Arten von Dokumenten

Die Buchhaltung wird aufgrund von Dokumenten und Belegen erstellt. Sie können selber entscheiden, wie Sie sich organisieren wollen. Das hängt auch von der Grösse Ihres Unternehmens und von der Anzahl der Dokumente ab.

Hier einige Tipps, die sich als nützlich erwiesen haben.

Tipps für eine optimale Organisation Ihrer Dokumente

Es ist wichtig, die verschiedenen Arten von Dokumenten zu unterscheiden und separat aufzubewahren:

• Basis Dokumente: Mietverträge, Abonnement (Telefon), Statuten, Versicherungspolicen und alles, was mit einer Unterschrift Gültigkeit über verschiedene Jahre hat.
  Diese Dokumente müssen in einem separaten Ordner aufbewahrt werden.
  Wenn es sich um wichtige Dokumente handelt (Garantien z.B.) kann es nützlich sein, sie zu kopieren/fotokopieren und das Original in einem Schliessfach oder an einem anderen sicheren Ort aufzubewahren.
  Wichtige Dokumente sollten nicht gelocht werden, sondern in durchsichtige Sichtmappen abgelegt werden.
  Dieser Ordner ist sozusagen das Fundament Ihres Unternehmens und Ihrer Aktivität und sollte entsprechend sorgfältig aufbewahrt werden.
• Dokumente, die Angestellte betreffen: Arbeitsverträge, Versicherungen des Personals usw. sollten in einem separaten Ordner aufbewahrt werden. Wenn es viele Dokumente sind, sollten sie sich verschiedene Ordner anschaffen und die Dokumente je nach Thematik ablegen.
• MWSt/USt-Abrechnung: Legen Sie sich einen Ordner für die verschiedenen Erklärungen zu (vierteljährliche, halbjährliche, jährliche). Die anderen Dokumente, welche z.B. das Steueramt und anderes betreffen, bewahren Sie besser zusammen mit den Basis-Dokumenten auf.
• Buchhalterische Belege des Jahres: Dies sind Quittungen, Rechnungen und anderes, die mit einem Einkauf oder einem Inkasso zu tun haben. Die buchhalterischen Belege werden Jahr für Jahr in einem neuen Ordner abgelegt. Für jedes Jahr haben Sie also eine Ordner mit buchhalterischen Belegen.

Buchhalterische Belege

Eine korrekte Buchführung basiert aufgrund einer sorgfältigen Verwaltung dieser Dokumente, was Ihnen alleine schon die Sicherheit gibt, immer alles unter Kontrolle zu haben (Liquidität, Kreditoren und Debitoren usw.).

• Alle buchhalterischen Belege (Quittungen, Rechnungen, Kassenzettel) sind grundsätzlich mindestens 10 Jahre lang aufzubewahren.
  In der Regel wird jedes Jahr ein neuer Ordner erstellt.
• Die Belege nach Datum sortieren und zusammen mit den entsprechenden Dokumenten der Bank aufbewahren (Zahlungsüberweisungen, Gutschriften und so weiter).
• Die Bankkontoauszüge gehören zu den Belegen.
• Die Dokumente fortlaufend nummerieren. Diese Nummer wird in die Spalte Beleg der Tabelle Buchungen eingegeben und hilft Ihnen, bei Bedarf das buchhalterische Dokument schnell zu finden.
• Drucken Sie am Ende des Jahres eine Kopie der Journals aus und bewahren Sie es zusammen mit den buchhalterischen Belegen auf.

Es sind zwei Abrechnungsarten vorgesehen

Es kann nach zwei verschiedenen Richtlinien gebucht werden:

• Nach vereinnahmten Entgelten - Die Rechnungen werden erst gebucht, wenn sie dem Lieferanten bezahlt, oder vom Kunden beglichen worden sind.
• Nach vereinbarten Entgelten - Die Rechnungen werden gebucht, sobald sie eingegangen sind (Rechnungen von Lieferanten) oder ausgestellt worden sind (Rechnungen an Kunden).

In der Schweiz können kleine Unternehmen, die nicht der Mehrwertsteuerpflicht unterliegen, nach beiden Methoden abrechnen; MWST-pflichtige Unternehmen, müssen hingegen eine Abrechnungsmethode auswählen, die von der Eidg. Steuerverwaltung (ESTV) in Bern genehmigt werden muss. 
In manchen Fällen kann es sogar vorkommen, dass die ESTV die anzuwendende Abrechnungsmethode vorschreibt. 
Sobald eine bestimmte Richtlinie genehmigt wurde, muss diese eingehalten werden. Ein Wechsel ist nur möglich, wenn ein Antrag bei der zuständigen Behörde gestellt wird.

Buchführung nach vereinnahmten Entgelten

Die Kosten und die Erträge werden erst erhoben, wenn die Rechnungen bezahlt oder eingezogen werden.

1. Ausgestellte Rechnungen getrennt von erhaltenen Rechnungen aufbewahren.
2. Überprüfen Sie regelmässig, ob die Rechnungen bezahlt worden sind. 
   Sobald die Zahlungsfrist verstrichen ist, sollten Sie umgehend eine Zahlungserinnerung/Mahnung verschicken. Lassen Sie nicht zu viel Zeit verstreichen, kümmern Sie sich sofort um die Einforderung unbezahlter Rechnungen. Diese Tätigkeit ist zeitaufwändig, aber unerlässlich.
3. Sobald die Rechnungen bezahlt sind, legen Sie sie zusammen mit den anderen Belegen ab.

Buchführung nach vereinbarten Entgelten

Die Kosten und die Erträge werden erst erhoben, wenn Rechnungen an Kunden ausgestellt werden oder Rechnungen von Lieferanten eingehen.

Sehen Sie auch: Führung des Postenbuches Kunden und Lieferanten

1. Ausgestellte Rechnungen getrennt von erhaltenen Rechnungen aufbewahren.
2. Überprüfen Sie regelmässig, ob die Rechnungen bezahlt worden sind. 
   Sobald die Zahlungsfrist verstrichen ist, sollten Sie umgehend eine Zahlungserinnerung/Mahnung verschicken. Lassen Sie nicht zu viel Zeit verstreichen, kümmern Sie sich sofort um die Einforderung unbezahlter Rechnungen. Diese Tätigkeit ist zeitaufwändig, aber unerlässlich.
3. Wenn Sie eine ausgestellte Rechnung gebucht haben, vermerken Sie auf der Rechnung, dass sie gebucht wurde. Beim Buchen in Banana Buchhaltung Plus benutzen Sie die Spalte Rechnung der Tabelle Buchungen zum Eingeben der Rechnungsnummer.
4. Sobald die Rechnungen bezahlt sind, werden sie gebucht und am richtigen Ort abgelegt.
   Nach der Buchung vermerkten sie sofort auf dem Dokument (z.B. mit einem Visum), dass es gebucht worden ist.

Buchungen / Häufigkeit

• Es empfiehlt sich, regelmässig zu buchen (täglich, wöchentlich, monatlich).
• Wir raten Ihnen ausdrücklich, Ihre Buchhaltung nicht zu vernachlässigen und die Daten immer auf dem aktuellen Stand zu halten und abzuwägen, wie sich Ihre Geschäftstätigkeit entwickelt.
• Indem Sie die verschiedenen Aufwände durchschauen, werden Sie sich über die getätigten Investitionen bewusst.
• Sie machen die Buchhaltung nicht nur für den Fiskus.