Importer mouvements bancaires

Cette page traite de l'importation des écritures à partir des relevés bancaires, la fonctionnalité la plus utilisée et la plus utile, qui permet d'automatiser la saisie des écritures dans le tableau des Écritures.
Les fichiers de relevés bancaires sont définis comme ceux qui contiennent les montants entrants et sortants sur un seul compte. Le dialogue d'importation requiert la saisie du compte et de la contrepartie et permet l'utilisation de règles pour l'auto-complétion des écritures importées.

En revanche, pour l'importation à partir de fichiers comportant d'autres types de mouvements, par exemple à partir d'une comptabilité en partie double, veuillez vous reporter à la page Importation mouvements générique. Pour ces types de fichiers, il n'y a pas de fonction d'appliquer les règles d'auto-compétion.

Procédure d'importation

  1. A' partir du menu Actions → Importer en comptabilité → dans la boîte Importer, sélectionnez Écritures.
  2. Choisissez le type de fichier à importer.
    Voir les explications ci-dessous.
  3. Avec le bouton Parcourir, choisissez le fichier à partir duquel vous souhaitez importer les écritures.
  4. Définissez les paramètres selon les besoins.
    Voir aussi : Importer en comptabilité

dialogo importa in contabilità

Les prochaines étapes

Après confirmation de OK, les données sont lues et les dialogues suivants sont affichés :

  • Boîte de dialogue importer mouvements
    Où les instructions pour compléter les lignes importées doivent être données.
  • Appliquer les règles (plan Advanced)
    Lors de l'importation, il est possible d'enregistrer des règles afin que le programme complète automatiquement les entrées dans toutes les importations suivantes.

Formats d'importation des relevés bancaires

Dans le dialogue d'importation des écritures, vous pouvez choisir entre différents types de fichiers :

Nom du fichier

Vous pouvez indiquer un fichier, ou plusieurs fichiers séparés par un point-virgule ";". Vous pouvez également spécifier un fichier ZIP contenant plusieurs fichiers d'importation.

Importer plusieurs fichiers en même temps :

  • Si votre banque fournit des fichiers camt053 quotidiens, vous pouvez sélectionner tous les fichiers du mois et les importer en une seule étape.
  • Si votre banque fournit des fichiers ZIP, vous pouvez sélectionner le fichier contenant tous les relevés.

Les fichiers d'importation doivent évidemment être du même type. Il n’est pas possible d’importer des formats différents en même temps.

Structure du fichier d'importation

Le fichier d'importation contient les mouvements typiques d'un relevé bancaire :

  • Date
  • [numéro de transaction] facultatif
  • Description
  • Montant entrant ou sortant.

Lors de l'importation, l'utilisateur indique sur quel compte les écritures doivent être enregistrées, de sorte que le compte de Débit ou de Crédit est déjà créé.
Des extensions d'importation peuvent être créées pour n'importe quel relevé bancaire.
Voir les instructions techniques pour l'importation d'un fichier de revenus et de dépenses. (en anglais).

Questions fréquemment posées :

Je ne vois pas le format de mon relevé bancaire.
Cliquez sur le menu Extensions→ Gérer extensions... puis sur le bouton en bas Mettre à jour extensions. Activez le filtre pour le format souhaité.

Je ne vois pas le format pour le relevé xml de Postfinance (fichier .tgz). Comment importer des mouvements ?
Ce format n'est plus pris en charge. Contactez Postfinance et demandez à recevoir votre relevé de compte au format ISO 20022.

Le message "Ce fichier ISO 20022 ne contient pas de relevé bancaire (camt.052/053/054)" apparaît.
Ce message d'erreur s'affiche si le fichier ISO 20022 ne contient pas de relevé bancaire. Le format ISO 20022 est un format générique qui peut contenir différents types d'informations, comme des relevés bancaires et des confirmations d'exécution. Dans Banana Comptabilité Plus, il n'est possible d'importer que les relevés bancaires (camt.052/053/054).

Ma banque n'est pas dans la liste des formats pris en charge. On peut l'ajouter?
Il est possible de créer de nouvelles extensions pour des formats qui n'ont pas encore été mis en œuvre. Une assistance payante est également disponible pour la mise en œuvre de formats personnalisés.

Je ne peux importer que des ordres colletifs et je ne peux pas voir les détails (entrées individuelles). Pourquoi?
Dans l'eBanking (par exemple la Banque Raiffeisen), lors de la saisie des paiements, vous devez choisir l'option "ordre individuel" au lieu de "ordre collectif". Ce n'est que de cette manière que les paiements sont importés en tant que commandes individuelles.
 

Téléchargez vos transactions bancaires

Pour maintenir la comptabilité de l'entreprise à jour, il est essentiel d'importer régulièrement les écritures bancaires. Ces écritures permettent d'automatiser le processus de comptabilisation, en évitant la saisie manuelle de chaque opération et les éventuelles erreurs.

