Comment la méthode Agile peut aider les projets des ONG

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Découvrez ce qu’est la méthodologie Agile et comment elle peut conduire à une mise en œuvre efficace et dynamique de projets liés aux ONG et à la coopération internationale.

De nos jours, au sein d’une ONG, il est courant de voir une gestion de projet qui suit des modèles très définis et rigides. Mais quels sont les effets de l’Agile appliqué dans le domaine de la coopération ? Banana Comptabilité offre un exemple complet de la façon dont Agile, lentement intégré dans un projet à but non lucratif, peut simplifier sa gestion. En conséquence, vous pouvez également obtenir plus de flexibilité, d’adaptabilité et d’efficacité.
Découvrez les nombreux avantages de l’intégration Agile avec nous. Notre expérience dans le but d’offrir une formation en comptabilité à tous les jeunes étudiants au Congo, montre comment Agile peut être efficace aussi pour les projets d’ONG.

Introduction

Très certainement, vous avez déjà entendu parler de la méthodologie Agile, souvent opposée aux modèles de gestion de projet rigides. En particulier, les entreprises principalement axées sur la réalisation de profits préfèrent appliquer ce modèle. Mais la plupart du temps, les start-ups et les sociétés de développement de logiciels ne peuvent pas renoncer à Agile pour ses nombreux avantages.

Et que pensent les organisations non gouvernementales d’une gestion de projet agile ? Malheureusement, pour le moment, ils semblent manquer de confiance dans cette méthode innovante. En outre, les institutions qui soutiennent financièrement les projets continuent d’adopter la méthodologie traditionnelle. En conséquence, il devient difficile d’obtenir de l’argent qui est utilisé, comme c’est le cas dans les start-ups, pour expérimenter des procédures de méthode à petite et grande échelle.

Pourtant, la méthodologie Agile pourrait être une solution pour simplifier les projets de coopération internationale, qui ont généralement une gestion compliquée. En fait, ils opèrent souvent dans des contextes très difficiles, avec des situations logistiques précaires, des ressources financières limitées et dans des cultures et des environnements très différents. Le manque de prévisibilité est similaire à celui que l’on retrouve dans les domaines dynamiques et innovants, tels que le développement de logiciels et les start-ups. Mais Agile pourrait être intégré aux modèles actuels des ONG pour conduire à une gestion fluide et à une plus grande flexibilité.

La méthodologie agile est appliquée depuis les années 1990, mais différentes organisations à but non lucratif sont réticentes ou peu familières avec cette option qui pourrait être combinée avec des modèles traditionnels sans perturber le système de gestion actuel, conduisant ainsi à de meilleures réalisations de projets.

Avec ce dossier Agile, nous souhaitons vous présenter un projet dans lequel Banana.ch joue un rôle pertinent. Étant une entreprise qui développe des logiciels, nous appliquons toujours la méthode Agile dans nos projets. Grâce à elle, nous avons obtenu un succès continu. Mais à un moment donné, nous nous sommes demandés :

« Et si on appliquait le même modèle, petit à petit, dans une industrie où les modèles rigides sont la norme ? ».

En 2017, nous avons commencé une collaboration en tant que partenaires technologiques avec le ministère de l’Éducation de la République démocratique du Congo, dans le but d’améliorer l’enseignement de la comptabilité. Cet objectif était clairement très différent de ceux que nous nous étions habituellement fixés. Mais, même dans ce cas, nous avons décidé d’utiliser la méthodologie Agile, avec l’approbation du client qui, bien que peu familier, était ouvert à la possibilité d’une gestion dynamique. Avec la méthodologie Agile, nous avons progressé, surmonté plusieurs difficultés et obtenu des résultats importants, malgré les difficultés en termes de logistique et de ressources disponibles. En général, nous avons atteint plusieurs objectifs sur le projet de formation des comptables, géré par le ministère de l’Enseignement primaire, secondaire et professionnel du Congo.

La méthode s’est avérée très adaptée à ce projet de coopération, qui opère dans des situations complexes nécessitant une grande flexibilité et adaptabilité. Le projet éducatif n’a pas été stoppé par les différences culturelles, la distance entre les différentes parties prenantes, des ressources très limitées, des événements imprévus et un financement limité. Et cela est dû, en grande partie, à l’adoption d’une méthodologie peu connue dans le domaine à but non lucratif. Agile n’a pas été imposé et l’application a été progressive afin que le commissaire puisse se familiariser sans se méfier de ce modèle de gestion alternatif. Après avoir surmonté la méfiance initiale, en partie grâce à l’enthousiasme du ministère de l’Éducation, nous travaillions avec la direction presque sur la base d’Agile.

Notre parcours dans la méthodologie Agile pour les ONG et les organisations à but non lucratif commencera par expliquer les principes et l’histoire. Ensuite, nous passerons au projet de formation en comptabilité au Congo. Vous découvrirez avec nous comment Agile peut être la solution pour une gestion efficace, flexible et optimale des projets dans le secteur à but non lucratif, ceci au profit de toutes les parties prenantes impliquées, mais surtout à toutes les personnes qui verront une amélioration dans leur vie.

