Gestion fournisseurs
La gestion des fournisseurs permet d'enregistrer, d'organiser et de gérer les informations des fournisseurs, ainsi que de suivre les transactions et les paiements aux fournisseurs, les échéances de paiement et les coordonnées. Vous pouvez vérifier les échéances des factures à payer, celles qui ont été payées, ainsi que le solde de chaque fournisseur, ainsi que le solde ouvert total.
La gestion des fournisseurs est l'une des fonctionnalités de Banana Comptabilité Plus disponible dans toutes les applications comptables.
Les paramètres de la fiche fournisseur incluent à la fois la gestion du chiffre d'affaires et celle des encaissements. Il est également possible de gérer des comptes fournisseurs en devises étrangères.
La fonction de paiement des factures fournisseurs via le e-banking n'est disponible que dans le plan Advanced.
Enregistrer les mouvements des fournisseurs
Le tableau des Écritures est au cœur de Banana Comptabilité et est utilisé pour enregistrer toutes les opérations, y compris les mouvements des fournisseurs, simplement en indiquant le compte du fournisseur. Vous pouvez travailler rapidement car vous pouvez sélectionner, copier et coller les mouvements des fournisseurs déjà saisis précédemment. Si vous faites des erreurs, vous pouvez toujours les corriger.
Les mouvements des fournisseurs enregistrés dans le tableau des écritures comprennent les éléments suivants :
- Réception des factures
- Paiement des factures
- Notes de crédit ou annulations reçues
- Gestion des paiements via le e-banking
Le tableau des Écritures comprend plusieurs colonnes où vous pouvez saisir diverses informations, notamment :
- La date de l'opération, la date d'échéance et la date de paiement.
- Le numéro de la facture.
- Les comptes Débit et Crédit, où vous indiquez le compte du fournisseur et le compte de contrepartie.
- Le montant.
- Les codes TVA pour le calcul automatique de la TVA.
- Des liens vers des documents numériques (par exemple, la facture reçue du fournisseur ou des annotations en PDF).
Comptes fournisseurs
Les comptes fournisseurs sont utilisés pour enregistrer toutes les transactions relatives aux fournisseurs d'une entreprise.
Les principales fonctions des comptes fournisseurs sont les suivantes :
- Créer un compte pour chaque fournisseur et suivre toutes les transactions effectuées.
- Enregistrer les factures reçues de chaque fournisseur.
- Créer un ordre de paiement E-banking directement à partir de l'enregistrement de la facture du fournisseur.
- Enregistrer les paiements aux fournisseurs et les associer aux factures reçues.
- Obtenir des listes pour le suivi des paiements.
Dans Banana Comptabilité Plus :
- Les comptes fournisseurs et les informations d'adresse (nom, prénom, nom de la société, adresse, numéro de TVA, etc.) sont configurés dans le tableau des Comptes.
- Les transactions comptables sur les comptes sont saisies dans le tableau des Écritures.
- Après chaque enregistrement, tous les soldes des comptes fournisseurs (tableau des Comptes) sont automatiquement mis à jour, ce qui vous donne immédiatement une vue d'ensemble des soldes ouverts encore à payer.
Enregistrer factures reçues
La facture reçue du fournisseur est utilisée à des fins comptables et fiscales, car elle permet d'enregistrer de manière précise les coûts et les dépenses de l'entreprise, ainsi que de calculer la TVA.
Dans Banana Comptabilité les factures reçues des fournisseurs sont comptabilisées dans le tableau des Écritures:
- En entrant la date et la description de la facture.
- En saisissant un numéro de facture.
- En enregistrant dans le compte Débit le compte de coût et dans le compte Crédit le compte du fournisseur.
- En indiquant le code TVA pour les achats de marchandises ou de services. Les calculs et les montants de TVA sont automatiquement inclus.
Enregistrer les paiements
En comptabilité Banana, les paiements sont enregistrés dans le tableau des Écritures de l'une des manières suivantes :
- Enregistrement manuel :
- Vous enregistrez la date et la description.
- Dans la colonne Facture vous saisissez le compte du fournisseur. Un menu déroulant affiche les factures encore ouvertes, il vous suffit de sélectionner la facture reçue du fournisseur et en appuyant sur la touche Entrer, le programme insère automatiquement le compte du fournisseur dans la colonne Débit, ainsi que le montant de la facture. Il vous suffit ensuite de saisir le compte de trésorerie dans la colonne Crédit pour compléter l'écriture.
