Dans le tableau Comptes, dans la vue Adresses, se trouvent des colonnes pour gérer les adresses des clients, fournisseurs ou membres.
Ces données d’adresses sont essentielles afin de gérer la facturation, les rappels et de contrôler les recouvrements et les paiements.

Si, dans le tableau Comptes, il manque des colonnes pour gérer les données d'adresse, vous pouvez les ajouter :

• Menu Outils → Ajouter/supprimer des fonctions → Ajouter les colonnes d'adresses dans le tableau Comptes.

Si la colonne IBAN est manquante, votre fichier comptable a une ancienne configuration et vous devez le convertir avec la commande Outils > Convertir fichier...

Dans le tableau Comptes, la commande ajoute :

• La vue Adresse dans laquelle les colonnes sont affichées pour saisir les données d'adresse.

Pour modifier l'affichage ou la disposition des colonnes, utilisez la commande Organiser Colonnes.

 Les colonnes de la vue Adresse

Préfixe

Veuillez entrer le titre (M., Mme, Dr. ou autre).

Prénom

Le prénom du client, du fournisseur ou du membre.

Nom de famille

Le nom de famille du client, du fournisseur ou du membre.

Organisation

Saisissez le nom de l'entreprise, de l'association.

Rue

La rue du client, fournisseur ou partenaire.

Numéro de rue

Le numéro de rue de l’adresse.

Extra

Colonne permettant de saisir des données d'adresse supplémentaires, telles qu'une boîte postale, ou de saisir une très grande adresse.

Code Postal

Le code postal.

Lieu

Le nom de la ville du client, du fournisseur ou du membre.

Pays

La pays inhérent à la ville.

Code pays

Le sigle du pays.

Langue

Vous pouvez définir la langue pour chaque compte client, fournisseur ou membre. Cela permet de visualiser et d'imprimer des documents (par exemple, une facture) dans leur propre langue.

Veuillez indiquer :

• de - pour l'allemand
• fr - pour le français
• it - pour l'italien
• en - pour l'anglais
• es - pour l'espagnol
• nl - pour le néerlandais
• zh - pour le chinois
• pt - pour le portugais
• ru - pour le russe

Téléphone principal

Numéro de téléphone fixe

Portable

Numéro de téléphone portable

Fax

Numéro de fax

E-mail travail

Adresse e-mail

WWW

Adresse du site web du client, du fournisseur, de l'association.

Naissance

La date de naissance du client, du fournisseur, de l'association.

Jours

Saisissez un nombre de jours au cours desquels le recouvrement, le paiement doit avoir lieu.

Limite

Si un crédit est effectué, la limite de crédit est indiquée, ou la limite de débit s'il s'agit d'un fournisseur.

Banque Nom

Le nom de la banque du client, du fournisseur ou du membre.

IBAN

Numéro IBAN de la banque du client, du fournisseur ou du membre.

Banque Clearing

Le code d'identification de la banque du client, du fournisseur ou du membre.

Introduction

Dans Banana , il est possible de gérer les clients aussi bien sur le chiffre d'affaires que sur celui encaissé. Une explication détaillée se trouve à la page Recettes ou Comptabilité perçue.

Ci-dessous se trouvent des explications indiquant comment configurer des comptes séparés pour chaque client et un groupe pour les clients, de manière à obtenir une liste de factures séparées par client.

Si il y a peu de factures et que vous ne désirez pas de fiche détaillée par client, il est aussi possible d'avoir un seul compte où enregistrer toutes les factures clients. La liste des factures sera pour l'ensemble des clients et non pas par client individuel.

Configurer le groupe et le registre Clients

Les comptes et/ou les groupes de clients sont insérés à la fin du plan comptable dans une section distincte.

Pour créer le compte du clients il faut ajouter les paramètres suivants

• Une section * (en-tête) (voir sections)
• Une section 01 pour les clients (voir sections)
• Les comptes clients que vous souhaitez (voir ajouter un nouveau compte). Chaque client est présenté comme une ligne dans le plan de compte et possède son propre numéro de compte. La numération des comptes est libre (voir Comptes), mais il est recommandé de n'utiliser que des chiffres, notamment pour la gestion des paiements.
• Un groupe dans lequel tous les comptes clients sont agrégés.
• Ce groupe est à son tour totalisé dans un groupe présent dans les actifs.