Il est bon de souligner qu’Agile n’a pas besoin d’être largement appliqué au secteur des ONG. Il peut être utilisé pour gérer certains projets, ou à côté de modèles traditionnels et il n’a certainement pas à perturber les cadres de coopération actuels. Cependant, en utilisant la méthode Agile ici et là, vous découvrirez lentement les avantages et les fonctionnalités également pour le secteur à but non lucratif.

Comme vous le verrez dans notre exemple, l’ouverture progressive à de nouvelles possibilités de gestion peut vous aider à atteindre certains objectifs sans changements majeurs.

Nous commencerons notre voyage dans la méthodologie Agile pour les ONG et les organisations à but non lucratif en expliquant les principes et l’histoire. Ensuite, nous passerons au projet de formation comptable au Congo. Vous découvrirez avec nous comment Agile peut être la solution pour une gestion de projet efficace, flexible et optimale dans le secteur à but non lucratif, au bénéfice de toutes les parties prenantes impliquées, et surtout pour les personnes qui en bénéficieront.

La méthodologie agile : naissance et caractéristiques

Un manifeste anarchique d’informaticiens

Vous pouvez gérer des projets au sein d’entreprises à but lucratif et à but non lucratif en suivant différentes méthodologies.

Le modèle que nous allons explorer en profondeur provient de l’industrie du développement de logiciels. La méthodologie Agile a été développée depuis les années 90 grâce au mouvement Agile initié par un groupe d’informaticiens.

La méthode Agile contraste avec la méthode Waterfall, l’un des modèles classiques de gestion de projet. Jetons un coup d’œil à un exemple réel de cascade: une construction de maison. Dans un premier temps, l’architecte prépare les dessins détaillés. Ensuite, l’entreprise obtiendra un devis, planifiera toutes les phases de travail et livrera la maison, comme prévu. La planification suit une série d’étapes claires: elle commencera par la préparation du site, se poursuivra avec l’excavation et la création du sous-sol et de la toiture. Les intérieurs seront construits et les systèmes techniques, les luminaires et les accessoires seront installés dans un ordre bien défini et avec un état de progression qui est prédit avec précision. Ce modèle, cependant, a de grandes limites, par exemple un changement majeur dans les progrès est problématique et conduit à une forte augmentation des coûts. De plus, la maison restera la même pendant des années.

Ce modèle en cascade était la norme dans le domaine du développement de logiciels. Jusqu’à ce que, en 2001, certains développeurs « anarchistes » décident de faire un grand changement dans l’industrie du logiciel en publiant le Manifeste Agile. Leur but est de créer des modèles organisationnels « basés sur les personnes, la collaboration et la construction de communautés dans lesquelles nous aimerions travailler ».

Les fondements de l’Agile

Actuellement, les quatre principes de la méthodologie Agile sont appliqués en dehors du monde de l’informatique. Jetons un coup d’œil à ces valeurs:

1. Individus et interactions sur les processus et les outils
   La méthode Agile encourage la communication directe entre les personnes, afin de réduire les éventuels malentendus. Il doit y avoir une réduction des étapes et des obstacles entre les différents membres travaillant sur le projet.
2. Un produit satisfaisant sur une documentation détaillée
   Le principal indicateur de réussite du projet est lorsque le produit répond aux besoins du client. La documentation de la procédure et des étapes est pertinente, mais le produit est plus important.
3. Collaboration avec les clients sur la négociation de contrats
   Les clients connaissent généralement leurs besoins mieux que le développeur de logiciels ou tout autre produit. Par conséquent, la collaboration est essentielle pour déterminer les prochaines étapes du développement de produits. Ce point est au cœur de la méthodologie Agile.
4. Répondre au changement plutôt que de suivre un plan
   Les mises à jour et les changements sont inévitables et encouragés. À chaque série de commentaires, le produit sera plus réactif aux besoins des clients. Vous devez d’abord être flexible et réactif, le plan est secondaire.

Dans la méthode Agile , vous définissez un objectif, mais les exigences sont énoncées et mises en œuvre étape par étape. Le développement se déroule en plusieurs cycles appelés « sprints », dans lesquels les changements de produits se produisent rapidement. Cela contraste évidemment avec un projet qui montre la solution complète tout de suite.

Habituellement, les projets liés au monde numérique n’ont pas de séquence prédéfinie et le produit n’est souvent pas physique, donc Agile est une méthode idéale. Au départ, ce qui compte, c’est un produit minimum viable, qui est une première version du produit avec des exigences minimales. Le client interagit ensuite avec les développeurs, fournit des commentaires, signale les problèmes et établit des priorités. Le résultat final provient de toutes les interactions et changements qui se produisent dans les différents cycles.

Un exemple concret : la conception de sites web

Évidemment, Agile nécessite une organisation minutieuse du projet. Vous devez le diviser en différentes phases et trouver un ordre logique pour les mettre en œuvre. De cette façon, vous pouvez passer du produit de travail minimum au produit final.

Pour mieux comprendre le fonctionnement de la méthodologie, prenons comme exemple une entreprise qui veut son propre site web.

