Mit Banana Buchhaltung Plus können Sie Belege (Rechnungen, Quittungen, Kontoauszüge und andere Dokumente) in digitaler Form verwalten und dadurch den Papierverbrauch reduzieren oder ganz vermeiden.

Jede Zeile der Tabelle Buchungen kann einen Link zu einer PDF-Datei enthalten. Mit einem einfachen Klick können Sie das zugehörige Dokument sofort anzeigen.

Dadurch:

• bleiben Buchungen und Belege miteinander verknüpft
• wird die Suche nach Dokumenten beschleunigt
• werden Kontrolle und Revision vereinfacht

So organisieren Sie die Buchhaltungsdatei und die Anhänge

Damit die Dokumentenverknüpfungen korrekt funktionieren, müssen die Banana-Buchhaltungsdatei (.ac2) und die digitalen Dokumente in derselben Speicherumgebung gespeichert sein (entweder alle lokal oder alle in der Cloud) und sich im selben Hauptordner befinden.

Sie können die Dokumente auf zwei Arten organisieren:

• Fall 1 – Anhänge direkt im Hauptordner gespeichert
  Die digitalen Anhänge und die Buchhaltungsdatei befinden sich direkt im Hauptordner.
   
• Fall 2 – Anhänge in einem Unterordner des Hauptordners gespeichert 
  Die digitalen Anhänge (Belege) werden in einem Unterordner (z.B. "Anhänge» oder «Dokumente") des Hauptordners gespeichert, der die Buchhaltungsdatei enthält.

Wir empfehlen diese zweite Lösung, da die Buchhaltungsdatei von den angehängten Dokumenten getrennt bleibt und die Archivstruktur übersichtlicher sowie einfacher zu verwalten ist.

Vorteile relativer Verknüpfungen

Wenn die Dokumente (z.B. PDF-Belege) im selben Hauptordner wie die Buchhaltungsdatei gespeichert werden – entweder direkt oder in einem Unterordner –, verwendet Banana Buchhaltung Plus relative Verknüpfungen. Dadurch bleiben die Verknüpfungen zu den Dokumenten auch in folgenden Fällen gültig:

• wenn Synchronisationssysteme verwendet werden (z.B. Dropbox oder ähnliche Dienste)
• wenn sich der Dateipfad von einem Computer zum anderen unterscheidet.

Organisation des Archivs

Es wird empfohlen, für jedes Buchhaltungsjahr einen separaten Ordner zu erstellen. 

Innerhalb des Jahresordners kann ein Unterordner für Anhänge angelegt werden sowie bei Bedarf weitere Unterordner zur Organisation der Dokumente, zum Beispiel:

• Kundenrechnungen
• Lieferantenrechnungen
• Kreditkarten
• Auslandsrechnungen

Wichtig ist, eine logische und konsistente Struktur beizubehalten, die der Organisation der Buchhaltung entspricht und das Wiederfinden von Dokumenten auch nach Jahren erleichtert.

Beispiel für die Organisation des digitalen Archivs

Speichern Sie im Ordner Dokumente alle digitalen Belege, die Sie erhalten oder im Laufe des Jahres digitalisieren.

Empfehlung für die Dateibenennung

Verwenden Sie immer dieselben Kriterien für die Vergabe von Dateinamen. Ein empfohlenes Format ist:

• Jahr-Monat-Tag + Gegenpartei + Dokumenttyp

Beispiele:

• 2024-01-15-TIM-Rechnung.pdf
• 2024-01-31-Rossi Marco-Rechnung.pdf.

Verwenden Sie vorzugsweise das Datum des Belegs.

Mit dieser Methode:

• werden die Dokumente automatisch chronologisch sortiert
• wird die Suche nach Dokumenten vereinfacht
• bleibt das Archiv langfristig konsistent.

Eine systematische Benennung ist genauso wichtig wie die Ordnerstruktur.

Dokument mit der Buchung verknüpfen

Wenn Sie eine Buchung erfassen, verknüpfen Sie diese über die Spalte Link (DokLink) mit dem entsprechenden digitalen Dokument.

So zeigen Sie das PDF an:

• Positionieren Sie sich auf der Zeile der gewünschten Buchung.

  

• Klicken Sie auf das Öffnungssymbol in der Spalte Link (DokLink).

Zusammenfassung 

Für die korrekte Organisation digitaler Belege in Banana Buchhaltung Plus:

• erstellen Sie eine klare und stabile Ordnerstruktur
• speichern Sie die Dokumente in einem Unterordner des jeweiligen Buchhaltungsjahres
• verwenden Sie eine einheitliche Dateibenennung (Jahr-Monat-Tag + Gegenpartei + Dokumenttyp)
• verknüpfen Sie jedes PDF über die Spalte Doc.Link mit der entsprechenden Buchung

Eine systematische Verwaltung digitaler Dokumente verbessert die Übersichtlichkeit, erleichtert die Suche und macht die Buchhaltung auch langfristig besser nachvollziehbar.
 

Um Buchhaltungsdateien und -dokumente effizient zu verwalten und die Suche, das Teilen und die Speicherung finanzieller Geschäftsdaten zu vereinfachen, ist es wichtig, eine ordentliche Ordnerstruktur zu erstellen, in der die Dateien gespeichert werden. 