Où télécharger les écritures

Les documents contenant les écritures bancaires, quelle que soit la méthode d'acquisition, doivent toujours être enregistrés dans le même dossier. Ce dossier peut se trouver dans le dossier principal de la comptabilité ou dans un emplacement externe. Pour une gestion organisée, il est conseillé de structurer les dossiers en créant un dossier général et des sous-dossiers plus spécifiques : cela permet de réduire les risques d'erreurs, surtout si les écritures sont importées manuellement.

En conservant les fichiers toujours au même emplacement, on évite les problèmes d'importation et il n'est pas nécessaire de modifier à chaque fois le chemin par défaut. De plus, il est déconseillé d'ouvrir et de modifier ces fichiers avant l'importation, car cela pourrait compromettre la reconnaissance correcte des écritures.

Différents formats de fichiers pour les écritures bancaires

Notre logiciel propose de nombreuses extensions qui permettent d'importer les données comptables dans différents formats. Parmi les formats les plus courants, on trouve CAMT, CSV et XLSX.

et XLSX.

 

Le format CAMT (Cash Management), défini par la norme ISO 20022, est utilisé par les banques pour fournir des relevés électroniques structurés. Les fichiers contiennent des informations détaillées telles que la date, le montant, la description et les références de chaque écriture. Il existe différents types de fichiers CAMT :

  • camt.052 : relevé intrajournalier (écritures pendant la journée)
  • camt.053 : relevé de fin de journée
  • camt.054 : notification de débits et crédits avec les détails de chaque opération

Le format CSV (Comma-Separated Values) est un fichier texte qui utilise des virgules pour séparer les données dans les cellules d’un tableau. Ce format est compatible avec la plupart des logiciels. Le format CSV varie selon les banques et est mis à jour régulièrement.

Le format XLSX est un fichier Microsoft Excel utilisé pour stocker des feuilles de calcul. Le fichier XLSX peut contenir des données, des formules, des mises en forme, des graphiques et plusieurs feuilles de calcul dans un seul document.

Nous avons récemment développé une nouvelle extension qui permet d'importer les fichiers CAMT de toutes les banques, rendant l'importation des écritures encore plus simple et rapide.

Méthodes pour télécharger les écritures

Les méthodes principales pour obtenir ces données sont au nombre de trois :

  • Le e-banking
  • Le multibanking
  • Le logiciel de Mammut Soft Computing AG

Selon la méthode utilisée, il faut accorder plus ou moins d’attention à l’emplacement des fichiers. Le téléchargement manuel depuis le portail bancaire nécessite une attention particulière.

E-banking

La méthode manuelle, traditionnelle et la plus répandue, consiste à accéder directement au portail e-banking de votre banque. Une fois connecté, il est possible d’accéder à la section dédiée aux mouvements du compte et de télécharger les fichiers dans l’un des formats standard compatibles avec les logiciels comptables.

Ce processus, bien que simple, demande une interaction manuelle : l’utilisateur doit se connecter à la plateforme bancaire, sélectionner le compte, télécharger et enregistrer les fichiers sur son ordinateur, puis les importer dans le logiciel comptable.

Multibanking

Le multibanking représente une évolution par rapport aux méthodes manuelles traditionnelles, pensée pour les entreprises ou les professionnels qui gèrent de nombreux comptes courants répartis sur différentes banques. Grâce à cette fonctionnalité, il est possible d'accéder à une seule plateforme ou interface d’e-banking qui agrège plusieurs comptes, même appartenant à des établissements différents, simplifiant ainsi l’interaction avec chaque banque. La plupart des solutions de multibanking sont basées sur la norme internationale EBICS (Electronic Banking Internet Communication Standard), qui garantit un échange sécurisé des informations et des ordres de paiement entre les entreprises et les banques.

Les principales étapes pour la mise en œuvre du multibanking sont :

  • Mise à jour du contrat avec la banque principale
    La première étape consiste à contacter la banque principale pour demander l’activation du service multibanking. Il sera nécessaire de signer un avenant au contrat existant, autorisant la banque à agir comme gestionnaire de plusieurs comptes bancaires.
  • Signature des mandats avec les banques connectées
    Pour chaque banque tierce que l’on souhaite connecter, il faut signer une autorisation permettant à la banque principale d’accéder aux informations des comptes concernés.
  • Activation technique et fourniture des identifiants
    Une fois les étapes contractuelles terminées, il faut suivre les instructions techniques pour activer l’accès via API ou des outils tiers. Cela peut inclure la fourniture des identifiants ou l’activation de modes d’authentification spécifiques.