1. Pour créer une présence en ligne, l’entreprise décide de ne pas demander à l’entreprise de conception de site Web de livrer le produit final. Au lieu de cela, en suivant le modèle Agile, l’entreprise commencera par définir ses besoins et ressources clés. Le choix se portera probablement sur la création de pages de présentation d’entreprise avec un contenu minimal.
2. Dans très peu de temps, l’entreprise disposera d’un produit fonctionnel (c’est-à-dire un site Web) et commencera à collecter des données sur les utilisateurs.
3. Ces statistiques seront ensuite utilisées pour déterminer, en étroite collaboration avec le client, le développement ultérieur. En évaluant les besoins, les capacités et les ressources, il sera possible de définir ce qu’il faut réaliser dans le prochain « sprint ». Par exemple, la priorité est donnée à la création de contenu technique, ou à la présentation vidéo, ou à une boutique en ligne ou à l’intégration avec le système de gestion.
4. Le résultat peut sembler complètement différent de ce que vous aviez initialement imaginé, et les prochaines améliorations du site Web se poursuivront ensuite en utilisant Agile.

Une méthodologie qui aide toutes les start-up

La méthodologie Agile est également très appropriée pour aborder des problèmes complexes, où il n’y a pas encore de solution finale claire. Après avoir été appliqué dans l’industrie du logiciel, Agile est devenu la méthode de gestion de projet préférée des start-ups et a également été adopté par les grandes entreprises pour gérer des projets dans des domaines très innovants.

Les start-ups doivent être très flexibles, de sorte qu’elles ne mettent généralement jamais en œuvre leurs projets en réparant tout de manière rigide dès le début. En fait, ces jeunes entreprises procèdent étape par étape, en mettant en place un prototype de produit pour voir si la technologie fonctionne. Ensuite, ils passent à la création du MVP pour comprendre s’il peut répondre aux besoins des clients. Plus tard, la start-up améliorera le produit, le mettra sur le marché à un moment donné, etc.

En règle générale, les start-ups travaillent avec peu de ressources, vous vérifiez donc constamment si vous suivez le bon chemin et investissez aux bons endroits. Grâce à la méthode Agile, si vous n’atteignez pas les résultats escomptés ou si vous faites face à des problèmes inattendus, il sera assez facile de s’adapter à une approche différente. L’expérience et les résultats des différents cycles de projet aideront à fixer de nouveaux objectifs, à planifier les prochaines étapes et à décider des investissements à faire.

Financement progressif

Parmi ses nombreux avantages, Agile utilise les financements d’une manière qui s’adapte bien au monde des start-up, souvent confronté à une grande variabilité et imprévisibilité, en maintenant toujours les risques au minimum. Une entreprise innovante comme une start-up ne reçoit pas de financement pour mener à bien le projet en une seule fois, mais en une série de tours.

1. Cela commence par le financement d’un prototype. Si le prototype répond aux attentes, un MVP (Minimum Viable Product) est financé. La solution peut désormais être sur le marché et la start-up vérifie l’intérêt et la réponse des premiers clients.
2. Vous passez au tour suivant, où vous améliorez le produit et, grâce à une stratégie marketing, augmentez le nombre de clients. Les montants initiaux sont limités et sont généralement disponibles sans procédures spéciales. L’idée, son potentiel et les capacités de l’équipe de start-up sont maintenant évalués. Il arrive souvent que la start-up décide d’explorer des produits ou des marchés différents de ceux initialement imaginés.
3. Dans les cycles suivants, il y a une augmentation des financements, mais seulement si les tours précédents ont été couronnés de succès. Si la start-up ne réalise pas le prototype ou si le produit trouve peu d’intérêts de la part des clients, les investissements sont suspendus.

Utilisation de la méthodologie Agile dans les organisations à but non lucratif

Nous avons vu que la méthodologie Agile est efficace non seulement pour les entreprises de développement de logiciels, mais aussi pour le monde des start-ups et dans les grandes entreprises. Deux décennies après la publication du Manifeste Agile, ce modèle a conduit au succès de nombreuses entreprises et a été largement utilisé par toutes sortes d’organisations à but lucratif.

Malheureusement, à l’heure actuelle, Agile n’est pas bien connu des organisations à but non lucratif. Dans ce contexte, la méthodologie Agile et d’autres méthodologies qui utilisent des concepts similaires tels que le Design Thinking peuvent être facilement adoptées et apporter des avantages importants.

Dans le contexte de la coopération internationale , la question est plus compliquée, car il y a des acteurs publics, des lois, des références et d’autres qui sont difficiles à adapter. Il y a une forte nature statique et en outre, contrairement à l’environnement des affaires, la communication entre les différents niveaux: ONG, bailleurs de fonds, partenaires locaux et bénéficiaires de projets, est beaucoup plus compliquée et ne peut pas être facilement simplifiée et accélérée. Cependant, il y a aussi des tentatives d’introduire de nouvelles méthodologies dans ce domaine, dont l’une est l’adaptation du développement. Normalement, les normes de travail établies telles que la méthodologie du cadre logique et la théorie du changement sont utilisées dans le contexte de la coopération. Afin d’assurer un résultat positif, il est important de définir les phases avec autant de détails que possible et de mettre en place des systèmes de surveillance et de contrôle à l’avance. Cependant, cela conduit à des projets de plus en plus complexes, plus coûteux et moins capables de s’adapter aux circonstances réelles,

Dans le domaine de la coopération internationale, il est peu probable qu’Agile puisse supplanter les méthodes existantes. Cependant, la méthodologie Agile peut certainement être très utile en complément, pour gérer certaines phases de projets. La méthode Agile pourrait aider à :

• Aller de l’avant de manière progressive
• Recueillez constamment des commentaires
• Planifier les objectifs et les approches de manière plus éclairée
• Faites face aux problèmes et aux événements inattendus de manière rapide et flexible.

