Die Konten der Buchhaltung

Wenn Sie ein Konto erstellen wollen, müssen Sie zuerst an der gewünschten Stelle eine Zeile in der Tabelle Konten hinzufügen und in der Spalte Konto eine Kontonummer oder einen Code eingeben.
Diese Nummer wird dann in der Tabelle Buchungen des Kontos Soll oder Konto Haben benutzt. 

• Die Kontonummer kann aus Zahlen, Buchstaben oder Trennzeichen bestehen
• Es darf keine Konten mit der gleichen Nummer geben
• Jedes Konto muss eine Gruppierung (GR) und eine Klasse (BKlasse) haben.

Die BKlassen

Es ist obligatorisch, jedem Konto eine der folgenden BKlassen zuzufügen:

• 1  für die Aktiven
• 2  für die Passiven
• 3  für den Aufwand
• 4  für den Ertrag

Der Code der BKlasse muss unbedingt der angegebene sein, unabhängig von der Kontonummer oder der Gruppenzugehörigkeit.
Sie können Konten ausser Bilanz erstellen (z.B. für Kautionen) mit folgenden BKlassen:

• 5 für ausser Bilanz Aktiven
• 6 für ausser Bilanz Passiven
   

Die Eröffnungssaldi

Der Eröffnungssaldo eines Kontos wird in der Spalte Eröffnung angegeben.

• Die Saldi in Soll (Aktiven) werden ganz normal angegeben
• Die Saldi in Haben (Passiven) werden mit Minuszeichen angegeben
• Normalerweise werden nur die Anfangssaldi der Konten Aktiven und Passiven angegeben

Die Eröffnungssaldi automatisch übertragen: Lesen Sie die Lektion Neues Jahr.

Differenzen in den Anfangssaldi

Die Totalsumme der Anfangssaldi in Soll muss der Totalsumme der Anfangssaldi in Haben entsprechen, sonst ist die Buchhaltung nicht korrekt.
Wenn die Totalsummen nicht übereinstimmen, wird das vom Programm im Dialogfenster Info gemeldet.
Wenn Sie Kontonummern geändert haben und es Differenzen gibt, wählen Sie Befehl Buchhaltung nachkontrollieren aus.
Wenn Sie Banana Buchhaltung das erste Mal benutzen, müssen Sie eine Eröffnungsbilanz erstellen und geben die Anfangssaldi von Hand ein.

Konten mit Adressen

Im Kontenplan ist es möglich, Spalten für das Verwalten von Etiketten hinzuzufügen.

Menü Werkzeuge->Neue Funktionen hinzufügen.

Der Befehl fügt in der Tabelle Konten hinzu:

• Verschiedene Spalten (Vorname, Name, Unternehmen, usw. ..) mit denen man die Adresse eines Kunden eingeben kann, eines Lieferanten oder Vereinsmitgliedes.
• Die Ansicht Adresse, wo die eingegebenen Spalten angezeigt werden (wie Sie die Ansicht oder Einrichtung der Spalten ändern, lesen Sie unter Tabelleneinstellungen).

Postenbuch Kunden und Lieferanten

Wenn Sie im Kontenplan ein Postenbuch Kunden/Lieferanten, eingerichtet haben (spezielle Konten für die Kunden) und Sie die Daten mit Adresse, Telefonnummer, Email, Mehrwertsteuernummer und so weiter vervollständigen wollen, fügen Sie die Spalten der Ansicht Adresse hinzu.

Das System der Gruppierung und der Totalisierung

Das System der Gruppierung und Totalisierung von Banana basiert auf den folgenden Spalten:

• Gruppe (Totalzeile)
  Indem man auf einer Zeile eine Gruppenidentität in die Spalte 'Gruppe' eingibt, wird die Zeile zu einer Totalzeile.
  Auf dieser Zeile werden nun alle Beträge der Zeilen, welche in der Spalte 'Gr' diese Gruppenidentität enthalten, totalisiert.