• Organisieren Sie die Ordner in einer hierarchischen Struktur, wobei die Hauptordner allgemeine Kategorien oder das Ausgangsthema darstellen (z.B. Buchhaltung) und die Unterordner spezifischere Kategorien darstellen (z. B. Buchhaltung Firma Rossi > Buchhaltung Rossi 2024 > Dokumente).
• Weisen Sie den Ordnern klare und beschreibende Namen zu, sodass der Inhalt leicht erkennbar ist, ohne die Ordner öffnen zu müssen.
• Führen Sie regelmässige Backups der Buchhaltungsdateien und wichtiger Dokumente durch, um die Sicherheit und Verfügbarkeit der Daten langfristig zu gewährleisten.
• Teilen Sie Dateien sicher nur mit autorisierten Personen und stellen Sie sicher, dass die Zugriffsrechte korrekt konfiguriert sind.

Welche Ordner sollten erstellt werden

Die Definition und Organisation der Ordner zum Speichern von Dateien hängt stark von Ihren persönlichen Bedürfnissen und der Art Ihrer Arbeit ab. Hier sind jedoch einige allgemeine Tipps:

• Buchhaltungsordner: Erstellen Sie zunächst einen Hauptordner, der der Buchhaltung gewidmet ist.
  • Jahresordner xxxx: Innerhalb des Buchhaltungsordners erstellen Sie einen Unterordner für jedes Geschäftsjahr. Es ist hilfreich, diese Ordner mit dem entsprechenden Jahr zu benennen (z. B. "2024").
    • Speichern Sie die Buchhaltungsdatei im Jahresordner xxxx für das entsprechende laufende Jahr.
    • Dokumentenordner: Erstellen Sie innerhalb des Jahresordners xxxx einen Unterordner für Dokumente. Sie können ihn Dokumente nennen und dort alle Anhänge und Belege speichern, die in die Buchhaltungsdateien aufgenommen werden müssen. 
      Im Dokumentenordner können Sie weitere Unterordner zur besseren Aufteilung der Dateien erstellen. Zum Beispiel können Sie einen Unterordner Kreditkarten erstellen, um Rechnungen und Belege von Kreditkarten zu speichern, oder einen Unterordner Auslandsrechnungen, um alle ausländischen Rechnungen aufzubewahren.
• Verwaltung mehrerer Entitäten: Wenn Sie Buchhaltungen für mehrere Unternehmen oder Entitäten führen, erstellen Sie für jede davon einen separaten Ordner. Dies hilft, die Dateien und Dokumente jeder Entität getrennt zu halten. Befolgen Sie dasselbe Ordnerorganisationsmodell für jedes Unternehmen, mit separaten Ordnern für jedes Jahr und einem Ordner für Dokumente.

Speichern der Buchhaltungsdateien

Wenn Sie eine neue Datei speichern, geben Sie ihr einen aussagekräftigen Namen, der den Namen des Unternehmens oder Ihrer Tätigkeit enthält (z. B. Rossi & Söhne AG). Dies erleichtert das Auffinden und Identifizieren der Dateien im Zielordner.

Sie können die Buchhaltungsdateien an einem beliebigen Ort speichern. Sie können sich für einen lokalen Ordner auf Ihrem Computer, ein gemeinsames Netzlaufwerk in der Unternehmensumgebung oder einen Cloud-Dienst entscheiden. Um den Empfehlungen zu folgen, speichern Sie die Buchhaltungsdatei auf der lokalen Festplatte im entsprechenden Jahresunterordner.

Mit dem Befehl im Menü Datei > Speichern oder Speichern unter werden die Daten gespeichert. Die bestehenden Daten auf der Festplatte werden durch die neuen ersetzt.

• Das Ziel und der Dateiname werden bei der ersten Speicherung oder beim Verwenden des Befehls Speichern unter (Menü Datei) festgelegt.
• Wenn Sie mehrere Buchhaltungen verwalten, empfehlen wir Ihnen, für jede Entität und jedes Geschäftsjahr einen separaten Ordner zu erstellen.
• Jede Datei kann mit einem Passwort geschützt werden.

Dateiformat von Banana Buchhaltung Plus

Die mit Banana Buchhaltung erstellten Dateien haben die Erweiterung *.ac2, unabhängig vom verwendeten Betriebssystem.

• Das Dateiformat "ac2" ist spezifisch für Banana. Beim Speichern werden alle Daten komprimiert und in einem Block gespeichert.
• Die .ac2-Dateien sind zwischen verschiedenen Betriebssystemen (Windows, Mac und Linux) kompatibel.
  Eine unter Windows gespeicherte Datei kann unter Mac geöffnet und bearbeitet und dann erneut unter Linux oder Windows geöffnet werden.
• Die Datei kann als E-Mail-Anhang übertragen, auf anderen Betriebssystemen bearbeitet oder an den Absender zurückgesendet werden.
• Die Dateien sind vollständig vom Banana Buchhaltung Plus-Programm getrennt, das unter Windows die Erweiterung ".exe" hat.
• Installationsdateien haben unter Mac die Erweiterung ".dmg" und unter Linux ".deb, .rpm, .run oder .tgz".

Automatisches Speichern

Banana Buchhaltung Plus erstellt und speichert automatisch die Arbeit in einer temporären Datei.  Wenn die Datei normal gespeichert oder das Programm ordnungsgemäss beendet wird, wird die temporäre Datei gelöscht. Sollte der Computer jedoch plötzlich herunterfahren, können die Daten über diese Datei wiederhergestellt werden. 

