分布式会计

Banana财务会计软件被上千个 组织和项目做为分布式会计系统而使用。

Banana.ch 公司是使用区块链技术的世界先驱,这促进了创建分布式会计系统。

例如:

  • 在不同的地点保持跟踪会计发生业务并将数据整合到一个中央会计中的实体。
  • 项目会计,有具体而详细的报告,在中央系统中不可用。
  • 一个在世界范围内开展项目的非营利组织,让每一个项目都保持其会计核算,并将数据整合到中央会计系统中(请参阅 Helvetas - 区块链分散会计)。
  • 一家使用 SAP 的大型公共组织,让一些组织保留他们的Banana财务会计文档。(请参阅 巴塞尔城市的例子 - 德语)。
  • 拥有不同分支机构的公司,在不同的国家运营,有不同的货币和会计设置。

分布式会计的意义

组织倾向于集中他们的会计系统,这样所有的数据只能存在一个系统中。
云计算使组织更容易共享一个集中式系统。但 分布式会计仍然是最佳选择:

  • 连接速度慢或成本高。
  • 使用中央系统的困难:
    • 需要专业的人员。
    • 高昂的许可证费用。
    • 不灵活。
    • 有不同的工作流程。
  • 当地的会计有特定的需求,客制化中央系统将会非常困难并且成本昂贵:
    • 不同的会计计划和要求
    • 不同的法律要求
    • 不同的货币。
  • 会计文档保存在分支机构级别。
  • 分支机构需要很大的灵活性,但同时也想限制数据访问。
  • 不同的分支机构很少有交流。
  • 没有必要在中央系统中拥有所有的细节信息。

在这些情况下,让分支机构的人员使用Banana财务会计软件是有道理的。

建立分布式会计系统

使用分布式会计系统的组织需要将数据整合到中央系统中,以便制定所有分支机构和项目的财务报表。

在数据的整合过程中必须考虑到:

  • 数据需要整合的频率 (每,每季度,每年, ...).
  • 需要整合到中央系统的详细发生业务。
  • 是否只有汇总数据被整合到主系统中。
  • 数据如何提供给中心。

将所有的发生业务整合到中央系统中

以这种方式工作的要求是:

  • 分布式会计和中央会计使用相同的账号和货币。
    • 在这种情况下,整合过程通过将分支机构的发生业务导入到中央系统来完成。
    • 在 Banana 财务会计软件中,有一个中央会计系统并使用导入功能。
  • 分布式会计和中央会计使用不同的账号或货币。
    • 发生业务必须转换为适合导入的格式。
      用户可以创建一个 BananaApps(应用程序)将Banana财务会计文件中的数据按要求的格式导出。
    • 货币转换。
      用户需要定义一种货币转换成另一种货币的汇率。
    • 如果用户使用 Banana财务会计软件进行中央和分布式会计,请参阅

仅将汇总数据整合到中央系统中

这种方法有助于整合过程,特别适用于以下情况:

  • 中央会计制度与当地的不同。
  • 当地会计使用不同的设置 (货币,会计计划),使整合变得复杂。
  • 中央系统不需要有详细的发生业务信息。
    使用Banana会计文件可以轻松访问详细信息。
  • 大量的数据和整合使得管理中央系统变得更加复杂和昂贵。

因此,在中央系统中只整合汇总数据:

  • 定义应整合的数据周期 (月,季度,年)
  • 定义整合是在会计层面还是组层面被完成。 (见下文)。
  • 每个分支机构会计打印发生业务汇总 (请参阅 BananaApps(应用程序) 区块链试用平衡) 其中包括:
    • 账户或组的号码
    • 该期间的借方和贷方总计
    • 这些金额被记入中央会计:
      • 手动 (从报告中直接记录)
      • 使用导入功能。在这种情况下,数据应当从Banana会计中输出。

使用区块链锁定功能

如果用户使用分布式会计系统,一旦将数据整合到中央系统中,本地数据不会发生改变,这一点很重要。如果本地数据已经被改变了,您将难以协调不同的系统。如果您有许多会计文件,情况会变得复杂。

无法阻止分支机构修改文件,因为他们在本地系统上有文件。

确保数据不被更改唯一方法是,使用区块链安全机制嵌入Banana会计文件并命名为锁定发生业务

每个分支机构在每个周期结束时,都需要:

  • 检查前一个周期的累计琐是否与已打印的相同。
  • 锁定这个期间的会计文件。
  • 打印已锁定的报告,签名并将其会计文件一起发送给总部。

一旦会计文件被锁定,分支机构应该:

  • 继续在相同的文件上工作。
  • 不要解锁或更改锁定了的发生业务。

总部应该:

  • 当他们整合数据时,记录累计琐和号码。
  • 保留整合之前文件的复本。
    最好的方法是在文件名中加入日期目录或日期。
  • 当他们收到文件时,检查上一时期的累计琐是否相同。
    • 如果是不一样的,要求分支机构去解决这个问题。
      • 不要继续进行数据整合。
      • 使用 BananaApps(应用程序) 比较两个文件 来查看差异。
      • 在这种情况下,是值得去返回前一个文件的,以便他们可以从此开始并添加新的发生业务。
    • 如果是相同的
      • 继续进行整合。
      • 记录最后一个累计琐和琐号。

构建会计计划去促进数据整合

保持相同的会计编号

如果用户需要分支机构在中央系统中使用相同的会计编号,最好的方法是在分支机构会计文件中使用相同的会计编号。

使用不同的会计编号

这是很有必要的,如果本地会计使用不同的会计计划(当地会计规定)或需要更多的会计细节。

有不同的观点:

在会计计划中增加一列中央账户编号,因此每一个账户也将有一个相应的中央账户编号:

  • 账户列应当使用当地会计编号。
  • 在中央账户列,用户给每个账户都输入与中央系统中使用的账户编号相同的编号。
  • 不同的账户可以有相同的中央账户编号。

使用分组模式,账户表中的组相对应的中央会计账户编号 (请参阅 Helvetas 例子)

  • 在会计计划中,每一个组都将对应于中央会计中的一个账户编号。
  • 在账户表中,用户拥有与中央会计的账户相对的组的总计。
  • 用户最终会有很多的组。
  • 如果当地会计要求创建许多本地的账户,则此方法是非常有用的。例如许多银行账户。

多个级别

如果你的组织是复杂的,那么可以采用不同的方法进行不同级别的整合 (请参阅 Helvetas 例子) :

  • 每个国家将通过导入把所有的发生业务导入到一个文件中来整合本地项目数据。
  • 每个国家汇总的数据将整合到中央会计系统中。

现金账簿

如果本地项目只有一个账户来进行管理,则可以设置现金账簿。

  • 在分支机构创建一个现金账簿来保持记录其费用开支。
  • 使用 导入现金账簿功能 将数据整合到主要的Banana会计文件中。

 

 

 


 

 

 

 

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