Berechnungslogik des Budgets

Die Grundlage für alle Buchhaltungs- und Budgetberechnungen bildet das Berechnungsjournal. Für die Erstellung von Bilanz, Erfolgsrechnung, Kontoauszügen und MWST/USt-Auswertungen erzeugt das Programm eine interne Datenstruktur, das sogenannte Berechnungsjournal.

Auf die Buchungen kann über die Buchhaltungs-API mit der Funktion Journal (nur auf Englisch) zugegriffen werden.

Erstellung des Berechnungsjournals

Für die Verarbeitung der Buchhaltungs- und Planungsdaten erstellt Banana Buchhaltung automatisch ein internes Berechnungsjournal, das auf den vom Benutzer erfassten Daten basiert.

Im Berechnungsjournal wird für jede finanzielle Buchung – einschliesslich der Anfangssalden – eine Zeile erzeugt. Jede Zeile enthält die wichtigsten Informationen, die für die Berechnungen benötigt werden, darunter:

• Herkunft der Buchung, um zwischen effektiven Buchungen und Planbuchungen zu unterscheiden
• Art der Buchung, z.B. Eröffnungssaldo, Buchung, Übertrag oder Rechnungsausgleich
• Buchungsdatum
• Beschreibung
• Konto
• Kontotyp, z.B. normales Konto, Kostenstelle oder Profitstelle
• Betrag in der Basiswährung
• Betrag in der Kontowährung
• zusätzliche Spalten der Tabelle Buchungen.

Positive Beträge entsprechen Sollbuchungen, negative Beträge Habenbuchungen.

Das Berechnungsjournal wird bei jeder Neuberechnung automatisch neu erstellt. Dabei führt das Programm folgende Schritte aus:

• Das bisherige Berechnungsjournal wird gelöscht.
• Die Zeilen der effektiven Buchungen werden erzeugt.
• Die Zeilen der Planbuchungen werden erzeugt.
• Alle Berechnungen für Berichte und Auswertungen werden ausgeführt.

Für die Finanzplanung verwendet Banana Buchhaltung dieselbe Berechnungslogik wie für die doppelte Buchhaltung. Dadurch entstehen konsistente Ergebnisse und Berichte für alle unterstützten Buchhaltungsarten, darunter:

• doppelte Buchhaltung
• Einnahmen-Ausgaben-Rechnung
• Buchhaltung mit Fremdwährungen.

Erzeugung der effektiven Werte

Zur Berechnung der effektiven Werte fügt Banana Buchhaltung dem Berechnungsjournal automatisch die Zeilen der effektiven Buchungen hinzu.

Die effektiven Werte werden auf Grundlage folgender Daten erzeugt:

• der Anfangssalden in der Tabelle Konten
• der Buchungen in der Tabelle Buchungen

Anfangssalden

Für jedes Konto mit einem Anfangssaldo erstellt das Programm automatisch eine Journalzeile mit:

• dem Eröffnungsdatum der Buchhaltung
• dem Konto
• dem Betrag des Anfangssaldos

Diese Zeilen bilden die Ausgangssituation der Buchhaltung und dienen als Grundlage für alle weiteren Berechnungen.

Buchungen

Anschliessend fügt das Programm die Journalzeilen hinzu, die aus den effektiven Buchungen erzeugt werden.

Eine Buchung kann mehrere Journalzeilen erzeugen, beispielsweise für:

• Soll-Konto
• Haben-Konto
• MWST/USt-Konto
• Kostenstellen
• Profitstellen
• Segmente

Für jedes betroffene Konto wird eine Journalzeile mit dem entsprechenden Betrag erzeugt:

• positiver Betrag für Sollbuchungen
• negativer Betrag für Habenbuchungen

Dieses Verfahren ermöglicht dem Programm eine einheitliche Berechnung von:

• Salden
• Buchungen
• Bilanzen
• Berichten
• Budget-Ist-Vergleichen

Erzeugung der Budgetwerte

Zur Berechnung der Budgetwerte erzeugt Banana Buchhaltung automatisch Budget-Journalzeilen im Berechnungsjournal.

Die Budgetwerte werden auf Grundlage folgender Daten erzeugt:

• der Anfangssalden in der Tabelle Konten
• der Planbuchungen in der Tabelle Budget
• oder der Werte in der Spalte Budget der Tabellen Konten und Kategorien, wenn die Tabelle Budget nicht vorhanden ist.

Anfangssalden

Wie bei den effektiven Werten verwendet das Programm auch für das Budget die Anfangssalden der Tabelle Konten.

