Contabilità cantiere (in partita doppia)

Con questo modello di Banana Contabilità si può gestire la contabilità del cantiere, allestire un preventivo del progetto e verificare gli scostamenti.

Contabilità e preventivo di un cantiere

Si può seguire la costruzione partendo dal preventivo di massima (piano finanziario)

Il modello qui presentato è relativo alla ristrutturazione di uno stabile e può essere facilmente adattato a qualsiasi altro cantiere.
Offre le le seguenti funzionalità:

• Suddivisione in opere.  Schema adattabile alle proprie necessità.
• Suddivisione per imprese. Elenco delle diverse imprese a cui sono appaltati i lavori.
• Piano finanziario. È possibile avere una visione nel tempo delle spese previste, dei pagamenti da effettuare.
• Finanziamento dell'opera. Si ha una visione della provenienza dei mezzi finanziari (prestiti o capitale proprio).
• Preventivo di massima, insireimento per singole opere. 
• Preventivo attualizzato, sulla base delle offerte.
  • Preventivo per le diverse opere.
  • Preventivo per singola imprese.
  • Il confronto fra preventivo di massima e quello attualizzato permette di sapere, ancora prima che inizino i lavori se la costruzioine rimarrà nei costi preventivati inizialmente.
• Costi effettivi, sulla base dei pagamenti degli acconti e delle fatture delle imprese.
  • Costo per gruppo di opera.
  • Costo per singolo artigiano.
  • Il confronto fra preventivo attualizzato e l'effettivo permette di sapere se i costi si mantengono nel preventivo, sia per i gruppi di opere, sia per i diversi artigiani. 
• Dettaglio delle diverse spese.
  La contabilità del progetto permette di avere dettagli precisi, per opera e per impresa.

Proprietà file

Nella Proprietà file indicare:

• Una breve indicazione del progetto che sarà poi riportata sulle stampe.
• La data inizio e fine del progetto.
• La sigla moneta.

Impostazione del piano dei conti

Il piano dei conti è strutturato nel modo seguente

Sezione Opere

La prima sezione (01) dedicata alle diversi lavori di ristrutturazione eseguiti. 

• Le voci delle opere hanno una numerazioe dal 100 in avanti e prevede anche dei raggruppamenti.
• Per ogni tipo di opera per cui si vuole avere un separzione separata si deve creare un conto dell'opera.
• Le opere sono raggruppate in sottogruppi per tipologia di opera.
• Tutti i conti e gruppi sono totalizzati nel gruppo 10 Totale opere, che viene a suo volta totalizzato nel gruppo 201nel bilancio.

Si possono facilmente modificare le opere esistenti o aggiungere nuovi conti o gruppi.

Sezione Imprese

È la sezione relativa alle diverse spese suddivise per ciascuna impresa (artigiani e professionisti):

• I conti delle imprese sono dei Centri di costo di tipo 1, quindi dei conti preceduti da una virgola.
• Per una più facile identificazione, come numero di conto, si è usata un'abbrevviazione della ditta.
• I conti dei imprese sono sotalizzati nel gruppo "C Totale imprese".

Sezione bilancio e conto economico

È la sezione riassuntiva per le opere, i conti bancari e i prestiti.

• Attivi
  • Si elencano eventuali conti bancari attivi
  • Nel gruppo 201 sono totalizzate le opere del gruppo 10
  • Il gruppo 20 è il totale degli attivi
  • Se ci sono dei saldi iniziali si inseriscono nell'apertura.
• Passivi
  • Conti bancari passivi
  • Mutui a lungo termine
  • Capitale proprio.
    Se vi sono dei saldi iniziali il capitale proprio deve compensare il totale attivi e passivi.
  • Il gruppo 29 dove viene riportato automaticamente un'eventuale differenza fra costi e ricavi non attinenti alla costruzione.
• Costi e ricavi non attinenti alla costruzione
  • Possono servire per indicare eventuali costi di vendita o altre spese non attinenti allo specifico progetto.
  • Il totale gruppo 30 viene riportato nel gruppo 29, come l'utile e perdita dell'anno corrente che va a compensare gli attivi e passivi.

Sezione segmenti

Nel caso che si stiano costruendo o rinnovando stabili distinti e si voglia avere una separazione per i diversi stabili, si usano i segmenti.

Inserimento del preventivo di massima

Il preventivo di massima, quello indicato di regola dall'architetto, viene inserito nel piano dei conti, nella colonna "Preventivo anno precedente",  che però nel modello è stata intitolata "Preventivo di Massima".

