souhaité.

• Importer les mouvements.
• Après l'importation dans le tableau Écritures, affichez la colonne Notes (menu Données > Organiser colonnes > cocher la colonne Notes).
  Dans la colonne Notes, les notes définies dans le tableau Écritures Répétées sont reprises.
   

• Pour chaque enregistrement, copiez le contenu de la colonne Notes et collez-le dans la colonne Libellé.

Définir une description différente de celle importée - Colonne propre

Il n'est pas possible d'ajouter directement des colonnes personnalisées dans le tableau Écritures Répétées.

Pour pouvoir utiliser une colonne personnalisée dans le tableau Écritures Répétées, vous devez ajouter la colonne personnalisée dans le tableau Écritures.

Une fois la colonne ajoutée dans le tableau Écritures, elle sera également visible dans le tableau Écritures Répétées et pourra être utilisée pour définir une description différente de celle importée.

La procédure d'insertion est donc la même que celle décrite dans le paragraphe Définir une description différente de celle importée - Colonne Notes.

Dans la Comptabilité des dépenses et des recettes et dans le Cash manager, la fonctionnalité de compléter les écritures importées fonctionne de la même manière que pour Compléter les écritures dans la Comptabilité en partie double.

La différence substantielle est la suivante :

• Dans la comptabilité des Dépenses / Recettes , on utilise les colonnes Compte et Catégorie.
  • La colonne Compte correspond au compte bancaire.
  • La colonne Catégorie est celle où est indiquée la catégorie. Elle représente la contrepartie automatiquement insérée.
  • Les colonnes Dépenses / Recettes sont celles où l'on indique le montant pour la correspondance.
• Dans la comptabilité en partie double, on utilise les colonnes Compte Débit et Compte Crédit, ainsi que la colonne Montant.

Ainsi, même dans la comptabilité des Dépenses et Recettes, il est possible de créer des règles selon l'une des modalités suivantes :

• Règles via le dialogue Appliquer les règles.
• Règles depuis le tableau Écritures
• Règles depuis le tableau Écritures Répétées 

Le tableau des Écritures répétées dans la comptabilité Recettes et Dépenses.

Dans le tableau des Écritures répétées, sont enregistrés tous les mouvements importés auxquels des règles ont été appliquées :

• Les colonnes associées au montant sont les colonnes de Recettes et de Dépenses.
• Si aucun montant n'est spécifié, la règle sera appliquée aux mouvements sortantes et entrantes.