  Ist in der Spalte 'Gruppe' eine Gruppenidentität vorhanden, darf in der Spalte 'Konto' nicht gleichzeitig eine Kontonummer erfasst sein.
• Gr (Aufgrund der in dieser Spalte erfassten Gruppenidentität wird die Zeile in der entsprechenden Totalzeile totalisiert.)
  Es muss sich um eine in der Spalte 'Gruppe' definierte Gruppenidentität handeln.

Mit diesem System kann ein Konto in einer Gruppe totalisiert werden, die Gruppe wiederum in einer anderen Gruppe totalisiert werden usw.. Es können so diverse Totalisierungsstufen erstellt werden.
Dieses System der Totalisierung ist sehr potent und flexibel, jedoch leider nicht intuitiv und deshalb gewohnheitsbedürftig.

Beispiel für die Hauptgruppen der Doppelten Buchhaltung

Jeder Beispiel-/Muster-Kontenplan basiert auf einem eigenen Schema der Totalisierung. Folgend werden die Hauptgruppen der Doppelten Buchhaltung erklärt.

In der Doppelten Buchhaltung muss der positive Betrag des Totals der Sollsaldi dem negativen Betrag des Totals der Habensaldi entsprechen und deren Summe Null sein.

• Alle Beträge der Bilanz werden in der Zeile der Gruppe 00 summiert.
  Die Gruppe 00 ist das "Summa summarum" aller Soll- und Habensaldi.
  Ist deren Spalte 'Saldo' nicht null (leer), besteht eine Soll-/Habendifferenz und somit höchstwahrscheinlich ein Fehler. In diesem Fall ist es ratsam, den Befehl Buchhaltung nachkontrollieren aus Menü Buch1 auszuführen (siehe folgenden Punkt).
  In den Spalte 'Soll' und 'Haben' der Ansicht 'Bewegung' (Tabelle Konten) sind ausschliesslich positive Beträge enthalten. Somit ist es normal, dass die auf der Gruppenzeile '00 Differenz muss = 0' in den Spalten 'Soll' und 'Haben' aufgeführten Totalsummen all dieser Bewegungen im Gegensatz zur Spalte 'Saldo' und 'Eröffnung' nicht 0 (leere Zelle) sind.

Die Berechnungssequenz um 00 zu erhalten ist die folgende:

• Das Konto 1000 -> Gruppe 1 (Total Aktiven)-> Gruppe 00
• Das Konto 2000 -> Gruppe 2 (Total Passiven) -> Gruppe 00
• Das Konto 4000 -> Gruppe 3 (Total Aufwand) -> Gruppe 02 (Resultat Erfolgsrechnung)  ->  Gruppe 297 (Jahresgewinn oder Jahresverlust des laufenden Jahres der Bilanz) -> Gruppe 2 (Total Passiven) -> Gruppe 00.
• Das Konto 3000 -> Gruppe 4 (Total Ertrag) -> Gruppe 02 (Resultat Erfolgsrechnung)  ->  Gruppe 297 (Jahresgewinn oder Jahresverlust des laufenden Jahres der Bilanz) -> Gruppe 2 (Total Passiven) -> Gruppe 00.

Das Resultat der Erfolgsrechnung wird im Eigenkapital summiert

Wie im Beispiel ersichtlich ist, wird die Gruppe 02 (Jahresgewinn oder Jahresverlust der Erfolgsrechnung) in der Gruppe 297 totalisiert (Resultat des laufenden Jahres).
Vorteile mit dieser Gruppierung:

• In der Bilanz wird das Betriebsergebnis des laufenden Jahres angezeigt.
• Die 'Totalsumme der Passiven' entspricht derjenigen der 'Totalsumme der Aktiven' (sofern keine buchhalterischen Fehler vorhanden sind).

