Das Gruppierungssystem von Banana Buchhaltung Plus ermöglicht es, die Beträge von Konten und Gruppen schnell und einfach zu summieren. Das Programm bietet maximale Flexibilität, um beliebig viele Totalisierungsebenen zu erstellen.

Die Gruppierung ist ein sehr leistungsfähiges Werkzeug, um die Totalsummen automatisch zu berechnen.

Es kann in folgenden Fällen angewendet werden

• In den Tabellen Konten und Kategorien, um die Struktur der Bilanz und der Erfolgsrechnung zu definieren.
• In der Tabelle MWST/USt-Codes für die Gruppierung der MWST/USt-Codes.
• In der Tabelle Artikel der App Lagerverwaltung.
• In der Tabelle Artikel der App Anlagenbuchhaltung.

▶ Schauen Sie das Video Gruppierungs- und Totalisierungssystem an
 

So funktioniert's

Das Gruppierungssystem basiert immer auf zwei Spalten:

• Die Spalte Gruppe (Total-Zeile), in der die Identifikatoren der Gruppen (Gruppenidentität) angegeben werden, die textuell oder numerisch sein können.
• Die Spalte Summ.in, in der für jede Konto- oder Gruppenzeile die Gruppe angegeben wird, in der die Zeile (Total-Zeile) summiert werden soll.

Jede Gruppenzeile ist eine Summenzeile, in welcher...: 

• Die Gruppensalden entsprechen den Summe der Zeilen, die in der Spalte "Summ.in" den Namen der Gruppe enthalten.
• Das Programm berechnet die Summen aller Spalten, die Beträge (des Typs 'Betrag') enthalten, unabhängig davon, ob es sich um vordefinierte Spalten (Eröffnung, Saldo usw.) oder um manuell hinzugefügte Spalten handelt.

Mit dem Gruppierungssystem können Sie mehrere Ebenen von Totalisierungen erstellen.
 

Die Logik des Programms

Um die Logik des Programms zu verstehen, nehmen wir als Beispiel einen kleinen Teil des Kontenplans. Für die Liquiditätskonten "Kasse, Post und Bank" ist eine Gruppe Total Liquidität zu erstellen. So vorgehen:

• Fügen Sie zunächst eine Zeile unmittelbar nach den Liquiditätskonten hinzu. Geben Sie danach in der Spalte Gruppe den Namen der Gruppe Total Liquidität ein.
• Geben Sie in der Spalte Beschreibung als Begriff für die Gruppe 'Total Liquidität' ein.
• Damit das Programm die Salden aktualisieren kann, müssen Sie angeben, welche Konten in der Gruppe summiert werden sollen.
  Geben Sie in der Spalte Summ.in jedes Kontos (Kasse, Post und Bank) die Gruppe "Liquidität" ein. Die Salden der Gruppe "Liquidität" werden sofort mit dem Saldo der Liquiditätskonten Kasse, Post und Bank aktualisiert.
   

Mit der gleichen Logik können Sie auch Gruppen zusammenfassen. Gruppen können auch in den Gruppenzeilen einer höheren Gruppe totalisiert werden.
Angenommen, Sie fügen eine Gruppe hinzu, in der Sie die Gruppe Liquidität gruppieren und dann summieren. 

• Fügen Sie zunächst eine Zeile unmittelbar nach der Liquiditätsgruppe  hinzu. Geben Sie danach in der Spalte Gruppe den Namen der Gruppe Aktiven ein.
• Geben Sie in der Spalte Beschreibung die Beschreibung der Gruppe Total Aktiven ein.
• Damit das Programm die Salden aktualisieren kann, müssen Sie angeben, welche Gruppen in der Gruppe Aktiven summiert werden sollen.
  Geben Sie in der Spalte Summ.in der Gruppe "Liquidität" die Gruppe "Aktiven" ein. Die Salden der Gruppe werden sofort aktualisiert.
     

Wenn Sie dieser Logik folgen, können Sie eine Struktur mit Gruppen und Untergruppen für den gesamten Kontenplan erstellen. Gleichzeitig erhalten Sie einen Kontenplan, der auf das jeweilige Land und die spezifischen Bedürfnisse zugeschnitten ist.

Verwenden Sie die gleiche Logik, um die MWST/USt-Codes in der Tabelle "MWST/USt-Codes" sowie Artikeln in der Tabelle "Artikel" der Lagerverwaltung und der Anlagenbuchhaltung zu gruppieren.  