Une fois toutes les connexions bancaires établies, il est possible de télécharger les mouvements et données bancaires de manière centralisée, et de traiter les paiements à partir d’un seul outil. Bien que cela reste partiellement un processus manuel, le multibanking permet d’optimiser le temps et les ressources, en réduisant le nombre d’accès et en simplifiant la gestion globale.

Logiciel de Mammut Soft Computing AG

Une solution plus moderne et entièrement automatisée est offerte par le logiciel développé par Mammut Soft Computing AG. Ce système, une fois mis en œuvre, permet d’éliminer complètement le téléchargement manuel des fichiers bancaires, car l’enregistrement est effectué automatiquement dans un dossier défini lors de l’installation.

Le logiciel se concentre sur les interfaces d’échange de données entre les banques et les entreprises, offrant la connexion à de nombreuses banques dans le monde et récupérant de manière sécurisée et automatique les données bancaires dans les formats nécessaires. Ces données sont ensuite synchronisées automatiquement avec le logiciel comptable, rendant inutile l’intervention de l’utilisateur.

Les étapes à suivre pour commencer à utiliser le logiciel Mammut Soft Computing AG sont les suivantes :

  • Choix de la solution
    Selon les besoins, vous pouvez opter pour une solution cloud ou une installation locale, cette dernière étant une installation physique sur les appareils de l'utilisateur.
  • Configuration des connexions bancaires
    Pour configurer et activer les connexions avec les banques, il est nécessaire de signer les contrats bancaires correspondants. Ces connexions (EBICS, SWIFT, API) permettent de télécharger les relevés de compte et d’envoyer des paiements. Mammut fournit une assistance pour l’activation auprès des banques.
  • Autorisation d’accès aux comptes
    Le client, pour lequel la comptabilité est tenue, donne accès à ses données au fiduciaire afin que toutes les informations nécessaires soient disponibles.
  • Intégration avec le logiciel comptable/ERP
    Le logiciel est connecté au système comptable ou de gestion interne pour l’exportation et l’importation automatiques des données bancaires.

La véritable valeur ajoutée du logiciel est la mise à jour constante de la comptabilité : les téléchargements automatisés depuis toutes les banques et la synchronisation directe avec le système comptable garantissent que les données sont toujours à jour et prêtes à l'emploi.

Importation et comptabilisation automatisée

Une fois que nous disposons des écritures, il est possible d’exploiter les différentes fonctionnalités offertes par Banana. Quelle que soit la méthode choisie pour télécharger les données bancaires, la fonction « Importer les écritures bancaires au format ISO 20022 (avancé) [BETA] » permet d’automatiser la mise à jour de la comptabilité en mode en partie double ou recettes/dépenses à l’aide des fichiers CAMT (052/053/054). Le programme lit les fichiers XML depuis un dossier défini, les enregistre dans une base de données locale, identifie les écritures nouvelles non encore enregistrées et les propose à l’importation, en évitant les doublons.

Une fois importées, les écritures bancaires sont automatiquement transformées en écritures comptables complètes grâce à nos règles de saisie automatique (plan Advanced), ce qui permet de gagner du temps et d’éviter les erreurs de saisie. La comptabilité est ainsi réalisée de manière plus rapide, efficace et précise.

Boîte de dialogue importer mouvements

Le dialogue Importer mouvements est activé à partir du menu :

L'affichage des éléments de dialogue dépend du type de fichier importé :

Dialogue Importer Mouvements

Vient ensuite la boîte de dialogue qui permet d'intégrer les données dans les comptes.

importa movimenti da estratto bancario

Compte de destination

Cette option apparaît lorsque les données sont importées d'un relevé bancaire ou postal ou des mouvements d'entrée et de sortie d'un compte au format texte.

  • Saisissez le numéro de compte bancaire de votre plan comptable, lié au relevé importé.
  • S'il n'est pas renseigné, le programme saisit le compte [A] (Compte) afin de pouvoir dire s'il s'agit d'un mouvement de Débit ou de Crédit.

Sélectionner mouvements

Date début, Date fin

Indiquez la date de début et de fin de la période de reprise des entrées. Il est possible de sélectionner la période automatiquement en utilisant les cases appropriées sous les cases de date.

Ne pas importer si existe le même Référence externe, Date, Montant

Si l'option est activée, cette fonction permet de ne pas importer les mouvements déjà enregistrés, afin d'éviter un double enregistrement. Cette option ne peut être activée que si la colonne 'Réf. externe' est présente dans les mouvements (fichiers) à importer, sinon elle est désactivée.

Compléter les écritures avec

Compléter les valeurs automatiquement.

Cette option concerne la comptabilité avec TVA et multi-devises.
Si elle est activée, elle permet de compléter automatiquement les valeurs manquantes dans les écritures importées (par exemple, le taux de change dans le tableau Change).