Für jedes Konto mit einem Anfangssaldo wird automatisch eine Budget-Journalzeile erzeugt, die die Ausgangssituation der Finanzplanung darstellt.

Planbuchungen

Wird die Tabelle Budget verwendet, erzeugt das Programm automatisch die entsprechenden Budget-Journalzeilen aus den erfassten Planbuchungen.

Die Funktionsweise entspricht derjenigen der Buchhaltung: Für jede Planbuchung werden die entsprechenden Budget-Journalzeilen erstellt.

Verarbeitet werden können:

• Planbuchungen mit festgelegten Beträgen
• Planbuchungen mit Formeln
• Planbuchungen auf Grundlage von Mengen und Preisen
• wiederkehrende/wiederholende Planbuchungen

Wie bei den Buchungen wird auch bei Planbuchungen, die mehrere Konten umfassen, für jedes betroffene Konto automatisch eine eigene Budget-Journalzeile erzeugt.

Wiederkehrende/wiederholende Planbuchungen

Für wiederkehrende Geschäftsvorfälle können in der Tabelle Budget wiederkehrende Planbuchungen erfasst werden.

Anhand des Wiederholungscodes erstellt Banana Buchhaltung automatisch die entsprechenden Budget-Journalzeilen für den gesamten festgelegten Planungszeitraum.

Die wiederkehrenden Buchungen werden anhand folgender Angaben erzeugt:

• Anfangsdatum
• Enddatum
• Wiederholungscode

Wird beispielsweise im Januar eine Mietbuchung mit monatlicher Wiederholung erfasst, erstellt das Programm automatisch die entsprechenden Budget-Journalzeilen für die elf folgenden Monate.

Ist eine Buchung auf den 31. eines Monats festgelegt, verwendet das Programm in Monaten mit weniger als 31 Tagen automatisch den letzten Tag des jeweiligen Monats.

Ebenso werden bei Buchungen, die als Monatsende definiert sind, die folgenden Termine automatisch auf den letzten Tag jedes Monats gesetzt.

Wiederkehrende Planbuchungen können zudem enthalten:

• Formeln
• Mengen
• Einheitspreise
• Kostenstellen
• Segmente
• MWST/USt-Codes

Dadurch lassen sich detaillierte Finanzplanungen erstellen, die automatisch aktualisiert werden können.

Jahresbudget ohne Tabelle Budget

Wird die Tabelle Budget nicht verwendet, erzeugt Banana Buchhaltung automatisch die entsprechenden Budget-Journalzeilen auf Grundlage der Werte in der Spalte Budget der Tabellen Konten und Kategorien.

Dabei:

• berechnet das Programm automatisch die Anzahl der Monate des Buchhaltungszeitraums
• erzeugt es für jeden Monat eine Budget-Journalzeile
• verteilt es den Jahresbetrag gleichmässig auf die einzelnen Monate.

Allfällige Rundungsdifferenzen werden automatisch dem letzten Monat zugewiesen.

Nach der Erzeugung werden alle Budget-Journalzeilen in aufsteigender Reihenfolge sortiert, damit Berichte und Budgetauswertungen korrekt erstellt werden können.

Berechnung der Spalte Betrag

Nachdem das Berechnungsjournal erstellt wurde, berechnet Banana Buchhaltung automatisch den Inhalt der Spalte Betrag für alle Budget-Journalzeilen, die Folgendes verwenden:

• Berechnungsformeln
• Mengen
• Einheitspreise

Dadurch entstehen dynamische Budgetwerte, die automatisch anhand der Planungsdaten aktualisiert werden.

Auswertung der Berechnungsformeln mit JavaScript

Für die Verarbeitung der Berechnungsformeln in der Finanzplanung verwendet Banana Buchhaltung einen integrierten JavaScript-Interpreter.

Jedes Mal, wenn das Berechnungsjournal erstellt wird, erzeugt das Programm automatisch eine neue Instanz des JavaScript-Interpreters für die Budgetberechnungen.

Initialisierung des JavaScript-Interpreters

Bevor die Berechnungsformeln ausgeführt werden, wird der JavaScript-Interpreter initialisiert. Dabei werden geladen:

• die vordefinierten Skripte von Banana Buchhaltung
• der Inhalt der Datei _budget.js, sofern sie in der Tabelle Dokumente vorhanden ist

Dadurch können Sie:

• benutzerdefinierte Variablen initialisieren
• eigene Berechnungsfunktionen erstellen
• individuelle Automatisierungen für die Finanzplanung definieren.