Wenn das Programm nach einem Absturz neu gestartet wird und feststellt, dass die temporäre Datei des automatischen Speicherns nicht gelöscht wurde, wird ein Dialog Wiederherstellung der automatischen Speicherdatei angezeigt, in dem der Benutzer gefragt wird, ob er die Datei wiederherstellen möchte.

In den Programmoptionen kann festgelegt werden, in welchen Zeitabständen Banana Buchhaltung Plus automatisch speichert.

Backup-Kopien

Wir empfehlen Ihnen, regelmässig Backup-Kopien Ihrer Buchhaltungsdateien und aller wichtigen Unternehmensdokumente zu erstellen. Sie können zwischen folgenden Optionen wählen: 

• Cloud-Backup: Verwenden Sie Cloud-Backup-Dienste wie Google Drive, Dropbox, Amazon S3, Microsoft Azure oder andere.
• On-Premise-Backup: Verwenden Sie Backup-Software, die auf Ihren Servern oder Speichermedien installiert ist.
• Hybrides Backup: Kombinieren Sie beide Optionen, indem Sie eine Kopie der Daten sowohl lokal als auch in der Cloud aufbewahren, um eine höhere Sicherheit zu gewährleisten.

Erstellen Sie einen regelmässigen Zeitplan für die Durchführung der Backups, und stellen Sie sicher, dass alle kritischen Daten in die Backup-Kopien aufgenommen werden und die Datenschutzvorschriften eingehalten werden.

Überwachen Sie regelmässig den Zustand der Backups, um sicherzustellen, dass sie ordnungsgemäss ausgeführt werden und die Daten intakt bleiben. Bewahren Sie die Kopien an sicheren und unterschiedlichen Orten auf, um sie vor katastrophalen Ereignissen wie Bränden, Überschwemmungen oder Diebstählen zu schützen.

Dateien auf Dropbox, Google Drive und anderen Cloud-Systemen speichern

Banana Buchhaltung Plus ist ein Programm, das auf Ihrem Computer installiert wird und lokal arbeitet, aber auch das Speichern von Dateien in der Cloud sowie die Synchronisierung der Änderungen während der lokalen Arbeit ermöglicht.

Änderungen anzeigen

Die Android-Version von Banana Buchhaltung Plus arbeitet direkt mit dem Dropbox-Server. Wenn Änderungen auf dem PC vorgenommen werden, dauert es normalerweise einige Sekunden, bis sie auf dem Server und in der Datei von Banana Buchhaltung Plus sichtbar werden.

Um sicherzustellen, dass die Datei korrekt mit dem Server synchronisiert ist, sollte die Datei mit einem grünen Häkchen markiert sein.
Wenn die Synchronisierungssymbole (grün, rot, blau) nicht angezeigt werden, aktualisieren Sie die auf Ihrem PC installierte Dropbox-Anwendung.

Eine weitere Möglichkeit, den Synchronisierungsstatus auf Ihrem PC zu überprüfen, besteht darin, auf das Dropbox-Symbol in der unteren Leiste zu klicken:

Darüber hinaus erfolgt die Synchronisierung auf Android nicht, während die Anwendung verwendet wird. Sie müssen sie schliessen und erneut öffnen.

Methoden zum Öffnen der Dateien

Um eine Buchhaltungsdatei zu öffnen, müssen Sie Banana Buchhaltung Plus starten, und Sie haben zwei Optionen:

• Wählen Sie den Befehl Öffnen im Menü Datei.
• Verwenden Sie das entsprechende Symbol in der Symbolleiste, um schnell und einfach auf Dateien zuzugreifen.

Die auf der Festplatte gespeicherten Daten sind diejenigen, die gespeichert und im Speicher behalten wurden. Sie können geöffnet und bearbeitet werden.

• Buchhaltungsdateien können geöffnet werden, wenn sie sich auf dem lokalen Computer befinden oder über ein Netzwerk erreichbar sind. 
  Wenn sie per E-Mail ausgetauscht wurden, müssen sie zuerst in einen Ordner auf dem Computer verschoben werden.
• Nur eine Person kann die Datei gleichzeitig im Bearbeitungsmodus öffnen.
  Wenn Sie Änderungen an einer geschützten oder bereits verwendeten Datei vornehmen, müssen Sie einen anderen Dateinamen wählen, um sie zu speichern.
• Wenn die Datei durch ein Passwort geschützt ist, wird ein Passworteingabedialog angezeigt.
  Wenn das Vorjahr durch ein Passwort geschützt ist und der Befehl zur verbesserten Bilanz mit Gruppen ausgeführt werden soll, wird das Passwort des Vorjahres angefordert. Alternativ können Sie eine der in den Anmerkungen auf der Seite Passworteingabedialog beschriebenen Optionen nutzen.
• Das Programm warnt, dass die Datei im Lesemodus geöffnet wurde, in folgenden Fällen:
  • Die Datei befindet sich auf einem nicht beschreibbaren Medium (z. B. CD-ROM).
  • Die Datei befindet sich in einem temporären, nicht beschreibbaren Ordner.
  • Die Datei ist schreibgeschützt oder der Benutzer hat keine Berechtigung, sie zu ändern.
  • Die Datei wird bereits von einem anderen Benutzer verwendet.
  • Die Datei wurde bereits vom gleichen Benutzer oder in einer anderen Sitzung geöffnet. 