Untergruppen hinzufügen oder löschen

Eine Totalisierungsebene hinzufügen

Mit diesem System können auf einfache Art und Weise Totalisierungsebenen hinzugefügt werden.
Wird zum Beispiel eine Untergruppe "Flüssige Mittel" gewünscht, ist wie folgt vorzugehen:

• Auf der dem Bankkonto folgenden Zeile eine leere Zeile einfügen (Menü Bearbeiten, Befehl Leere Zeile einfügen)
  • In der Spalte 'Gruppe' den Wert 10 einfügen
  • In der Spalte 'Gr' den Wert 1 einfügen
• Für die Konten 1000 und 1020 in der Spalte 'Gr' den Wert 10 eingeben
• Die Berechnungssequenz wird die folgende:
  Das Konto 1000 -> Gruppe 10 (Flüssige Mittel) -> Gruppe 1 (Total Aktiven) -> Gruppe 00. 

Wird eine weitere Untergruppe "Umlaufvermögen" gewünscht, ist analog vorzugehen.

• Vor den Aktiven eine leere Zeile einfügen.
• In der neuen Zeile:
  • In der Spalte 'Gruppe' den Wert 11 eingeben
  • In der Spalte 'Gr' den Wert 1 eingeben
• Auf den Zeilen der Konten welche in der Untergruppe "Umlaufvermögen" summiert werden sollen ('Flüssige Mittel', 'Forderungen aus Lieferungen und Leistungen' und 'Vorräte') in der Spalte 'Gr' den Wert 11 erfassen

Eine Untergruppe löschen

Enthält der Kontenplan Untergruppen, welche nicht mehr gewünscht werden, so können diese gelöscht werden. Es reicht, die Zeile der Untergruppe zu löschen und den Wert der Spalte 'Gr' aller in der gelöschten Untergruppe totalisierten Konten abzuändern.

Kontrolle der Struktur

Nach Erstellung des Kontenplans den Befehl Buchhaltung nachkontrollieren aus Menü Buch1 ausführen. Das Programm meldet, falls Fehler vorhanden sind. Fehler korrigieren und erneut den Befehl Buchhaltung nachkontrollieren aus Menü Buch1 ausführen. Dies wiederholen, bis keine Fehlermeldungen mehr erscheinen.

Fehler 'Endlose Zyklus'

Dies wird gemeldet, wenn eine Gruppe in einer Gruppe einer niedrigeren Ebene totalisiert wird und deshalb ein unendlicher Zyklus entsteht.
Es würde zum Beispiel ein endloser Zyklus entstehen, wenn im vorangehenden Beispiel die Gruppe 1 'Aktiven' in der Gruppe 10 totalisiert werden würde.
Nachdem das Programm die Gruppe 1 berechnet hätte, würde es den Betrag der Gruppe 10 verrechnen, welche sie in der Gruppe 1 und dann 10 verrechnen würde - dies ohne Ende.

Erfolgsrechnung mit Bruttoertrag

Es kann auch eine gestufte Erfolgsrechnung realisiert werden, welche vom Erlös ausgeht und von diesem die Kosten abzieht.
Folgend wird das Beispiel des Schweizer Kontenrahmens KMU aufgezeigt:

Ausgiebiger Gebrauch des Totalisierungssystems

Das Totalisierungsssystem ist sehr flexibel:

• In einer Gruppe können Konten wie auch Gruppen totalisiert werden.
  Siehe das vorangehende Beispiel, in dem die Gruppe "10 Flüssige Mittel" und die Konten 1100 und 1200 in den Aktiven totalisiert werden.
• Es kann jede mögliche Art von Nummerierung verwendet werden.
• Es können bis zu 100 Ebenen von Totalisierungen erstellt werden.
• Die Totalisierung ist unabhängig von der Reihenfolge:
  • Die Totalzeile kann sich nach der bzw. den darin zu totalisierenden Zeile bzw. Zeilen befinden.
  • Die Totalzeile kann sich vor der bzw. den darin zu totalisierenden Zeile bzw. Zeilen befinden.
  • Die Totalzeile kann sich an einer völlig abgetrennten Position befinden.
    Das wird zur Erstellung von Postenbüchern (z.B. Postenbuch Kunden) benutzt.
• Ein Konto oder eine Gruppe können in nur einer Gruppe totalisiert werden.
  Dasselbe Konto oder dieselbe Gruppe kann nicht gleichzeitig in zwei oder mehreren Gruppen totalisiert werden.
• Das System wird auch für die Totalisierung von Kostenstellen und Segmenten benutzt.
  Achtung: Für normale Konten und Kostenstellen keine anderen Gruppen verwenden. Die daraus resultierenden Beträge wären nicht korrekt!

