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Helvetas: Dezentralisierte Buchhaltung mit blockchain

HELVETAS Swiss Intercooperation ist eine der grössten und erfahrensten Entwicklungsorganisationen in der Schweiz. Als politisch und konfessionell unabhängiger Verein wird HELVETAS Swiss Intercooperation von über 100.000 Mitgliedern und Sponsoren sowie von 12 regionalen Freiwilligengruppen getragen.

Das Team von Helvetas zählt auf rund 1200 lokale und 60 internationale Mitarbeiter (hauptsächlich Schweizer), die in 32 Partnerländern in Afrika, Asien, Lateinamerika und Osteuropa tätig sind. Insgesamt 140 Frauen und Männer arbeiten in den Geschäftsstellen in Bern und Zürich sowie in den Niederlassungen in Lausanne und Balerna. Von hier aus werden Entwicklungsprojekte koordiniert, Beratungsdienste für staatliche und nichtstaatliche Organisationen angeboten und Sensibilisierungskampagnen für die Bedürfnisse der Menschen in Entwicklungsländern und mögliche Lösungen vorangetrieben.

Helvetas arbeitet seit 2003 mit Banana Buchhaltung, zunächst mit Banana Buchhaltung Version 4, dann 5, 6 und im Januar 2014 stieg der Verband schliesslich auf Banana Buchhaltung 7 um. Banana wird von der Organisation in 32 Ländern mit annähernd 200 Lizenzen eingesetzt.

Mit Banana war es möglich, die Buchhaltung zu dezentralisieren und auf Landesebene abzuwickeln. Jedes Projekt ist für das jeweilige Budget und die finanzielle Abwicklung verantwortlich, ebenso wie für die tägliche Buchhaltung.

Die Projekteinheiten senden ihre Banana Buchhaltungsdateien an ihre Hauptstelle im betreffenden Land, wo sie entsprechend geprüft und konsolidiert und schliesslich an die Zentrale in die Schweiz geschickt werden. Dort werden die Daten aus allen Ländern zusammengefasst und in das zentrale Buchhaltungssystem Abacus importiert.

Helvetas hat Banana Buchhaltung durch den Aufbau einheitlicher Kontenpläne in den Landesstellen implementiert, die wiederum mit der zentralen Buchhaltungsstruktur im Hauptsitz abgestimmt wurden. Einige Beispiele:

  1. Die Gruppencodes in den Kontenplänen entsprechen den Kontencodes im zentralen Buchhaltungssystem. Deshalb steht es jedem Projekt bzw. Land frei, Konten hinzuzufügen und die Kontenpläne in Funktion zu den eigenen Anforderungen anzugleichen, wobei die Kompatibilität mit dem zentralen Buchhaltungssystem trotzdem immer gewährleistet bleibt.
  2. Die Buchhaltung vor Ort erfolgt in der Landeswährung. Die Aufgaben bei der Buchhaltung werden mit Banana vereinfacht. Dank der Multi-Währungs-Funktion von Banana besteht die Möglichkeit, auch Transaktionen in anderen Währungen zu verbuchen.  
  3. Helvetas erhält Gelder von verschiedenen Spendern/Organisationen, deren Buchhaltungs- und Budgetbestimmungen eingehalten werden müssen. Die Buchprüfer der Projekte spezifizieren die Kostenstelle, die genau mit der Struktur des Spenders abgestimmt ist. Der Projektleiter kann den Spendern jederzeit Rechenschaft über die aktuelle finanzielle Situation und den Budgetabgleich im geforderten Format und mit der gewünschten Struktur ablegen. Deshalb verlaufen Berichtswesen und Prüfung auf Projektebene wesentlich einfacher mit der integrierten Budget-Prüffunktion von Banana.
  4. Im Zuge der Buchhaltung von Projekten bzw. Ländern werden sehr häufig auch andere Kostenstellen genutzt (CC1, CC2 und CC3). Mit der entsprechenden Funktion von Banana wird die Möglichkeit geschaffen, eigene Kontrollreports und Prüfberichte in Funktion zu den jeweiligen Anforderungen zu erstellen.
  5. Bevor die Buchhaltung an die Hauptstelle im Land und an die Zentrale gesendet wird, werden die Daten gesperrt mit Blockchain Technologie. Der entsprechend Sperrreport, mit der Unterschrift des Werantwortlichen, wird an die nächsthöhere Ebene gesendet.