Appliquer les règles (plan Advanced uniquement)

L'option n'est pas visible pour les importations de écritures en partie double.

Voir: Règles de auto-complétion des écritures

Compte de contrepartie temporaire

Option non visible pour les importations de mouvements à double entrée.

Un compte est indiqué qui sert à compléter la contrepartie de l'écriture. Le compte doit ensuite être remplacé par la contre-partie correcte, soit manuellement, soit à l'aide des règles pour un fonctionnement entièrement automatique.
Le programme propose par défaut le compte commenté [CA] (ContraAccount).
Une fois les entrées effectuées, il ne doit plus y avoir de mouvements utilisant le compte temporaire, sinon le système d'autocomplétion basé sur des règles ne fonctionnera pas.

Numéro document initial

Option non disponible pour les importations de écritures en partie double.
Il s'agit du numéro de document attribué au premier enregistrement parmi ceux importés.
Le numéro est incrémenté.

Regrouper les écritures par numéro de facture

Si le fichier d'importation contient des valeurs dans la colonne Facture DocInvoice, le dialogue contiendra également les options suivantes :

importa movimenti da file fatture

  • Regrouper les écritures par numéro de facture
    Dans ce cas, les lignes d'une même facture sont regroupées de manière à ce qu'il n'y ait qu'une seule entrée pour le même compte et le même code TVA (voir explication importer les données de la facture en anglais).
  • Compte de destination pour différences dans les soldes
    Lors de l'utilisation des codes TVA, il est possible qu'il y ait des différences d'arrondi de quelques centièmes.
    Dans ce cas, Banana Comptabilité crée pour chaque facture une écriture supplémentaire où enregistrer la différence.
    Il faut évidemment veiller à ce que les données fournies pour l'importation s'équilibrent entre débit et crédit. Sinon, la ligne d'entrée contient la différence entre le débit et le crédit.

 Modifier les écritures importés

Le programme crée des enregistrements et les ajoute à la fin du tableau des Ecritures.
Les écritures peuvent être modifiées ou supprimées.
Dans la comptabilité en partie double, le programme insère des symboles dans les colonnes CtDébit et CtCrédit et dans la comptabilité Recettes/Dépenses, dans les colonnes Comptes et Catégories.
Les symboles doivent être remplacés par le compte ou la catégorie appropriée.

  • [A]
    Ce symbole est affiché si aucun compte n'est indiqué dans le dialogue.
    Au lieu du symbole [A], il faut saisir le compte dans le compte bancaire.
  • [CA]
    Ce symbole indique que le compte de contrepartie doit être indiqué dans la cellule, afin que les opérations de débit compensent les opérations de débit.

Pour les lignes avec une seule contrepartie, la même ligne aura à la fois le compte ou le symbole de la contrepartie [A] et le symbole de la contrepartie [CA].
Pour les lignes avec plus d'une contrepartie, chaque ligne aura le symbole du compte ou de la contrepartie [CA]. Si le symbole [CA] n'était pas indiqué, il serait impossible de savoir si le mouvement est un mouvement de débit ou de crédit.

Importer fichier ISO20022

Banana Comptabilité Plus permet l'importation des transactions bancaires dans différents formats. 
Le format ISO 20022 est une norme internationale qui devrait désormais être mis à disposition par toutes les banques européennes. Ce format peut également être appelé ISO xml, xml, camt.053, camt.054 ou autre. L'importation des transactions bancaires au format ISO 20022 est possible de deux manières :

Importation manuelle générique ISO 20022

Importation manuelle des transactions, un fichier à la fois - disponible avec le plan Professionnel.

  • L'utilisateur télécharge le fichier ISO 20022 depuis sa banque et l'enregistre dans un dossier sur son ordinateur.
  • Ensuite, depuis Banana, il importe manuellement ce fichier. 

Cette importation est rendue possible grâce à l'extension Relevé bancaire Camt ISO 20022 Suisse (Banana+) pour la Suisse et un filtre générique distribué avec l'application pour les autres pays.
L'importation doit être répétée manuellement à chaque fois.

Importation avancée ISO 20022 [Beta]

Importation avancée des transactions depuis plusieurs fichiers simultanément - disponible avec le plan Avancé.
Cela accélère considérablement le travail car l'utilisateur n'a plus besoin de vérifier les périodes à importer.

  • L'utilisateur définit un dossier contenant les fichiers ISO 20022 de différents comptes bancaires.
  • Dans Banana, avec une commande, le programme avertit s'il y a de nouveaux mouvements à importer.

Cette nouvelle fonction d'importation avancée est rendue possible grâce à l'extension Swiss Camt ISO20022 Reader.