Reihenfolge der Auswertung von Berechnungsformeln

Die Berechnungsformeln in den Budget-Journalzeilen werden schrittweise in chronologischer Reihenfolge ausgewertet.

Haben mehrere Planbuchungen dasselbe Datum, verwendet das Programm die Reihenfolge, in der die Buchungen erfasst wurden.

Während der Berechnung:

• bleibt der Status des JavaScript-Interpreters erhalten
• können die Berechnungsformeln Werte und Variablen verwenden, die in den vorhergehenden Journalzeilen berechnet wurden
• werden die Berechnungsformeln wiederkehrender Planbuchungen in chronologischer Reihenfolge ausgewertet.

Das bedeutet, dass das Ergebnis einer Berechnungsformel davon abhängen kann, zu welchem Zeitpunkt sie innerhalb der zeitlichen Abfolge der Finanzplanung ausgeführt wird.

Priorität bei der Berechnung des Betrags

Für jede Planbuchung berechnet das Programm den Betrag in folgender Reihenfolge:

• Berechnungsformel
• Menge × Einheitspreis
• manuell eingegebener Betrag in der Spalte Betrag

Ist eine Berechnungsformel vorhanden, verwendet das Programm deren Ergebnis.
Ist keine Berechnungsformel vorhanden, aber Menge und Einheitspreis sind definiert, berechnet das Programm den Betrag automatisch durch Multiplikation der beiden Werte.
In allen anderen Fällen bleibt der manuell eingegebene Betrag unverändert.

Buchhaltung mit Fremdwährungen und MWST/USt

In Buchhaltungen mit Fremdwährungen:

• wird zunächst der Betrag in der Kontowährung berechnet
• anschliessend wird der Gegenwert in der Basiswährung berechnet.

Ist keine spezielle Berechnungsformel für die Basiswährung vorhanden, verwendet Banana Buchhaltung automatisch den historischen Wechselkurs zur Berechnung des Gegenwerts.

Bei Buchungen mit MWST/USt berechnet das Programm die MWST/USt automatisch anhand des endgültigen Buchungsbetrags neu.

Fortschreitende Berechnungen

Die Berechnungsformeln werden schrittweise entsprechend der zeitlichen Abfolge der Planbuchungen ausgewertet.

Das bedeutet, dass jede Planbuchung Folgendes verwenden kann:

• Salden
• Werte
• Ergebnisse

die bis zu diesem Zeitpunkt berechnet wurden.

Wird beispielsweise in einer Planbuchung vom Februar eine Berechnungsformel verwendet, die den Saldo eines Kontos abfragt, berücksichtigt das Programm nur die bis Februar berechneten Buchungen und nicht die Buchungen der folgenden Monate.

Dieser Ansatz ermöglicht realistische und konsistente Finanzsimulationen entsprechend der zeitlichen Entwicklung der Finanzplanung.

Berechnung der Spalte Total in der Tabelle Budget

Die Spalte Total der Tabelle Budget wird automatisch vom Programm berechnet. Sie zeigt den Gesamtbetrag einer Planbuchung innerhalb des in den Dateieigenschaften festgelegten Buchhaltungszeitraums an.

• Handelt es sich um eine einmalige Planbuchung, entspricht der Wert in der Spalte Total dem Betrag der Buchung.
• Handelt es sich um eine wiederkehrende Planbuchung, entspricht der Wert in der Spalte Total der Summe aller Wiederholungen, die innerhalb des Buchhaltungszeitraums liegen.
• Die Spalte Total bleibt leer, wenn das Datum der Planbuchung vor oder nach dem festgelegten Buchhaltungszeitraum liegt.

Berechnung der effektiven Werte und Budgetwerte

Nachdem das Berechnungsjournal erstellt wurde, verwendet das Programm dieses zur Berechnung der Bilanz sowie aller weiteren Auswertungen der Buchhaltung.

Für jeden im Bericht definierten Zeitraum berechnet das Programm automatisch:

• die effektiven Werte auf Grundlage der Buchungen
• die Budgetwerte auf Grundlage der Planbuchungen

Berechnete Werte

Sowohl für die effektiven Werte als auch für die Budgetwerte berechnet das Programm automatisch:

• Anfangssaldo des Zeitraums
• Sollbuchungen
• Habenbuchungen
• Gesamtbewegung des Zeitraums
• Endsaldo des Zeitraums

Der Endsaldo ergibt sich aus dem Anfangssaldo zuzüglich der Bewegungen des Zeitraums.

Budget-Ist-Vergleich

Banana Buchhaltung berechnet automatisch die Abweichungen zwischen den effektiven Werten und den Budgetwerten.

