Einführung

In Banana Buchhaltung ist es möglich, die Lieferanten sowohl nach vereinbarter Methode als auch nach vereinnahmter Methode zu verwalten. Eine detaillierte Erklärung finden Sie auf unserer Webseite Buchführung mit vereinbarter oder vereinnahmter MWST/USt-Abrechnungsmethode.

Im Folgenden wird erklärt, wie Sie die Gruppe und die Konten der Lieferanten einrichten, so dass Sie für jeden Lieferanten eine eigene Rechnungsliste haben können.

Wenn Sie nur wenige Rechnungen haben und nicht nach Lieferanten aufschlüsseln wollen, können Sie auch ein einziges Konto führen, in dem Sie alle Lieferantenrechnungen erfassen. In diesem Fall wird die Liste der Rechnungen nach allen Lieferanten und nicht nach einzelnen Lieferanten gruppiert.

 Gruppe und Lieferantenkonten einrichten

Die Konten und/oder Gruppen der Lieferanten können als normale Konten direkt im Kontenplan, Sektion Passiven erfasst werden.

Es kann jedoch stattdessen auch eine separate Sektion mit Postenbuch Lieferanten erstellt werden. Auf diese Weise wird auf der Passivseite nur die Totalsumme der Gruppe Lieferanten ausgewiesen und im Postenbuch hingegen werden alle Lieferantenkonten angezeigt.

Um das Postenbuch separat zu erstellen, ist am Ende des Kontenplans folgendes hinzuzufügen:

• Eine Sektion * (Titel) (siehe Sektionen)
• Eine Sektion 02 für die Lieferanten (siehe Sektionen)
• Die gewünschten Lieferantenkonten (siehe Konto hinzufügen). Jeder Lieferant entspricht einer Zeile des Kontenplans und verfügt über eine eigene Kontonummer. Die Nummerierung der Konten ist freigestellt (siehe Konten). Es wird jedoch empfohlen, nur Zahlen zu verwenden, insbesondere für die Zahlungsabwicklung.
• Eine Gruppe, in welcher alle Lieferantenkonten zusammengefasst werden.
• Diese Gr/https://www.banana.ch/doc/de/node/3317uppe wiederum wird in einer in den Passiven vorhandenen Gruppe totalisiert.

• Die Gesamtsumme des Lieferanten wird der zusammenfassenden Gruppe 200A in der Spalte Summ. in summiert.
• Dieselbe Nummer oder derselbe Code, der für den Bezugswert in der Spalte 'Summ. in' (200A) verwendet wird, muss in der Spalte Gruppe der Passiva für die Meldung der Gesamtsumme der Lieferanten in der Bilanz angegeben werden.
• Die Nummerierung der Gruppen ist frei (siehe Gruppen).

Erhaltene Rechnung buchen

Zahlung buchen

• Buchungsdatum eingeben.
• Sich auf Feld Rechnung begeben und die Taste F2 drücken oder Doppelklick auf die Zelle. Die Liste der offenen Rechnungen wird angezeigt.
• Die bezahlte Rechnung des Lieferanten auswählen und die Taste Enter drücken.
  Das Programm vervollständigt die Eingabe mit Feld Beschreibung, Konto Soll und Betrag. Solange das Gegenkonto nicht eingegeben wird, meldet das Programm die Differenz in der Buchung.

Gutschrift buchen

Damit der Betrag von der Eingangsrechnung abgezogen werden kann, muss die gleiche Rechnungsnummer verwendet werden. Wenn das Berichtigungsdokument (z.B. Gutschrift) eine andere Nummerierung hat, die man bereithalten muss, schreiben Sie die  entsprechende Nummer in eine andere Spalte (z.B. in Spalte Beleg Original).

Lieferantenkonten mit Kostenstellen einrichten

Für Schweizer Benutzer, die die Mehrwertsteuer nach vereinnahmten Entgelten abrechnen, ermöglicht diese Option eine optimale Verwaltung der Mehrwertsteuer.

Kundenkonten und Lieferantenkonten können mit Kostenstellen geführt werden (sehen Sie hierzu bitte unsere Webseite Kosten- und Profitstellen).
Eine detaillierte Erklärung finden Sie auf unserer Webseite Buchführung mit vereinbarter oder vereinnahmter MWST/USt-Abrechnungsmethode.

• Wir empfehlen die Benutzung von Kostenstellen 'KS3' (Konten mit vorangestelltem Strichpunkt ";").
• Die Salden der Kostenstellen werden somit nicht in der Bilanz ausgewiesen.

Buchungen

Informationen finden Sie unter Kunden und Lieferanten bei MWST/USt nach vereinnahmten Entgelten.