Exigences

Importer transactions bancaires au format ISO20022 (générique)

Banana Comptabilité Plus permet l'importation de transactions bancaires dans différents formats. 
Le format ISO 20022 est un standard international pour la transmission de données financières qui devrait être disponible pour toutes les banques européennes. Ce format peut également être appelé ISO xml, xml, camt.053, camt.054, etc. Pour certaines banques, le format ISO 20022 peut ne pas être disponible par défaut mais doit être demandé. Le format ISO 20022 remplace l'ancienne norme MT940.
En important les données bancaires avec le format ISO20022, Banana Comptabilité Plus permet aussi de clôturer automatiquement les factures des clients.

La catégorie CAMT regroupe les formats utilisés pour l'envoi d'extraits de compte, de mouvements comptables et pour la confirmation de l'état du compte:

  • camt052: Rapport comptable
  • camt053 (y comprise la version 4): Extrait de compte
  • camt054: Avis de débit ou de crédit 

Aperçu du fichier ISO-20022

Banana Comptabilité Plus offre la possibilité de visualiser le contenu d'un camt en aperçu.

Importer des données dans la comptabilité courante

Procédez comme indiqué pour la commande Actions > Importer en comptabilité.
Avec cette fonction, on peut également ouvrir un fichier compressé. Dans ce cas, le programme invite l'utilisateur à sélectionner le fichier à partir duquel il faut importer les données dans le fichier compressé.

Notes techniques sur la conversion du fichier ISO 20022

Le standard ISO 20022 encode très précisément les données comptables de l'extrait bancaire. Cependant, une certaine liberté est conservée pour insérer des informations supplémentaires du compte et des mouvements.


Banana, en lisant le fichier, tente de s'adapter à la façon avec laquelle le fichier ISO 20022 a été préparé.

  • Banana lit comme solde d'ouverture les codages similaires
  • Banana lit comme solde de clôture les codages similaires
  • Tous les mouvements contenus sont lus et transformés en mouvements
    • Date d'opération (Date)
    • Date devise
    • Montant du mouvement (positif ou négatif)
    • Libellé (pour l'instant, Banana assemble les diverses descriptions en un seul texte)
      Dans l'avenir, on prévoit la possibilité d'extraire cette information plus précisément et d'indiquer d'autres colonnes où l'on pourra l'insérer.
    • Séparation en mouvements simples ou avec détails.
      Pour ceux qui ont des détails, il y a une ligne pour le mouvement global et des lignes pour les différents mouvements individuels qui le composent.

Spécifications nationales

Chaque pays et/ou banque a la possibilité d'insérer des informations supplémentaires dans le fichier ISO 20022 en fonction de ses besoins. Banana Comptabilité offre un filtre générique distribué avec l'application et plusieurs filtres spécifiques au pays et/ou à la banque, distribués comme extension Banana. Pour importer ces informations supplémentaires dans votre comptabilité, vous devez installer et utiliser le filtre le plus spécifique à votre pays et/ou à votre banque (par exemple Extrait de compte Camt ISO 20022 Suisse (Banana+)).

Importer transactions bancaires au format ISO20022 (avancé) [BETA]

Cette nouvelle fonctionnalité vous permet de mettre à jour votre comptabilité en important automatiquement les transactions bancaires à partir de fichiers Camt (052, 053, 054). Grâce à cette innovation, vous pouvez :

  • Accélérer l’ensemble du processus d’enregistrement des transactions.
  • Réduire le risque d’erreurs manuelles.
  • Éviter les doublons, car seules les transactions non encore présentes dans votre comptabilité sont importées.

Le programme lit les fichiers Camt dans un dossier sélectionné, en enregistre le contenu dans une base de données locale et détecte toutes les nouvelles transactions non encore comptabilisées. Celles-ci vous sont ensuite proposées pour l’importation dans votre comptabilité, ce qui simplifie considérablement la gestion financière. Une fois importées, vous pouvez tirer parti des règles d’auto-complétion pour optimiser davantage votre travail.

Cette fonctionnalité est actuellement en version BETA, disponible à des fins expérimentales avec Banana Accounting Plus (plan Advanced) en comptabilité en partie double ou en recettes & dépenses. Nous vous invitons à nous faire part de vos suggestions et de vos commentaires afin d’améliorer cette fonctionnalité.

Conditions préalables

Préparation des Données

Avant de commencer l’importation, assurez-vous de remplir les conditions suivantes :

  • Organisation des Fichiers Camt:
    Créez un dossier dédié contenant tous les fichiers Camt (*.xml) que vous souhaitez importer dans votre comptabilité.
    Vous pouvez organiser les fichiers dans le dossier comme vous le souhaitez, par exemple par exercice comptable ou par institution financière.
  • Autorisations d’Accès:
    Assurez-vous que le dossier sélectionné soit accessible en lecture et en écriture par le programme, garantissant ainsi la sauvegarde correcte des données et des informations d’importation.
  • Paramétrage des IBAN:
    Pour chaque compte dans la comptabilité, vérifiez que vous avez bien saisi l’IBAN dans la colonne ‘BankIban’ du tableau ‘Accounts’.
  • Extension Swiss Camt ISO20022 Reader:
    Installez l’extension Swiss Camt ISO 20022 Reader. Elle est nécessaire pour que le programme puisse interpréter correctement les fichiers Camt et démarrer le processus d’importation. Cette opération se fait via le menu Extensions > Gérer les extensions. 

