In diesem Artikel
Empfehlungen für Benutzer zur Verwaltung ihrer sensiblen Daten mit Banana Buchhaltung.
Alle Organisationen unterliegen nationalen Gesetzen zum Schutz der Privatsphäre, die Grundsätze für die Verarbeitung personenbezogener Daten vorschreiben.
Diese Vorschriften (im Folgenden GDPR genannt), wie zum Beispiel das Schweizer Bundesgesetz zum Datenschutz und die europäische GDPR, gelten für Organisationen. Die Softwares müssen entsprechende Funktionen anbieten, um den Organisationen die Einhaltung zu ermöglichen, kann jedoch nicht als GDPR-konform oder nicht zertifiziert werden, da die Konformität durch die Art und Weise bestimmt wird, wie die Tools verwendet werden und wie die Organisation sie verwaltet.
Natürlich bietet Banana Buchhaltung Funktionen an, die es einer Organisation ermöglichen, sich gemäss den geltenden Vorschriften zu organisieren.
Welche Informationen gesammelt und gespeichert werden sollen
Banana Buchhaltung lässt dem Benutzer die volle Freiheit, zu entscheiden, welche Daten gesammelt und gespeichert werden sollen. Es liegt in der Verantwortung des Benutzers zu bestimmen, ob es sich um personenbezogene oder besonders sensible Daten handelt. Die in der Buchhaltung gespeicherten Informationen sind in der Regel als personenbezogene Daten anzusehen und unterliegen daher den Datenschutzbestimmungen.
In vielen Fällen ist die Buchführung gesetzlich vorgeschrieben, daher sollte davon ausgegangen werden, dass es gerechtfertigt ist, die für die Buchführung relevanten Informationen zu sammeln und sie den Revisoren und Steuerbehörden zur Verfügung zu stellen.
Banana Buchhaltung verfügt nicht über direkte Funktionen zum automatischen Sammeln personenbezogener Daten.
Banana Buchhaltung ermöglicht wie Excel und andere Softwares die Verwaltung von Datensammlungen jeder Art und die Eingabe beliebiger Informationen. Es liegt in der Verantwortung des Benutzers sicherzustellen, dass die Erfassung, Verarbeitung und Aufbewahrung dieser Daten angemessen und den Vorschriften entsprechend erfolgt.
Wenn in großem Umfang personenbezogene Daten und/oder Daten sensibler Natur in einem bestimmten Bereich erfasst und verarbeitet werden oder wenn es Zweifel jeglicher Art gibt, wird empfohlen, sorgfältig zu prüfen, ob Banana Buchhaltung den spezifischen Anforderungen und Vorschriften entspricht.
Wie und wo Daten aufbewahrt werden sollen
In Banana Buchhaltung werden alle Buchhaltungsdaten in einer einzigen Datei gespeichert. In der Regel wird für jedes Geschäftsjahr eine Datei geführt.
Banana Buchhaltung stellt kein Cloud-System zur Verfügung, ermöglicht es jedoch dem Benutzer, zu entscheiden, wo die Datei gespeichert wird. Sie kann auf dem lokalen Computer, auf Wechseldatenträgern, auf Netzwerkservern oder in einem Cloud-System gespeichert werden, auf das der Benutzer Zugriff hat, wie z. B. OneDrive, DropBox, iCloud, GoogleDrive usw.
Der Zugriff und die Möglichkeit, Banana-Dateien zu kopieren und zu übertragen, hängen davon ab, wie der Zugriff auf die Datei innerhalb des Betriebssystems oder des Cloud-Systems definiert wurde.
Es liegt in der Verantwortung des Datenverantwortlichen sicherzustellen, dass die Daten angemessen geschützt und der Zugriff auf die Datei nur für autorisiertes Personal möglich ist.
Banana Buchhaltung enthält kein System, das den Zugriff auf die Daten einschränkt. Jeder, der im Besitz der Datei ist, kann problemlos auf deren Inhalte zugreifen. Es obliegt der Organisation selbst, angemessene technische Maßnahmen festzulegen, um einen möglichen Zugriff zu verhindern.
Banana Buchhaltung ermöglicht jedoch eine Zugriffsbeschränkung durch ein Passwort. Die Daten sind jedoch nicht verschlüsselt, um den Zugriff bestimmter Personen auf die Inhalte zu verhindern. Wenn die Art der Daten einen besonderen Schutz erfordert, ist es erforderlich, eine Software zu verwenden, mit der die Datei mit dem erforderlichen Sicherheitsniveau verschlüsselt werden kann.
