Regardez la Vidéo : Comment commencer un Cash Manager. Découvrez comment suivre toutes les transactions associées à votre compte de caisse ou de banque, y compris les écritures avec TVA, la trésorerie, les reçus, les paiements, les revenus et les dépenses.

Créer une comptabilité à partir d'un modèle

Banana Comptabilité Plus comprend des modèles pour tous les formulaires juridiques, subdivisés par pays et par catégorie. Ils peuvent être ouverts directement à partir du programme, à partir du menu Fichier, commande Nouveau, ou ils peuvent être téléchargés sur notre site web à partir de la page Modèles.

La procédure pour commencer avec un modèle directement à partir du programme est expliquée ci-dessous :

1. Menu Fichier → Nouveau
2. Sélectionnez la Région, la catégorie et le type de comptabilité multidevise (avec ou sans TVA)
3. De la liste des modèles en ligne, sélectionnez le modèle qui correspond le plus à vos besoins
4. Cliquez sur le bouton Créer.

Insérant un mot clé dans la case "Chercher", le programme affiche tous les modèles avec le mot clé inséré.

Vous pouvez également démarrer à partir d'un fichier vide en activant l'option Créer fichier vide. Pour faciliter le démarrage et éviter des erreurs de regroupement, nous vous conseillons de toujours partir d'un modèle existant.

Plus d'informations pour créer un nouveau fichier sont disponibles sur la page Créer nouveau fichier.

Configurer les Propriétés Fichier

Configurez vos propres données dans les Propriétés fichiers (Données de base) et sauvez le fichier en cliquant Enregistrez sous...

Enregistrer le fichier sur le disque

À l'aide de la commande Fichier → Enregistrer sous, enregistrez les données en donnant un nom au fichier. La boîte de dialogue d'enregistrement typique de votre système d'exploitation apparaît.

• Nous recommandons d'utiliser le nom de la société suivi de l'année "société-20xx.ac2" pour le distinguer des autres fichiers comptables.
• Vous pouvez conserver autant de comptes que vous le souhaitez, chacun d'entre eux ayant alors son propre nom.
• Vous pouvez choisir le chemin et le support (enregistrer sur un disque, une clé USB ou sur le Cloud).
  Si vous prévoyez d'avoir également des documents relatifs à la comptabilité de l'année en cours, nous vous suggérons de créer un dossier distinct pour chaque année comptable afin de regrouper tous les fichiers. Voir aussi la page sur l'organisation des fichiers.

Insérer le solde initial du compte

Dans le Cash Manager, dans le tableau Comptes, insérez le compte à gérer et dans la colonne Ouverture, insérez le solde initial. Avec le passage à la nouvelle année , avec la commande Créer Nouvelle année du menu Actions, le solde d'ouverture sera automatiquement reporté.
Il n'est pas possible d'insérer plus qu'un compte ; pour cela, vous devez utiliser la comptabilité des recettes/dépenses. 

Personnaliser le tableau Catégories

Dans le tableau Catégories vous pouvez personnaliser les catégories des dépenses et recettes pour répondre à vos besoins. Pour ce, il est possible de:

• Changer les numéros de catégories
• Changer le libellé
• Ajouter ou supprimer des catégories
• Insérer ou supprimer des sous-groupes

Tous les soldes des catégories déterminent le résultat d'exercice (gain ou perte) et pour cette raison, en début d'année, il ne doit pas y avoir de solde.

Ajouter de nouvelles catégories

Si vous avez besoin d'ajouter de nouvelles catégories dans un groupe déjà existant, procédez de la manière suivante:

• Insérez des lignes vides (menu Edition → Insérer lignes) avant la ligne du Groupe de totalisation
• Insérez dans la colonne Catégorie le numéro ou le sigle de la catégorie
• Insérez la description pour identifier la catégorie
• Insérer dans la colonne Add. dans, le même numéro de regroupement des autres catégories appartenant au même Groupe de totalisation.