Première Utilisation

La première fois que vous utilisez la commande "Import bank transactions (Camt ISO20022)", disponible dans le menu Actions, le programme vous demandera de sélectionner le dossier contenant les fichiers Camt. Ce choix sera enregistré, de sorte que lors des importations suivantes, le programme utilisera automatiquement le même dossier sans demander à nouveau le chemin.

Notez que la première exécution peut prendre plus de temps. Le programme doit lire, traiter et enregistrer tous les fichiers du dossier, et analyser le contenu de chaque fichier. Pendant cette phase, une barre de progression affiche l’état actuel de l’opération, indiquant à la fois le pourcentage d’achèvement et le nombre de fichiers traités sur le total. Le même indicateur de progression est affiché lors de la lecture des fichiers dans le dossier et lors de l’ouverture et la lecture de leur contenu.

Lors des importations suivantes, le processus sera nettement plus rapide, car le programme ne lira et n’importera que le contenu des nouveaux fichiers, sachant déjà quelles données ont été précédemment enregistrées dans la base de données. Ainsi, les opérations futures nécessitent beaucoup moins de temps et garantissent un flux de travail plus fluide et plus efficace.

Traitement des Fichiers

Progress dialog

Le traitement des fichiers Camt se déroule en deux phases distinctes :

  • Lecture des Fichiers dans le Dossier :
    Dans la première phase, le programme analyse le dossier sélectionné et identifie tous les fichiers présents, qu’il ajoute à la base de données interne. Pendant ce processus, une barre de progression indique le pourcentage de lecture effectué par rapport au nombre total de fichiers.
  • Lecture du Contenu des Fichiers :
    Une fois la lecture des fichiers terminée, le programme passe à la deuxième phase : il ouvre les fichiers enregistrés dans la base de données, en lit le contenu et traite les données. Dans cette phase, une barre de progression spécifique est également affichée, indiquant clairement le pourcentage d’achèvement et le nombre de fichiers traités.

Si, pour une raison quelconque, l’un de ces processus est interrompu, le programme conserve les données déjà enregistrées. Lors de l’exécution suivante de l’importation, il reprendra automatiquement là où il s’était arrêté, sans avoir à tout recommencer. Cela garantit un flux de travail efficace et évite de répéter des étapes déjà complétées.

Boîte de Dialogue d’Importation des Transactions Bancaires

La boîte de dialogue d’importation fournit une vue d’ensemble des fichiers traités, des paramètres utilisés et des transactions à importer. Vous pouvez modifier ces paramètres à tout moment, et les données seront recalculées immédiatement.

Onglet "Folder"

Folder Tab

L’onglet “Folder” offre une vue globale de l’importation, en affichant le dossier actuellement sélectionné, les fichiers à traiter ainsi que certaines options pour filtrer le contenu.

  • Select Folder:
    Vous pouvez ici afficher et modifier le chemin du dossier de travail. Le programme vérifie constamment la validité du chemin sélectionné et, si le dossier n’existe pas ou n’est pas accessible, il affiche une erreur.
  • Renommer ou Déplacer le Dossier:
    Si vous changez le nom ou l’emplacement du dossier, n’oubliez pas de mettre à jour le chemin dans cette boîte de dialogue. Le programme mémorise le dernier chemin utilisé et, s’il ne le trouve pas, affichera un avertissement.
  • Renommer les Fichiers dans le Dossier:
    Vous pouvez renommer librement les fichiers dans le dossier ; le programme ne se base pas sur leur nom, mais sur leur contenu. Même si deux fichiers ont des noms différents mais un contenu identique, le programme les considérera comme des doublons et n’en importera qu’un seul.
  • Ignore Subfolders:
    Par défaut, cette option est activée, ce qui vous permet d’exclure les fichiers situés dans les sous-dossiers. Cela est utile, par exemple, si vous ne souhaitez importer que les fichiers relatifs à la période comptable en cours, en évitant les données plus anciennes ou non pertinentes. Si vous désactivez cette option, tous les fichiers Camt présents dans les sous-répertoires seront inclus dans la base de données, quelle que soit leur date ou leur organisation.
  • Ignore Files Older Than...:
    Si vous définissez une date dans ce champ, le programme n’analysera pas le contenu des fichiers antérieurs à cette date. Par défaut, les fichiers plus anciens que la date d’ouverture de la comptabilité sont enregistrés dans la base de données, mais non analysés. En ajustant cette date, vous pouvez affiner davantage le filtre temporel. Si vous entrez une date invalide, le programme la remplace automatiquement par la date actuelle.
  • Read All Files:
    En cliquant sur ce bouton, vous forcez la relecture immédiate de tous les fichiers présents dans le dossier au lieu d’attendre la vérification quotidienne. Cette fonction est particulièrement utile lorsque vous ajoutez de nouveaux fichiers et souhaitez les importer sans attendre la prochaine mise à jour automatique.