Der Einsatz von Banana Buchhaltung brachte Helvetas diverse Vorteile:

  • Dezentralisierte Buchhaltung in den Projekteinheiten vor Ort.
    • Projektleiter und Landesstellenleiter kümmern sich um das Finanzmanagement und sind in vollem Umfang dafür verantwortlich.
    • Die Projektleiter halten die Informationen über ihre Finanzlage auf dem neusten Stand.
    • Die Buchhaltung wird vereinfacht und präzise.
    • Dank der integrierten Mehrsprachenfunktion ist der Umgang mit der Software schnell und leicht erlernt.
    • Die Kosten für die Buchhaltung sinken durch Involvieren lokaler Mitarbeiter vor Ort.
    • Das Auditing erfolgt auf lokaler Ebene mit direktem Zugriff auf alle Buchhaltungsdaten.
  • Zentrale Zusammenführung ohne kostenaufwendige IT-Struktur
    • Die Buchhaltung kann auch dort erfolgen, wo ggf. keine verlässliche Internetverbindung gewährleistet ist
    • Banana ist leicht zu installieren, funktioniert in verschiedenen Sprachen und mit beliebigen Computern.
    • Banana ist leicht zu erlernen und zu bedienen. Das Prinzip ist ähnlich wie bei Excel; wenn die festgelegten Kontenpläne vorliegen, kann ohne weitere technische Hilfe mit der Aufzeichnung begonnen werden.
    • Die Dateien mit den Buchhaltungsdaten können als einfacher E-Mail-Anhang ausgetauscht werden.
    • Jedes Land kann die eigenen Finanzdaten leicht konsolidieren.
      • Vor der Konsolidierung werden die Projektdaten geprüft.
      • Wenn Fehler vorliegen, können die Buchhaltungsdaten korrigiert werden.
      • Jedes Land kann die Kontenpläne in Funktion zu den jeweiligen Anforderungen angleichen.
    • Die zentrale Hauptstelle erhält alle Buchhaltungsdaten.
      • Die Banana Buchhaltungsdatei, die alle Projekt- und landesbezogenen Daten enthält, wird per E-Mail versendet.
      • Mit der Banana Software kann die Datei geöffnet werden, um die letzte Transaktionsebene einzusehen. Dazu wird keine aufwändige IT-Struktur oder Datenbank benötigt.
      • Die Buchhaltungsdaten werden in XML exportiert und können mit spezifischen Excel Makros geprüft und zusammengefasst werden.
      • Anhand der Gruppencodes und Kostenstellen können die Daten automatisch summiert und in das zentrale Buchhaltungssystem eingelesen werden.
    • Budgetmanagement
      • Das Budget wird in den Hauptstellen definiert und von der Struktur her mit den Vorgaben des Spenders abgestimmt. Anhand eines makrogestützten Tools wird die Budgetstruktur in die Buchhaltungsstruktur von Banana exportiert.  
      • Budget- und Projektkontrolle erfolgen auf lokaler Ebene.
      • Jede Transaktion hat einen spezifischen Budgetcode. Dadurch werden Berichtswesen, Konsolidierung und zentrale Kontrolle vereinfacht.
  • Kostengünstige Lösung
    • Banana Buchhaltung ist sehr preisgünstig, die Lizenzkosten sind niedrig und es wird keine jährliche Gebühr verlangt.
    • Banana Software funktioniert mit allen Computern, mit minimalen Systemanforderungen und erfordert keine spezielle Hardware oder grosse IT-Investitionen.

Aufgrund der weitgehenden Erfahrungen und des Feedbacks von Helvetas konnten wir Banana Buchhaltung verbessern.

Viele andere Entwicklungsorganisationen sind dem Beispiel von Helvetas gefolgt und profitieren bei der Dezentralisierung ihrer Buchhaltung von den Vorteilen von Banana.

Bei unserem Austausch mit Helvetas haben sich diese Vorteile erwiesen.  

Möchten Sie die Arbeit von Helvetas unterstützen? Bitte überweisen Sie Ihre Spende auf folgendes Konto:

IBAN CH76 0900 0000 8000 3130 4, Kontoinhaber: HELVETAS Swiss Intercooperation, Weinbergstrasse 22a, 8021 Zürich, BIC: POFICHBEXXX.

 

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