Ajouter des sous-groupes

Pour ajouter de nouveaux sous-groupes, veuillez procéder comme suit:

• Insérez des lignes vides (menu Edition → Insérer lignes) dans la zone où vous désirez insérer le nouveau sous-groupe.
• Dans la dernière ligne vide insérez dans la colonne Groupe un numéro ou un sigle pour la totalisation (dans l'exemple 31 - Autres recettes)
• Insérez la description pour identifier le nouveau sous-groupe
• Insérez dans la colonne Add. dans le Groupe de totalisation (dans l'exemple 3 - Total recettes)

Supprimer des catégories ou des sous-groupes

Pour éliminer des catégories ou des sous-groupes il faut sélectionner les lignes avec les catégories et le sous-groupe à éliminer et exécuter le menu Edition → commande Supprimer lignes.

Écritures

Dans le tableau Écritures on peut insérer les dépenses et les recettes, en indiquant la catégorie à laquelle est attribuée la dépense ou la recette.

Pour accélérer l'insertion des Écritures

Pour accélérer l'insertion des écritures vous pouvez utiliser les fonctions suivantes:

• La fonction de l'introduction automatique des données qui permet de reprendre automatiquement des données déjà insérées auparavant.
• La fonction des Écritures répétées (menu Actions) qui permet de mémoriser les écritures répétées dans un tableau réservé
• L'importation des données directement des extraits bancaires ou postaux

Rendre la colonne Solde visible dans le tableau Écritures

La nouvelle colonne Solde est une fonctionnalité très utile : elle vous permet de voir instantanément les différences éventuelles.
Pour utiliser la colonne Solde, vous devez la rendre visible à travers le menu Données → Organiser colonnes.

• Regardez la Vidéo: Colonne Solde pour détecter les différences comptables
• Plus d'informations sur la colonne Solde

Écritures avec TVA

Pour pouvoir enregistrer des opérations avec la TVA il faut:

• Du menu Fichier, commande Nouveau, choisir comme type de comptabilité le cash Manager avec TVA
• Choisir un des Modèles déjà préconfigurés selon le pays.
  Pour les écritures avec la TVA, veuillez consulter la page Écritures.

La fiche de Catégorie ou de Groupe

La fiche de catégorie ou de groupe permet d'obtenir une liste complète des mouvements comptables correspondant à la même catégorie ou au même groupe.

• Pour ouvrir une fiche de catégorie ou d'un groupe cliquez sur la cellule où se situe le numéro du compte, catégorie ou groupe et encore un clic sur le petit symbole bleu qui se trouve en haut à droite de la cellule.
• Pour ouvrir plusieurs fiches de catégories ou d'un groupe il faut sélectionner la commande Fiches de compte du menu Rapports
• Pour mettre à jour les fiches de catégories ou d'un groupe, suite à des modifications dans le tableau Ecritures, vous devez cliquer sur le symbole bleu, les deux flèches circulaires, qui se trouvent en haut à droite de la fiche.

Fiches catégorie par période

Pour voir les fiches catégorie avec les soldes se référant à une période précise, cliquez sur menu Rapports, commande Fiche comptes/catégorie, et dans la section Période activez Période Spécifiée, en saisissant la date de début et de fin de la période. Pour de plus amples informations consultez la page Période.

Imprimer les fiches catégorie

Pour imprimer une fiche catégories, il suffit de voir la fiche de n'importe quel tableau (Compte ou Écritures) et de lancer l'impression du menu Fichier.

Pour imprimer différentes fiches ou toutes les fiches, cliquez sur menu Rapports, commande Fiches Comptes/catégories et sélectionnez les fiches de compte/catégorie que vous désirez imprimer. 
Le filtre présent dans la fenêtre permet de sélectionner automatiquement toutes les catégories, centres de coût, segments, groupes, etc. Pour de plus amples informations veuillez consulter la page Fiche de Compte.

Rapport Formaté

Pour voir le Rapport formaté et le Rapport formaté par groupes, cliquez sur menu Rapports et ensuite sur la commande Rapport formaté ou Rapport formaté par groupes. Des rapports par période sont aussi possibles.

• Le Rapport formaté affiche toutes les comptes et les catégories sans d'éventuels sous-groupes
• Le Rapport formaté par groupes affiche tous les comptes et les catégories aussi avec les sous-groupes.

Archivage des données en PDF

A la fin de l'année, quand toute la comptabilité a été complétée, corrigée et revue, il est possible d'archiver toutes les données comptables avec la commande Créer dossier PDF, du menu Fichier.