Die Totalisierung der Betragspalten

Die Berechnungsprozedur totalisiert Spalten des Typs Betrag.

• Die im Programm standard definierten Spalten werden totalisiert.
• Vom Benutzer hinzugefügten Betrag-Spalten werden totalisiert.

Die Berechnungssequenz

Das Programm berechnet die Totale wie folgt:

• Stellt die Werte der Betragspalten der Gruppenzeilen auf Null.
• Totalisiert die Beträge der Kontenzeilen in den Gruppenzeilen (erste Ebene der Berechnung).
• Totalisiert die Saldi der Gruppenzeilen in den Gruppenzeilen der nächsthöhenen Ebene.
  Wiederholt die Operation, bis alle Ebenen berechnet sind.

Korrelierte Webseiten:

• Eröffnungssaldi

Zum automatischen Erstellen einer formatierten Bilanz nach Gruppen, ist der Kontenplan mit den folgenden Codes einzurichten, welche in der Spalte 'Sektion' der Tabelle Konten einzugeben sind:

Die Sektionen in den Aktiven

• Das Sonderzeichen Stern (*) ist auf der Zeile mit Titel Bilanz einzugeben.
• Der Wert 1 auf Zeile mit Titel Aktiven einzugeben.

Die Sektionen der Passiven

• Der Wert 2 ist auf Zeile mit Titel Passiven einzugeben.

Die Sektionen der Erfolgsrechnung in Staffelform

• Das Sonderzeichen Stern (*) ist auf der Zeile mit Titel Erfolgsrechnung einzugeben.
• Der Wert 4 ist auf der leeren Zeile unterhalb derjenigen mit Titel Erfolgsrechnung einzugeben.
  Bei einer Erfolgsrechnung in Staffelform, werden die Gruppen der Aufwands- und Ertragskonten nicht separat eingegeben. Somit ist es nicht nötig, die Sektion '3' für Aufwand einzugeben.

Bemerkung: Wenn im Kontenplan klar unterschieden wird zwischen Totalsumme Aufwand und Totalsumme Ertrag und es somit nicht um einen Kontenplan in Staffelform handelt, ist wie folgt vorzugehen:

• Den Wert 4 auf der Zeile mit Titel Ertrag eingeben.
• Den Wert 3 auf der Zeile mit Titel Aufwand eingeben.

Die Sektionen im Postenbuch Kunden/Lieferanten

• Das Sonderzeichen Stern (*) auf Zeile mit Titel Postenbuch Kunden/Lieferanten oder auf einer leeren Zeile (wie im Beispiel) eingeben.
• Den Wert 01 auf der Zeile mit Titel Debitoren eingeben.
• Den Wert 02 auf Zeile mit Titel Kreditoren eingeben.

Das Anzeigen der Beträge erfolgt wie für die Aktiven und die Passiven.
Diese Kodifizierung gilt ebenfalls, wenn die Kunden und Lieferanten als Kostenstellen eingerichtet sind.

Wenn es Kosten-und Profitstellen gibt, folgendes eingeben:

• Das Sonderzeichen Sternchen (*) auf der Zeile mit Titel Kostenstellen oder Profitstellen oder auf einer leeren Zeile.
• Den Wert 03 auf der Zeile mit Titel Kostenstellen oder auf einer leeren Zeile vor den Kostenstellen.
• Den Wert 04 auf der Zeile mit Titel Profitstellen oder auf einer leeren Zeile vor den Profistellen.

Die Beträge der Kostenstellen werden (wie der Aufwand) positiv angezeigt und die Profitstellen negativ (wie der Ertrag).