Die folgenden Funktionen für Lieferanten funktionieren gleich wie die für Kunden. Lesen Sie dazu bitte die entsprechenden Seiten für Kunden:

Spalte Rechnung in der Tabelle Buchungen anzeigen

Siehe Spalte Rechnung in der Tabelle Buchungen anzeigen

Automatische Vervollständigung der Rechnungsdaten

Siehe Automatische Vervollständigung der Rechnungsdaten

Befehle Rechnungszeilen extrahieren und Verknüpfung von Rechnungen öffnen

Siehe Rechnungszeilen extrahieren

Adressen eingeben (fakultativ)

Siehe Spalten für Adressen aktivieren ( fakultativ)

Einstellungen Lieferanten vornehmen

• Wählen Sie den Befehl Berichte → Lieferanten → Einstellungen
• Wichtig: In 'Gruppe oder Konto' die Gruppe im Kontenplan angeben, worin die verschiedenen Lieferantenkonten gruppiert sind
• Siehe Einstellungen Kunden/Lieferanten für eine Erklärung der verschiedenen Optionen

Empfangene Rechnungen anzeigen

Menü Berichte → Lieferanten → Erhaltene Rechnungen von Lieferanten

In dieser Tabelle werden alle Rechnungen angezeigt, die dem Postenbuch Lieferanten oder einem einzelnen Lieferanten zugehören.

Offene Rechnungen anzeigen

 Menü Berichte → Lieferanten →  Offene Lieferanten-Rechnungen

In dieser Tabelle werden ausschliesslich Rechnungen mit offenem Saldo angezeigt.

Bei Buchhaltungen mit Fremdwährungen wird bei nicht gebuchten Wechselkursdifferenzen für einen bestimmten Lieferanten eine Zeile "Anpassung Wechselkursdifferenzen" angezeigt, die den Saldo der Liste der offenen Rechnungen mit dem Saldo des Kontoauszugs ausgleicht.

Rechnungen nach Fälligkeitsdatum anzeigen

Menü Berichte → Lieferanten →  Offene Rechnungen nach Fälligkeitsdatum

In dieser Tabelle werden ausschliesslich Rechnungen mit offenem Saldo, gruppiert nach Fälligkeitsperiode angezeigt.

Mit der neuen Zahlungsfunktion ist es möglich, ausgehend von einer Buchungsliste oder durch das Einlesen der QR-Codes der erhaltenen Rechnungen, Zahlungsdateien (pain.001) zu erstellen, die an die Bank übermittelt werden.

Die Zahlungsdateien pain.001 sind XML-Nachrichten, die Details zu den zu tätigenden Zahlungen enthalten und an Finanzinstitute gesendet werden können, die dieses Format anerkennen. Banana Buchhaltung+ unterstützt derzeit die Schweizer Zahlungsstandards (SPS).

Siehe Zahlungsaufträge pain.001 für weitere Informationen.

Migration zu strukturierten Adressen

Voraussetzungen und wichtige Hinweise

Derzeit ist die Zahlungsfunktion:

• In der neuesten Version von Banana Buchhaltung+ Dev Channel verfügbar.
• Diese Erweiterung funktioniert nur mit dem Advanced Plan, Sie können einen 1-Monats-Promo-Code von unserem Support-Service anfordern.
• Die Erweiterung befindet sich derzeit im Beta-Test, bitte überprüfen Sie alles und melden Sie jedes Problem.

So erstellen Sie einen pain.001-Zahlungsauftrag

1. Öffnen Sie Ihre Buchhaltungsdatei (doppelte Buchhaltung oder Einnahmen-Ausgaben-Rechnung) oder laden Sie unsere Beispieldatei Payments_2024_en.ac2 herunter.
    
2. Überprüfen Sie in der Tabelle Konten, ob die Ansicht Adresse vorhanden ist.
   Wenn die Ansicht nicht verfügbar ist, können Sie sie über den Menübefehl Werkzeuge > Funktionen hinzufügen/entfernen... > Adress-Spalten in der Kontentabelle hinzufügen hinzufügen.
   Wenn Ihre Adressspalten unterschiedlich sind (z. B. fehlende IBAN), lesen Sie die Dokumentation zur Adressansicht.
    
3. Beim ersten Mal muss die Zahlungsfunktion über den Befehl Werkzeuge > Funktionen hinzufügen/entfernen > Zahlungsfunktionen  hinzufügen, installiert werden.
    
4. Richten Sie das Bankkonto ein, das bei der Erstellung des Zahlungsauftrags verwendet wird. Bestimmen Sie in der Tabelle Konten das Belastungskonto und vervollständigen Sie die folgenden Daten (Ansicht Adresse):
   - Name, Nachname oder Firmenname (Bankkontoinhaber)
   - IBAN (IBAN-Konto des zu belastenden Bank- oder Postkontos)
   - Bankclearing (BIC-Code des zu belastenden Kreditinstituts)
    
5. Überprüfen und aktualisieren Sie die Adress- und Zahlungsinformationen Ihrer Lieferanten in der Tabelle Konten (Ansicht Adresse).
   Wenn Sie keine Liste von Lieferanten haben, definieren Sie diese bitte gemäss unserer Erklärung im Abschnitt Lieferanten.
   Wenn Sie Zahlungen durch Scannen von QR-Codes durchführen, müssen Sie keine Adressen einrichten, da alle Informationen für die Zahlung im QR-Code enthalten sind.
   