Le Budget

Avant de commencer une année comptable, il est possible de élaborer un budget des dépenses et des prévisions des recettes, de façon à tenir la situation économique et financière sous contrôle. 

La budget peut être configuré de deux manières:

1. Dans le tableau Catégorie, colonne Budget. Pour chaque catégorie indiquez le montant du budget annuel.
   Dans ce cas, lorsque vous élaborez le Budget du menu Rapports, commande Rapport formaté par groupes, la colonne du Budget rapporte les montants qui se réfèrent à l'année entière.
2. Dans le tableau Budget qui s'active du menu Outils, commande Ajouter de nouvelles fonctions → Ajouter tableau Budget.
   Dans ce tableau vous pouvez insérer tous les budgets pour les dépenses et recettes avec des écritures. Au cas où vous activez ce tableau, la colonne Budget du tableau Comptes est automatiquement désactivée.
   Dans ce cas, vous pouvez configurer un budget détaillé qui tient compte des possibles variations durant l'année et les diverses périodes de l'année

.

Le tableau Comptes du Cash Manager ne contient qu'un seul compte et vous ne pouvez pas ajouter de comptes supplémentaires.

Les colonnes du tableau Comptes

Les principales colonnes du tableau Categories sont énumérées ci-dessous. L'affichage des colonnes change en fonction de la Vue sélectionnée.

Des colonnes supplémentaires peuvent être ajoutées, qu'il s'agisse de colonnes système ou de colonnes propres, via le menu Données > Organiser colonnes.

Groupe
La colonne reste vide.

Compte
Indiquez le numéro ou l'abréviation du compte à gérer (caisse, banque, poste).

Description
Saisissez une description du compte.

Ouverture
Ce n'est que la première fois que vous utilisez un nouveau fichier ou que vous utilisez la comptabilité Banana pour la première fois que vous devez saisir le solde d'ouverture. Au début de la nouvelle année, lorsque le compte est automatiquement ouvert, le solde du compte est automatiquement mis à jour.

Recettes
Cette colonne est protégée et indique le solde des transactions entrantes. Après chaque entrée, le solde est automatiquement mis à jour.

Dépenses
La colonne est protégée et indique le solde des transactions sortantes. Après chaque entrée, le solde est automatiquement mis à jour.

Solde
La colonne est protégée et indique le solde total entre les entrées et les sorties. Après chaque entrée, le solde est automatiquement mis à jour.

Le tableau Catégories présente la situation des Recettes et des Dépenses.

Tabella Categorie

Dans la colonne Catégories, les catégories pertinentes sont définies pour chaque recettes et chaque dépense.
En plus de la colonne Catégories, il y a des colonnes pour configurer:

• Les sections
• Les groupes de totalisation.
  Pour plus d'informations sur le système de regroupement, veuillez vous reporter à la page Système de regroupement.
• Centres de coûts et de profits possibles.

Dans l'exemple, il y a trois groupes principaux :

• Groupe 4 - Totalise toutes les catégories qui dans la colonne Add.dans ont le regroupement 4 (Total recettes)
• Groupe 3 - Totalise toutes les catégories qui dans la colonne Add.dans ont le regroupement 3 (Total dépenses).
• Groupe 00 - Totalise les groupes 4 et 3 (Total recettes e Total dépenses) qui déterminent le Résultat d'Exercice.

Les colonnes du tableau Catégories

Les principales colonnes du tableau Catégories sont énumérées ci-dessous. L'affichage des colonnes change en fonction de la Vue sélectionnée.

Vous pouvez ajouter des colonnes système supplémentaires ainsi que vos propres colonnes avec le menu Données > Organiser colonnes.

Section
Un astérisque est inséré dans la ligne où un titre est inséré, qui sera ensuite inclus dans le Bilan formaté par groupes (dans notre exemple, l'astérisque est inséré sur la ligne du titre Résultat d'exploitation).

Si, en plus des recettes et des dépenses, il y a d'autres sections, comme les centres de coûts et de profit, dans la colonne Sections, toujours sur la ligne de titre, un autre astérisque peut être inséré. Vous trouverez plus de détails sur la page web Sections.

