Gestione appartamento o immobile in affitto

La contabilità immobiliare è una parte fondamentale della gestione di beni immobili che richiede precisione nella registrazione delle transazioni finanziarie. 

Modelli di contabilità

Per ottenere questo esistono due modelli di piani contabili che possono essere utilizzati per tenere la contabilità immobiliare e la scelta del modello più appropriato dipende dalle competenze contabili di chi lo amministra.

• Modello per la contabilità affitti entrate/uscite
• Modello per la contabilità affitti in partita doppia

Specificità dei piano conti Affitti

Il piano dei conti per la gestione di un immobile in affitto è simile ad altre contabilità con però delle specificità rese necessarie per controllare che gli inquilini saldano il dovuto, tenere conto delle spese che vanno a carico degli inquilini e effettuare i relativi conguagli.
La contabilità serve anche al proprietario per documentare che gli importi fatturati agli inquilini siano corretti. 

• Bilancio
  • Conti inquilini (attivo)
    Gli inquilino sono come dei clienti sui quali viene addebitato l'affitto e accreditato i pagamenti.
  • Conti spese a carico degli inquilini (attivo).
     
  • Conto Conteggio annuale 
    Usato per registrare il conguaglio dei singoli inquilini e azzerare i conti spese a carico degli inquilini.
  • Conto Acconti spese richiesti agli inquilini (passivo)
    Dovrebbe azzerarsi quando si registra il conguaglio.
• Conto Economico
  • Conti Ricavi affitti.
  • Conti spese a carico proprietario.

Conti per gli inquilini

Per semplicità, qui di seguito assumiamo che gli affitti vengano pagati mensilmente, ovviamente il programma permette però di registrare affitti concordati con altre frequenze. 

Per ogni inquilino viene creato un conto sul quale:

• Viene addebitato (conto inquilino Dare) l'importo mensile dell'affitto.
  La contropartita è il conto Ricavi affitti.
• Viene addebitato (conto inquilino Dare) l'importo dell'acconto spese mensile.
  La contropartita è il conto Acconti spese richiesti agli inquilini, che è nei passivi.
• Viene accreditato (conto inquilino Avere) gli importi versati dall'inquilino a titolo di affitto o acconto spese.
  La contropartita (in Dare) è il conto bancario o la cassa in caso di pagamento a contante.
• Per il conguaglio di fine anno:
  • Viene addebitato l'importo rimanente da pagare (conto inquilino Dare).
    La contropartita (in Avere) è il conto Conteggio annuale.
  • Se ha pagato acconti in eccesso, viene accreditato per l'importo da rimborsare (conto inquilino Avere).
    La contropartita (in Dare) è il conto Conteggio annuale.

Registrazione e controllo affitti 

• Conti Ricavi affitti.
  • Possono essere suddivisi su più conti per affitti di appartamenti, affitti di oggetti commerciali, affitti di posteggi e così via.
  • Contengono solo l'affitto e non contengono l'acconto spese mensile.
• Addebiti mensili degli affitti.
  • Viene addebitato ogni inizio mese l'affitto di ogni inquilino (conto inquilino Dare).
  • La contropartita è il conto Ricavi affitti.
  • La contropartita dell'acconto spese è il conto Acconti spese richiesti agli inquilini nei passivi.
  • L'affitto e l'acconto spese vengono considerati come affitto e acconto spese richiesto e non necessariamente corrisponde all'affitto e all'acconto spese effettivamente incassato.
• Registrazione dell'incasso affitto.
  • Viene accreditato (conto inquilino Avere).
  • La contropartita è il conto bancario o la cassa in caso di pagamento a contante.

Controllo pagamento affitti

Il conto dell'inquilino viene mensilmente addebitato dell'affitto e dell'acconto spese dovuto e quando paga viene accreditato dell'importo versato, pertanto se vi è un saldo in Dare significa che l'inquilino non ha ancora pagato l'affitto. 

Questo controllo dato dalla contabilità presuppone ovviamente che mensilmente il conto dell'inquilino venga addebitato del dovuto, che può essere fatto con le registrazioni ricorrenti automatiche.