Alternativement, les comptes et/ou groupes de clients peuvent être saisis directement dans la section des actifs.

• Le total Clients (110A) est totalisé dans les groupe global 110 de la colonne Add.dans
• Le même numéro ou code, utilisé dans la colonne Add.dans (110), doit être configuré dans le colonne Groupe des Actifs, pour le reporter dans le total Clients du Bilan.
• La numération des groupes est libre (voir Groupes).

Enregistrer l'émission d'une facture

La facture émise est enregistrée en saisissant les données suivantes dans les colonnes respectives :

• Date de la facture et numéro du document, le cas échéant
• Numéro de facture - Il est très important de saisir le numéro de facture dans la colonne Facture, car il est utilisé pour l'automatisation des différents rapports clients et pour clôturer automatiquement la facture ouverte du client lors de l'enregistrement du paiement.
• Compte client au Débit et compte produits au Crédit.
• Le code TVA correspondant aux ventes.

Enregistrer un paiement reçu

L'encaissement d'une facture client est enregistré en saisissant les données suivantes dans les colonnes respectives :

• Dans la colonne Date introduisez la date d'écriture.
• Dans la colonne Type introduisez 11 (Paiement du client)
  Note : Si un paiement anticipé doit être enregistré par le client et figurer sur la facture, la cellule de la colonne Type doit rester vide.
• Dans la colonne Facture introduisez le numéro de la facture payée.
  • Avec un double-click dans la cellule, le programme affichera la liste de toutes les factures ouvertes.
    Un autre solution alternative est de presser la touche F2 (dans le cas où la touche F2 ne fonctionnait pas, il faudrait activer les configurations clients/fournisseurs en introduisant le groupe du Registre  à partir du menu Rapports → Clients → Configurations).
• Sélectionnez la facture désirée et pressez Enter. Le programme complète automatiquement:
  • Dans la colonne Libellé, la description du paiement
  • Dans la colonne Compte Crédit le compte du client
  • Dans la colonne Montant le montant de la facture
    Si le montant saisi n'inclut pas la TVA et que les clients sont paramétrés comme centres de coûts, vous devez configurer correctement les centres de coûts pour qu'ils utilisent le montant avec TVA, dans Propriétés fichier (données de base), section TVA. Voir aussi Montant de TVA avec les centres de coûts.
• Dans la colonne Compte Débit vous devez introduire manuellement le compte de contrepartie (le compte bancaire sur lequel le paiement e été fait).

Enregistrer une note de crédit

Pour que le montant soit déduit de la facture initiale, il faut utiliser le même numéro de facture.

• Si le document de correction (par exemple, une note de crédit) présente un numéro différent, qui doit toutefois rester à disposition, il faut écrire cette référence dans une autre colonne, par exemple PièceOriginal.
• Saisissez les données pour les colonnes Date, Pièce, PièceOriginal, Libellé.
• Dans la colonne Débit, enregistrez le compte de recettes (le même que celui utilisé pour la facture du client) ; dans la colonne Crédit, enregistrez le compte client.
• Introduire le montant et, dans la colonne Code TVA, introduire le code de vente précédé du signe moins, de manière à ce que la transaction TVA soit annulée, ou utiliser un code TVA spécial pour les notes de crédit (défini dans le tableau Codes TVA).

Note : Pour imprimer la note de crébit à envoyer au client, vous devez indiquer dans la colonne TypeDoc : 12. Voir aussi Créer des notes de crédit

Vous pouvez gérer votre registre clients et fournisseurs à partir de l'encaissement avec les Centres de coûts et de profit.

• Il est conseillé d'utiliser le centre de coût CC3 (avec les comptes précédés d'un point virgule ";")
• Configurer le groupe des clients du menu Rapports → Clients → Configurations clients.

Pour les utilisateurs suisses qui ont la TVA selon l'encaissement, ce paramètre leur permet de gérer la TVA de manière optimale et de connaître les détails pour leurs clients et fournisseurs.

Avec cette configuration, les soldes des centres de coût n'apparaissent donc pas dans le Bilan, mais vous disposerez toujours de toutes les données et de tous les rapports à des fins internes.