Ausgiebiger Gebrauch des Totalisierungssystems

Das Totalisierungsssystem ist sehr flexibel:

• In einer Gruppe können Konten wie auch Gruppen totalisiert werden.
• Die Titel der Texte können der Gruppe zugeordnet werden, zu der sie gehören.
• Es kann jede mögliche Art von Nummerierung verwendet werden (Zahlen und/oder Buchstaben).
• Es können bis zu 100 Ebenen von Totalisierungen erstellt werden.
• Die Totalisierung ist unabhängig von der Reihenfolge:
  • Die Totalzeile kann vor bzw. nach den Konten- oder Gruppenzeilen definiert werden.
  • Die Totalzeile kann sich an einer völlig abgetrennten Position befinden.
    Das wird zur Erstellung von Postenbüchern (z.B. Postenbuch Kunden) benutzt.
• Dasselbe Konto kann nicht gleichzeitig in zwei oder mehreren Gruppen totalisiert werden.
• Das System wird auch für die Totalisierung von Kostenstellen und Segmenten benutzt. 

Die Totalisierung der Betragsspalten

Die Berechnungsprozedur totalisiert Spalten des Typs Betrag.

• Die im Programm standard definierten Betrag-Spalten werden totalisiert.
• Vom Benutzer hinzugefügten Betrag-Spalten werden totalisiert.

Die Berechnungssequenz

Das Programm berechnet die Totale wie folgt:

• Stellt die Werte der Betragsspalten der Gruppenzeilen auf Null.
• Totalisiert die Beträge der Kontenzeilen in den Gruppenzeilen (erste Ebene der Berechnung).
• Totalisiert die Saldi der Gruppenzeilen in den Gruppenzeilen der nächsthöheren Ebene.
  Wiederholt die Operation, bis alle Ebenen berechnet sind.

Wurde eine Gruppe in einer Gruppe einer niedrigeren Ebene totalisiert wird, entsteht ein unendlicher Zyklus. 

Prüfung und Meldung von Fehlern

Wenn Sie Gruppierungen erstellen, prüft das Programm eventuelle Fehler und meldet sie, damit Sie sie sofort korrigieren können.

Wenn Sie in der Spalte "Summ.in" eine nicht vorhandene Gruppe angeben (in der Spalte "Gruppe" wurde keine Gruppe mit diesem Namen definiert), meldet das Programm sofort eine Fehlermeldung mit dem Text "Gruppe nicht gefunden".

In diesem Fall reicht es aus...:

• in der Spalte 'Gruppe' die Gruppe zu erstellen
• den Befehl Buchhaltung nachkontrollieren (Menü 'Aktionen') auszuführen
• die Totale mittels Befehl Totalsummen nachrechnen (Menü 'Aktionen') neu zu berechnen
   

Gruppen umbenennen

Mit dem Befehl Umbenennen (Menü Daten) können bestehende Gruppennamen automatisch umbenannt werden, ohne dass die Übereinstimmungen in den Spalten 'Gruppe' und 'Summ.in' manuell geändert werden müssen.

Ausdrucke

Wenn Sie die Bilanz und die Erfolgsrechnung oder andere Berichte mit Gruppierungen ausdrucken, wird die Struktur mit den Gruppierungen auch im Ausdruck angezeigt; so wie sie in den verschiedenen Tabellen festgelegt wurden.

Nachfolgend finden Sie eine Erklärung, wie Sie:

• zu einem Kontenplan mit einer anderen Nummerierung wechseln;
• die vorhandenen Buchhaltungsdaten, einschliesslich der Buchungen, in den neuen Kontenplan übernehmen und umwandeln.

Umstellung für das neue Jahr

Wenn Sie ein neues Jahr mit einem neuen Kontenplan beginnen möchten, gibt es zwei mögliche Vorgehensweisen.

1. Zuerst das Vorjahr umstellen und danach das neue Jahr erstellen

In diesem Fall haben Sie zwei Dateien:

• Die Datei des abzuschliessenden Jahres, die Folgendes enthält:
  • die Spalte Konten mit den alten Kontonummern;
  • die Spalte Konten_1 mit den neuen Kontonummern;
• Die Datei für das neue Jahr, die auf dem neuen Kontenplan basiert.

Diese Vorgehensweise wird empfohlen, da sie es ermöglicht, die Kontenpläne der beiden Jahre aufeinander abzustimmen.
Ausserdem können Sie weiterhin Änderungen im Abschlussjahr vornehmen und die Eröffnungssaldi später automatisch in die Datei für das neue Jahr übernehmen.