Introduire plus de dynamisme à certaines étapes des projets contribuerait également à améliorer la transparence, la communication et la confiance entre les différentes parties concernées.

Nous voulons maintenant vous présenter un cas détaillé d’un projet Banana créé et mis en œuvre en collaboration avec une ONG.

Des « projets à but lucratif » aux ONG : l’affaire Banana

Heureusement, au cours des dernières années, la volonté de gérer des projets « agiles » est également apparue au sein de certaines organisations à but non lucratif. Ils prennent l’expérience des entreprises qui utilisent la méthodologie Agile comme exemple, et ils ont remarqué que de petits changements peuvent apporter des avantages. Même une application partielle du modèle Agile donne la capacité de réagir efficacement à l’incertitude des situations d’urgence.

La méthodologie agile pourrait apporter de nombreux avantages aux ONG et, plus généralement, elle permet une grande flexibilité opérationnelle.

• Vous obtenez des commentaires importants sur chaque cycle pour ajuster l’intégrité du programme
• Identifier de nouveaux modes opératoires qui permettent de mieux atteindre les objectifs humanitaires
• Comprendre quels pourraient être les développements futurs et réagir rapidement
• Capacité à faire des erreurs sans regret et à en tirer des leçons pour améliorer la stratégie
• Une administration et une comptabilité qui s’adaptent rapidement au changement
• Entretenir la confiance entre les différentes parties prenantes impliquées dans le projet grâce à une transparence et une communication accrues

Parmi les nombreux projets Banana.ch, nous avons également un exemple fort sur la façon dont le modèle Agile s’applique presque parfaitement à un projet lié à des organisations à but non lucratif.

En 2017, Babana.ch a participé à un projet en tant que partenaire technologique en République démocratique du Congo.

Avant d’expliquer les détails et les développements, nous allons commencer par vous donner un contexte dans lequel Banana.ch deviez l’adapter.

Le Congo et l’éducation des étudiants dans le monde numérique

La République démocratique du Congo (RDC) est une nation avec un vaste territoire situé au centre de l’Afrique et elle compte plus de 100 millions d’habitants. Comme d’autres pays d’Afrique subsaharienne, la RDC est confrontée à un grand nombre de difficultés, notamment des problèmes logistiques, financiers et sanitaires. La population est très jeune et l’un des principaux défis est de renforcer le système éducatif et de l’adapter à la transformation numérique, afin de réduire le fossé technologique existant.

Au Congo, les écoles sont gérées et financées par les comtés. D’autre part, le Ministère de l’enseignement primaire, secondaire et professionnel (MEPST), basé dans la capitale Kinshasa, est responsable de la coordination de l’éducation dans tout le pays et est chargé de définir les programmes et le matériel pédagogique.

Après avoir rejoint l’Organisation pour l’harmonisation du droit africain des affaires (OHADA) en 2012, le CDR a adopté les règles comptables communes et le ministère de l’Éducation a modifié les programmes de formation conformément aux nouvelles modalités. Compte tenu du fait que la plupart des entreprises congolaises tiennent ou conserveront leurs comptes numériquement, le MEPST a décidé de revoir la formation comptable dans les écoles professionnelles. Pour cette raison, ils ont introduit l’utilisation d’ordinateurs, de logiciels de productivité (feuilles de calcul telles qu’Excel, traitements de texte) et de programmes de comptabilité.

Malheureusement, avec le système actuel, il n’est pas possible de résoudre la fracture numérique. Actuellement, les étudiants n’apprennent que des concepts théoriques. Cela signifie qu’une fois qu’ils commencent à travailler, ils doivent être formés à l’utilisation d’ordinateurs et de logiciels. Au lieu de cela, les étudiants devraient recevoir une formation complète sur certains outils informatiques. Cela faciliterait non seulement l’accès dans la vie professionnelle, mais les étudiants eux-mêmes pourraient devenir les promoteurs de la modernisation numérique dans les entreprises et les organismes publics congolais.

Le plan des Cellules face à une limitation majeure

Afin de combler la fracture numérique, le ministère de l’Éducation a confié en 2015 aux Cellules des Branches Commerciales de la Direction des Programmes Scolaires et Matériel Didactique (aussi appelées Cellules) la mise en œuvre d’un plan d’amélioration des compétences numériques dans plus de 4 000 écoles. Ce projet s’inscrit dans le cadre de la stratégie plus large du Ministère visant à promouvoir la numérisation, qui concerne également les secteurs primaire, secondaire et professionnel.

Malheureusement, il y avait une limite majeure : un grand nombre d’écoles n’avaient pas de salles de classe d’informatique. En outre, le gouvernement de la RDC, ainsi que ses provinces, disposent de ressources financières limitées, et la gratuité de l’éducation pour les élèves est déjà un grand défi. Cependant, il reste essentiel que les écoles soient équipées d’ordinateurs, surtout si les élèves veulent se familiariser avec certains logiciels.