Buchhaltungsdateien *.ac2 suchen

Wenn Sie sich nicht erinnern können, in welchem Ordner sich die Buchhaltungsdateien befinden, können Sie die Suche in Windows-Explorer oder Finder auf dem Mac verwenden.

Buchhaltungsdateien auf einem Windows-Computer suchen

Die Dateien von Banana Buchhaltung haben die Erweiterung ".ac2". Die Suchfunktion kann je nach Version von Windows unterschiedlich sein.

• Windows 10: Klicken Sie auf das Suchsymbol und geben Sie ac2 oder den Anfang des Dateinamens ein und klicken Sie auf den Pfeil Dokumente.
• Im Datei-Manager des Explorers geben Sie die Erweiterung "*.ac2" oder den Namen Ihrer Buchhaltung ein und lassen Sie Windows die Datei suchen.
• Wenn Sie im Menü Datei > Öffnen von Banana Buchhaltung Plus auf die Suchleiste in der oberen rechten Ecke der Dialogbox klicken, geben Sie die Erweiterung *.ac2 ein und klicken Sie unten auf das Symbol Im gesamten Computer suchen oder wählen Sie den Ordner aus, in dem die Datei gesucht werden soll.

Buchhaltungsdateien auf einem Mac suchen

• Im Dialogfeld zum Öffnen von Datei > Öffnen in Banana Buchhaltung Plus geben Sie in die Suchleiste ac2 oder ein Stichwort des Dateinamens ein. Wählen Sie über die Symbole den gewünschten Suchbereich aus (den gesamten Computer oder ausgewählte Ordner).
• Öffnen Sie den Finder und geben Sie ac2 oder den Anfang oder ein Stichwort des Dateinamens ein, den Sie suchen möchten.
• Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Finder-Symbol, klicken Sie auf Suchen und geben Sie ac2 oder den Dateinamen ein.

Dateien kopieren oder verschieben

Banana Buchhaltung Plus kann Dateien auf jedem vom Betriebssystem erkannten Laufwerk speichern, beispielsweise auf einem beschreibbaren Datenträger.
Bei nicht beschreibbaren Medien (CD oder DVD) kann Banana Buchhaltung die Dateien nur lesen. Die Dateien im Format *.ac2 können wie folgt verschoben werden:

• Von einem Ordner in einen anderen
  • Verwenden Sie den Windows-Explorer oder den Finder auf dem Mac, um den Ordner zu suchen, in dem die Dateien gespeichert wurden.
  • Kopieren und verschieben Sie die Dateien in den neuen Zielordner (nach dem Einfügen können sie bei Bedarf aus dem vorherigen Ordner gelöscht werden).
• Von einem Computer auf einen anderen
  • Speichern Sie die Dateien auf einem USB-Stick und übertragen Sie sie auf den neuen Computer:
    • Öffnen Sie die zu speichernde Datei.
    • Wählen Sie im Menü Datei > Speichern unter das Laufwerk des USB-Sticks als Ziel aus.
    • Alternativ können Sie die Datei auch im Explorer öffnen und sie durch Ziehen auf den USB-Stick kopieren.
  • Versenden Sie die Datei per E-Mail (als Anhang) und speichern Sie sie auf dem neuen Computer.

Dateien löschen oder umbenennen

Das Programm Banana Buchhaltung Plus hat keine eigene Funktion zum Löschen oder Umbenennen von Dateien. Verwenden Sie dazu die entsprechenden Funktionen des Betriebssystems (Windows-Explorer oder Finder auf dem Mac).

Mehrere Personen arbeiten mit derselben Datei 

Banana Buchhaltung Plus funktioniert wie Excel: Nur eine Person kann gleichzeitig an derselben Datei arbeiten. Achten Sie darauf, dass keine anderen Personen gleichzeitig an derselben Datei arbeiten.
Wenn Sie in einem lokalen Windows-Netzwerk arbeiten und die Datei von jemand anderem verwendet wird, erhalten Sie eine Meldung, dass die Datei nur im Lesemodus verfügbar ist.
Auf anderen Betriebssystemen gibt es keine solche Meldung, daher ist Vorsicht geboten, wenn mehrere Personen gleichzeitig arbeiten.
Wenn zwei Personen gleichzeitig an derselben Datei arbeiten, überschreibt die Person, die zuletzt speichert, die vorherigen Daten. 

Banana Buchhaltung Plus kann nicht erkennen, wenn dieselbe Datei gleichzeitig auf mehreren Computern geöffnet und bearbeitet wird. Es könnte daher passieren, dass eine Person Daten löscht oder eine andere neue Daten hinzufügt. Nur die zuletzt gespeicherte Version der Datei wird beibehalten. Achten Sie daher darauf, nicht gleichzeitig an derselben Datei zu arbeiten.

Verknüpfungen zu digitalen Dateien

Jede Buchung kann mit einer digitalen Belegdatei verknüpft werden.

• Speichern Sie die Belege des Jahres in einem Unterordner des laufenden Jahres. Auf diese Weise erstellt das Programm relative Links, die auch funktionieren, wenn Sie die Dateien auf verschiedenen Computern synchronisieren.
• Speichern Sie hingegen Basisdokumente, die ihre Gültigkeit nicht verlieren (z. B. Versicherungsverträge, Mietverträge usw.), in einem separaten Ordner.