Groupe
Ici, un identifiant (un numéro ou un sigle) égal à celui inséré pour chaque catégorie dans la colonne Add. dans. Ceci sert à totaliser les montants de toutes les catégories appartenant aux même regroupement de la colonne Add. dans (dans l'exemple, le Groupe 4 totalise toutes les catégories des recettes et le Groupe 3 totalise toutes les catégories des dépenses).

Catégorie
On insère le numéro de catégorie qui identifie le type de dépense ou de recette.

Libellé
Une description est saisie pour identifier la catégorie d'entrée ou de sortie. Cette description est automatiquement reprise dans la colonne Description catégorie du tableau Écritures (si elle est affichée).

Add. dans (Gr)
Le code d'un groupe est indiqué pour que le programme totalise le montant de la ligne dans le groupe.
L'intitulé "Add dans" a été adopté avec la version Banana Plus.
Le nom de la colonne est resté Gr, pour maintenir la compatibilité avec les versions précédentes du programme.
Chaque catégorie a un identificateur qui permet de définir dans quel groupe elle doit être totalisée (dans l'exemple, toutes les catégories de recettes, dans la colonne Add dans, ont le groupe 4, parce qu'elles sont totalisées dans le groupe 4, Recettes totales).

Recettes
Cette colonne est protégée et indique le solde des écritures des recettes. Après chaque écriture, le solde est automatiquement mis à jour.

Dépenses
La colonne est protégée et indique le solde des écritures sortantes. Après chaque écriture, le solde est automatiquement mis à jour.

Solde
La colonne est protégée et indique le solde total entre les recettes et les dépenses. Après chaque écriture, le solde est automatiquement mis à jour.

Personnalisation du tableau Catégories

Dans le tableau Catégories, personnalisez les catégories de recettes et dépenses en fonction de vos besoins. Vous pouvez :

• Modifier les numéros de catégorie
• Modifier la description
• Supprimer ou ajouter des catégories
• Insérer ou supprimer des sous-groupes

Tous les soldes des catégories déterminent le résultat d'exploitation (bénéfice ou perte) et ne doivent donc pas être soldés au début de l'année.

Ajout de nouvelles catégories

Si vous devez ajouter de nouvelles catégories à un groupe existant, procédez comme suit :

• Insérez des lignes vides (menu Edition > Insérer lignes ) avant la ligne du Groupe de totalisation.
• Saisir le numéro ou l'abréviation de la catégorie dans la colonne Catégories
• Saisir une description pour identifier la catégorie
• Saisir dans la colonne Add. dans, le même numéro de regroupement que les autres catégories, appartenant au même groupe de totalisation.

Ajout de Sous-groupes

Pour ajouter de nouveaux sous-groupes, procédez comme suit :

• Insérez des lignes vides (menu Edition > Insérer lignes) dans la zone où vous souhaitez insérer le nouveau sous-groupe
• Dans la dernière ligne vide, saisissez un numéro ou une abréviation pour la totalisation dans la colonne Groupe (dans l'exemple "34 - Autres coûts")
• Saisir une description pour identifier le nouveau sous-groupe
• Saisir dans la colonne Add.dans le Groupe de totalisation (dans l'exemple "3 - Recettes coûts").

Suppression de Catégories et de Sous-groupes

Pour supprimer des Catégories ou des sous-groupes, sélectionnez les lignes contenant les catégories et les sous-groupes à supprimer et cliquez sur la commande Supprimer lignes du menu Edition.

Le solde initial ne doit être introduit que lors de la première utilisation de Banana Comptabilité Plus.

Soldes d'ouverture lorsque vous commencez avec Banana Comptabilité

La première fois que vous créez un nouveau fichier Cash Manager avec Banana Comptabilité, le solde d'ouverture doit être saisi manuellement dans le tableau Comptes, colonne Ouverture.

Lorsque vous passez à une nouvelle année, au moyen de la commande Actions > Créer nouvelle année, Banana Comptabilité rapporte automatiquement le solde d'ouverture.
Il n'est pas possible d'introduire plus d'un compte ; pour cela, il faut utiliser la comptabilité des Recettes/Dépenses.

Les mouvements du Cash Manager sont insérés dans le Tableau Ecritures.