Mehr Information auf Seite Logik der Sektionen.
 

Korrelierte Daten:
Formatierte Bilanz nach Gruppen
 

Einführung

Die Segmente werden für eine detailliertere Klassifierung der Ausgaben verwendet.
Ein Museum benutzt die Segmente, um die Ausgaben für die Hauptsammlung und die verschiedenen Ausstellungen zu kategorisieren. Somit verfügt es über das Konto der Erfolgsrechnung mit Einnahmen, Subventionen, Verwaltungsspesen, Personalspesen, Transport und Resultat nicht nur insgesamt, sondern für jede einzelne Ausstellung.
In der Regel werden Segmente verwendet, um Abteilungen, Betriebseinheiten, Niederlassungen oder Funktionstrennungen anzugeben.

Die Segmente werden dem in der Buchung verwendeten Konto zugeordnet. Die Kostenstellen hingegen benutzt man in der Regel für eine zusätzliche weniger strukturierte Katalogisierung und wenn diese nicht unbedingt dem Zeichen des Kontos folgen müssen.

Kostenstellen und Segmente können gleichzeitig benutzt werden.

Charakteristiken der Segmente

• Segmente sind Konten mit einem Doppelpunkt voran ":".
• Man kann sowohl Zahlen als auch Buchstaben benutzen.
• Es kann bis 10 Ebenen von Segmenten geben.
• Die Ebene ist die Anzahl von Doppelpunkten, die dem Kennzeichen vorangehen.
  • :LU Segment Ebene 1
  • ::P1 Segment Ebene 2
  • :::10 Segment Ebene 3
• Für jede Ebene kann es eine unbegrenzte Anzahl von Segmenten geben.
• Die verschiedenen Ebenen von Segmenten sind unabhängig voneinander.
• Segmente haben keine BKlasse und kein Währungskennzeichen.
• Das Rechnen mit Segmenten geschieht in Basiswährung.
• Beim Buchen folgt das Segment dem Konto Soll und Haben.
  Es kann keine Buchungen auf Segmenten ohne Konto geben.
• Beim Buchen kann man als Trennzeichen "-" benutzen statt ": " (Doppelpunkt), wenn man in den Stammdaten die Option Minuszeichen (-) als Trennzeichen der Segmente benutzen aktiviert.
• Man kann Kontoauszüge der Buchungen auf den einzelnen Segmenten bekommen.
   

Wann benutzt man die Segmente

Die Segmente werden benutzt, um noch mehr Details bezüglich einer Klassifikation der Ausgaben zu bekommen, auch nach Komponenten oder Sektoren der Firma.
Normalerweise benutzt man Segmente, um Abteilungen, Sonderkommandos, Projekte, Niederlassungen zu kennzeichnen oder nach Funktionen zu unterteilen.
Man benutzt Segmente wenn man eine systematische Zuordnung braucht, die der Buchung in Soll oder Haben folgt.
Die Kostenstellen hingegen benutzt man für zusätzliche Katalogisierungen, die weniger strukturiert sind.

Kostenstellen und Segmente kann man gleichzeitig benutzen.

Segmente einrichten

Die Segmente muss man in der Tabelle Konten, Spalte Konto, einrichten, am Ende des Kontenplans.
Achtung: Wird mit einem Kassenbuch gearbeitet, so sind die Segmente in der Tabelle Kategorien einzurichten!

• In Spalte Sektion ein Sternchen eingeben, um die Sektion Segmente zu definieren
• In Spalte Beschreibung den Titel der Segmente eingeben
• Die Beschreibung der Segmente der ersten Ebene eingeben und in der Spalte Konto eingeben:
  Die Segmente der ersten Ebene aufzählen, wobei für jedes ein Code zur Identifikation eingegeben wird (mit : voran ).
  Die Segmente der zweiten Ebene eingeben (und eventuell der dritten Ebene), nämlich wie die der ersten Ebene, mit dem Unterschied, dass in der Spalte Konto den Codes der Segmente :: oder ::: vorangestellt wird, je nach Ebene.
   