   
    
6. Geben Sie in der Tabelle Buchungen die Rechnungen Ihrer Lieferanten ein oder lesen Sie die QR-Codes ein.
   
   
    
7. Fügen Sie die Zahlungsdaten ein und vervollständigen Sie sie, indem Sie direkt auf die Spalte Zahlungsdaten klicken. Wenn Sie die Lieferantenliste (Creditor Account ID) verwenden möchten und diese leer ist, müssen Sie die Erweiterung konfigurieren, indem Sie die Lieferantengruppe festlegen. 
   Siehe Zahlungsaufträge (pain.001) Erweiterung (Dialogfenster Zahlungsdaten) für weitere Informationen.
   
   
    
8. Wählen Sie den Befehl Berichte > Lieferanten > Zahlungsertrag erstellen
   
   
    
9. Bitte füllen Sie den Namen des Kontoinhabers, die dazugehörige IBAN und den BIC-Code aus, von dem abgebucht werden soll. Wenn Sie diese Informationen bereits in der Tabelle "Konten" eingegeben haben, werden sie automatisch vorgeschlagen.
   Wenn Sie die einzelnen Zahlungen auf dem Bankkontoauszug sehen möchten, müssen Sie beim Erstellen des Zahlungsauftrags die Option "Einzeln buchen" aktivieren, andernfalls wird auf dem Bankkontoauszug nur der Gesamtbetrag angezeigt.
   Drücken Sie auf die Schaltfläche "Weiter".
   
   
    
10. Geben Sie den Namen der Datei an, die den Zahlungsauftrag enthalten wird. Wenn Sie den Dateipfad nicht angeben, wird die Zahlungsdatei im selben Ordner wie die Buchhaltungsdatei gespeichert.
    Drücken Sie auf die Schaltfläche Abschliessen, um die Datei zu erstellen.
    Hinweis: In Banana Buchhaltung ist es nicht möglich, sich direkt mit der Bank zu verbinden, um die Datei zu übertragen. Sie müssen die Datei zuvor auf Ihrem Computer speichern und sie dann über das Webportal oder die Anwendung des Finanzinstituts hochladen.
    
    
     
11. Nach dem Speichern des Zahlungsauftrags (XML-Datei) wird eine Zeile in der Tabelle Buchungen eingefügt, die die Datei enthält.
    Der Inhalt der XML-Datei kann erneut angezeigt werden, indem Sie zweimal auf die Zelle Zahlungsdaten klicken oder auf das Bearbeitungssymbol oben rechts in der Zelle klicken.
    Es handelt sich dabei um eine Quittung, und es ist nicht mehr möglich, die Zahlungsdatei zu ändern oder sie ein zweites Mal zu senden.
    Achtung! Die Zahlungsaufträge (payment/file) dienen dazu, zu bestimmen, ob eine Zahlung an die Bank übermittelt wurde.
    Es wird daher empfohlen, die Zeilen mit diesen Zahlungsdateien nicht zu entfernen, da andernfalls bereits übermittelte Zahlungen weiterhin als ausstehend angezeigt werden.
    
    
     
12. Nach Erstellung vom Zahlungsauftrag, werden die Zahlungsbuchungen nicht sofort erfasst, da die Datei zuerst an die Bank übermittelt werden muss und die Zahlung erst nach Bestätigung durch die Bank erfolgt.
    Um die Zahlungen korrekt zu verbuchen, wird empfohlen, in Banana die von der Bank bereitgestellte ISO 20022-Datei zu importieren, die die Details der ausgeführten Zahlungen enthält.
    Nach dem Import der Zahlungen vom Bankkontoauszug können Sie diese Buchungen vervollständigen, indem Sie die Taste F2 auf der Rechnungsnummer drücken, sodass sie in der Tabelle Lieferantenrechnungen (Menü Berichte > Lieferanten) als bezahlt erscheinen.

 

Eröffnung neues Jahr

Der Zahlungsauftrag (XML-Datei) kann ausschliesslich in der Buchhaltungsdatei erstellt werden, in der die entsprechenden Zahlungsdaten erfasst sind. Beim Eröffnen eines neuen Geschäftsjahres werden zwar die Kunden- und Lieferantenrechnungen übernommen, die zugehörigen Zahlungsdaten jedoch nicht. Aus diesem Grund ist es nicht möglich, Zahlungsaufträge für Rechnungen zu erstellen, die in der Buchhaltungsdatei des Vorjahres erfasst wurden.

Über das Menü Berichte > Lieferanten > Zahlungsauftragsliste können Sie jedoch auch die Zahlungsaufträge der Vorjahre anzeigen, je nach Einstellungen der Lieferanten, indem Sie die Option Bewegungen der letzten Jahre einschliessen im Befehl Berichte > Lieferanten > Einstellungen aktivieren.