Comptabilité au Congo : le système OHADA

Parmi les différentes étapes du projet éducatif, les Cellules ont dû sélectionner un logiciel de comptabilité, conforme à la réglementation OHADA et également adapté à l’enseignement. Ainsi, en 2017, ils ont contacté notre société Banana Comptabilité.

Notre logiciel a attiré leur attention car il convient aux petites entreprises, il est utilisé dans plusieurs pays et a obtenu des références très importantes dans le domaine de la comptabilité. En plus de cela, le logiciel Banana est également disponible en Français, la langue officielle du Congo, et offre une licence gratuite à des fins éducatives. Les Cellules se sont rendu compte que le logiciel Banana Comptabilité était bien adapté à l’enseignement dans les écoles congolaises.

Un autre aspect essentiel de la sélection était la compatibilité avec le système comptable, de sorte que le programme doit être aligné sur le plan comptable et les rapports utilisés par l’OHADA. Ce système est utilisé par les grandes entreprises, a une numérotation spécifique et comprend également des schémas fixes pour la présentation du bilan, le compte de profits et pertes et le compte de flux de capitaux. Au cours des phases préliminaires, les Cellules ont sollicité la collaboration du Conseil Permanent de Comptabilité au Congo (CPCC). Dès lors, le projet de la Banane de former les étudiants sur notre logiciel de comptabilité a commencé.

Le début du projet et les premières difficultés rencontrées avec Agile

Dans des situations normales, nous organisons des rencontres entre les différentes parties prenantes et les développeurs. De cette façon, nous pouvons définir clairement les fonctionnalités du projet

Mais le projet avec la Cellule n’a pas démarré en douceur. Domenico Zucchetti, PDG et fondateur de Banana.ch s’est rendu à Nairobi (Kenya) pour une brève session de formation, mais après il n’était plus possible de se rencontrer en personne. Les autres moyens de communication étant très limités, il n’était pas facile de collaborer et de mener à bien efficacement le projet. Par conséquent, nous avons proposé l’intégration d’une solution alternative.

Dans Banana.ch nous avons toujours appliqué la méthodologie Agile pour n’importe quel projet, il est normal pour nous de suivre un processus progressif, en abordant un problème à la fois. Nous sommes conscients qu’il est essentiel d’aller pas à pas, avec une interaction étroite entre les parties prenantes pour travailler à distance et avec des contextes culturels et opérationnels très différents. C’est pourquoi nous avons décidé de proposer une nouvelle méthode pour le projet au Congo, et nous avons convaincu les Cellules d’appliquer Agile.

Grâce à la modélisation Agile, Banana.ch et les Cellules du ministre de l’Éducation ont pu faire face à la voie difficile du projet. Lentement, cette méthodologie a été appliquée à chaque phase du projet.

En ce qui concerne la première phase, c’est-à-dire le développement d’un logiciel conforme aux règles comptables d’OHADA, nous avons résolu les différents problèmes grâce à Agile.

1. COMMUNICATION
   Comme contact principal, Zucchetti s’est tourné vers Didier Kinano, le directeur des cellules. Les directives étaient généralement signalées par courriel et par téléphone. À son tour, le PDG de Banana Comptabilité a expliqué les fonctionnalités de Banana pour obtenir certains résultats, puis il a donné des instructions à son équipe de développement logiciel.
2. LES PREMIÈRES ÉTAPES CRITIQUES
   Même s’il y avait une bonne collaboration, la répartition des tâches était trop complexe et les possibilités de communication n’étaient pas pleinement exploitées. De plus, nous avons dû faire face à des progressions de travail limitées. Après de nombreuses itérations, le plan comptable a finalement été complété avec les impressions de bilan et le compte de résultat correspondants.
3. LA PHASE COMPLEXE
   Banana.ch s’est ensuite attaqué à la partie la plus complexe, à savoir la création du compte des flux de capitaux, avec la révision connexe du plan comptable. M. Kinano a donné des instructions et a ensuite vérifié l’exactitude des résultats.
4. UN SYSTÈME DE VÉRIFICATION FLEXIBLE
   Avoir un test fiable est un élément important de la méthodologie Agile. Dans le cas du projet avec les Cellules, nos développeurs ont eu des difficultés car ils ne connaissaient pas le système OHADA et ne savaient pas comment tester les fonctionnalités. Par conséquent, Kinano a dû préparer des comptes qui ont été utilisés comme tests. Cela a facilité une progression rapide car les développeurs ont pu éviter les régressions, sans être en contact tout le temps.
5. UN NOUVEAU DÉVELOPPEUR
   Banana.ch a également pu faire des progrès au niveau de la communication des flux de capitaux. Plus tard, nous avons commencé une collaboration avec un développeur basé à Kinshasa, qui a reçu des instructions directement de Kinano et s’est tourné vers Banana.ch pour la partie programmation.
6. LES DERNIÈRES ÉTAPES
   Enfin, Banana.ch a pu réaliser d’autres rapports et mettre en œuvre la partie gestion et impression du relevé de TVA selon les modèles requis par les autorités fiscales locales.

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Agile : gagner la collaboration pour le projet de comptabilité au Congo

L’utilisation de la méthode Agile pour mettre en œuvre le projet comptable au Congo s’est avérée être un choix gagnant.