Onglet "Bank Accounts"

Bank Accounts Tab

L’onglet “Bank Accounts” offre une vue détaillée de tous les comptes bancaires présents dans votre comptabilité. Pour chaque compte, le programme affiche à la fois des informations statiques (comme le solde actuel dans votre comptabilité) et des données dynamiques, mises à jour en fonction des derniers imports.

Informations Affichées pour Chaque Compte

  • Accounting Balance:
    Indique le montant actuel enregistré dans la comptabilité pour ce compte.
  • Last Bank Balance:
    Affiche le dernier solde bancaire détecté directement à partir des fichiers Camt. Cela vous permet de comparer instantanément la valeur enregistrée dans votre comptabilité avec le solde réel de la banque.
  • New Transactions:
    Indique le nombre de nouveaux mouvements détectés dans les fichiers Camt qui ne sont pas encore enregistrés dans la comptabilité.
  • Total New Transactions:
    Montre la valeur monétaire totale des nouvelles transactions à importer pour ce compte, vous aidant ainsi à évaluer rapidement l’ampleur des opérations en attente.
  • Last Import:
    Indique la date à laquelle le dossier a été entièrement lu pour la dernière fois, fournissant un repère temporel utile pour savoir quand a eu lieu la dernière mise à jour.
  • Status:
    • Updated: Aucun nouveau mouvement à importer pour ce compte.
    • New transactions: De nouveaux mouvements, non enregistrés, ont été trouvés, prêts à être importés dans la comptabilité.

Onglet "Transaction Details"

Transaction Details Tab

Dans l’onglet “Transaction Details”, vous trouverez toutes les opérations bancaires identifiées dans les fichiers Camt qui ne sont pas encore importées dans la comptabilité, regroupées par compte. Cette vue vous permet d’analyser rapidement les mouvements en attente, d’en vérifier la pertinence et de sélectionner ceux que vous souhaitez importer.

  • Sélection des Transactions à Importer:
    Vous pouvez exclure temporairement certaines transactions ou, si vous le souhaitez, toutes celles liées à un compte particulier en utilisant les cases à cocher. Les transactions exclues ne sont pas définitivement supprimées ; elles vous seront à nouveau proposées lors de la prochaine ouverture de la boîte de dialogue, vous permettant de réévaluer leur importation à tout moment. Actuellement, il n’est pas possible d’exclure définitivement une transaction.
  • Ne Considérer les Transactions qu’à Partir d’une Date Spécifique:
    Pour réduire le nombre de mouvements affichés, vous pouvez définir une date à partir de laquelle considérer de nouvelles transactions pour l’importation. Par défaut, le programme utilise la date d’ouverture de la comptabilité. En définissant une date différente, il n’affichera que les opérations postérieures à ce jour, ignorant les précédentes. Cette fonction est particulièrement utile si, par le passé, des transactions ont été importées sans ID unique (colonne ExternalReference), comme c’est souvent le cas pour les importations de fichiers CSV. Dans de tels cas, il suffit de choisir une date postérieure à la dernière transaction enregistrée pour éviter de reproposer des mouvements antérieurs. Si vous entrez une date invalide, le programme la remplace automatiquement par la date actuelle.
  • Identification Unique des Transactions:
    Les transactions issues de fichiers Camt (052, 053, 054) devraient toujours inclure un ID unique, conformément à la norme ISO20022. Cet identifiant permet au programme de déterminer avec précision quelles opérations ont déjà été importées et lesquelles sont nouvelles, réduisant ainsi le risque de doublons ou d’erreurs.

Onglet "Settings"

Settings tab

Settings Tab

Dans l’onglet “Settings”, vous pouvez gérer certains aspects avancés du processus d’importation, notamment la possibilité de restaurer l’état initial des données et de définir la méthode de reconnaissance des fichiers déjà traités.