Spese a carico inquilini

La particolarità della gestione immobili in affitto è che una serie di spese possono essere messe a carico degli inquilini. Queste spese devono anche essere contabilizzate e documentate in modo che gli inquilini, se del caso, le possono verificare. 
Le spese a carico degli inquilini devono poi essere ripartite sulle diverse unità abitative.

Criteri per spese a carico inquilini

La possibilità di mettere a carico degli inquilini delle spese dipende anche da normative nazionali, regionali e anche dal tipo di accordi che si hanno con gli inquilini. Ci sono delle situazioni in cui il proprietario si accorda per un affitto con acconti spese senza conguaglio a fine anno o un importo forfettario che include tutte le spese. All'inquilino generalmente può essere richiesto di pagare regolarmente un acconto e poi alla fine del periodo di calcolo viene emesso un conguaglio.
Qui di seguito diamo indicazioni di ordine generale, unicamente con lo scopo di separare contabilmente le spese a carico degli inquilini e fare in modo che possano essere ripartite correttamente. 

• Aggiungi altre spese seguendo la distinzione tra costi rimborsabili dagli inquilini, che sono considerati come anticipi sostenuti dal proprietario.
• Per esempio, le spese relative al riscaldamento dell’immobile possono essere in un unico conto contabile ma possono raggruppare dalle spese relative agli abbonamenti di revisione ordinaria della caldaia, a quelle dello spazzacamino, all’acquisto del gas, del gasolio o dell’elettricità usata dalla caldaia per riscaldare l’immobile.
• Se vuoi ottenere il dettaglio o la personalizzazione di ogni tipo di spesa sostenuto per l’immobile gestito ti consigliamo di aggiungere eventuali conti dei costi indicando esattamente per quale tipo di spesa lo vuoi utilizzare e ordinarli seguendo il criterio che preferisci.
• Per esempio, potresti volere calcolare una specifica percentuale della elettricità dei vani comuni usata per fare funzionare la caldaia. Creando un conto contabile “Elettricità % caldaia” lo puoi porre in ordine assieme a tutti gli altri costi relativi al riscaldamento.
  In questo modo saprai che quella percentuale di elettricità sarà ripartita seguendo i principi di ripartizione del riscaldamento e non secondo i principi di ripartizione usati per l'elettricità che serve a illuminare il vano scale.

Quindi diventa necessario distinguere le spese che sono a carico del proprietario (che vanno nel conto economico) e le spese a carico degli inquilini, che invece sono rimborsate tramite acconti spese e conguaglio di fine anno.

Nel diagramma che segue vedi la maggior parte delle comuni spese immobiliari con un esempio di suddivisione fra quelle a carico del proprietario (a sinistra) e quelle a carico degli inquilini (a destra).

Conti di bilancio per spese a carico degli inquilini

Le spese a carico degli inquilini non sono dei costi per il proprietario, ma sono degli anticipi del proprietario che vengono poi  rimborsati dagli inquilini. Pertanto sarebbe consigliato creare dei conti nella parte attiva del bilancio per le diverse spese.

Nel modello in partita doppia i conti per registrare le spese a carico degli inquilini sono indicati negli attivi, conti 1100 e seguenti.
Sono indicati negli attivi, come dei debitori / anticipi, perché, quando il proprietario fa una spesa, essendo a carico degli inquilini, ha poi il diritto che queste spese gli siano rimborsate.

Ecco le spese anticipate dal proprietario e rimborsabili dagli inquilini:

Le voci di spesa relative all’immobile possono cambiare in base all’immobile che si gestisce.
Puoi facilmente eliminare, inserire dei conti, cambiarne la descrizione.

Spese a carico degli inquilini nel conto economico

Si può anche registrare le spese a carico degli inquilini nel conto economico usando la struttura dei conti simile a quella indicata sopra (conti in bilancio). Comunque poi alla fine dell'anno le singole spese a carico degli inquilini vengono registrate sul conto Conteggio annuale e i singoli conti nel conto economico vanno a zero.