Saldo des Segments

Das Segment ist eine Unterteilung von den auf dem Konto eingegebenen Buchungen. Der Wert eines Segments bezieht sich immer auf ein Konto, und um die Totalsumme des Segments zu erhalten, muss der Befehl Buchhalterischer Bericht (Menü Buch1) aufgerufen werden, wobei die Unterteilung nach Segmenten (Registerkarte Unterteilung) auszuwählen ist.

Im Kontenplan wird der Saldo des Segments angezeigt. Dieses Ergebnis wird jedoch NULL sein, wenn das Segment konstant in derselben Buchung im Soll- wie auch im Habenkonto erfasst wird, da sich diese ausgleichen. Der Saldo wird nur dann angezeigt, wenn das Segment nur im Soll- oder im Habenkonto, verbunden mit einem Konto der Erfolgsrechnung, benutzt wird.
 

Buchungen

Die Segmente bucht man in der Tabelle Buchungen, wobei dem Hauptkonto das Konto des Segmentes folgt.

Achtung: Wenn man in den Eigenschaften (Stammdaten) die Option Minuszeichen (-) als Trennzeichen der Segmente benutzen ausgewählt hat, muss man beim Buchen der Segmente das Zeichen (-) benutzen.

Wenn es im Kontenplan Konten mit Bindestrich gibt (z.B. Postenbuch Kunden und Lieferanten), darf man den Bindestrich nicht benutzen als Trennzeichen der Segmente. In diesem Fall muss man die Option deaktivieren und den Doppelpunkt verwenden.

Beim Buchen eines Segmentes mit mehreren Ebenen muss dem Hauptkonto das Segment mit Ebene eins folgen und danach das der zweiten Ebene.

Bericht

Berichte für Segmente kann man so erhalten:

• Formatierte Bilanz nach Gruppen
• Buchhalterischer Bericht
• Kontoauszug
• Bericht mit mehreren Ebenen
  Wenn man Berichte bekommen will, die Konten und Segmente in sich vereinigen (z.B. alle Ausgaben der Niederlassung LG des P1) muss man die Funktionen der BananaApps benutzen.

Bericht unterteilt nach Ebene

In der Bilanz nach Gruppen, muss man in der Sektion Unterteilung  die Ebene des Segments angeben, das man benutzen will. Das "leere" Segment gruppiert alle Beträge, die gebucht worden sind, ohne ein Segment anzugeben.

Zusammenfassender Bericht

Es handelt sich um einen Bericht aller in der Tabelle Konten enthaltenen Segmente mit einer eventuellen Unterteilung nach Periode oder nach Segment.

Nicht zugeteiltes Segment

Das Segment "leer" gruppiert alle Beträge, welche ohne Angabe eines Segmentes gebucht wurden. Es ist möglich den Titel dieses Segments zu bestimmen, indem er in der Tabelle Konten angegeben wird. Im Dialogfenster 'Formatierte Bilanz nach Gruppen' ist die Option 'Unterteilung nach Segment' und unter 'Überschrift Segment' die Option Beschreibung auszuwählen.

Korrelierte Daten: Projekte verwalten

Die Kosten- und Profitstellen (auch nur Kostenstellen genannt) erlauben, im Gegensatz zu den normalen Konten, die Buchungen nach verschiedenen Kriterien zu kategorisieren.

Die Kostenstellen werden normalerweise für die Kategorisierung der Kosten zu bestimmten Aktivitäten benutzt. Sie müssen nicht unbedingt einen Zusammenhang zueinander haben.

• Projekten, Veranstaltungen, Baustellen
• Kunden und Lieferanten, Mitgliedern, Verkäufer
• Zusätzliche Details zu gewissen Ausgaben (z.B. Nebenkosten).

Segmente hingegen, die den Hauptkonten 'Soll' und 'Haben' folgen, dienen als Unterteilung der Einnahmen und Ausgaben.