  • Delete Saved Data:
    Cette fonction vous permet de supprimer toutes les données relatives aux importations précédentes, enregistrées dans la base de données interne. Une fois la suppression confirmée, vous serez automatiquement redirigé vers l’onglet “Folder”, où les valeurs par défaut seront restaurées.
    • New Import: Si vous souhaitez effectuer un nouvel import après avoir supprimé les données, il vous suffit de cliquer sur le bouton “Read all files”.
    • Limited Impact on Import Data: La suppression des données de la base interne n’affecte en rien les informations déjà présentes dans la comptabilité.
    • Complete Database Removal: La commande disponible ici ne supprime que le contenu des tables de la base de données. Si vous souhaitez supprimer complètement la base de données, vous devez supprimer manuellement le fichier “*.db” dans le dossier sélectionné.
  • Always Verify the Existence of Files Using Hashing:
    Cette option vous permet de choisir comment le programme identifie les fichiers déjà traités :
    • Hashing (plus lent): Si vous sélectionnez cette option, le programme calculera un hash unique pour chaque fichier, garantissant une détection précise des doublons même si les noms ou les chemins changent. Cependant, cette méthode peut ralentir la lecture des fichiers.
    • Vérifier Nom, Date et Taille (par défaut): Si la case n’est pas cochée, le programme se limite à comparer le nom du fichier (y compris le chemin), la date de création et la taille du fichier pour déterminer son unicité. Cette approche est plus rapide, mais peut être moins robuste dans les scénarios où les fichiers sont renommés tout en conservant le même contenu.

Modification du compte comptable associé à un IBAN

Il est possible de modifier le compte comptable associé à un IBAN directement dans le tableau Comptes.
Toutefois, si des mouvements ont déjà été importés par le passé pour ce même compte bancaire en utilisant un compte comptable différent, il est nécessaire de supprimer les données enregistrées dans la base de données.

Cette opération peut être effectuée depuis l’onglet Settings de la boîte de dialogue d’importation, à l’aide du bouton Supprimer les données enregistrées.
Ensuite, il est nécessaire de relire les données depuis le dossier en utilisant le bouton Lire tous les fichiers, disponible dans l’onglet Folder.

Cette procédure permet au programme de recréer correctement les associations entre l’IBAN et le compte comptable selon les nouveaux paramètres.

La suppression des données de la base de données n’a aucun impact sur les données déjà présentes dans la comptabilité.

Fichier de Base de Données

Le programme utilise une base de données SQLite pour stocker les données liées à l’importation. La première fois que vous activez cette fonction, si le dossier sélectionné est valide, un fichier de base de données (*.db) sera créé dans ce dossier.

Il est important de ne pas déplacer ni supprimer ce fichier, car le programme l’utilise comme référence pour toutes les opérations ultérieures. En cas de perte ou de suppression, le programme générera un nouveau fichier .db, vous obligeant à relire et retraiter tous les fichiers du dossier.

Que Contient la Base de Données ?

  • Liste des Fichiers:
    Tous les fichiers détectés dans le dossier sont enregistrés. Si vous avez choisi d’ignorer les sous-dossiers dans les paramètres, les fichiers qu’ils contiennent ne seront pas enregistrés. Cette option est activée par défaut.
  • Comptes Bancaires et Données Associées:
    La base de données conserve les informations relatives aux comptes bancaires présents dans la comptabilité. Si ces données sont modifiées dans la comptabilité, la base de données les mettra à jour en conséquence.
  • Transactions Importées:
    Les transactions trouvées dans les fichiers ouverts et lus sont enregistrées dans la base de données, vous permettant de les retraiter ou de les consulter ultérieurement sans avoir à relire les fichiers.
  • Historique des Importations:
    Le programme enregistre qui a effectué les opérations d’importation, quand elles ont été réalisées et avec quelle version du logiciel, garantissant ainsi une traçabilité historique détaillée des activités.

Fichier de Journal (Log)

Pendant le processus d’importation, le programme génère un fichier de journal (log) permettant d’identifier et de diagnostiquer d’éventuels problèmes. En cas d’anomalies ou de comportements inattendus, ce fichier fournit des informations détaillées sur les opérations effectuées, aidant les développeurs à comprendre l’origine de l’erreur.
Si vous avez besoin d’aide pour localiser ou interpréter le fichier log, contactez notre équipe d’assistance ; elle vous guidera pas à pas pour trouver ce fichier dans votre répertoire actif.

Fonctions actuellement non disponibles

Ces fonctions, demandées par les utilisateurs, ne sont pas disponibles pour le moment :

Dépannage

Si aucune transaction n’apparaît pour l’importation alors que vous avez correctement sélectionné le dossier, vérifiez les points suivants :

  • Comptes Bancaires: Assurez-vous que les données relatives aux comptes bancaires (y compris les IBAN) dans le tableau “Accounts” sont complètes et correctes.
  • Période Comptable: Vérifiez que la période comptable actuellement définie inclut les dates des transactions que vous souhaitez importer. Si les transactions se situent en dehors de la période définie, le programme ne les proposera pas à l’importation.

Si le problème persiste après ces vérifications, contactez notre support technique pour obtenir une assistance supplémentaire.