 Enregistrer l'émission d'une facture

Lorsque vous émettez une facture, enregistrez-la comme suit :

• Dans la colonne Date, saisissez la date de la facture.
• Dans la colonne Doc (Pièce), entrez le numéro du document, s'il est disponible.
• Dans la colonne Facture, saisissez le numéro de la facture.
• Dans la colonne Libellé, saisissez une description.
• Dans les colonnes Débit, Crédit et Code TVA, ne saisissez aucune donnée.
• Dans la colonne Montant, saisissez le montant brut sans code TVA.
  Le code TVA dans le cas de la gestion sur l'encaissement, est enregistré lors de l'encaissement de la facture.
• Dans la colonne CC3, entrez le compte CC3 du client sans le " ;". (par exemple, 10004)

 Enregistrer un paiement reçu

Lors qu'une facture est payée, enregistrez-la comme suit :

• Dans la colonne Date, entrez la date à laquelle la facture a été payée.
• Dans la colonne Doc (Pièce), entrez le numéro du document, s'il est disponible.
• Dans la colonne Facture, saisissez le numéro de la facture collectée.
• Dans la colonne Libellé, saisissez une description.
• Dans la colonne Débit, saisissez le compte bancaire (ou autre compte de caisse).
• Dans la colonne Crédit, saisissez le compte de recettes correspondant à la facture.
• Dans la colonne Montant, entrez le montant brut.
• Dans la colonne Code TVA, saisissez le code TVA de la vente ou du service facturé.
• Dans la colonne CC3, entrez le compte CC3 du client avec un signe moins "-" devant le compte (par exemple -10004).

Dans la facturation intégrée à la comptabilité Recettes/Dépenses, avec un livre client configuré avec des centres de profit, l'option Enregistrer (+/-) les centres de coût comme catégorie ne doit pas être activée, car le compte et la catégorie ne sont pas indiqués lors de l'émission de la facture.

Plus d'informations sont disponibles sur la page Clients et fournisseurs avec la TVA, selon le principe de trésorerie.

Enregistrer une note de crédit lors du recouvrement

Pour que le montant soit déduit de la facture initiale, le même numéro de facture doit être utilisé.

• Si le document de régularisation (par exemple une note de crédit) a une numérotation différente, que vous devez néanmoins conserver, inscrivez cette référence dans une autre colonne, par exemple, DocOriginal (PièceOriginal).
• Entrez les données pour les colonnes Date, DocOriginal (PièceOriginal), Description.
• Laissez les colonnes Débit et Crédit vides
• Entrez le montant et dans la colonne CC3, entrez le centre de coût du client avec un signe -.

Note: Pour imprimer la note de crédit à envoyer au client, vous devez indiquer dans la colonne TypeDoc (PièceType) : 12, voir Notes de crédit.

Pour activer les options du menu Clients, vous devez définir le groupe de clients à partir du menu Rapports → Clients → Paramètres.

Ci dessous, nous expliquons les fonctionnalités relatives aux clients, mais ces explications s'appliquent aussi aux fournisseurs (Rapports → Fournisseurs→ Paramètres), les dialogues qui suivent sont identiques autant pour la fonctionnalité clients que fournisseurs.

Tant que l'on n'indique pas le groupe Clients ou Fournisseurs, les choix du menu sont désactivés.

Général

Groupe ou compte

Sélectionnez le groupe ou le compte général qui contient la liste des clients ou fournisseurs. Le groupe ou le compte doit déjà être présent dans le tableau Comptes. Voir Configurer le registre Clients et Configurer le registre Fournisseurs.

Plus de détails sur la configuration du registre client ou fournisseur :

1. Mise en place du registre clients et mise en place du registre fournisseurs (sur le chiffre d'affaires)
2. Mise en place du registre clients et mise en place du registre fournisseurs (sur l'encaissement)

Date d'échéance des factures (en jours)

Pour le calcul des échéances des factures le programme utilise en ordre de priorité:

• La date d'échéance, si elle a été introduite dans la ligne des écritures.
  Si pour le même numéro de facture il y a plusieurs dates, le programme prend en compte la plus récente.
• Si le numéro des jours est indiqué dans la colonne  ÉchéanceDePaiementEnJours du tableau Comptes, la date des écritures sera augmentée du numéro de jours.
• La date des écritures augmentée des jours indiqués dans le dialogue de configuration.