• Si inserisce il preventivo per le diverse voci di spesa.
  Se la voce di spesa non esiste, bisogna creare un conto apposito.
• Negli attivi e passivi si inserisce il preventivo di massima relativo a come sarà finanziata l'opera. Il preventivo di massima è il saldo dei diversi conti alla fine della costruzione, che deve compensare in toto le spese di costruzione.
• Per i debiti e ricavi il preventivo di massima viene inserito con il segno meno.

Inserimento del preventivo aggiornato

Il preventivo attualizzato (anche detto di dettaglio) viene inserito tramide delle registrazioni nella tabella preventivo. In questo modo è possibile specficare il preventivo per le singole opere e anche per l'impresa.

Preventivo aggiornato delle opere

Si crea una registrazione per ogni voce di preventivo:

• Data.
  La data in cui sarà presumibilmente pagato l'importo.
  Questo permette anche di avere un piano della liquidità.
• Conto Dare
  Il conto della voce delle opere a cui deve essere assegnata questa voce di preventivo.
• Conto Avere
  Il conto con il quale viene pagata questa opera.
• Importo
  È l'importo del preventivo aggioranto.
  Se non si ha ancora l'importo aggiornato, inserire l'importo del preventivo di massima. 
• CC1 (Centro di costo 1)
  Il conto relativo all'artigiano.
  Se il conto dell'artigiano non esiste, prima inserirlo nella tabella conti.
  Se non si vuole dettagliare l'artigiano è meglio usare un conto "Varia" invece che lasciare vuoto, in tal modo il totale degli artigiani sia corrispondente a quello delle opere.

Se per un certo tipo di opere ci sono più artigiani, si creerà una riga di preventivo per ciascun artigiano.

Se si vuole tenere conto dei possibili acconti, creare una riga di preventivo per ogni acconto e saldo fattura.

Preventivo altre operazioni

Inserire nella tabella preventivo anche le rige relative a operazione di finanziamento, come il versamento dei mezzi propri, sussidi o altro, con la data prevista.

Consuntivo

Nella tabella Registrazioni sono inseriti i pagamenti effettuati a fronte di fatture ricevute dai contraenti.

• Data
  La data in cui viene effettuato il pagamento.
• Doc:
  È utile conservare tutti i giustificativi in un classatore dando un numero progressivo a ciascuno, in modo da poterlo ritrovare facilmente in caso di necessità.
• Se si è ricevuta la fattura, ma questa non viene pagata immediatamente, registrare la fattura con conto dare quello dell'opera e conto avere il "240 fornitori" e il relativo Centro di costo del Contraente.
  Al momento che sarà pagata registrare come conto dare il 240 e come avere il conto bancario. 
  Nel centro di costo non si indicherà più nulla.

Stima costi complessivi

Anche se non si hanno ancora le fatture definitive, si può avere una visione dei costi totali, inserendo delle registrazioni che hanno come contropartita il conto "245   Stima fatturazione".

Queste registrazioni non definitive è utile raggrupparli alla fine della tabella registrazioni.

Man mano che entrano le fatture definitive, si eliminano quelli relative alla stima.

Totali preventivi e consuntivo

Nella tabella conti si vedono i totali della situazione sia per opera che per contraente. 

Piano liquidità

Si può vedere la progressione degli esborsi:

• Con la scheda conto per l'effettivo o per il preventivo.
• Con il Bilancio per gruppi con la suddivisione per periodo.

Piano finanziario dettagliato

Se si necessità è possibile allestire un piano finanziario dettagliato, seguendo la procedura indicata qui:

• Preparazione del preventivo di massima e del piano finanziario
  • Salvare il file con il nome "Piano finanziario".
  • Adattare il piano dei conti come si necessita.
  • Inserire nella tabella preventivo, le diverse spese, con la data prevista e con il conto relativo al finanziamento. 
  • Si potrà avere quindi una visione chiara del fabbisogno finanziario. Si rimanda a questo propostito alla funzionalità preventivi.
• Passaggio al preventivo di dettaglio e controllo dei costi.
  • Salvare il file con "contabilità progetto".
  • Nella tabella conti copiare i dati della colonna preventivo, nella colonna preventivo di Massima (Preventivo anno precedente).
  • Modificare la tabella preventivo, inserendo i valori aggiornati del preventivo.

Contabilità con finanziamento in monete diverse o Con Iva