Arbeiten in einem lokalen Netzwerk

Wenn Ihr Unternehmen ein lokales Netzwerk verwendet, können Sie die Ordnerstruktur im Netzwerk erstellen, sodass sie mehreren Personen zugänglich ist.

Im lokalen Netzwerk können Sie in der Regel auch Zugriffsrechte festlegen und somit die Anzahl der Personen einschränken, die auf die Buchhaltungsdaten zugreifen dürfen.

Arbeiten mit Cloud-Systemen

Wenn Sie Cloud-Systeme wie Dropbox, iCloud, OneDrive, Google Drive oder einen ähnlichen Dienst nutzen, wird auf Ihrem Computer ein Ordner erstellt, der die synchronisierten Daten enthält.

Um auf mehreren Computern arbeiten zu können, müssen Sie lediglich in diesem synchronisierten Ordner einen Unterordner mit den Daten Ihres Unternehmens erstellen und dabei die zuvor beschriebene Struktur verwenden. 

Daten mit Ihrem Buchhalter teilen

Cloud-Systeme ermöglichen es Ihnen auch, Daten mit anderen zu teilen. Erstellen Sie dazu die oben beschriebene Ordnerstruktur im Hauptordner, der synchronisiert wird. Verwenden Sie den Dropbox-Befehl, um den Ordner mit Ihrem Buchhalter zu teilen, sodass dieser die Dateien sehen und bearbeiten kann.

Heutzutage funktionieren viele Softwareprogramme in der Cloud und erfordern die Erstellung eines Kontos sowie die Nutzung von Zugangsdaten, ohne dass eine lokale Installation erforderlich ist. Die Daten sind von verschiedenen Geräten aus zugänglich, was bedeutet, dass alle Daten und Dokumente auf den Servern des Dienstanbieters gespeichert werden (z.B. Dropbox, ICloud, OneDrive, GoogleDrive).

• Die Vorteile der Cloud für private Banana-Nutzer
• Die Vorteile der Cloud für Unternehmen oder Vereine, die Banana benutzen
• Die Vorteile der Cloud für Treuhänder und Buchhalter

Banana Buchhaltung Plus verfügt nicht über eine eigene Cloud - Sie arbeiten mit Ihrer eigenen Cloud

Banana Buchhaltung Plus verfügt nicht über eine eigene Cloud, aber ermöglicht es Ihnen, mit Ihrer eigenen Cloud zu arbeiten! Da Buchhaltungsdaten besonders sensibel sind, sind wir der Meinung, dass Sie selbst entscheiden sollten, wo Sie sie speichern möchten. Ihre Daten sowie Buchhaltungsdateien gehören ausschliesslich Ihnen. Unser Unternehmen hat keinen Zugriff auf Ihre Daten. Wir empfehlen Ihnen, immer Sicherheitskopie (Backup) zu erstellen.

In Banana Buchhaltung stellt jedes Geschäftsjahr normalerweise eine separate Datei im .ac2-Format dar.
Mit Banana Buchhaltung Plus entscheiden Sie, wo Sie Ihre Daten aufbewahren wollen: Lokal oder auf externen Geräten, auf Cloud-Systemen wie Dropbox iCloud, GoogleDrive, OneDrive oder andere Synchronisierungssysteme, um sie mit anderen zu teilen.
In Banana Buchhaltung ist das Speichern Ihrer Dateien in der Cloud somit nur eine von vielen Optionen - eine freie Wahl.

Die Vorteile der Cloud für private Banana-Nutzer

Für private Anwender kann das Speichern ihrer Buchhaltungsdateien und digitalen Belege in der Cloud ein grosser Vorteil sein: Sie sind von jedem Ihrer Geräte aus zugänglich - von zu Hause, im Büro oder vom Handy.

Zum Beispiel kann Ihr Mobiltelefon eine grosse Hilfe sein, um alle Quittungen oder Belege sofort zu scannen (die ansonsten leicht verloren gehen) und direkt im Cloud-Ordner zu speichern. Von dort aus können sie dann abgerufen und als Link in die Buchhaltungsdatei eingefügt werden.

Speichern Sie Ihre Banana-Dateien in der Cloud

Mit Banana Buchhaltung Plus können Sie Ihre Buchhaltung auch in der Cloud führen und jeden beliebigen Cloud-Speicherdienst verwenden. Absolute Wahlfreiheit, ohne zusätzliche Kosten.

• Sie können den Cloud-Dienst auswählen, den Sie bevorzugen:
  • Dropbox, Apple iCloud, Microsoft OneDrive, GoogleDrive oder andere Synchronisierungssysteme.
  • Ihre eigene private Cloud.
  • Wenn Sie bereits über einen aktiven Cloud-Dienst verfügen, entstehen Ihnen keine zusätzliche Kosten.
• Ihre Buchhaltungsdaten sind immer verfügbar:
  • Auch wenn das Abonnement von Banana Buchhaltung Plus abläuft, bleiben Ihre Daten immer in Ihrem Besitz und zugänglich.
  • Mit dem kostenlosen Free-Plan von Banana Buchhaltung Plus können Sie den Inhalt der Dateien jederzeit lesen.
  • Sie können Kopien auf jedem beliebigen Datenträger oder Computer aufbewahren, um die gesetzlichen Anforderungen zur Aufbewahrung und Archivierung von Buchhaltungsdaten zu erfüllen.
• Sie können jede Art von Datei speichern und freigeben:
  • Buchhaltungsdateien
  • Belege oder andere Dokumente, die Sie mit den Buchungszeilen verknüpfen.
  • Andere Excel-, Word-, Brief-, Foto- oder andere Dateien, die mit der Buchhaltung zusammenhängen.
• Sie können Daten mit anderen teilen:
  • Nutzen Sie die Freigabefunktionen Ihres Cloud-Anbieters.
  • Sie können mehrere Personen auf die Daten zugreifen lassen.
  • Sie können Berechtigungen vergeben (z.B. nur Lesezugriff oder schreibgeschützt).
  • Sie können die Daten direkt aus dem Internet abrufen.
• Sie können die Buchhaltung auch dann verwalten, wenn Sie über keine aktive Internetverbindung verfügen.