In den Vergleichsberichten werden angezeigt:

• die absolute Abweichung als Differenz zwischen Budget- und Ist-Werten
• die prozentuale Abweichung

Dadurch lassen sich einfach analysieren:

• die Zielerreichung
• die Abweichungen gegenüber dem Budget
• die wirtschaftliche und finanzielle Entwicklung des Unternehmens
• allfällige Unterschiede zwischen der geplanten und der effektiven Liquidität.

Abweichungswerte

Die Abweichungswerte stellen die Differenz zwischen den Budgetwerten und den effektiven Werten der Buchhaltung dar. Banana Buchhaltung berechnet diese Werte automatisch auf Grundlage:

• der effektiven Werte aus den Buchungen
• der Budgetwerte aus der Finanzplanung

In den Berichten und Auswertungen können spezielle Vergleichsspalten angezeigt werden. Diese zeigen:

• die absolute Abweichung zwischen Budget- und Ist-Werten
• die prozentuale Abweichung

Die Abweichungswerte ermöglichen:

• die Zielerreichung zu überprüfen
• Abweichungen zwischen Budget- und Ist-Werten zu erkennen
• Veränderungen bei Aufwänden, Erträgen und der Liquidität zu analysieren
• die finanzielle Entwicklung des Unternehmens im Zeitverlauf zu überwachen.

Kombinierte Finanzplanung

Banana Buchhaltung ermöglicht auch die Kombination von:

• effektiven Buchhaltungsdaten
• Budgetdaten

Bei dieser Art der Berechnung:

• werden bis zu einem bestimmten Datum die effektiven Buchhaltungswerte verwendet
• ab dem festgelegten Datum die Budgetwerte

Dadurch lassen sich aktuelle Finanzsimulationen erstellen, die Folgendes miteinander verbinden:

• bereits erfasste Ergebnisse
• zukünftige Budgetwerte
• die erwartete Entwicklung der Liquidität und der Vermögenslage

Diese Funktion steht zur Verfügung über:

• Skripte
• den Web Server
• die API von Banana Buchhaltung

Automatische und manuelle Neuberechnung

Banana Buchhaltung berechnet die Budgetwerte automatisch neu, sobald Daten geändert werden, die sich auf die Finanzplanung auswirken.

Eine automatische Neuberechnung erfolgt beispielsweise:

• nach Änderungen in der Tabelle Budget
• nach Änderungen des Anfangs- oder Enddatums der Buchhaltung
• nach Änderungen in der Tabelle Konten
• nach Änderungen der Buchungen beim Erstellen eines Berichts oder einer Auswertung.

Nach jeder Neuberechnung aktualisiert das Programm automatisch:

• die Spalte Budget in den Tabellen Konten und Kategorien
• die Spalte Total in der Tabelle Budget
• die Budgetberichte
• die Budget-Ist-Vergleiche.

Neuberechnung der JavaScript-Berechnungsformeln

Werden Elemente geändert, die in den Berechnungsformeln verwendet werden, muss die Neuberechnung manuell ausgeführt werden. Dies gilt beispielsweise bei Änderungen:

• der Tabelle MWST/USt
• der Datei _budget.js
• anderer JavaScript-Dateien, die in den Berechnungsformeln verwendet werden.

In diesen Fällen führen Sie den Befehl Buchhaltung nachkontrollieren und nachrechnen im Menü Aktionen aus.

Berechnungsgeschwindigkeit

Die Geschwindigkeit der Neuberechnung hängt von verschiedenen Faktoren ab, unter anderem von:

• der Anzahl der Konten und Gruppen in der Tabelle Konten
• der Anzahl der Zeilen in der Tabelle Budget
• der Anzahl der wiederkehrenden Planbuchungen
• der Anzahl der Berechnungsformeln
• der Dauer des Planungszeitraums

Je länger der Planungszeitraum ist, desto mehr Budget-Journalzeilen werden automatisch vom Programm erzeugt.

Manuelle Neuberechnung

Bei umfangreichen oder komplexen Finanzplanungen kann die kontinuierliche automatische Neuberechnung die Dateneingabe in der Tabelle Budget verlangsamen.

In diesem Fall können Sie die manuelle Neuberechnung über das Menü Datei > Eigenschaften (Stammdaten) > Registerkarte 'Optionen' > Totalsummen manuell nachrechnen (F9) aktiviert werden.

Ist diese Option aktiviert, werden die Budgetwerte nur noch mit dem Befehl Totale neu berechnen aktualisiert.