Inclure écritures précédentes (en années)

• Si 0, le programme n'affichera pas les factures de l'année précédente, mais seulement les soldes d'ouverture du compte client.
• Si 1, le programme inclura aussi dans la fiche client les factures de l'année précédente.
• Si 2, ou plus, le programme inclura aussi dans la fiche client les factures des années précédentes.

Advanced

Lien à la pièce facture

Vous pouvez sauvegarder les factures (pdf, doc ou autre) et entrer le lien dans la case Lien vers facture. Dans le tableau Ecritures, colonne Facture, si le numéro de facture est indiqué, le programme ouvre le document vous permettant ainsi d'accéder au contenu.  

Le lien peut contenir:

• Le nom XML <DocInvoice> ou d'une autre colonne contenue entre < >. 
  Si vous utilisez la commande "<DocInvoice>.pdf" et que vous êtes sur la ligne avec le numéro de la facture 100, le programme essaiera d'ouvrir le fichier "100.pdf". Vous pouvez aussi faire précéder le nom du fichier par le nom d'un répertoire.
• Toute extension de fichier peut être utilisée. Celle-ci doit toutefois être présente dans la liste des extensions de fichier considérées comme sécurisées (Outils - Options programme - Avancé).
• Vous pouvez également indiquer un chemin d'accès avant le nom du champ qui contient le nom du document à ouvrir.
• Avec le lien "c:\temp\<DocInvoice>.pdf" et le numéro de la facture 100, le programme essayera d'ouvrir le fichier c:\temp\100.pdf.
• Le nom du répertoire est relatif au répertoire où se trouve le fichier de comptabilité.

Pour mieux gérer les clients, nous vous expliquons ci-dessous quelques fonctions et paramètres très importants pour accélérer le travail et obtenir les rapports correctement.

• Afficher la colonne Facture dans le tableau Écritures
• Compléter automatiquement les données de la facture
• Commande Extraire lignes facture et ouvrir lien à la facture
• Activer les colonnes Adresses (en option)
• Définir les dates d'échéance des factures
• Configurer les paramètres Clients

 Afficher la colonne Facture dans le tableau Écritures

Si la colonne Facture n'est pas visible dans le tableau Transactions, elle peut être activée à partir du menu Données → Organiser colonnes → PièceFacture.

Il est très important de saisir le numéro de facture pour plusieurs automatismes du programme concernant le traitement des différents rapports et la clôture du montant dans le dossier du client lorsque la facture est encaissée.

Dans la colonne Facture, cliquez sur la cellule pour accéder à la facture enregistrée au format PDF.

Les commandes Ouvrir lien à la Facture et Extraire lignes de la facture, décrites ci-dessous, sont associées à la colonne Facture. (Cliquez la touche droite de la souris sur la cellule de la colonne Factures)

 Compléter automatiquement des données de la facture

Quand un paiement ou une correction d'une facture émise sont enregistrés, le programme propose des suggestions pour compléter automatiquement l'écriture. Pour cela, il faut procéder comme suit:

• Créez une nouvelle ligne d'écriture, en y ajoutant la date
• Dans la colonne Facture, pressez la touche F2:
  • la liste des factures encore ouvertes apparaîtra. Si vous insérez un numéro de facture ou un numéro de client, la liste sera filtrée selon le texte inséré.
  • Sélectionnez, dans la liste, la facture désirée et pressez Enter. Le programme complète de façon automatique l'écriture avec le Libellé, le compte Débit ou le compte Crédit et le montant. Évidemment, ces données peuvent être modifiées manuellement.
• Il est également possible, en plus de la date, d'indiquer aussi le compte client avant de presser F2 pour faire afficher la liste des factures ouvertes; dans ce cas, la liste sera filtrée avec le compte client présent dans la ligne d'écriture.

Notes

La liste affichée dans la colonne Facture inclut les factures des clients ainsi que celles des fournisseurs. Une facture d'un fournisseur peut avoir le même numéro d'une facture d'un autre fournisseur étant donné que le critère d'affichage considère en plus du numéro de la facture aussi le numéro de compte fournisseur.
 