Importation de données depuis les relevés de compte avec les règles.
Le programme importe les données à partir des relevés de compte ISO 20022 et, en utilisant les règles, le programme insère l'enregistrement complet, en incluant toutes les données, sans nécessiter d'intervention manuelle.
Factures ouvertes
Les factures ouvertes pour un fournisseur sont celles qui ont été reçues mais qui n'ont pas encore été payées.
Les factures ouvertes des fournisseurs peuvent être gérées à travers un registre comptable qui trace les factures émises, les échéances de paiement et les paiements reçus. De cette manière, le vendeur peut suivre la situation financière de chaque client et envoyer des rappels de paiement si les factures restent ouvertes pendant trop longtemps.
Il est important de noter que les factures ouvertes des fournisseurs ont un impact sur la liquidité de l'entreprise, car il faut tenir compte de l'argent à utiliser pour le paiement de ces factures.
Banana Comptabilité génère automatiquement un rapport des factures ouvertes où vous pouvez immédiatement vérifier quelles factures sont encore à payer et de quel fournisseur, ainsi que le montant total des factures non réglées.
Il existe deux types de rapports :
- Factures ouvertes par fournisseur, qui répertorie toutes les factures ouvertes pour chaque fournisseur.
2. Factures ouvertes par échéance, qui répertorie les factures ouvertes par ordre d'échéance.
La date d'échéance d'une facture peut être configurée de différentes manières. Pour plus d'informations, veuillez consulter la page suivante sur les Échéances et les conditions de paiement.
Fiche de compte
Les fiches de compte sont des documents utilisés en comptabilité qui répertorient les transactions financières d'une entreprise. Chaque fiche représente un compte spécifique dans le grand livre comptable de l'entreprise et contient des informations détaillées sur les transactions liées à ce compte, telles que la date de l'opération financière, le type d'opération, le montant et la description de l'opération.
Dans Banana Comptabilité, en se basant sur les données saisies dans le tableau des Écritures, le programme génère automatiquement la fiche de compte pour chaque fournisseur. Cette fiche de compte affiche le solde d'ouverture, toutes les opérations et le solde final correspondant. Vous pouvez également obtenir la fiche de compte pour une période donnée.
Configurer et utiliser les fonctions fournisseurs
- Configurer les comptes pour une comptabilité avec gestion à partir du chiffre d'affaires (principe de la comptabilité d'exercice)
- Configurer les comptes pour une comptabilité avec gestion à partir de l'encaissement (principe de trésorerie)
- Configurer les configurations fournisseurs (explication similaire pour les clients)
- Configurer le tableau écritures et enregistrer les factures fournisseurs
- Rapports factures ouvertes, échues ou émises
Notes
- Dans la Comptabilité multidevise, les rapports sont basés sur les soldes en devise de base du compte fournisseurs, pour lequel d'éventuelles différences de change ne sont pas prises en considération.
Dans le tableau Factures reçues, les différences de change sont également répertoriées ; dans les autres impressions, toutefois, seul le montant dans la devise du fournisseur est utilisé. - La colonne Libellé des rapports reprend la première ligne d'écriture pour chaque facture.
- Pour le comptabilité sur prestation reçues (encaissées), on peut configurer un registre fournisseurs avec des centres de coût.
Fichier d'exemple
Gestion à partir du chiffre d'affaires (principe de la comptabilité d'exercice)
Introduction
Dans Banana, il est possible de gérer les fournisseurs aussi bien sur le chiffre d'affaires que sur celui encaissé. Une explication détaillée se trouve à la page Comptabilisation selon le chiffre d'affaires ou selon l'encaissement
Les explications ci-dessous indiquent comment configurer des comptes séparés pour chaque fournisseur, ainsi qu'un groupe pour les fournisseurs, de manière à obtenir une liste de factures séparées par fournisseur.
Si il y a peu de factures et que vous ne désirez pas de fiche détaillée par fournisseur, il est aussi possible d'avoir un seul compte où enregistrer toutes les factures fournisseurs. La liste des factures sera pour l'ensemble des fournisseurs et non pas par fournisseur individuel.
Configurer le groupe le registre fournisseurs
Les comptes et/ou les groupes des fournisseurs peuvent être insérés comme des comptes ordinaires, directement dans le plan comptable, dans la section des Passifs.