Kostenstellen und Segmenten können gleichzeitig verwendet werden.

Charakteristiken der Kostenstellen

• Die Kosten- und Profitstellen (KS) sind Konten mit voranstehendes Satzzeichen "." oder "," oder ";".
• Es kann bis zu 3 Ebenen von Kostenstellen geben:
  • KS1  -  Konten mit vorangestelltem Punkt (.)
  • KS2  -  Konten mit vorangestelltem Komma (,)
  • KS3  -  Konten mit vorangestelltem Strichpunkt (;)
• Die verschiedenen Ebenen von Kostenstellen sind unabhängig voneinander.
• Jede Ebene kann eine unbegrenzte Anzahl von Kostenstellen haben.
• Es kann eine höhere Ebene benutzt werden, ohne eine niedrigere benutzen zu müssen.
• Die Kostenstellen können alphabetisch oder numerisch sein.
• Die Kostenstellen können eigene Gruppierungen haben, die sich von jenen der normalen Konten unterscheiden.
  Für Kostenstellen gleicher Ebenen, können Untergruppen erstellt werden.
  Achten Sie darauf, nicht Gruppen von Kostenstellen unterschiedlicher Ebenen zu mischen bzw. Gruppen von Kostenstellen mit normalen Konten oder Segmenten zu mischen.
• Für jede Kostenstelle gibt es einen eigenen Kontoauszug mit Bewegungen und Saldo.
• Die Buchung der Kostenstelle (in Soll oder in Haben) ist unabhängig vom Konto der Buchhaltung.
  Man kann auf Kostenstellen buchen, selbst wenn kein Konto in der Spalte 'Soll' und 'Haben' vorhanden ist.

Kostenstellen in der Tabelle Konten einrichten

Achtung: Wird mit einem Kassenbuch gearbeitet, so sind die Kosten- und Profitstellen in der Tabelle Kategorien einzurichten!

• Eine eigene Sektion für Kostenstellen einrichten:
  Diese Einstellungen braucht es für die Präsentation der Kostenstellen in der formatierten Bilanz nach Gruppen.
  • Für den Wechsel der Sektion in der Spalte Sektion einen Stern (*) eingeben.
  • Auf der nächsten Zeile 03 (oder 04 für eine Profitstelle) schreiben.
• So viele leere Zeilen eingeben, wie Kostenstellen vorgesehen sind.
  • In der Spalte Gruppe die Herkunftsgruppe eingeben.
  • In der Spalte Konto geben Sie die Konten der Kostenstellen ein, und zwar mit einen Punkt (.) vor denen, die in der Spalte 'KS1' (Tabelle Buchungen) eingegeben werden, mit einem Komma (,) vor denen, die in Spalte 'KS2' eingegeben werden und mit einem Strichpunkt (;) vor denen, die Sie in Spalte 'KS3' eingeben werden.
  • In der Spalte Gr die Gruppe eingeben, worin die Beträge summiert werden.
  • In der Buchhaltung mit Fremdwährungen ist auch die Währung des Kontos einzugeben.
• Die Gruppen der Kostenstellen einrichten.
  • In einer Gruppe ausschliesslich eine bestimmte Ebene totalisieren.
  • Wie bei den normalen Konten, können Sie mehrere Ebenen erstellen.

Die Basisdaten (MwSt/USt-Betrag)

Unter Eigenschaften (Stammdaten), Registerkarte MwSt/USt können die Beträge der Kostenstellen mit folgenden Optionen eingerichtet werden:

• Den Betrag der Buchungen benutzen         -   Den Betrag der Kostenstelle wie den Betrag der Buchung buchen.
• Den Betrag exklusive MwSt/USt benutzen  -   Den Betrag der Kostenstelle ausschliesslich MwSt/USt buchen.
• Den Betrag inklusive MwSt/USt benutzen   -   Den Betrag der Kostenstelle einschliesslich MwSt/USt buchen.

Buchungen

Um auf Kostenstellen buchen zu können, sind diese zuvor in der Tabelle Konten einzugeben.