2. Neues Jahr erstellen und Datei des neuen Jahres umwandeln

Die Datei des abzuschliessenden Jahres bleibt unverändert.

Für das neue Jahr erhalten Sie zunächst eine Zwischen-Datei mit dem alten Kontenplan, jedoch bereits mit den übertragenen Salden.

Die Umwandlung/Konvertierung der Datei des neuen Jahres kann sofort erfolgen oder auch erst, nachdem bereits einige Buchungen erfasst wurden.

Bei dieser Methode bleibt die Datei des Vorjahres mit den alten Kontonummern unverändert. Daher ist es später nicht mehr möglich, nachträgliche Änderungen aus dem Vorjahr in das neue Jahr zu übernehmen.

• Neue Buchhaltungsdatei erstellen
  • Erstellen Sie eine neue Datei über das Menü Datei > Neu.
  • Wählen Sie eine Vorlage mit einem vordefinierten Kontenplan.
  • Passen Sie den Kontenplan an Ihre Bedürfnisse an.
     
• Konten für die Zuordnung in der Tabelle Konten hinzufügen
  • Wählen Sie im Menü Daten > Spalten einrichten.
  • Klicken Sie auf die Schaltfläche Hinzufügen.
  • Fügen Sie eine Spalte mit der Bezeichnung Konto_1 hinzu.

Geben Sie für jedes Konto im neuen Kontenplan in der Spalte Konto_1 die entsprechende Nummer aus dem alten Kontenplan ein.

• Wenn ein Konto unverändert bleibt, kann die Spalte Konto_1 auch leer bleiben. Das bedeutet, dass die neue Kontonummer der alten entspricht.
• Wenn mehrere Konten in einem einzigen Konto zusammengefasst werden sollen, geben Sie die Nummern durch einen Strichpunkt getrennt ein (z.B. 1000;1001).
  In diesem Fall muss das erste Konto (1000) wiederholt werden, sonst wird nur das letzte (1001) berücksichtigt.
• Wenn ein Konto hingegen auf mehrere neue Konten aufgeteilt werden muss, muss die Aufteilung manuell vorgenommen werden. Befolgen Sie dazu die Anleitung weiter unten. 

Import starten

• Aktivieren Sie den Befehl über das Menü Aktionen > In Buchhaltung importieren > Pulldownmenü 'Importieren': Datei.
• Wählen Sie mit der Schaltfläche Blättern die Buchhaltungsdatei mit dem alten Kontenplan aus.

• Klicken Sie auf OK, um zum nächsten Fenster zu gelangen.
• Legen Sie die Importoptionen fest:
  • Aktivieren Sie die Option Kontonummern umwandeln (konvertieren).
  • Geben Sie an, dass die Zuordnungen in der Zieldatei vorhanden sind.
• Starten Sie den Import.

Import wiederholen

Wenn Fehler gemeldet werden und der Vorgang wiederholt werden muss, ist es unbedingt erforderlich, den vorherigen Import rückgängig zu machen (Menü Bearbeiten > Rückgängig: Bearbeiten), sodass die Zieldatei wieder leer ist.

Wichtig: Andernfalls würden die Eröffnungssaldi und Buchungen doppelt erfasst.

 Ein Konto auf mehrere Konten aufteilen

Beim Wechsel zu einem detaillierteren Kontenplan kann es notwendig sein, ein Konto auf mehrere Konten aufzuteilen.

Gehen Sie nach dem Import manuell wie folgt vor:

• Teilen Sie im Kontenplan die Eröffnungs-, Budget- und Vorjahressaldi auf mehrere Konten auf.
• Überprüfen Sie jede Buchung des aufzuteilenden Kontos und weisen Sie das passendere Konto zu.
• Erstellen Sie bei Bedarf zusätzliche Buchungen, um einen Betrag auf mehrere Konten zu verteilen.
• Gehen Sie auf die gleiche Weise auch für die Buchungen in der Budget-Tabelle vor.

Ergebnis und mögliche Fehler

Wenn das Programm Fehler meldet (fehlende Konten oder andere Probleme), kann es notwendig sein:

• den Import rückgängig zu machen;
• die Zuordnungen zu ergänzen oder zu korrigieren;
• den Importvorgang zu wiederholen.