Die Einschränkung, welche Sie bei Banana haben, besteht darin, dass jeweils nur eine Person dieselbe Buchhaltungsdatei ändern kann. Wenn mehrere Personen Änderungen speichern, entsteht ein Konflikt, der zu Datenverlust führen kann. Es handelt sich also um eine ideale Lösung für kleine Teams.

Cloud-Dienst einrichten

Um den Cloud-Dienst einzurichten, müssen Sie den Anweisungen Ihres Anbieters befolgen. In der Regel läuft die Vorgehensweise wie folgt ab:

• Erstellen Sie das Konto über den Cloud-Dienst.
• Installieren Sie das Programm für den Zugriff auf Cloud-Daten auf Ihrem Computer.
  • Sie werden nach den Daten für den Zugriff auf Ihr Cloud-Konto gefragt.
  • Dieses Programm erstellt einen lokalen Ordner.
  • In diesem Ordner synchronisiert das Programm die Daten mit dem Cloud-System.
  • Wenn Sie Änderungen lokal vornehmen, werden diese automatisch in die Cloud oder auf andere Geräte übernommen, mit denen Sie verbunden sind.
  • Wenn Sie keine Cloud-Verbindung haben, können Sie trotzdem an Ihren Dateien arbeiten. Wenn Sie die Verbindung wieder herstellen, synchronisiert das Programm Ihre Dateien erneut.
  • Mit dem Cloud-System können Sie angeben, welche Ordner und Dateien automatisch synchronisiert werden sollen.
  • Sie können sowohl von Ihrem Computer als auch von mobilen Geräten auf die Dateien zugreifen.
• Installieren Sie die Software Banana Buchhaltung Plus auf Ihrem Computer.
• Im lokalen Ordner des Cloud-Dienstes:
  • Erstellen Sie den Ordner für Ihr Unternehmen oder Ihre Buchhaltung.
    • Wenn Sie eine neue Buchhaltungsdatei erstellen, speichern Sie sie in dem von Ihnen erstellten Ordner.
    • Erstellen Sie Unterordner, um Ihre Buchhaltungsdaten besser zu organisieren.
  • Ihre Daten werden dann automatisch in der Cloud synchronisiert.
  • Sie können weitere Ordner für andere Firmen oder Organisationen erstellen.

Die Vorteile der Cloud für Unternehmen oder Vereine, die Banana benutzen

Zusätzlich zu den Vorteilen, die Privatpersonen vorbehalten sind, wie der Zugriff von verschiedenen Geräten aus und das einfache Scannen von Belegen, können Unternehmen und Vereine Cloud-Dienste nutzen, um die Ordner, in denen sie ihre Buchhaltungsdateien und Belege aufbewahren, mit anderen zu teilen.

Dateien und Ordner mit anderen teilen

Alle Cloud-Systeme bieten die Möglichkeit, Daten mit anderen zu teilen, eine Funktion, die für ein kleines Unternehmen oder einen Verein sehr nützlich sein kann. Um Daten mit anderen zu teilen, gehen Sie wie folgt vor:

• Erstellen Sie ein Konto bei dem von Ihnen genutzten Cloud-Dienst (normalerweise kostenlos).
• Wechseln Sie zu der Datei, die Sie freigeben möchten.
  • Verwenden Sie die Freigabefunktion, um die E-Mail-Adresse des Benutzers anzugeben, dem Zugriff gewährt werden soll.
    • Sie können mit so vielen Personen teilen, wie Sie möchten.
    • Sie können Zugriffsberechtigungen vergeben (nur Lesezugriff oder schreibgeschützt).
  • Alle Unterordner werden ebenfalls automatisch freigegeben.
• Der Benutzer kann auf die Daten zugreifen:
  • Über die Weboberfläche
  • Indem er den Datensynchronisations-Client auf seinem Computer installiert.
• Die Daten werden zwischen den verschiedenen Nutzern synchronisiert.

Achtung: Zwei Personen können nicht gleichzeitig dieselbe Datei bearbeiten. Wenn Sie eine Datei aus der Cloud löschen, wird sie auch von allen anderen Geräten gelöscht, die diesen Ordner über die Cloud freigeben.

Die Vorteile der Cloud für Treuhänder und Buchhalter

Oft verwenden Treuhänder und Buchhalter Banana Buchhaltung Plus, weil sie die Daten einfach mit den Kunden teilen können. Es wird auch als zweite Buchhaltungssoftware der Firma geführt. In den letzten Jahren bietet Banana Buchhaltung Plus dank der Verbreitung der Cloud interessante Möglichkeiten für die Gewinnung neuer Kunden. 