Notre rôle s’est limité à l’assistance technique pour l’installation et l’utilisation de Banana Comptabilité, ainsi qu’à l’adaptation au système OHADA. De plus, n’étant pas sur place, nous avions une vision très limitée de ce qui se passait et nous n’étions pas particulièrement familiers avec le système éducatif du Congo. Bien que nous n’ayons pas eu une vision claire de la gestion (le ministère était en charge), la méthode Agile nous a permis d’atteindre nos objectifs.

Didier Kinano était devenu notre personne de référence. Les discussions étaient axées sur les aspects techniques, mais parfois nous avons discuté du projet d’une manière plus large. Petit à petit, Domenico Zucchetti a eu une meilleure vision des différentes parties prenantes, du contexte dans lequel elles opéraient et de leurs ressources disponibles. À un moment donné, nous pourrions commencer par la mise en œuvre du nouveau système de comptabilité numérique au Congo.

 

La mise en place du système de comptabilité numérique au Congo

Dans un premier temps, le plan du Ministère était de fournir aux écoles des ordinateurs, puis d’installer le logiciel et de former les enseignants et les élèves. Cependant, la plupart des écoles n’avaient pas de salles informatiques, et certaines n’avaient même pas d’électricité!

Les ressources disponibles étaient très limitées et il n’était pas possible d’en demander plus au Gouvernement congolais, car il était déjà occupé à assurer la gratuité de l’éducation de base. Le soutien de tiers était également peu probable, de sorte que la perspective d’avoir plus d’ordinateurs semblait à distance. Il y avait beaucoup d’inquiétude sur la réalisation du projet. Mais avec la suggestion de Zucchetti, quelque chose a commencé à changer:

« La situation ne me semblait pas si mauvaise. En fait, le Ministère était dans la même situation que de nombreuses start-ups, où l’on trouve des idées très ambitieuses et transformatrices, unies par une grande motivation et capacité, mais avec de nombreux obstacles et des ressources financières très limitées. J’ai dit qu’il serait probablement très bénéfique que le ministère adopte des modes de fonctionnement de type start-up, qui visent à tirer le meilleur parti des ressources existantes. »

De façon inattendue, cette remarque a suscité beaucoup d’intérêt, ce qui est assez rare dans les ministères qui ont des modes de fonctionnement très différents de ceux des start-ups. Au lieu de cela, lors des réunions suivantes, le Ministère s’est ouvert à aborder les problèmes d’une manière différente.

L’une des raisons de cette acceptation de l’Agile réside peut-être dans le niveau différent de prévisibilité entre l’Europe et l’Afrique. En Europe, le degré d’imprévisibilité est très faible et, surtout, il y a peu de flexibilité dans l’administration publique. Au contraire, en Afrique, la population et les fonctionnaires sont confrontés à une grande imprévisibilité. Des difficultés imprévues les obligent à trouver de nouvelles solutions. En substance, Banana.ch vu qu’au Congo, les gens sont plus disposés à adopter et à utiliser la méthodologie Agile.

Exploiter les ressources disponibles pour obtenir d’excellents résultats

L’étape suivante du projet consistait à définir le chemin de mise en œuvre à l’aide des ressources existantes.

La République démocratique du Congo dispose d’un vaste territoire, même si la plupart des écoles ne disposaient pas d’infrastructures appropriées, quelques-unes d’entre elles disposaient de salles de classe informatiques. Comme on pouvait s’y attendre, il n’y avait pas la prochaine génération d’ordinateurs, mais ils étaient parfaitement adaptés à l’installation et à l’utilisation de Banana Comptabilité.

Nous avons ensuite fourni le logiciel dans certaines écoles de la capitale Kinshasa. Les professeurs de comptabilité ont montré un grand intérêt et ont demandé une formation afin de se familiariser avec Banana Comptabilité. Les Cellules ont préparé le matériel d’information, étant très compétentes dans leur rôle. Ainsi, en peu de temps, ils ont mis en place une formation de 13 jours, tant pour le logiciel que pour le système OHADA. Les enseignants qui ont assisté au cours étaient très satisfaits, de sorte que le Ministère a établi un plan pour former davantage d’enseignants avec les ressources existantes.

Grâce au changement progressif de méthodologie vers Agile, le projet a progressé sans hoquet majeur. Nous n’avons pas eu à attendre que toutes les écoles soient équipées d’ordinateurs. Avec le temps, Banana Comptabilité a été installé dans plusieurs ordinateurs et le nombre d’enseignants formés augmentait également. Nous sommes ensuite passés à la phase d’enseignement aux étudiants, avec un succès considérable. La formation à l’installation et aux logiciels s’est étendue à d’autres provinces, toujours avec beaucoup d’intérêt.

De nouveaux problèmes sont apparus régulièrement, mais en appliquant la méthodologie Agile, le Ministère a pu les résoudre rapidement. Nous avons développé des solutions à petite échelle, en effectuant des ajustements rapidement, puis en les mettant en œuvre dans d’autres écoles. Par exemple, le programme du Congo impliquait l’utilisation de l’écriture manuscrite pour les examens. Le Ministère a ensuite introduit la possibilité d’avoir des examens avec ordinateur dans les écoles avec des salles de classe appropriées. Cette expérience a ensuite servi de base à la résolution de problèmes nouveaux ou similaires, à l’amélioration du système et à son introduction dans d’autres écoles. La stratégie a été constamment améliorée sprint après sprint, réduisant les problèmes imprévus et faisant le meilleur usage des ressources disponibles.