 Commande Extraire lignes facture et ouvrir lien à la facture

La commande Extraire lignes facture fait apparaître les mouvements de la facture sélectionnée.
La commande est disponible en cliquant sur le petit symbole bleu en haut à droite ou avec la touche droite de la souris. 

La commande Ouvrir lien à la facture établit le texte définitif dans les paramètres clients (Rapports - Clients - Paramètres - Avancé - Lien à la facture).

Dans la ligne de commande vous pouvez également indiquer d'autres colonnes présentes dans le tableau à l'aide de leur nom XML.

Si le message 'Fichier avec extension considérée non sécurisée' apparaît, ajoutez l'extension (par exemple .doc) à travers la commande Outils - Options programme, Avancé, Extensions de fichier.

 Activer les colonnes Adresses (en option)

Vous pouvez faire en sorte que dans le plan comptable des colonnes soient affichées pour y insérer l'adresse et des autres données du client:

• Aller dans le menu Outils - Ajouter de nouvelles fonctions
• Choisir la commande Ajouter les colonnes d'adresses dans le tableau comptes.
  (Si cette option n'est pas visible dans la liste, ça veut dire que cette fonction a déjà été activée).

Le programme ajoute dans le tableau Comptes:

• Une vue Adresses où les colonnes ajoutées sont visibles.
• Les colonnes qui permettent d'insérer les données d'adresse et d'autres informations.
  • Pour rendre visible une ou plusieurs de ces colonnes, également dans d'autres vues, utiliser la commande Données - Organiser colonnes.
  • Pour créer d'autres vues avec seulement certaines colonnes, utiliser la commande Organiser tableaux (menu Données).

Sélectionnez le tableau Comptes, vue Adresse et ajouter aux comptes clients ce que l'on souhaite. 

 Définir les dates d'échéance des factures

Pour définir/modifier les échéances des factures, vous pouvez intervenir à trois niveaux avec une priorité plus élevée pour le premier niveau. Les dates d'échéance seront affichées dans le calendrier des paiements et imprimées sur les factures. 

1er niveau - configuration de la date d'échéance sur la facture individuelle

Dans la ligne d'écriture de la facture, tableau Écritures, vue Dates échéance, il y a une colonne Date Échéances. Si la date est fixée, elle aura priorité sur les dates fixées aux deuxième et troisième niveaux.

2ème niveau - configuration de la date d'échéance pour le compte unique client / fournisseur

Pour définir une échéance générale au niveau du client, par exemple +20 jours à compter de la date d'émission du document, sélectionnez le compte client dans le tableau Comptes, vue Adresse, colonne Jours (PaymentTermInDays) et définissez le nombre de jours souhaité.

3ème niveau - configuration général

Avec la commande Rapport → Clients → Paramètres, vous pouvez définir les échéances qui seront appliqués à l'ensemble du groupe de clients / fournisseurs.

 Configurer les paramètres clients

• Sélectionner la commande Rapport → Clients → Paramètres
• Important: indiquer, dans "Groupe ou Compte", le groupe dans le plan comptable où les différents comptes des clients sont regroupés.
• Pour les explications des différentes options, voir Configurations clients et fournisseurs.

Afficher les factures émises aux clients

Commande: Rapports - Clients - Factures émises...

Ce dialogue est identique autant pour le menu Clients que pour celui des Fournisseurs.
Ci dessous, nous expliquons les fonctionnalités relatives aux clients, mais ces explications s'appliquent aussi aux fournisseurs.

Tous les clients 

Cette option fait afficher les extraits de compte de tous les clients qui appartiennent au groupe défini dans Configurations clients et fournisseurs.

Uniquement client sélectionné

Cette option fait afficher l'extrait de compte du client sélectionné qui appartient au groupe défini dans Configurations clients et fournisseurs.

Afficher les factures ouvertes

Commande: Rapports - Clients - Factures ouvertes par client.

Dans ce tableau, les factures, dont le solde est ouvert, sont affichées.