Registrazioni spese a carico inquilino

• Per ogni spesa a carico degli inquilini:
  • Si addebita il corretto conto delle spese (esempio conto 1100 in Dare).
  • La contropartita sarà il conto bancario o la cassa se il pagamento è avvenuto a contanti.

Ripartizione e conguaglio spese a carico inquilino

• Per ogni spesa a carico degli inquilini si sposta l'importo da ripartire.
  • Si storna il corretto conto delle spese (esempio conto 1100 in Avere).
  • La contropartita sarà il conto Conteggio annuale.
  • L'importo sarà quello riferito al periodo di conteggio da ripartire nel conguaglio.
• Si spostano gli acconti spese richiesti durante l'anno agli inquilini.
  • Si storna il conto Acconti spese (nei passivi).
  • La contropartita sarà il conto Conteggio annuale.
  • L'importo stornato è il totale degli acconti richiesti durante l'anno a tutti gli inquilini.
• Conto Conteggio annuale.
  • Dopo le operazioni precedenti il saldo del conto Conteggio annuale corrisponde al totale dei conguagli spese di tutti gli inquilini.
  • Questo saldo è l'importo che deve essere ripartito a ogni inquilino secondo le ripartizione relative a ogni unità abitativa.
  • Quando si addebitano i conguagli nel conto Conteggio annuale questo conto dovrebbe azzerarsi.

Ripartizione delle spese per le unità

Le spese a carico degli inquilini sono generalmente riferite a tutto l'immobile, poi devono essere ripartite per le specifiche unità abitative e anche eventualmente per il periodo di tempo in cui un inquilino è stato in affitto.

Il programma permette di tenere conto delle spese complessive a carico degli inquilini, ma non si occupa della ripartizione, perché il tema della ripartizione è specifico per ogni immobile e può avere delle particolarità specifiche che sono molto complesse.

Per la ripartizione si consiglia di creare una tabella Excel specifica per ogni immobile e per ogni anno (o periodo di ripartizione) dove vengono riportati i totali dei conti e poi gli importi vengono suddivisi tramite coefficienti di ripartizione (vedi esempio di seguito e scarica il modello Excel).

Conguaglio spese inquilino

Il conguaglio spese di ogni inquilino deve essere registrato in contabilità.

• Se il conguaglio è a favore del proprietario si addebita l'inquilino (conto inquilino Dare).
  • La contropartita è il conto Conteggio annuale.
• Se il conguaglio è a favore dell'inquilino si accredita l'inquilino (conto inquilino Avere).
  • La contropartita è il conto Conteggio annuale.
• Dopo avere registrato tutti i conguagli spese agli inquilini il conto Conteggio annuale dovrebbe azzerarsi o restare un saldo di pochi centesimi.
  • Se il conto Conteggio annuale si azzera o restano solo pochi centesimi la ripartizione è avvenuta correttamente.
  • Se il conto Conteggio annuale non si azzera o restano importi superiori a pochi centesimi la ripartizione non è avvenuta correttamente ed è quindi necessario ricontrollare le formule usate per ripartire le spese agli inquilini.

Sospesi 

• Le spese che non rientrano nel periodo di conteggio corrente, e che quindi non sono state spostate nel conto Conteggio annuale, devono essere riportate all'anno successivo e ripartite con il conguaglio spese successivo.
  • Con i conti delle spese a carico degli inquilini negli Attivi i saldi di ogni conto saranno ripotati automaticamente nell'anno contabile successivo.
  • Con i conti delle spese a carico degli inquilini nel Conto Economico i saldi di ogni conto delle spese a carico degli inquilini devono essere spostati nei sospesi durante la fase di chiusura e riapertura del nuovo anno contabile. Successivamente è necessario azzerare il sospeso e spostare nuovamente le spese rimanenti nel Conto Economico.

Spese a carico del proprietario

Come per la contabilità di una qualsiasi azienda, le spese che non possono essere poste a carico degli inquilini sono a carico del proprietario.

Le spese a carico del proprietario sono elencate nel conto economico assieme ai ricavi, affitti richiesti, determinano il risultato d'esercizio.

Nel modello sono indicati nella parte costi con i numeri 6000 e seguenti.  Anche qui puoi adattare i conti secondo le tue necessità.