Des petits objectifs à une vision à long terme

Habituellement, Agile aide à obtenir des résultats à court terme, mais il est également extrêmement efficace pour une vision à long terme.

En gardant à l’esprit que le développement technologique évolue rapidement, nous sommes conscients que certaines solutions peuvent devenir obsolètes en un rien de temps. Par conséquent, il est très important de mettre à jour la vision du projet à long terme et de vérifier si nous allons dans la bonne direction.

Dans les projets d’envergure comme la comptabilité au Congo, l’une des tâches les plus importantes du partenaire technologique (Banana.ch) est de trouver des solutions durables pour intégrer les nouvelles technologies. Dans ce cas, comme on l’a vu plus haut, le principal problème était la difficulté d’équiper toutes les écoles congolaises de salles d’informatique.

Comment résoudre le problème des salles de classe informatiques

Banana.ch fournit ses logiciels aux écoles suisses depuis de nombreuses années. Cependant, en Suisse, la pénurie de salles informatiques n’est pas du tout un problème; de plus, tous les étudiants des écoles professionnelles ont déjà un ordinateur portable. Ainsi, en Suisse, les écoles adoptent le modèle BYOD (Bring Your Own Device) et n’investissent plus dans les salles de classe informatiques. D’autre part, au Congo, la situation est différente car le pouvoir d’achat est plus faible et les enseignants et les étudiants ne peuvent pas se permettre un ordinateur portable.

En travaillant en étroite collaboration avec les représentants du ministère, nous avons élaboré un scénario alternatif. En RDC, tous les enseignants et étudiants des écoles professionnelles ont un téléphone portable. Grâce aux progrès technologiques, nous avons prédit que les étudiants auront bientôt des smartphones. Nous nous sommes donc adaptés à leur situation actuelle et nous nous sommes concentrés sur :

• Améliorations de Banana Comptabilité sur les systèmes d’exploitation mobiles (Android et iOS) jusqu’à ce qu’il soit presque conforme à la version de bureau.
• Possibilité, également sur mobile, de tenir la comptabilité sans se connecter à Internet, car au Congo les connexions ne sont pas toujours rapides et ont des coûts importants.

Garder des comptes sur un téléphone portable n’est certainement pas la solution idéale. Mais sachant que les apprenants auront un smartphone, nous sommes sûrs qu’ils tiendront leurs comptes en utilisant les fonctions ERP (logiciel de planification des ressources d’entreprise), même sans se connecter à Internet. Par conséquent, au moment où les étudiants trouveront un emploi, ils seront déjà prêts à utiliser un logiciel de comptabilité.

Nous avons remarqué une augmentation de l’utilisation de la version mobile de Banana.ch au Congo, signe que la stratégie fonctionne.

Adaptation aux nouvelles technologies : le modèle BYOD dans les écoles congolaises

À l’heure actuelle, nous constatons une convergence entre l’utilisation de logiciels mobiles et de bureau. Le ministère de l’Education nationale du Congo a présenté une nouvelle technologie disponible, pour l’instant, sur les smartphones haut de gamme. Les enseignants peuvent activer le mode bureau Android en connectant un moniteur et un clavier au smartphone de dernière génération. Le petit appareil se transforme ainsi en un véritable ordinateur.

Dans les années à venir, grâce aux progrès technologiques, cette fonctionnalité sera certainement disponible également pour les smartphones moins chers. Même les étudiants congolais auront la chance d’utiliser un téléphone qui devient un ordinateur. De cette façon, le modèle BYOD peut être adopté et nous éliminerons le problème des salles de classe informatiques.

Ce scénario semble de plus en plus réaliste, et le Ministère est à la recherche d’un nouveau plan pour former les enseignants avec les nouvelles modalités. À l’avenir, lorsque le mode bureau sera possible sur les téléphones intelligents, les fonctionnaires du ministère devraient être prêts à offrir une formation adaptée à cette nouvelle technologie.

L’eurodéputé a déjà mis en place un plan de formation de plusieurs personnes dans les différentes provinces, qui à leur tour formeront les enseignants au système comptable OHADA et à l’utilisation de Banana Accounting.

Avec le temps, la méthodologie Agile est devenue partie intégrante de la collaboration avec les différentes parties prenantes, mais nous l’avons également utilisée pour expérimenter de nouvelles technologies et de nouvelles solutions intéressantes. Vous n’avez pas besoin de changer le système de gestion de projet actuel des ONG pour voir des résultats avec Agile, mais dans notre cas, une large application a rendu la réalisation de nombreux objectifs beaucoup plus facile.