Wenn Sie als Buchhalter mit Ihren Kunden gemeinsam an der Buchhaltung arbeiten, können Cloud-basierte Systeme dazu beitragen, den Prozess zu vereinfachen.
In der Regel haben Sie zwei Möglichkeiten:

• Der Kunde hat einen eigenen Cloud-Dienst und teilt die Daten dann mit Ihnen.
• Sie haben ein Cloud-basiertes System, in dem Sie Kundendaten speichern und den Ordner mit dem Kunden teilen.

Wichtige Informationen zur Nutzung einer Cloud:

• Der Cloud-Dienst, den Sie zu verwenden beschlossen haben, ist ein völlig unabhängiges Programm von Banana Buchhaltung. Banana.ch SA übernimmt keine Verantwortung und kann keinen Support in Bezug auf die Nutzung der Cloud anbieten.
• Es wird empfohlen, einen Cloud-Dienst mit einem Geschäftskonto (Business) zu verwenden, um ausreichend Speicherplatz, alle Freigabefunktionen und weitere erweiterte Funktionen zu nutzen.
• Für volle Kompatibilität zwischen Computern zu gewährleisten, wird im Allgemeinen Folgendes empfohlen:
  • Wählen Sie einen Windows-Cloud-Dienst wie Microsoft OneDrive, wenn Sie mit Windows arbeiten.
  • Wählen Sie einen Apple-Cloud-Dienst wie Apple iCloud, wenn Sie mit einem Mac arbeiten.
  • Bei gemischten Betriebssystemen kann als letzte Möglichkeit die gemeinsame Nutzung von Dateien über verschlüsselte Dateiübertragungsdienste wie zum Beispiel Swisstransfer erfolgen.
• Es kann immer nur eine Person gleichzeitig an einer Datei arbeiten.
• Es kann notwendig sein, die Berechtigungen zu verwalten, die denjenigen gewährt werden, mit denen Sie die Dateien teilen.

Mehrere Unternehmen verwalten und Daten mit Kunden austauschen

Wenn Sie mehrere Unternehmen verwalten, sollten Sie Ihre Dateien organisieren, damit Sie sie leichter mit anderen teilen können. Wir schlagen hier eine mögliche Organisation der Daten vor, Sie können natürlich die Struktur wählen, die Ihnen am geeignetsten erscheint.

• Erstellen Sie im lokalen Ordner Ihres Cloud-Systems für jeden Ihrer Kunden einen eigenen Ordner.
• Erstellen Sie dann für jeden Kunden zwei Unterordner:
  • Internal (Intern) - Wo Sie die Daten speichern, die Sie nicht teilen möchten.
  • Geteilt-[Firmenname]
    • Speichern Sie hier die Dateien, die Sie mit Ihrem Kunden teilen möchten.
    • Geben Sie auch den Firmennamen an, da dies der Name ist, den Ihr Kunde sehen wird.
• Geben Sie den freigegebenen Ordner mithilfe des vom Cloud-Dienst bereitgestellten Systems für Ihren Kunden frei.

Wichtig: Datensicherungsdienst

Die Arbeit mit einem Datensynchronisationssystem ist vergleichbar mit der Arbeit in einem Netzwerksystem. Wenn ein Benutzer eine Datei oder einen Ordner von seinem lokalen Computer löscht, wird die Datei oder der Ordner automatisch auch aus der Cloud gelöscht. Wenn jemand die Daten überschreibt, gehen die vorherigen Daten ebenfalls verloren.

Es ist daher wichtig, dass Sie über einen Datensicherungsdienst verfügen:

• Prüfen Sie, wie lange Ihr Cloud-Anbieter Kopien Ihrer gelöschten Daten aufbewahrt. Die Aufbewahrungsdauer kann je nach gewähltem Plan variieren.
• Das System kann auch nützlich sein, um sich vor Hardwaredefekten oder Ransomware-Angriffen zu schützen.
• Es kann nützlich sein, ein lokales Sicherungssystem (Backup-System) zu haben, das Ihre Daten auch auf einer Festplatte speichert.
• Ein System, dass das Löschen von Daten durch einfache Befehle verhindert, ist vorzuziehen.

Weiterführende Informationen

• Ordner und Buchhaltungsdateien zu organisieren
• Dokumente speichern und mit Ihren Unterlagen verknüpfen
• Dokumente digitalisieren und synchronisieren

Wenn es um Buchhaltung geht, ist eines der ersten Konzepte, das geklärt werden muss, die Buchhaltungsmethode. Eine Buchhaltungsmethode bestimmt, wann eine Transaktion in der Buchhaltung erfasst wird und in welcher Periode sie das Ergebnis beeinflusst.
Sie verändert nicht, was in der Realität geschieht, sondern wie und wann diese Vorgänge in den Zahlen dargestellt werden.

Wenn Sie heute eine Rechnung ausstellen und die Zahlung erst in zwei Monaten erhalten, entscheidet die Buchhaltungsmethode, ob dieses Einkommen heute oder erst in zwei Monaten berücksichtigt wird.
Der Unterschied ist nicht nur theoretisch: Er verändert den Umsatz und beeinflusst das Ergebnis.