Mais il est également possible de créer une section séparée avec le registre des fournisseurs. De cette façon, dans les Passifs seul le total du groupe fournisseurs est affiché, par contre, tous les comptes fournisseurs seront affichés dans le registre.
Pour créer le registre dans une section séparée, vous devez ajouter à la fin du plan de comptable :
- Une section * (en-tête) (voir sections)
- Une section 02 pour les fournisseurs (voir sections)
- Les comptes fournisseurs que vous souhaitez (voir ajouter un nouveau compte). Chaque fournisseurs est présenté comme une ligne dans le plan comptable et possède son propre numéro de compte. La numérotation des comptes est libre (voir Comptes), mais il est recommandé de n'utiliser que des chiffres, notamment pour la gestion des paiements.
- Un groupe dans lequel tous les comptes fournisseurs sont agrégés.
- Ce groupe est à son tour totalisé dans un groupe présent dans les passifs.
- Le total fournisseurs est totalisé dans le groupe global 200A dans la colonne Add dans.
- Le même numéro ou code, utilisé pour le regroupement Add. dans (200A), doit être configuré dans le colonne Groupe des Passifs, pour le reporter dans le total Fournisseurs du Bilan.
- La numération des groupes est libre (voir groupes)
Enregistrer une facture reçue
Enregistrer un paiement
- Introduire la date d'écriture
- Se positionner sur la colonne Facture, et presser la touche F2.
La liste des factures ouvertes apparaît. - Sélectionner la facture désirée et presser Enter.
Le programme complète l'écriture avec les champs Libellé, Compte Débit et le Montant. Tant que le compte de contrepartie n'est pas inséré, le programme signalera la différence dans les écritures.
Enregistrer une note de crédit
Pour que le montant soit déduit de la facture intiale, il faut utiliser le même numéro de facture. Si le document de correction (par exemple, une note de crédit) présente un numéro différent, qui doit toutefois rester à disposition, il faut écrire cette référence dans une autre colonne, par exemple PièceOriginal.
Gestion à partir de l'encaissement (principe de trésorerie)
Configurer le registre fournisseurs avec les centres de coût
Pour les utilisateurs en Suisse qui ont la TVA sur l'encaissé, cette configuration permet de gérer la TVA de façon optimale.
Vous pouvez gérer votre registre clients et fournisseurs comme centres de coûts (voir aussi la page Centres de coûts et de profit). Une explication détaillée se trouve à la page Comptabilisation selon Chiffre d'affaires ou Encaissement.
- Il est conseillé d'utiliser le centre de coût CC3 (avec les comptes précédés d'un point virgule ";")
- Les soldes des centres de coût n'apparaîtront donc pas dans le Bilan.
Écritures
Les informations sont disponibles sur la page Clients et fournisseurs avec la TVA, selon le principe de trésorerie.
Opérations diverses fournisseurs
Afficher la colonne Facture dans le tableau Écritures
Voir Clients-Afficher la colonne facture.
Compléter automatiquement
Voir Clients-Compléter automatiquement.
Commande Extraire lignes facture et ouvrir lien à la facture
Voir Clients-Commande extraire ligne facutre.
Activer les colonnes Adresses (en option)
Voir Clients-Activer les colonnes adresses.
Configurer les paramètres fournisseurs
- Sélectionner la commande Rapports → Fournisseurs → Paramètres.
- Important: indiquer, dans "Groupe ou Compte", le groupe dans le plan comptable où les différents comptes des fournisseurs sont regroupés.
- Pour les explications des différentes options, voir Configurations clients et fournisseurs.
Liste factures fournisseurs
Afficher les factures reçues des fournisseurs
Commande : Rapports → Fournisseurs → Factures reçues...
Dans ce tableau, toutes les factures qui appartiennent au registre fournisseurs ou à un seul fournisseur sont affichées.
Afficher les factures ouvertes
Commande : Rapports → Fournisseurs → Factures ouvertes par fournisseur.
Dans ce tableau, seules les factures, dont le solde est ouvert, sont affichées.
Pour la comptabilité multidevise, s'il existe des différences de taux de change non comptabilisées pour un fournisseur particulier, une ligne "Ajustement des différences de change" s'affichera pour équilibrer le solde de la liste des factures ouvertes avec le solde de la fiche de compte.
Afficher les factures par date d'échéance
Commande : Rapports → Fournisseurs - Factures ouvertes par date d'échéance.
Dans ce tableau, seules les factures dont le solde est ouvert sont affichées, regroupées par période d'échéance.