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Financement du projet au Congo

Dans le cas du financement du projet éducatif au Congo, le ministère n’avait pas beaucoup d’argent. Ensuite, il y a eu la pandémie de COVID en 2020, qui a mis à genoux les finances de nombreux États, y compris la RDC. Nous devions trouver d’autres moyens, nous avons donc décidé de présenter le projet à d’éventuelles entités de financement. Suivant la méthode Agile, nous développons une structure de documentation et de collecte de fonds en commençant par un financement très limité, nécessaire pour offrir la formation et trouver de nouvelles solutions. Ensuite, dans les étapes ultérieures, ces solutions peuvent éventuellement être appliquées à plus grande échelle. Nous avons divisé le projet d’extension de la formation dans de nouvelles provinces en blocs, ce qui a rendu les chiffres abordables pour de nombreuses fondations et organisations.

Budget indicatif pour le séminaire dans les provinces

*Compte tenu de la situation financière difficile des provinces, nous avons planifié une levée de fonds externe qui couvrira 50% des coûts (possibilité de partenariat public-privé). Il a été calculé un investissement total de 30.000 CHF pour un groupe de 6 provinces éducatives. Le coût par province dépend de l’isolement, de la situation logistique et du nombre réel de participants.

Coût	des activités
Hébergement pour 2 éducateurs (13 nuits)	800 $
Restauration pour 2 éducateurs	400 $
Pause déjeuner pour 52 participants (12 jours)	6 000 $
Rémunération 2 éducateurs (14 jours)	$ 4.000
Aller-retour 2 éducateurs	1.500 $
Investissement total pour 1 séminaire	12.700 $
Investissement total pour les 37 provinces	427.000 $
Collecte de fonds (50 % des coûts) *	223 500 $

Cependant, nous avons rencontré une limitation majeure : la méthodologie Agile n’est pas bien connue dans le secteur de la coopération internationale, et le financement est généralement accordé pour des projets complets, avec des processus décisionnels plutôt complexes et bureaucratiques.

Dans notre cas, toutes les parties prenantes ont pu voir que le projet géré avec Agile était valide et adapté. En effet, les différentes phases ont permis la consolidation du système scolaire existant. L’impact positif du projet est évident parce que les bénéficiaires, ou les nouvelles générations d’étudiants, seront mieux préparés à leur travail et auront plus de chances de trouver un emploi.

Malgré les résultats, pour le moment, nous n’avons pas encore trouvé de soutien auprès de financements étrangers. Les montants requis sont faibles, mais malheureusement, dans le monde de la coopération, il est encore compliqué et coûteux de développer des stratégies de financement, car la planification ne se fait qu’avec la méthode en cascade. Contrairement au monde des start-up, il n’y a pas encore de prédisposition à accorder un soutien de manière progressive, ouverte au développement de nouvelles solutions.

Une perspective vers une utilisation généralisée de l’agilité dans les ONG

La gestion de projet réussie de la comptabilité numérique au Congo n’est qu’un des exemples qui montrent l’efficacité et la pertinence d’Agile dans le domaine à but non lucratif. Nous n’en sommes pas encore là, mais jusqu’à présent, nous avons considérablement progressé dans un contexte difficile. Ce modèle a permis de tirer le meilleur parti des ressources, des compétences et des organisations disponibles qui sont déjà bien structurées et largement présentes dans la région.

L’agilité appliquée aux ONG ouvre des perspectives impensables il y a quelques années. Certes, l’intégration de cette méthode sera très utile aux projets de coopération internationale, tous caractérisés, plus ou moins, par un degré élevé de difficulté, de variabilité et d’imprévisibilité. Agile peut devenir une option de gestion de projet, sans affecter les méthodologies à but non lucratif actuellement utilisées.

Nous espérons que ce projet dans lequel nous sommes impliqués vous a démontré le fort potentiel de la méthodologie Agile. Les ONG pourraient envisager de l’appliquer pour améliorer l’efficacité des interventions et faciliter l’octroi de petits montants pour des projets humanitaires.

Dans l’espoir qu’Agile sera intégré dans de nombreux projets à but non lucratif, nous vous invitons à nous contacter si vous avez des questions sur le projet de comptabilité éducative au Congo ou sur l’utilisation d’Agile dans le secteur de la coopération.

Références

Helms, B. (2019, 10 settembre). La communauté de développement peut-elle adopter Agile ?. DAI. https://dai-global-developments.com/articles/can-the-development-community-adopt-agile.

Manifeste pour le développement logiciel agile. (2001). Manifeste Agile. https://agilemanifesto.org/

Modernisation de la formation en comptabilité au Congo RDC. (2020, gennaio). Banana.ch. https://www.banana.ch/fr/formation/comptabilite-rdc.

Terbeche, M., Carrier, M. (2019, 26 marzo). Un « Manifeste Agile » pour les projets humanitaires et de développement. Groupe URD. https://www.urd.org/en/review-hem/an-agile-manifesto-for-humanitarian-and-development-projects/.

(2018, 2-4 ottobre). Aide humanitaire en mouvement n° 20. [Relazione a convegno]. Groupe URD. École d’automne sur l’aide humanitaire. https://www.urd.org/fr/review-hem/humanitarian-aid-on-the-move-n20/.

Shafiq, M., & Soratana, K. (2019). Paradigmes Lean et Agile dans la logistique et la gestion de la chaîne d’approvisionnement des organisations humanitaires. LogForum, 15 (1).

Trish. ( s.d.). Agile pour les organisations à but non lucratif: une méthode de gestion de projet. Printemps. https://www.springly.org/en-us/blog/agile-method-project-management-method-nonprofit/.