Beim Speichern der Daten erstellt Banana Buchhaltung eine Kopie des vorherigen Archivs und erstellt ein temporäres Archiv für geänderte, aber noch nicht gespeicherte Daten. Diese Daten enthalten Kopien der Buchhaltungsdaten und unterliegen den geltenden Vorschriften. Wenn Daten von einem Computer entfernt werden, muss sichergestellt werden, dass auch die zugehörigen Archive gelöscht werden. Wenn Daten in anderen Formaten exportiert werden (z. B. PDF), gilt dasselbe Prinzip.
Um Kopien der Buchhaltungsdaten zu erstellen und aufzubewahren, müssen Kopien der Buchhaltungsdateien erstellt werden.
Bei der Verwendung von Backup-Systemen ist zu beachten, dass eventuelle Kopien der Buchhaltungsdateien auch in den Backups vorhanden sein können.
Wie lange sollen die Daten aufbewahrt werden?
Die Aufbewahrungsfrist für Buchhaltungsdaten hängt von den geltenden spezifischen Vorschriften ab. In der Regel sollten alle Elemente für den vorgeschriebenen Zeitraum zugänglich sein.
Um den Zugriff auf alte Daten zu beschränken, können diese auf externen Datenträgern gespeichert werden, die von den Computern getrennt sind.
Um nicht mehr benötigte Daten zu löschen, kann das Buchhaltungsarchiv gelöscht werden.
Beim Öffnen einer Datei in Banana Buchhaltung können Informationen gelöscht werden. In diesem Zusammenhang ist es hilfreich zu beachten, dass:
- Buchhaltungsdaten in der Regel nicht rückwirkend geändert werden sollten. Das Löschen oder Korrigieren von Daten aus vergangenen Jahren, selbst wenn sie fehlerhaft sind, kann rechtlich unzulässig sein.
- Es kann nützlich sein, zu Beginn eines neuen Jahres Konten mit personenbezogenen Daten aus dem Kontenplan zu löschen, die nicht mehr verwendet werden.
- Falsche Informationen sollten zum richtigen Zeitpunkt korrigiert werden.
- Banana Buchhaltung merkt sich die gelöschten Daten und die vorgenommenen Änderungen nicht.
Bei Bedarf wird empfohlen, Kopien der Dateien aufzubewahren oder Änderungen zu protokollieren.
Rechte in Bezug auf die Erfassung und Verarbeitung von Informationen:
Die Organisation, die Daten erfasst und verarbeitet, muss die folgenden Rechte gewährleisten:
- Recht auf Zugang
Personen haben das Recht, auf ihre personenbezogenen Daten zuzugreifen und Informationen darüber zu erhalten, wie diese personenbezogenen Daten verarbeitet werden. Um Informationen zu finden, muss die spezifische Buchhaltungsdatei in Banana Buchhaltung geöffnet und die Suchfunktion verwendet werden. - Recht auf Berichtigung
Wenn personenbezogene Daten ungenau sind, müssen sie korrigiert werden.
Banana Buchhaltung ermöglicht die Änderung von Daten, es muss jedoch sichergestellt werden, dass Änderungen nicht im Widerspruch zur Verpflichtung stehen, Buchhaltungsdaten nicht zu ändern. - Recht auf Löschung
Die betroffene Person hat das Recht, die Löschung ihrer personenbezogenen Daten zu beantragen. - Banana Buchhaltung ermöglicht das Löschen von Informationen, es muss jedoch sichergestellt werden, dass das Löschen nicht im Widerspruch zur Verpflichtung steht, Buchhaltungsdaten nicht zu ändern.
- Recht auf Datenübertragbarkeit
Eine Person sollte in der Lage sein, personenbezogene Daten von einem elektronischen Verarbeitungssystem zu einem anderen zu übertragen, ohne daran gehindert zu werden.
Banana Buchhaltung bietet verschiedene Möglichkeiten zum Exportieren von Daten.
Für weitere Informationen zur Einhaltung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) empfiehlt es sich, die örtliche Datenschutzbehörde zu kontaktieren und eine der vielen im Internet verfügbaren Ressourcen zu konsultieren.
Wir stehen Ihnen jederzeit gerne für weitere Informationen oder Klarstellungen zur Verfügung.