In der Tabelle Buchungen, Ansicht Kostenstellen, Spalten 'KS1', 'KS2', 'KS3' wird das Konto der Kostenstelle ohne voranstehendes Satzzeichen gebucht.

• Um in Haben zu buchen, die Kostenstelle mit einem vorangestellten Minuszeichen (-) erfassen.
• In der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung und im Kassenbuch, kann unter Menü Datei, Eigenschaften (Stammdaten), Registerkarte Optionen die Option 'Die Kostenstelle wie die Kategorie buchen (+/-) aktiviert werden.
• Um einen Totalbetrag auf mehreren Kostenstellen gleicher Ebene zu buchen, muss pro Kostenstelle eine Zeile erfasst werden.

Kontoauszug der Kostenstelle

Die Kostenstelle wird wie jedes andere Konto behandelt. Jede Kostenstelle hat ihren eigenen Kontoauszug mit buchhalterischen Bewegungen und Saldo.

Um alle Kontoauszüge der Kostenstellen anzuzeigen, wird der Befehl Kontoauszüge in Menü Buch1 ausgewählt. Unter 'Filter', Option Kostenstellen auswählen.

Korrelierte Daten:

• Mitglieder eines Vereins verwalten
• Kunden und Lieferanten mit MwSt/USt auf Einnahmen

Ein neues Konto oder eine neue Kategorie hinzufügen

• Gehen Sie auf die Zeile oberhalb deren, wo das Konto oder die Kategorie eingefügt wird.
• Fügen Sie eine Zeile ein mit Befehl Leere Zeilen hinzufügen aus dem Menü Bearbeiten.
• In den betreffenden Spalten die Kontonummer eingeben, die Beschreibung, die BKlasse (1 für Aktiven, 2 für Passiven, 3 für Aufwand und 4 für Ertrag), die GR muss gleich sein, wie die, die für die anderen Konten eingegeben worden ist, die zur gleichen Gruppe gehören.

Achtung: Wenn Sie in einer Buchung ein Konto, das es nicht gibt eingeben und erst danach das Konto im Kontenplan einrichten, bekommen Sie zuerst eine Fehlermeldung; zum Löschen müssen Sie die Buchhaltung kontrollieren (mit Befehl Buchhaltung nachkontrollieren aus dem Menü Buch1).
 

Eine neue Gruppe hinzufügen

• Begeben Sie sich auf die Zeile vor derjenigen, auf der Sie die neue Gruppe hinzufügen wollen.
• Eine Zeile hinzufügen mit Befehl Leere Zeilen hinzufügen im Menü Bearbeiten.
• In Spalte Gruppe die Nummer der Gruppe eingeben, die Beschreibung, die Nummer GR, in der diese Gruppe totalisiert werden soll.
   

Ein Konto, eine Gruppe oder eine Kategorie umbenennen

• In Spalte Konto oder Gruppe der Tabelle Konten oder in Spalte Kategorie der Tabelle Kategorie gehen (oder Spalte MwSt-Code
  der Tabelle MwSt/USt-Codes).
• Im Menü Daten den Befehl Umbenennen auswählen.
• Die neue Kontonummer, Gruppe, Kategorie oder MwSt/USt-Code angeben.

Das Programm aktualisiert automatisch die Tabelle 'Buchungen' mit der neuen Nummer oder dem neuen Code.
 

Ein Konto, eine Gruppe oder eine Kategorie löschen

• Auf die Zeilen gehen, die Sie löschen wollen.
• Im Menü Bearbeiten den Befehl Zeilen löschen auswählen.
• Die Anzahl Zeilen angeben, die Sie löschen wollen.

Wenn Sie ein Konto, eine Gruppe oder eine Kategorie gelöscht haben, sollten Sie den Befehl Buchhaltung nachkontrollieren (Menü Buch1) auswählen. Das Programm wird melden, wenn das Konto, die Gruppe oder die Kategorie, das bzw. die Sie gelöscht haben, in den Buchungen benutzt wurde.