Pour la comptabilité multidevise, s'il existe des différences de taux de change non comptabilisées pour un client particulier, une ligne "Ajustement des différences de change" s'affichera pour équilibrer le solde de la liste des factures ouvertes avec le solde de la fiche de compte.

Afficher les factures expirées

Commande: Rapports - Clients - Factures ouvertes par date d'échéance

Dans ce tableau s'affichent toutes les factures dont le solde est ouvert, regroupées par date d'échéance.

La date d'échéance d'une facture peut être insérée de différentes manières. Vous trouverez de plus amples informations à la page suivante : Échéances et modalités de paiement.

Pour afficher cette fenêtre, il est nécessaire de configurer les paramètres clients.

L'impression des rapports est accessible à partir du menu Rapports > Clients > Imprimer rapports.

Il est indispensable d'installer la mise en page de l'extrait de compte client pour pouvoir l'imprimer. Deux possibilités s'offrent à vous :

• Dans le menu  Extensions > Gérer extensions  sélectionnez le modèle Extrait de compte client à partir de la liste des extensions et sélectionnez le bouton Installer.
• Dans le menu Rapports > Clients > Imprimer rapports > Autres prototypes  sélectionnez le modèle Extrait de compte client.

Date du rapport

La date imprimée sur le rapport. Il n'est pas possible de configurer une date précédente à la date de la dernière écriture déjà existante.

Exporter le PDF

Le programme affiche un aperçu des extraits, la commande Exporter PDF permet de créer le fichier contenant tous les extraits ou les PDF de chaque extrait.

Fonctionnalité disponible avec Banana Comptabilité Plus - tout plan (sauf les limitations du plan Free)

Vous pouvez accéder à l'impression des rappels à partir du menu Rapports > Clients > Imprimer rappels de paiement

Le programme crée automatiquement les rappels à imprimer en reprenant les factures échues.

• En plus de la création des impressions, le programme crée directement des écritures dans le tableau Écritures, qui servent à reconstruire l'historique des rappels émis.
• Ces écritures reprennent la date du document et le type de document (par exemple, 16-1 premier rappel, 16-2 deuxième rappel et 16-3 troisième rappel).

Utiliser les derniers rappels de paiement

Si des écritures de rappel sont présentes dans le tableau Écritures avec la date indiquée, ces rappels sont reproposés pour l'impression.

Créer de nouveaux rappels de paiement

Pour toutes les factures à l'échéance, des nouveaux rappels sont créées automatiquement dans le tableau Écritures. Celles-ci permettent l’impression des rappels.

Rappels de paiement

Les factures à l'échéance sont proposées ; elles peuvent être désactivées si l'on ne souhaite pas envoyer le rappel.

Modèle

Deux modèles de rappel sont disponibles, l'un avec logo et l'autre sans logo (Voir Configuration logo)  . Il n'est pas possible d'inclure le bulletin de versement, insérer des notes et textes libres. Si vous avez besoin du bulletin, utilisez le fonction Rappels dialogue Imprimer factures.

Gérer extensions

Gestion clients et fournisseurs

Pour une gestion automatique du contrôle des factures émises ou reçues, il est préférable d'utiliser les fonctions du Menu clients et du Menu fournisseurs.

Associer une échéance à une ligne d'écriture

Comme alternative du système de gestion des clients et fournisseurs, ou pour d'autres raisons de contrôle (beaucoup plus simples), on peut aussi insérer dans la ligne d'écriture la date de paiement dans la colonne DatePaiement.

C'est une modalité opérationnelle de contrôle simplifiée. 

Avec la commande Données → Organiser Colonnes, rendre visible les colonnes DateEchéance et DatePaiement

Insérer donc dans la colonne Echéance, la date d'échéance de la facture. Lors de l'enregistrement du paiement de la facture, saisissez la date du paiement dans la colonne Paiement.

La date d'échéance d'une facture peut être insérée de différentes manières. Vous trouverez de plus amples informations à la page suivante : Échéances et modalités de paiement.

Commande Afficher échéances

Avec la commande Afficher échéances du menu Actions, le programme affiche dans le tableau Echéances les lignes d'écritures qui ont une date d'échéance, mais pas de date de paiement. 

Pour obtenir un échéancier automatique (postes ouverts clients et fournisseurs), voir la page Liste factures clients.