Da das Programm mit unterschiedlichen Kontenplänen arbeitet, ist es nicht möglich, automatisch eine umfassende Prüfung der Korrektheit der Gruppierungen durchzuführen.

Es wird daher empfohlen, das Ergebnis manuell zu überprüfen und sicherzustellen, dass die Totalsummen der Bilanz und der Erfolgsrechnung korrekt sind.

In Banana Buchhaltung Plus erfolgt die Neugliederung der Bilanz und der Erfolgsrechnung über den Externen Buchhaltungsbericht, eine separate Datei, die für eine individuelle Darstellung der Daten konzipiert ist. Dadurch können die Konten anders gruppiert werden als in der Standardstruktur des Kontenplans.

Das im Externen Buchhaltungsbericht definierte Gruppierungsschema ist mit der Buchhaltungsdatei verbunden, um die Konten gemäss der gewünschten Klassifikation zu übernehmen, zu summieren und darzustellen. Diese Funktion ist ausschliesslich im Advanced-Plan von Banana Buchhaltung Plus verfügbar.

Datei für den Externen Buchhaltungsbericht erstellen

Um eine Datei für den Externen Buchhaltungsbericht zu erstellen:

• Wählen Sie im Menü Datei > Neu > Typ 'Buchhalterischer Bericht'
• Sie können ein bestehendes Schema auswählen oder mit einem neuen beginnen.
• Speichern Sie die Datei nach der Erstellung unter einem Namen.

Nachfolgend wurde als Beispiel ein vordefinierter Buchhaltungsbericht für die Bilanz gemäss Art. 959 des Schweizerischen Obligationenrechts ausgewählt.

Sie können jedoch auch einen eigenen Bericht erstellen, ausgehend von einer leeren Datei.

• Beim Erstellen eines eigenen Externen Buchhaltungsberichts können Gruppen und Totale frei definiert werden.
• Es ist auch möglich, den in diesem Beispiel verwendeten Buchhaltungsbericht anzupassen, indem Sie ihn aus unserem Programm herunterladen (wie in den vorhergehenden Abschnitten beschrieben) und die Konten oder Gruppen für eine eigene Umgliederung anpassen.

Die Spalten des externen Buchhaltungsberichts

Die Tabelle des Externen Buchhaltungsberichts enthält die gleichen Spalten wie die Tabelle Konten, in der die Konten oder Gruppen für die Totalsummen gemäss einem eigenen Schema definiert werden.

Im Beispiel wurden Gruppen und Totalsummen für die Umgliederung der Bilanz gemäss Art. 959 des Schweizerischen Obligationenrechts erstellt.

Sektion
Diese Spalte wird verwendet, um den Wert anzugeben, der für die Darstellung verwendet werden soll.
Die verschiedenen Möglichkeiten finden Sie in der Dokumentation zu den Sektionen.

Gruppe
Gibt die Gruppe an, in der die aus der Buchhaltung übernommenen Konten sowie die Totalisierungsgruppe summiert werden.

Konto (nur in der Ansicht 'Komplett' sichtbar)
Das Konto aus der Buchhaltungsdatei, das im Buchhaltungsbericht übernommen wird.

• Wenn Konten eingegeben werden, werden bei der Ausführung des Berichts nur die angegebenen Konten übernommen.
• Wenn kein Konto eingegeben wird, werden die Konten der Buchhaltung über die Gruppe übernommen.

Beschreibung
Beschreibung der Gruppierung oder des Kontos.

Summ. in
In der Spalte Summ. in wird die Gruppe (Totalzeile) angegeben, in der die Zeile summiert werden soll.

Tot
Wenn 'Ja' festgelegt ist, wird nur die Totalzeile angezeigt und nicht die Zeilen der Konten, aus denen sie besteht.
Siehe 'Nur Totalsummen der Gruppen anzeigen' für den Buchhalterischen Bericht.

Halten/Beibehalten
Normalerweise enthält der Bericht Totalzeilen mit Konten, die einen Saldo aufweisen.
Wenn in dieser Spalte Ja festgelegt ist, wird die Zeile immer angezeigt, auch wenn kein Wert vorhanden ist. Dies kann auf Gruppen (Totale) oder auf Konten angewendet werden.

Mit Bew. (Bewegungen)
Gilt für Gruppen mit einem Nullsaldo.
Die Zeile wird im Bericht angezeigt, wenn während der Periode Bewegungen erfolgt sind.