 

Il y a des colonnes spécifiques pour insérer :

• la date
• le numéro de la Pièce
• le libellé
• Le montant de la dépense ou de la recette
• la catégorie relative à la dépense ou à la recette présente dans le tableau Catégorie
• Au cas où les écritures seraient déjà soumises à la TVA, insérez dans la colonne Cod. TVA, le code de la TVA.
  La liste des codes TVA se trouve dans le tableau Codes TVA.

Accélérer l'introduction des Ecritures

Pour accélérer l'introduction des écritures on peut utiliser:

• la fonction de l'introduction automatique des données qui permet de reprendre automatiquement des données déjà insérées préalablement.
• la fonction des Ecritures répétées (menu Actions) qui permet de mémoriser un tableau réservé pour les écritures répétées

Exemples d'écritures sans TVA

 

Exemples d'écritures avec TVA

Fiche de catégorie

Après avoir inséré les écritures, pour afficher les mouvements d'une catégorie, il suffit de faire un clic sur la petite flèche bleue présente dans chaque cellule.

Dans la Fiche de catégorie, la présentation des mouvements est très similaire à celle du tableau Ecritures.
Si vous ajoutez de nouvelles écritures ou si vous effectuez des changements (toujours dans le tableau Ecritures), il est possible de mettre à jour la fiche d'une catégorie en cliquant sur le symbole Mettre à jour (flèche bleue arrondie, située sur la partie droite de la fenêtre).

 

Dans le tableau Budget, vous pouvez effectuer la planification financière.

Avant de commencer un exercice comptable, les dépenses peuvent être budgétisées et les recettes peuvent faire l'objet d'hypothèses afin de maîtriser la situation économique et financière.

Le budget peut être établi de deux manières différentes :

1. Dans le tableau Catégories, colonne Budget. Le montant de l'estimation annuelle est indiqué pour chaque catégorie.
   Dans ce cas, lorsque vous traitez l'estimation à partir du menu Rapports, commande Rapports formaté par groupes, la colonne Budget affiche les montants pour l'année entière.
2. Dans le tableau Budget qui est activé via le menu Outils > Ajouter des fonctions> Ajouter tableau budget.
   Ce tableau enregistre toutes les prévisions de dépenses et de recettes avec des entrées. Si vous activez ce tableau, la colonne Budget du tableau Comptes est automatiquement désactivée.
   Dans ce cas, il est possible d'établir un devis détaillé, en tenant compte des variations possibles au cours de l'année et à différents moments de l'année.

 

 

Informations immédiates

Dans les tableaux Comptes et Catégories s'affichent immédiatement les soldes de tous les comptes, les dépenses et les recettes.
Après chaque écriture individuelle, les soldes sont automatiquement mis à jour et il n'est pas nécessaire de faire appel à des rapports pour tenir la situation sous contrôle, mais il suffit simplement de se positionner sur le tableau Comptes et Catégories.

Pour imprimer le contenu des tableaux, veuillez consulter la page Mise en page (dernier paragraphe).

Impressions avancées

Toutes les impressions s'exécutent du menu Rapports, où se trouvent les fonctions pour les différentes impressions:

• Journal - Commande Journal par période. On peut ainsi afficher et imprimer toute la  période ou une période déterminée.
   
• Fiche de compte, catégorie ou groupes - Commande Fiche de comptes / catégorie. Vous pouvez sélectionner toutes les fiches ou une sélection.
  Dans la section Période vous déterminez la période et dans la section Option vous pouvez activer différentes options à inclure ou exclure de l'impression. La section Personnalisation permet de mémoriser les configurations des impressions avec différentes options pour pouvoir ainsi les reprendre sans devoir répéter chaque fois les configurations particulières de l'impression. 
   
• Rapport formaté - Commande Rapport formaté. Vous pouvez imprimer aussi par période et inclure dans l'impression différentes options et même proposer des personnalisations.
   
• Rapport formaté par groupes - Commande Rapport formaté par groupes. Permet aussi d'imprimer par période, et d'inclure dans l'impression différentes options ainsi que de proposer des personnalisations
   
• Rapport comptable - Commande Rapports Comptables. Dans le tableau des Comptes le rapport avec les options requises s'affiche. Il est possible alors d'opter pour des rapports par période, même de les comparer avec des périodes ou des années précédentes; chaque période peut avoir des subdivisions et peuvent aussi mémoriser les personnalisations.

Exemple d'impression pour un Rapport formaté par groupes