Informazioni per Centri Servizi Volontariato e associazioni nazionali

In questo articolo

I Centri Servizio Volontariato e le associazioni mantello nazionali sono attivi per aiutare i diversi ETS presenti ad adeguarsi alle nuove normative per l'iscrizione al RUNTS, presentazione dei rendiconti, ma anche per gli adeguamenti statutari. 

Software semplice ed economico per preparare i bilanci

La maggior parte degli enti hanno delle piccole dimensioni e sono gestiti da persone che non hanno una formazione contabile e che si succedono e cambiano spesso nel corso degli anni. La sfida per chi è impegnato nel sostenere il volontariato è quindi quella di mettere in grado i dirigenti locali di gestirsi in modo autonomo e continuativo la contabilità e preparare i rendiconti.

Chi si è impegnato in processi di informatizzazione ha certamente imparato che le soluzioni concepite per strutture grandi e per essere usati da personale con una formazione contabile, difficilmente risultano anche adatte a gestire dei piccoli enti.

Banana Contabilità è un software professionale concepito per un uso individuale e per persone che non hanno necessariamente una formazione contabile. È un software di prima nota, che però prepara anche i rendiconti ufficiali. Si usa come Excel, si può sempre modificare, così che tutti riescano a fare in modo a fare in modo che al momento della chiusura la scheda della cassa e della banca siano perfette. Una soluzione pensata per essere usata in modo simultaneo da molti utenti, non può lasciare che si cambino e modifichino le registrazioni.

Introdurre un sistema professionale di gestione contabile in tutte le ODV e APS che operano sul territorio può non essere un'impresa semplice. È meglio iniziare con degli strumenti semplici. In futuro se si rileva che la soluzione funziona si può sempre passare a un sistema informatico più complesso. Non è il caso in questo momento alzare troppo l'asticella e cercare di uniformare tutto verso l'alto. Il rischio è che i dirigenti locali, dovendo investire molte energie nell'adozione di strumenti complessi, perdano la motivazione e lascino la carica dopo pochi anni.

Soluzione flessibile, adatta alle specifiche esigenze

La gran parte degli ETS rientrano nella categoria sotto ai € 220'000. All'interno di questa fascia vi è però una grande diversità, ci sono enti che hanno entrate molto limitate e altre più importanti e più articolate. Ci sono realtà che ottengono contributi pubblici importanti e devono presentare rendiconti di progetti.

Banana Contabilità offre una serie di impostazioni contabili che consentono di fare fronte agli adempimenti, ma anche adatte alle diverse esigenze dell'ente e alla preparazione di chi tiene i conti.  Ci sono modelli con solo le entrate e uscite minimali di un conto oppure modelli che usano il sistema della contabilità in partita doppia e permettono di avere una gestione completa e altamente professionale, pur utilizzano il principio di cassa.

Formazione e assistenza

CSV e enti associazioni nazionali possono aiutare i piccoli enti in diversi modi:

  • Informare gli enti circa i nuovi adempimenti necessari.
  • Assisterli per quanto riguarda gli adeguamenti al RUNTS.
  • Aiutandogli a indirizzarsi verso una soluzione contabile adatta alle proprie esigenze.
  • Mettere a punto dei piani dei conti già impostati secondo l'attività che l'associazione svolge.
    Si consiglia comunque di evitare di creare strutture di piani dei conti che vanno bene per livelli di conoscenza diversi.
  • Allestire una piccola unità di supporto a cui le persone possono rivolgersi per domande relative agli aspetti contabili.
  • Offrire delle formazioni online, che sono facilmente fruibili da tutti su tutto il territorio nazionale. 

Rendiconti e dati dati statistici a livello regionale e nazionale

Le organizzazioni mantello a livello regionale o nazionale possono avere l'esigenza di potere aggregare i dati dei diversi enti per valutare l'impatto e capire meglio le necessità e strutturare al meglio le loro politiche.

Con Banana Contabilità ogni ente si gestisce la propria contabilità in modo indipendente. Per ogni anno ha un proprio file che contiene tutti i dati della contabilità. Questi dati possono, su richiesta e con una programmazione specifica, essere aggregati seguendo diverse modalità:

  • Esportazione in formato digitale dei Rendiconti di cassa di ogni singolo ente ai fini di aggregazione statistica.
  • Esportazione di ulteriori informazioni contenute nella contabilità ai fini di aggregazione statistica. 
  • Estrazione e aggregazione dei dati contabili attingendo direttamente al file di contabilità, che l'ente locale mette a disposizione dell'ente nazionale.
  • Rendiconto 5 per mille che raggruppa i dati da diverse contabilità.
  • Esportazione dei dati contabili in formati che possono essere utili a ricavare informazioni statistiche.
  • Per garantire la privacy, quando si trasmettono dei file a livello nazionale. Banana Contabilità è in grado di mettere a dispone dei tool che rendono i dati contabili anonimi, preservando i valori numerici.

Banana Contabilità è molto flessibile, consente di codificare nella registrazione contabile anche altre informazioni, come la quantità, il prezzo unitario o altro che si rendesse necessario. Questi dati possono poi essere aggregati facilmente a livello nazionale. Da un punto di vista tecnico queste soluzioni sono facilmente realizzabili. Grazie a sistemi di condivisione dati, ormai standard su ogni computer, è molto semplice condividere le informazioni.

Il valore dei dati statistici dipende però dalla qualità dei dati che vengono immessi. Aggiungere ulteriori informazioni è inoltre un impegno supplementare per chi tiene la contabilità. È utile richiedere aggiunta di informazione per dati che sono facilmente reperibili e che sono effettivamente comparabili, altrimenti l'esercizio si rileva una perdita di tempo.

Dipende evidentemente dalla quantità di enti associati e dalla preparazione locale. Comunque è utile non alzare troppo l'asticella, per cui il primo passo è quello di introdurre un sistema contabile efficace in ogni ente. Contemporaneamente si può pensare di aggregare i dati a livello centrale. 

 

 

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