Warum es unterschiedliche Buchhaltungsmethoden gibt

Unternehmen arbeiten nicht alle auf die gleiche Weise. Einige erhalten Zahlungen sofort, andere arbeiten auf Rechnungsbasis. Manche haben nur wenige Kunden, andere Hunderte. Deshalb gibt es keine einzige Methode, die für alle geeignet ist.

Einige Methoden legen den Schwerpunkt auf betriebliche Einfachheit, andere auf wirtschaftliche Genauigkeit. Die Wahl der richtigen Methode bedeutet, das passende Gleichgewicht zwischen diesen beiden Aspekten zu finden. 
Es gibt keine absolut "richtige" Methode. Es gibt nur die Methode, die am besten zu Ihrem Unternehmen, Ihrer Arbeitsweise und den Verpflichtungen passt, die Sie erfüllen müssen.

Was sich ändert, wenn Sie eine Buchhaltungsmethode wählen

Die Wahl einer Buchhaltungsmethode bedeutet zu entscheiden, wann:

• ein Verkauf zu Umsatz wird
• eine Ausgabe das Ergebnis beeinflusst
• eine Forderung oder Verbindlichkeit in der Bilanz erscheint

Bei einigen Methoden folgt die Buchhaltung den Zahlungsflüssen. Bei anderen richtet sie sich nach dem wirtschaftlichen Zeitpunkt der Transaktionen. Das beeinflusst direkt, wie Sie die Zahlen interpretieren und welche Entscheidungen Sie treffen.

Die wichtigsten Buchhaltungsmethoden

In der Praxis sind vor allem drei Ansätze verbreitet:

• Das Kassenprinzip (oder nach vereinnahmten Entgelten bzw. nach Zahlungseingang) ist das einfachste: Einnahmen und Ausgaben werden nur dann erfasst, wenn Geld tatsächlich eingeht oder bezahlt wird. Es ist unmittelbar, intuitiv und stark auf den Geldfluss (Liquidität) ausgerichtet.
• Das Kompetenzprinzip (oder nach vereinbarten Entgelten bzw. nach fakturierten Beträgen) konzentriert sich auf die wirtschaftliche Substanz: Einnahmen und Ausgaben werden erfasst, wenn sie entstehen, auch wenn noch kein Geld geflossen ist. Es ist genauer, erfordert jedoch mehr Aufwand.
• Das Kassen-/Kompetenzprinzip (oder gemischte Methode) ist ein Mittelweg. Während des Jahres arbeitet man einfach, indem man Zahlungen und Einnahmen erfasst. Am Ende der Periode werden die Konten mit den notwendigen Buchungen ergänzt, um eine korrekte Bilanz zu erstellen.

Wie Sie erkennen, welche Methode für Sie geeignet ist

Die Wahl der Buchhaltungsmethode hängt in erster Linie davon ab, wie Sie tatsächlich arbeiten. Wenn Sie Zahlungen sofort erhalten und eine einfache Lösung bevorzugen, kann das Kassenprinzip ausreichend sein. Wenn Sie hingegen mit Rechnungen, Zahlungsfristen und grösseren Forderungen arbeiten, benötigen Sie eine umfassendere Übersicht.

In vielen Fällen, insbesondere für KMU und Selbständige, ist es sinnvoll, zunächst einfach zu beginnen und die Buchhaltung nur dann zu vervollständigen, wenn es notwendig ist. Hier erweist sich der gemischte Ansatz als besonders effektiv.

Natürlich spielen auch steuerliche Vorschriften eine Rolle. Diese unterscheiden sich von Land zu Land und müssen immer berücksichtigt werden.

Die Buchhaltungsmethoden in Banana Buchhaltung

Banana Buchhaltung zwingt Sie nicht, sich endgültig für eine Methode zu entscheiden. Stattdessen können Sie flexibel arbeiten und die Buchhaltung an Ihr Unternehmen anpassen.

Sie können mit einer einfachen Methode beginnen, die auf Zahlungen basiert, und später die notwendigen Buchungen ergänzen, um eine vollständige Übersicht zu erhalten. Die Software entscheidet nicht für Sie: Sie ermöglicht es Ihnen, effizient zu arbeiten – unabhängig davon, welche Methode Sie wählen.

In Banana Buchhaltung können Sie Ihre Buchhaltung mit den verschiedenen unterstützten Methoden führen: Kassenprinzip, Kompetenzprinzip und Kassen-/Kompetenzprinzip (gemischte Methode).
Der Umsatz hängt von der gewählten Buchhaltungsmethode ab, die grundlegende Logik bleibt jedoch unverändert.

Der Umsatz kann:

• der Rechnungsstellung folgen,
  wenn das Kompetenzprinzip angewendet wird
• der Zahlung folgen,
  wenn das Kassenprinzip angewendet wird
• am Ende der Periode abgeglichen werden,
  wenn das Kassen-/Kompetenzprinzip verwendet wird

In allen Fällen gilt:
Der Umsatz wird durch die in den Ertragskonten erfassten Buchungen bestimmt.

Zusammenfassung

• Eine Buchhaltungsmethode hilft, den Zahlen Bedeutung zu geben.
• Sie hilft zu verstehen, wann eine Transaktion tatsächlich relevant wird und wie die Ergebnisse zu interpretieren sind.
• Dieses Konzept zu verstehen ist der erste Schritt, um Buchhaltung bewusst zu nutzen – und nicht nur, um eine Pflicht zu erfüllen.