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I Centri Servizio Volontariato e le associazioni mantello nazionali sono attivi per aiutare i diversi ETS presenti ad adeguarsi alle nuove normative per l'iscrizione al RUNTS, presentazione dei rendiconti, ma anche per gli adeguamenti statutari.
Software semplice ed economico per preparare i bilanci
La maggior parte degli enti hanno piccole dimensioni e sono gestiti da persone che non hanno una formazione contabile. Queste si succedono e cambiano spesso nel corso degli anni. La sfida per chi è impegnato nel sostenere il volontariato è quindi quella di rendere autonomi i dirigenti locali nella gestione della contabilità e nella preparazione dei rendiconti.
Chi è pratico in processi di informatizzazione sa sicuramente che le soluzioni concepite per strutture grandi e per personale specializzato, difficilmente risultano anche adatte a gestire dei piccoli enti.
Banana Contabilità Plus è un software professionale pensato per un uso individuale e per persone anche senza formazione contabile. È un software di prima nota, che però prepara anche i rendiconti ufficiali. Si usa come Excel, permette sempre di modificare i dati inseriti, così che al momento della chiusura le schede della cassa e della banca siano perfette. Al contrario, soluzioni pensate per un uso simultaneo da molti utenti, non possono permettere modifiche alle registrazioni.
Introdurre un sistema professionale di gestione contabile in tutte le ODV e APS che operano sul territorio può non un'impresa da poco. È meglio iniziare con degli strumenti semplici, al fine di evitare che, i dirigenti locali, se forzati ad investire molte energie nell'adozione di strumenti complessi, perdano la motivazione e lascino la carica dopo pochi anni. Vi sarà sempre la possibilità di optare eventualmente per sistemi informatici più complessi in una fase successiva.
Soluzione flessibile, adatta alle specifiche esigenze
La gran parte degli ETS rientrano nella categoria sotto ai € 300'000. All'interno di questa fascia vi è però una grande diversità: ci sono enti che hanno entrate molto limitate e mentre altre ne hanno di più importanti e articolate. Ci sono realtà che ottengono contributi pubblici e devono quindi presentare una rendicontazione dettagliata dei loro progetti.
Banana Contabilità Plus consente di fare fronte agli adempimenti, ma si adatta al contempo alle diverse esigenze dell'ente e al livello di formazione contabile di chi tiene i conti. Ci sono modelli con solo le entrate e uscite minime di un unico conto, e modelli che usano la contabilità in partita doppia e che permettono una gestione completa e altamente professionale, pur utilizzano il principio di cassa.
Formazione e assistenza
CSV e enti associazioni nazionali possono aiutare i piccoli enti in diversi modi:
- Informare gli enti circa i nuovi adempimenti necessari.
- Assisterli per quanto riguarda gli adeguamenti al RUNTS.
- Aiutare gli enti ad indirizzarsi verso una soluzione contabile adatta alle proprie esigenze.
- Mettere a punto dei piani dei conti già impostati secondo l'attività che l'associazione svolge.
- Allestire piccole unità di supporto a cui le persone possano rivolgersi per domande relative agli aspetti contabili.
- Offrire delle formazioni online, facilmente fruibili da tutti su tutto il territorio nazionale.
Rendiconti e dati dati statistici a livello regionale e nazionale
Le organizzazioni mantello a livello regionale o nazionale possono aver bisogno di aggregare i dati dei diversi enti locali sparsi sul territorio.
Con Banana Contabilità Plus ogni ente gestisce la propria contabilità in modo indipendente. Per ogni anno crea un proprio file con tutti i dati della contabilità. Questi dati possono, su richiesta e con una programmazione specifica, essere aggregati seguendo diverse modalità:
- Esportazione in formato digitale dei Rendiconti di cassa di ogni singolo ente ai fini di aggregazione statistica.
- Esportazione di ulteriori informazioni contenute nella contabilità ai fini di aggregazione statistica.
- Estrazione e aggregazione dei dati contabili attingendo direttamente al file di contabilità, che l'ente locale mette a disposizione dell'ente nazionale.
- Rendiconto 5 per mille che raggruppa i dati da diverse contabilità.
- Esportazione dei dati contabili in formati che possono essere utili a ricavare informazioni statistiche.
- Per garantire la privacy, quando si trasmettono dei file a livello nazionale, Banana Contabilità Plus può mettere a dispone degli strumenti che rendono i dati contabili anonimi, preservando i valori numerici.
Banana Contabilità Plus è molto flessibile, consente di codificare nella registrazione contabile anche altre informazioni, come la quantità, il prezzo unitario o altro che si rendesse necessario. Questi dati possono poi essere aggregati facilmente a livello nazionale con soluzioni facilmente realizzabili tecnicamente, grazie a sistemi di condivisione dati, ormai standard su ogni computer.
Il valore dei dati statistici dipende però dalla qualità dei dati immessi. Aggiungere ulteriori informazioni è inoltre un impegno supplementare per chi tiene la contabilità. Per evitare perdite di tempo, è utile richiedere informazioni aggiuntive solo per dati facilmente reperibili ed effettivamente comparabili.
Dipende evidentemente dalla quantità di enti associati e dalla preparazione locale. Consigliamo di iniziare con l'introduzione, in ogni ente, di un sistema contabile efficace in ogni ente. Contemporaneamente si può pensare di aggregare i dati a livello centrale.