Methoden zur Umgliederung der Bilanz und der Erfolgsrechnung

Um die Bilanz und die Erfolgsrechnung umzugliedern, ist es erforderlich, über eine Datei für den Externen Buchhaltungsbericht zu verfügen.

Es gibt zwei Möglichkeiten, die Datei des Externen Buchhaltungsberichts zu konfigurieren, um die Bilanz und die Erfolgsrechnung umzugliedern:

1. Umgliederung über die Spalte Gruppe

Mit dieser Methode können Bilanz und Erfolgsrechnung über die Spalte Gruppe in der Datei des Externen Buchhaltungsberichts umgegliedert werden.

Im Externen Buchhaltungsbericht erstellen Sie Ihr eigenes System von Gruppen und Untergruppen.

In der Spalte Sektion wird eine Nummer eingefügt, um im Ausdruck den Titel der verschiedenen Sektionen festzulegen.

• In der Spalte Gruppe werden die Gruppen definiert, welche eine Reihe von Konten aus der Buchhaltungsdatei totalisieren.
  Im Beispiel totalisiert die Gruppe 1.1.A des Buchhaltungsberichts die Liquiditätskonten (Kasse, Bank, Post usw.).
• In der Spalte Gr geben Sie die Gruppe ein, welche die vorhergehenden Gruppen totalisiert.
  Im Beispiel totalisiert in der Spalte Gr der Wert 1.1, identisch mit der Gruppe 1.1, das Umlaufvermögen.

Wichtig: In der Buchhaltungsdatei muss für die Verknüpfung mit dem Buchhaltungsbericht die Spalte GR1 konfiguriert werden.

• In der Tabelle Konten, Spalte GR1 oder GR2, geben Sie die im Buchhaltungsbericht definierte Gruppe ein, in der das Konto totalisiert werden soll.
  Im Beispiel haben in der Spalte GR1 alle Liquiditätskonten die Gruppe 1.1.A, welche im Buchhaltungsbericht die Liquiditätskonten totalisiert.
  Wenn die Spalte GR1 nicht sichtbar ist, verwenden Sie den Befehl Spalten einrichten im Menü Daten, um sie zu aktivieren.
• Konten ohne entsprechende Zuordnung werden im Bericht nicht berücksichtigt.

2. Umgliederung nach Konten

Diese Methode ist nützlich, wenn Sie nur bestimmte Konten aus der Buchhaltung in die Datei des Buchhaltungsberichts übernehmen möchten.

• In der Spalte Sektion wird eine Nummer eingefügt, um im Ausdruck den Titel der verschiedenen Sektionen festzulegen.
• In der Spalte Gruppe werden die Gruppen definiert, welche jedes aus der Buchhaltung übernommene Konto totalisieren.
  Im Beispiel totalisiert die Gruppe E1.1 des Buchhaltungsberichts die Konten 3000, 4000 und 4500.
• In der Spalte Konto geben Sie die gleichen Kontonummern ein wie in der Buchhaltung, die Sie in den Buchhaltungsbericht übernehmen möchten.
  Es werden nur die angegebenen Konten in den Bericht aufgenommen.
• In der Spalte Beschreibung geben Sie die Bezeichnung der Konten ein.
  In der Spalte Summ. in geben Sie die Totalisierungsgruppe ein (z.B. E.1, E1.2 ...).

Buchhaltungsbericht drucken

Der externe Buchhaltungsbericht, der die Bilanz und die Erfolgsrechnung umgliedert, wird aus der Buchhaltungsdatei angezeigt und gedruckt.

Den Bericht mit den folgenden Befehlen erstellen:

• Menü Berichte > Formatierte Bilanz nach Gruppen
• In der Sektion Kontenplan > Option Externer buchhalterischer Bericht aktivieren (siehe obige Abbildung).
• Im folgenden Dialogfenster wählen Sie in der Spalte Gruppierung die Spalte aus, nach der Sie die Gruppierung vornehmen möchten (z.B. GR1, BKlasse, MWST usw.).

Sie erhalten einen Ausdruck ähnlich der formatierten Bilanz nach Gruppen, jedoch mit Ihrer eigenen Umgliederung.

Oder:

• Menü Berichte > Buchhalterischer Bericht
• In der Sektion Basis > Option 'Externer buchhalterischer Bericht' auswählen. 

Sie erhalten die Anzeige einer Tabelle, ähnlich der Tabelle Konten, jedoch mit Ihrer eigenen Umgliederung.